Прием/увольнение
Информацию о дате начала и/или окончания трудовых отношений обязательно отражаем в Д5. Если физлицо принимаем:
— на основное место работы — в графе 7 (категория лица) указываем «1»;
— по совместительству — в графе 7 указываем «2». При этом если совместитель внутренний, то в графе 11 проставляем «1», если внешний — «0».
В графе 10 дату приема/увольнения указываем в формате «ДДММГГГГ».
Если работник в течение одного месяца отчетного квартала был принят, а потом уволен — заполняем на него одну строку. В этой строке указываем в графе 10 и дату приема, и дату увольнения. В графе 16 реквизиты приказов (на прием и увольнение) указываем через запятую.
Если работник был принят и уволен в одном квартале, но в разных месяцах, либо уволен, а затем принят к этому же работодателю, то прием и увольнение указываем в отдельных строках. На таком заполнении в неофициальных разъяснениях настаивают специалисты Пенсионного фонда.
Если работник — внутренний совместитель, то информацию о приеме/увольнении по совместительству указываем отдельно.
Рассмотрим прием/увольнение на примерах (см. рис. 1).
Рис. 1. Порядок отражения информации о приеме/увольнении
Перевод/перемещение
Перевод на постоянную должность/работу и перемещение в другое структурное подразделение входят в число оснований для заполнения и подачи Д5.
Отличием перевода от перемещения является то, что перевод предусматривает изменение трудовых функций работника, а перемещение — нет.
Порядок отражения факта перевода на другую постоянную должность/работу и перемещения единый. А именно: формируйте одну строку.
При переводе (перемещении) в Д5 заполняйте в графе 10 дату начала работы в новой должности в формате «ДДММГГГГ». В графе 12 указывайте «1». Графы 13 — 15 заполняйте в соответствии с Классификатором профессий и приказом о переводе (перемещении). В графе 16 указывайте реквизиты приказа о переводе (перемещении).
Если работник в одном месяце был принят на работу и переведен на другую должность, на него в Д5 формируйте две строки.
Первая — с датой приема на работу.
Вторая — с датой начала работы по новой должности.
В графе 12 первой строки (с приемом) указывайте «0», второй строки (с переводом) указывайте «1».
Если же работник был переведен (перемещен) и уволен, то перевод (перемещение) и увольнение указываем в отдельных строках. Приведем примеры (см. рис. 2).
Рис. 2. Порядок отражения информации о переводе/перемещении
Отпуск мамочкам
В Д5 отражаем начало/окончание только трех «детских» отпусков:
— отпуска в связи с беременностью и родами — код категории «5» в графе 7;
— отпуска для ухода за ребенком до 3 лет — код категории «6» в графе 6;
— отпуска для ухода за ребенком от 3 до 6 лет — код категории «4» в графе 7.
Независимо от вида «детского» отпуска, графы 13 — 15 Д5 Расчета не заполняем.
Отпуск в связи с беременностью и родами. Основанием для его предоставления является должным образом оформленный листок нетрудоспособности. Закон об отпусках не требует издания приказа (распоряжения) на предоставление отпуска в связи с беременностью и родами. Но если работница идет в такой отпуск позже даты его начала (которая указана в листке нетрудоспособности), то приказ издавать нужно. На практике большинство работодателей издают приказ на декретный отпуск и указывают его реквизиты в качестве основания предоставления отпуска в трудовой отчетности.
Продолжительность такого отпуска в общем случае составляет 126 дней. Но бывает, такой отпуск продлевается на основании листка нетрудоспособности на 14 календарных дней. В таком случае в Д5 окончание этого отпуска отражаем с учетом продления.
Если у работницы в отчетном квартале закончился отпуск в связи с беременностью и родами и начался отпуск для ухода за ребенком до 3 лет (закончился отпуск для ухода за ребенком до 3 лет и начался отпуск для ухода за ребенком от 3 до 6 лет), то на нее в Д5 формируем две строки. Одну — с датой окончания первого отпуска, вторую — с датой начала следующего отпуска для ухода за ребенком.
Отпуск для ухода за ребенком до 3 лет. Если работница, которая находится в отпуске для ухода за ребенком до 3 лет, не прерывая его, вышла на работу на условиях неполного рабочего времени на свое рабочее место у того же работодателя, то такой выход в Д5 не отражаем.
Если работница прервала отпуск для ухода за ребенком до 3 лет, то в Д5 формируем строку с датой окончания такого отпуска.
А вот строки с датой начала работы после окончания отпуска в Д5 быть не должно. Ведь трудовые отношения не прерывались.
Отпуск для ухода за ребенком от 3 до 6 лет. Такой отпуск предоставляют на основании справки о необходимости домашнего ухода за ребенком. Как правило, ее выдают на 6 месяцев. Если после окончания этого срока ребенок все еще нуждается в уходе, выдается новое медицинское заключение. Однако в Д5 этот отпуск не отражаем «нарезкой» по 6 месяцев, а указываем дату начала и последний день такого отпуска.
Если работница увольняется, находясь в отпуске для ухода за ребенком до 3 (6) лет, в Д5 на нее формируем две строки: первую — с датой окончания отпуска для ухода, вторую — с датой прекращения трудовых отношений и основанием увольнения. Причем если работница увольняется:
— в период отпуска для ухода, то в графе 16 Д5 по обеим строкам документом-основанием будет приказ об увольнении;
— последним днем отпуска, то в Д5 по строке с датой окончания отпуска в графе 16 указываете реквизиты последнего приказа о предоставлении такого отпуска, а по строке с датой увольнения — реквизиты приказа об увольнении.
Рис. 3. Порядок отражения информации о «детских» отпусках
Договоры ГПХ
Информация по лицам, которые выполняют работы по договорам гражданско-правового характера (ГПХ), должна отражаться в Д5.
Графу 6 Д5 заполняйте: с отметкой «0» — если договор заключен со сторонним лицом, с отметкой «1» — если договор заключен с вашим работником (основным и/или совместителем).
В графе 7 указывайте «3». Информацию отражайте отдельно по каждому заключенному договору ГПХ. Сведения о начале и окончании гражданско-правовых отношений (графа 10) в рамках:
— договора подряда (выполнения работ) вносятся в соответствии со сроками, указанными в самом договоре;
— договора о предоставлении услуг — указывают согласно акту об их предоставлении.
Например, если договор о предоставлении услуг заключен на период с 1 по 31 марта, но в акте о предоставленных услугах указано, что услуги фактически предоставлялись только 3, 10, 17 и 24 марта, то страхователю в Д5 нужно заполнить 4 строки по такому договору ГПХ. С указанием по каждой строке в графе 10 одинаковой даты начала/окончания ГПД — «3 — 3», «10 — 10».
Если в акте не указаны конкретные даты получения услуг, то, считаем, графу 10 можно заполнять по тем же правилам, что и для договора подряда.
Если даты начала и окончания работ (услуг) по гражданско-правовому договору (ГПД) приходятся на:
— один месяц отчетного квартала, то на физлицо формируете одну строку (см. пример 10 на рис. 4);
— нескольких месяцев, то сведения о начале/окончании ГПД указываете в разных строках.
По строкам с датами начала/окончания ГПД «кадровые» графы 13 — 15 не заполняем.
Рис. 4. Порядок отражения информации о договоре ГПХ
