Сразу скажем: замысел хороший. Ведь не придется проверять, все ли печати проставлены на бланке больничного, правильно ли указали название предприятия и т. п. Но замысел замыслом, а важна его реализация. К сожалению, она хромает на все четыре лапы.
Переход на е-больничный: планы и реальность
Переход на электронные больничные листы (или е-больничные) начался с 4 июня 2021 года. Были запланированы два этапа. Первый — по 31 августа — тестовый, а вот далее, с 1 сентября 2021 года, должна была начаться общая электронизация больничных листов.
Потом появился проект приказа МОЗ, что для отдельных случаев старт может быть отложен до 1 октября 2021 года. Планировалось до указанной даты (до 01.10.2021 г.) предоставить возможность формировать бумажные больничные в случае беременности и родов и для фиксации временной нетрудоспособности, возникшей в результате заболевания ВИЧ или в результате психического расстройства.
А в последний момент МОЗ и вовсе решил не мелочиться, а продлить весь тестовый период до 01.10.2021 г. (приказ от 28.08.2021 г. № 1836 «Об утверждении Изменений в некоторые нормативно-правовые акты Министерства охраны здоровья Украины»).
Связано это с неготовностью трети медицинских учреждений Украины к переходу на электронные рельсы. Хотя более 2 тысяч медучреждений уже диджитализировались.
Что же представляют собой е-больничные?
Электронный листок нетрудоспособности — это больничный лист, сформированный (выданный) программными средствами Реестра листков нетрудоспособности на основании медицинского заключения о временной нетрудоспособности.
Он, как и бумажный лист, является основанием для:
— освобождения от работы;
— оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности;
— получения пособия от Фонда соцстраха.
Как же формируется е-больничный?
е-Больничный. Формирование
Процедура формирования электронного листка нетрудоспособности достаточно проста. Но эта простота таит в себе много проблем. Приведем пошаговый алгоритм формирования е-больничного на рисунке и разъясним отдельные моменты.
е-Больничный. Этапы формирования
Электронное медицинское заключение (е-медицинское заключение) и е-больничный — это два разных документа. Врач создает е-медицинское заключение о временной нетрудоспособности.
Оно формируется для пациента.
Как только данные по е-медицинскому заключению попадут в систему, работник получит СМС-сообщение о создании медицинского заключения о временной нетрудоспособности.
Кстати, е-медицинское заключение может быть распечатано врачом. Но его не следует предоставлять работодателю.
Однако работник обязан предупредить своего работодателя о создании е-медицинского заключения. Почему? Потому что за е-медицинским заключением идет е-больничный.
е-Больничный является основанием для начисления выплат по временной нетрудоспособности. Информацию о его открытии работодатель получит в своем электронном кабинете страхователя на сайте Пенсионного фонда (portal.pfu.gov.ua). То есть увидит, что открыты е-больничные листы, если посмотрит в свой кабинет. А если не посмотрит? То и не увидит, что сформирован е-больничный.
Именно поэтому очень важно, чтобы работники предупреждали о формировании е-медзаключения.
Достаточно часто можно услышать, что работнику открыли е-больничный, а работодатель его не видит. Почему так? Причин может быть много.
Например, не совпадают данные относительно Ф. И. О., даты рождения, налогового номера лица в реестре пациентов МОЗ и реестре застрахованных лиц Пенсионного фонда. В итоге система не может найти работодателя нетрудоспособного лица. Или же болел работник-новичок, информацию о котором вы еще не указывали в Объединенной отчетности, и ваше предприятие (ФЛП) «не светится» как работодатель такого работника.
А что на портале Пенсионного фона?
Открытые е-больничные работодатель найдет в личном кабинете страхователя на портале Пенсионного фонда во вкладке «Листки непрацездатності». Нет! Там не будет чего-то наподобие привычного нам бумажного листка нетрудоспособности. Однако после последнего обновления портала Пенсионного фонда количество доступной работодателю информации значительно выросло.
