Д5 Объединенного отчета: примеры заполнения

Сегодня наш разговор будет о приложении 5 «Відомості про трудові відносини осіб та період проходження військової служби» (далее — Д5) к Объединенному отчету по НДФЛ и ЕСВ (далее — Отчет). В Д5 информацию приводим в целом за отчетный квартал, без разбивания по его месяцам.

Заметим: Д5 в Отчете будет не всегда. Обычные работодатели формируют это приложение, если на месяцы отчетного квартала приходятся даты:

— начала или окончания трудового или гражданско-правового договора (далее — ГПД) на выполнение работ (предоставление услуг);

— перемещения работника из одного структурного подразделения в другое или же перевода на другую постоянную должность (работу) у того же работодателя;

— назначения на новую должность;

— отпуска в связи с беременностью и родами, отпуска для ухода за ребенком до 3 лет или отпуска для ухода за ребенком от 3 до 6 лет (далее — детские отпуска).

Это справедливо и для случая призыва/приема на военную службу. Обычные работодатели не указывают ее начало/окончание в Д5. Также не заполняют графу 19 «Військове звання». Все это для силовых структур.

Несколько слов о заполнении граф Д5. Внимательно читаем их названия. Если в графах 05, 06, 11, 12 вам предлагают выбрать «1 — так, 0 — ні», обязательно выбираем нужный вариант. Не оставляем ячейку пустой!

Например, если принимаем/переводим, перемещаем, увольняем внутреннего совместителя, предоставляем ему детские отпуска, в графе 11 ставим «1». Во всех иных случаях — «0». В случае перевода/назначения лица на другую должность, перемещения в другое подразделение в графе 12 указываем «1». В иных случаях — «0».

Прием и/или увольнение

По общему правилу сведения о приеме или увольнении работника отражаем в отдельных строках. Единственное исключение из этого правила — ситуация, когда работника приняли и уволили в одном месяце отчетного квартала. В этом случае формируем на него одну строку (см. рис. 1 — строка 1).

скачать файл

Рис. 1. Фрагмент Д5. Пример 1

Во всех иных случаях каждое событие указываем в отдельной строке. Даже если эти события произошли в одном месяце.

Например, уволили — приняли — 2 строки (отдельно увольнение, отдельно прием), приняли — перевели — 2 строки, назначили — уволили — 2 строки, приняли в одном месяце отчетного квартала, а уволили в другом — 2 строки.

В графе 07 проставляем: категорию лица «1» — если принимаем/увольняем работника, для которого это место работы является основным, «2» — если совместителя, в том числе внутреннего. И пусть вас не смущают слова «трудовая книжка» в описании к этим категориям лиц. Да, работники, принятые на работу с 10.06.2021 г., трудовые книжки хранят у себя. Однако в выборе категории принимаемого/увольняемого лица ничего не изменилось!

Также обязательно заполняем кадровые графы 13 — 15.

Сведения об этих работниках будут отражены в Д5 так, как показано на рис. 1.

Перевод или перемещение

Факт перевода на другую постоянную должность/работу или перемещения отражаем одной строкой. Если работник — основной, в графе 07 указываем категорию лица «1», если совместитель — «2».

В графе 10 — дату начала работы на новом месте.

В графе 12 проставляем «1», указывая, что это строка с информацией о переводе.

Кадровые графы 13 — 15 заполняем.

В графе 16 — реквизиты соответствующего приказа.

Сведения о работнице будут отражены в Д5 так, как показано на рис. 2.

Рис. 2. Фрагмент Д5. Пример 2

Если работник в пределах одного квартала был принят, а потом переведен (перемещен), то эти события отражаем в отдельных строках. Аналогично действуем и в случае, когда работник был переведен (перемещен), а потом уволен. Для каждого события своя строка. И не имеет значения, в одном или в разных месяцах квартала это произошло.

Сведения о работнике будут отражены в Д5 так, как показано на рис. 3.

Рис. 3. Фрагмент Д5. Пример 3

Отпуска: беременность, роды, уход

Детские отпуска отражаем в Д5 в отдельных строках.

В графе 07 проставляем для:

— отпуска в связи с беременностью и родами код категории «5»;

— отпуска для ухода за ребенком до 3 лет — «6»;

— отпуска для ухода за ребенком от 3 до 6 лет — «4».

Кадровые графы 13 — 14 Д5 не заполняем.

В графе 16 — документ-основание для предоставления/окончания соответствующего детского отпуска. Отметим, что в общем случае это будет один и тот же документ — документ о предоставлении отпуска. Однако, если работник:

— прерывает отпуск, в графе 16 указываем реквизиты приказа (распоряжения) о прерывании отпуска;

— увольняется в таком отпуске до его окончания (т. е. не последним днем отпуска), в графе 16 указываем реквизиты приказа об увольнении.

Сведения о работниках будут отражены в Д5 так, как показано на рис. 4.

Рис. 4. Фрагмент Д5. Пример 4

Будьте внимательны! Если работник, продолжая находиться в отпуске для ухода за ребенком до 3 лет, вышел на работу на условиях неполного рабочего времени на свое рабочее место у того же работодателя, то такой выход в Д5 не отражаем. Ведь здесь нет ни начала новых трудовых отношений, ни окончания отпуска до 3 лет.

Также помните: если работник увольняется в детском отпуске, то на него в Д5 формируем две строки на два события:

первое — окончание детского отпуска. Ведь отпуск продолжается, пока работник находится в трудовых отношениях с работодателем;

второе — увольнение.

Сведения о работнице будут отражены в Д5 так, как показано на рис. 5.

Рис. 5. Фрагмент Д5. Пример 5