С 10 июня 2021 года вопрос оформления копий приказов — лидер среди кадровых вопросов. Причина — вступление в силу изменений в КЗоТ, касающихся учета трудовой деятельности работника в электронной форме*. Именно с указанной даты ст. 47 КЗоТ обязывает работодателя (в том числе и ФЛП) в день увольнения выдать работнику копию приказа об увольнении.
* Детали найдете в статье «Электронные трудовые книжки: «низкий старт» (журнал «Бухгалтер 911», 2021, № 23).
Аналогичное требование было в ст. 47 КЗоТ и раньше. Но касалось оно только случая увольнения работника по инициативе работодателя.
С 10.06.2021 г. выдача работнику копии приказа обязательна независимо от основания прекращения трудового договора.
Порядок изготовления, оформления и заверения копий документов регулируют Правила № 1000/5** и ДСТУ 4163-2003. Требования этих двух документов распространяются в том числе и на обычные предприятия.
** Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные приказом Минюста от 18.06.2015 г. № 1000/5.
В зависимости от способа изготовления копии делят на:
— факсимильные — изготовленные с помощью средств копировально-множительной техники;
— свободные — изготовленные путем перепечатывания или переписывания оригинала документа, которые полностью воссоздают его информацию, но не абсолютно точно воссоздают его внешние признаки (шрифт, реквизиты бланка, подпись, печать и т. п.).
Важно! Независимо от вида изготовления копии, она должна быть должным образом заверена.
Только после этого копия приобретает юридическую силу.
Отметку о заверении копии документа составляют из слов «Згідно з оригіналом», названия должности, личной подписи лица, которое удостоверяет копию, его инициалов и фамилии, даты заверения копии. Проставляют ее ниже подписи (п. 5.27 ДСТУ 4163-2003).
Надпись о заверении копии скрепляем оттиском печати соответствующего структурного подразделения предприятия или печати «Для копій» (если такие имеются в наличии). И не забываем проставить на лицевой стороне в верхнем правом углу приказа об увольнении отметку «Копія».
Выдаем работнику копию приказа под подпись:
— можно в личной карточке, например, по строке «Додаткові відомості» или рядом с информацией о дате и причине увольнения. Пусть работник напишет «Копію наказу про звільнення отримав» и проставит свою подпись;
— можно завести отдельную книгу, где работники будут ставить свою подпись о получении приказов об увольнении.