Существующий перечень информации по е-больничным (дата открытия/закрытия больничного, его статус, категория медзаключения) дополнили отметками для признака алкогольного/наркотического опьянения, нарушения режима лечения и, наконец, причины нетрудоспособности.
Поэтому, если вы уже оплачивали е-больничные, проверьте, не нарушал ли работник режим и не связан ли случай временной нетрудоспособности с алкогольным/наркотическим опьянением работника. Возможно, больничные придется откорректировать.
Обратите внимание: сведения об открытом е-больничном появляются в кабинете страхователя-работодателя в день его создания. Причем в е-больничном будет сразу указана и дата открытия, и дата закрытия (прогнозируемая дата, после которой восстановится трудоспособность, или дата следующего осмотра пациента). То есть он сразу и открывается, и закрывается. Однако в работу е-больничный следует брать тогда, когда он изменит свой статус на «Готово до сплати».
С этого момента комиссия (уполномоченный) по соцстрахованию должна в течение не более 10 календарных дней принять решение о назначении работнику матобеспечения, а после даты назначения не позднее чем через 5 рабочих дней сформировать и передать в ФСС заявление-расчет.
А почему нельзя брать в работу больничный лист сразу, как только он появился в электронном кабинете? Как мы уже отмечали, врач указывает прогнозируемую дату окончания больничного. Если пациент выздоравливает на эту дату, то он может не обращаться во второй раз к врачу. Листок нетрудоспособности будет закрыт автоматически.
Однако возможна ситуация, при которой пациент выздоровеет ранее прогнозируемой даты и пожелает выйти на работу. Тогда он обратится к врачу, и по результатам осмотра может быть сокращен период е-медзаключения и, соответственно, изменена дата закрытия е-больничного.
А если пациент продолжает болеть?
Здесь все сложно. Смотрите, Порядок № 1234* устанавливает, что в случае, если имеются несколько е-медицинских заключений, составляющих один случай временной нетрудоспособности, е-больничные должны формироваться в порядке очередности создания медицинских заключений. В этом случае каждый следующий е-больничный формируется как продолжение первого путем добавления следующего порядкового номера после знака «-» к уникальному номеру первого листка нетрудоспособности. Однако на практике, похоже, реализовать этот механизм пока не удалось. Но не факт, что его не реализуют позже. Поэтому норму приводим и разбираем, каким же образом реализовано продолжение е-больничных на практике. Сейчас возможны два варианта. Странный и еще более странный. Начнем с первого.
Вариант 1. В случае продолжения временной нетрудоспособности, новый е-больничный не будет формироваться, а в существующем просто меняется дата, по которую он выдан, и номер, а именно цифра после знака «-» в номере е-больничного меняется на следующую.
Например, в кабинете страхователя есть один е-больничный работника с номером 2000555555-3. Нужно ли искать предыдущие (2000555555-1 и 2000555555-2)? Нет, вы их и не найдете. Просто оплачиваете имеющийся больничный как первичный, при условии, что других е-больничных, предшествующих этому или следующих за ним и выданных тому же работнику, нет в личном кабинете страхователя. А если есть? Вот здесь возможен второй вариант продолжения.
Вариант 2. Если на одного работника открыто несколько больничных, идущих друг за другом, то они могут относиться к одному страховому случаю, если будут иметь единый номер случая нетрудоспособности. Для того, чтобы его увидеть, нужно открыть е-больничные. Номер случая нетрудоспособности указан под номером листа нетрудоспособности.
При этом номера самих е-больничных могут отличаться, даже если они выданы как продолжение**.
** http://www.fssu.gov.ua/fse/control/main/uk/publish/article/977122.
Например, работодатель в кабинете страхователя имеет два е-больничных, открытых на одного работника, с номерами:
— 2000111111-1 (дата открытия 26.08.2021, дата закрытия 30.08.2021);
— 2000222542-1 (дата открытия 31.08.2021, дата закрытия 03.09.2021).
