Д5 Об’єднаного звіту: приклади заповнення

Сьогодні наша розмова буде про додаток 5 «Відомості про трудові відносини осіб та період проходження військової служби» (далі — Д5) до Об’єднаного звіту з ПДФО і ЄСВ (далі — Звіт). У Д5 інформацію наводимо загалом за звітний квартал, без розбивання за його місяцями.

Зауважимо: Д5 у Звіті буде не завжди. Звичайні роботодавці формують цей додаток, якщо на місяці звітного кварталу припадають дати:

— початку або закінчення трудового або цивільно-правового договору (далі — ЦПД) на виконання робіт (надання послуг);

— переміщення працівника з одного структурного підрозділу до іншого або ж переведення на іншу постійну посаду (роботу) в того ж роботодавця;

— призначення на нову посаду;

— відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустки для догляду за дитиною до 3 років або відпустки для догляду за дитиною від 3 до 6 років (далі — дитячі відпустки).

Це справедливо й для випадку призову/прийняття на військову службу. Звичайні роботодавці не зазначають її початок/закінчення в Д5. Також не заповнюють графу 19 «Військове звання». Усе це для силових структур.

Декілька слів про заповнення граф Д5. Уважно читаємо їх назви. Якщо в графах 05, 06, 11, 12 вам пропонують обрати «1 — так, 0 — ні», обов’язково обираємо потрібний варіант. Не залишаємо комірку порожньою!

Наприклад, якщо приймаємо/переводимо, переміщуємо, звільняємо внутрішнього сумісника, надаємо йому дитячі відпустки, у графі 11 ставимо «1». В усіх інших випадках — «0». У разі переведення/призначення особи на іншу посаду, переміщення до іншого підрозділу в графі 12 зазначаємо «1». В інших випадках — «0».

Прийняття та/або звільнення

За загальним правилом, відомості про прийняття або звільнення працівника відображаємо в окремих рядках. Єдиний виняток із цього правила — ситуація, коли працівника прийняли і звільнили в одному місяці звітного кварталу. У цьому випадку формуємо на нього один рядок (див. рис. 1 — рядок 1).

завантажити файл

Рис. 1. Фрагмент Д5. Приклад 1

В усіх інших випадках кожну подію зазначаємо в окремому рядку. Навіть якщо ці події відбулися в одному місяці.

Наприклад, звільнили — прийняли — 2 рядки (окремо звільнення, окремо прийняття), прийняли — перевели — 2 рядки, призначили — звільнили — 2 рядки, прийняли в одному місяці звітного кварталу, а звільнили в іншому — 2 рядки.

У графі 07 проставляємо: категорію особи «1» — якщо приймаємо/звільняємо працівника, для якого це місце роботи є основним, «2» — якщо сумісника, у тому числі внутрішнього. І нехай вас не бентежать слова «трудова книжка» в описі до цих категорій осіб. Так, працівники, прийняті на роботу з 10.06.2021 р., трудові книжки зберігають у себе. Проте у виборі категорії особи, що звільняється/приймається, нічого не змінилося!

Також обов’язково заповнюємо кадрові графи 13 — 15.

Відомості про цих працівників будуть відображені в Д5 так, як показано на рис. 1.

Переведення або переміщення

Факт переведення на іншу постійну посаду/роботу або переміщення відображаємо одним рядком. Якщо працівник — основний, у графі 07 зазначаємо категорію особи «1», якщо сумісник — «2».

У графі 10 — дату початку роботи на новому місці.

У графі 12 проставляємо «1», зазначаючи, що це рядок з інформацією про переведення.

Кадрові графи 13 — 15 заповнюємо.

У графі 16 — реквізити відповідного наказу.

Відомості про працівницю будуть відображені в Д5 так, як показано на рис. 2.

Рис. 2. Фрагмент Д5. Приклад 2

Якщо працівник у межах одного кварталу був прийнятий, а потім переведений (переміщений), то ці події відображаємо в окремих рядках. Аналогічно діємо й у разі, коли працівник був переведений (переміщений), а потім звільнений. Для кожної події свій рядок. І не має значення, в одному або в різних місяцях кварталу це відбулося.

Відомості про працівника будуть відображені в Д5 так, як показано на рис. 3.

Рис. 3. Фрагмент Д5. Приклад 3

Відпустки: вагітність, пологи, догляд

Дитячі відпустки відображаємо в Д5 в окремих рядках.

У графі 07 проставляємо для:

— відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами код категорії «5»;

— відпустки для догляду за дитиною до 3 років — «6»;

— відпустки для догляду за дитиною від 3 до 6 років — «4».

Кадрові графи 13 — 14 Д5 не заповнюємо.

У графі 16 — документ-підстава для надання/закінчення відповідної дитячої відпустки. Зауважимо, що в загальному випадку це буде один і той же документ — документ про надання відпустки. Проте, якщо працівник:

— перериває відпустку, у графі 16 зазначаємо реквізити наказу (розпорядження) про переривання відпустки;

— звільняється в такій відпустці до її закінчення (тобто не останнім днем відпустки), у графі 16 зазначаємо реквізити наказу про звільнення.

Відомості про працівників будуть відображені в Д5 так, як показано на рис. 4.

Рис. 4. Фрагмент Д5. Приклад 4

Будьте уважними! Якщо працівник, продовжуючи перебувати у відпустці для догляду за дитиною до 3 років, вийшов на роботу на умовах неповного робочого часу на своє робоче місце в того ж роботодавця, то такий вихід у Д5 не відображаємо. Адже тут немає ні початку нових трудових відносин, ні закінчення відпустки до 3 років.

Також пам’ятайте: якщо працівник звільняється в дитячій відпустці, то на нього в Д5 формуємо два рядки на дві події:

— перша — закінчення дитячої відпустки. Адже відпустка триває, поки працівник перебуває в трудових відносинах з роботодавцем;

друга — звільнення.

Відомості про працівницю будуть відображені в Д5 так, як показано на рис. 5.

Рис. 5. Фрагмент Д5. Приклад 5