Це запитання актуальне для всіх суб’єктів господарювання, які отримують нові ключі електронного підпису директора. Адже завершення строку чинності (або скасування) кваліфікованого сертифіката відкритого ключа керівника є підставою для припинення дії Договору про визнання електронних документів (див. п. 5 розд. III Порядку № 557*). І в такому разі приєднуватися до Договору потрібно наново.
* Порядок обміну електронними документами з контролюючими органами від 06.06.2017 р. № 557.
Якщо ж змінюється електронний підпис іншої особи, наприклад, бухгалтера, то тоді сам Договір залишається чинним — потрібно подати тільки «Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису» (ф. № J1391103).
Знову ж таки, питання з приєднанням до договору актуальне і для нових суб’єктів господарювання.
Зараз (точніше, починаючи з 1 вересня 2020 року) згідно зі змінами, внесеними до Порядку № 557, не потрібно подавати заяву на приєднання до Договору (колишня форма F/J1392001)**. Більше того, таку заяву і не вдасться подати, оскільки її форма вже не діє.
** Про це ви вже знаєте зі статті «Електронно взаємодіємо з контролерами на новий лад» (журнал «Бухгалтер 911», 2020, № 33).
Приєднання до Договору здійснюється шляхом надсилання до контролюючого органу першого будь-якого електронного документа у встановленому форматі (стандарті). Підтвердженням про приєднання автора до Договору є отримання автором відповідної квитанції про прийняття контролюючим органом такого документа (п. 1 розд. III Порядку № 557).
Виникає запитання: чи дійсно зовсім будь-який електронний документ, підписаний новим ключем директора, може бути першим?
За фактом багато хто нарікає на те, що їх «перші» документи не проходять 
. І що комусь навіть податківці радять як «первістка» направляти ту ж ф. № 20-ОПП. Що навряд чи підійде для вже діючого підприємства, яке всі потрібні від нього ф. № 20-ОПП давно подало.
Хтось узагалі пов’язує всі ці проблеми з тим, що користувач здійснює відправлення з Електронного кабінету платника, а не за допомогою іншого ПЗ.
Ми б у зв’язку з цим звернули увагу на такий момент, який, можливо, і викликає проблеми в більшості випадків.
Слід врахувати, що «першим» може бути той електронний документ, який передбачає тільки підпис керівника (право підпису керівника перевіряється за даними ЄДР). Адже автоматизована перевірка електронного документа передбачає, зокрема, перевірку права підпису електронного документа підписантом (п. 7 розд. II Порядку № 557).
Наприклад, податкова декларація повинна підписуватися як керівником підприємства, так і особою, відповідальною за ведення бухобліку (п. 48.5 ПКУ). Тому поки ви не повідомите податківців через «Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису» (ф. № J1391103) про право підпису бухгалтера, — податкову декларацію не приймуть.
І тут не має значення, що, наприклад, ключі електронного підпису бухгалтера не змінювали. Якщо ключ директора змінили — наново потрібно активувати всі підписи через Повідомлення, підписане вже новим ключем директора (оскільки припинення Договору про визнання електронних документів призводить також і до припинення пов’язаних із ним повідомлень).
Якраз таке Повідомлення і може бути першим електронним документом для приєднання до договору про визнання електронних документів.
Повідомлення на бухгалтера/особу, уповноважену на складання податкових накладних
| Прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) відповідальної особи | Реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності), номер паспорта | Посада | Тип підпису |
| Денисенко Тетяна Іванівна | 1111111111 | Головний бухгалтер | Бухгалтер |
| Кімлик Ольга Олександрівна | 3333333333 | Бухгалтер | Підпис податкових накладних |
| … | |||
На сформоване Повідомлення першими накладаються кваліфіковані електронні підписи усіх осіб, включених до Повідомлення, у порядку черговості їх внесення до Повідомлення, після них — кваліфікований електронний підпис керівника і останньою — печатка (за наявності) (п. 4 розд. ІІІ Порядку № 557).
Хоча в принципі, «першим» може бути й інший документ, що передбачає тільки підпис керівника. Наприклад, запит на отримання витягу про стан розрахунків з бюджетом.
При цьому платник набуде статусу суб’єкта електронного документообігу тільки після прийняття першого електронного документа. А прийняття документа підтверджує друга квитанція. Одночасно з прийняттям документа надійде повідомлення про те, що вас приєднали до Договору про визнання електронних документів:
«Інформація — Платник набув статусу суб’єкта електронного документообігу відповідно до пункту 1 розділу III Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 06.06.2017 № 557 (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 01.06.2020 № 261) та приєднаний до договору про визнання електронних документів».