е-Больничные идут друг за другом. У них разные номера. Но они могут относиться к одному страховому случаю, если будут иметь единый номер случая нетрудоспособности. Предположим, что в обоих больничный номер случая нетрудоспособности — 33333. Тогда больничный 2000111111-1 является первичным, а больничный 2000222542-1 продолжением.
Поэтому хочется верить, что в ближайшее время разработчики обратят внимание на Порядок № 1234, и все станет на свои места.
Работа с е-больничным
Несмотря на электронность больничного, процедура его прохождения у работодателя не изменилась. Поэтому в случае появления е-больничного со статусом «Готово до сплати» следует:
— рассчитать страховой стаж;
— комиссии (уполномоченному) по соцстрахованию принять решение об оплате е-больничного и утвердить его протоколом;
— рассчитать сумму больничных;
— подать налоговикам Объединенный отчет с типом «Довідковий», а ФСС — заявление-расчет на получение финансирования;
— получить финансирование на спецсчет и выплатить больничные;
— подать ФСС уведомление о выплате.
Сразу укажем: распечатать е-больничный пока что нельзя. Поэтому если хотите бумажку для комиссии/кадровика/бухгалтера, можно сделать скриншот страницы с е-больничным листом с портала Пенсионного фонда и распечатать ее.
Куда же тогда вписывать страховой стаж работника?
Сегодня этот вопрос передан на откуп работодателям. То есть в случае с е-больничными можете самостоятельно определить, где и в каком виде вы будете фиксировать ту информацию, которую ранее приводили на обратной стороне бумажного листка нетрудоспособности (стаж, процент оплаты и т. п.). Кстати, изменений по размеру оплаты больничного в зависимости от стажа не произошло.
Но это еще не все приколы е-больничного. В е-больничном хотя и указана причина нетрудоспособности, но не указан ее номер, который следует приводить в протоколе комиссии соцстрахования и заявлении-расчете. Поэтому вам нужно самостоятельно его определить.
Но будьте внимательны! Нумерация причин нетрудоспособности в е-больничном новая. Например, в бумажном больничном причина нетрудоспособности «беременность и роды» указана по номеру 8. А в е-больничном эта причина нетрудоспособности имеет номер 2.
Нумерации причин нетрудоспособности в бумажном листке нетрудоспособности и в е-больничном различаются.
По бумажным больничным указываем старую нумерацию причин (т. е. ту, которая приведена на бланке), по е-больничному — новую.
Внимание! Формы протокола комиссии (уполномоченного) по соцстрахованию и заявления-расчета не изменены. Поэтому в них указаны старые причины нетрудоспособности, соответствующие бумажным листкам нетрудоспособности. Как быть с е-больничными?
Относительно протокола комиссии ФСС не предоставлял никаких разъяснений. То есть здесь действуете, как вам удобно. Можете составлять отдельные протоколы по бумажным и по е-больничным, а можете все указать в одном протоколе. Однако причины нетрудоспособности указываете для бумажных листков старые, для е-больничных — обновленные.
Определить, какой больничный рассматривался: электронный или бумажный, можно, например, по серии. Ее в е-больничном нет.
А вот заявления-расчеты по е-больничным следует оформлять отдельно от заявлений-расчетов по бумажным больничным листам. То есть если вы получили е-больничный, то на него формируете отдельное заявление-расчет, при этом в приложении 1.1 заявления-расчета:
— в графе 7 — ничего не указываете (оставляете поле пустым). Ведь е-больничный не имеет серии;
— в графе 8 — указываете номер е-больничного;
— в графе 10 — проставляете причину нетрудоспособности, соответствующую категории медицинского заключения е-больничного.
Внимание! Подать заявление-расчет можно либо лично в бумажном виде, либо в электронном виде с помощью клиентского специализированного программного обеспечения с применением КЭП.
А вот подача такого заявления из кабинета страхователя на портале Пенсионного фонда пока что невозможна. ФСС ничего не получит от вас. Поэтому лучше не рисковать.
