К сожалению, ответ на ваш вопрос требует осторожности.
Для наглядности процитируем п. 15 разд. I Инструкции № 59*:
Подтверждающими документами, удостоверяющими стоимость понесенных в связи с командировкой расходов, являются расчетные документы согласно Закону Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» и Налогового кодекса Украины. При командировке за границу подтверждающие документы, удостоверяющие стоимость понесенных за границей в связи с такой командировкой расходов, оформляются согласно законодательству соответствующего государства
* Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59.
А вот что говорит п.п. 140.1.7 НКУ**, в частности о признании в налоговом учете соответствующих расходов двойного назначения по оплате стоимости проживания в гостинице:
…расходы могут быть включены в состав расходов плательщика налога только при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость этих расходов в виде <…> счетов, полученных из гостиниц (мотелей) или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, в том числе бронированию мест в местах проживания, страховых полисов и т. д.
** Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.
Проблема тут вот в чем. В своих письмах (от 06.03.2012 г. № 3268/5/15-1416 и от 24.12.2013 г. № 18173/6/99-99-19-03-02-15) налоговое ведомство просто и формально цитирует п. 15 разд. I Инструкции № 59 полностью (поэтому мы и поставили эту цитату на первое место ☺). Этим зачастую пользуются фискалы на местах, читая оба предложения этого пункта, так сказать, совместно, тогда как читать их нужно для каждой ситуации отдельно! А именно: первое предложение распространяется только на командировки в пределах Украины, а второе — только на загранкомандировки. Аргумент очевиден: ну, не может на мюнхенского отельера распространяться наш РРОшный закон, никак не может!
Тем не менее, по жизни фискалы придираются, требуя подтверждения зарубежных расходов на проживание не только счетом, но и фискальным чеком — слава Богу хоть не нашим, а заграничным… ☹
Благо, хоть с документами, подтверждающими правомерность налоговых расходов на проживание при командировках в Украине, все ясно (см. спецвыпуск «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 5, с. 94).
Что же касается вашей ситуации… Да, второе предложение п. 15 разд. I Инструкции № 59 по сути отсылает нас к «законодательству соответствующего государства»! И что прикажет делать проверяющий — обратиться с официальным запросом к фискальным ведомствам «сооответствующих государств»? ☺ Смотрите: даже если мы с вами раскопаем соответствующий законодательный акт (в данном случае — ФРГ) и переведем с немецкого некую его новеллу — разумеется, о необязательности применения РРО в немецкой гостинице — убедит ли это кого-нибудь? Ведь это же не будет налоговой консультацией (п.п. 14.1.172 НКУ)!.. ☺
Поэтому в конкретной ситуации, когда кроме предоставленного командировочным гостиничного счета, подтверждающего оплату проживания, нет больше ничего (и не будет), у вас остаются три пути (и один тупик, но о нем скажем отдельно).
1. Путь борца. Убедить проверяющего, что в п.п. 140.1.7 НКУ (см. цитату выше) прямо говорится только о таком виде подтверждающих документов, как «счета, полученные из гостиниц (мотелей)», и при этом п.п. 140.5 НКУ тоже прямо и недвусмысленно говорит, что:
Установление дополнительных ограничений по составу расходов плательщика налога, кроме указанных в этом разделе, не разрешается
Значит, предоставленного счета должно быть вполне достаточно для подтверждения таких налоговых расходов.
В крайнем случае, пойдите проверяющему навстречу и на основании заключительного абзаца п.п. 140.1.7 НКУ обеспечьте на его запрос за свой счет перевод хотя бы одного-единственного вашего подтверждающего документа с немецкого языка на «фискальный» … ☺
2. Путь труса. ☺ Не включать «сомнительную» сумму в состав налоговых расходов и, компенсировав ее командированному, обложить (удержать) НДФЛ.
3. Путь прагматика. При заказе жилья заранее убедиться (договориться) о выдаче счета и плюс к тому произвести оплату по безналичному расчету. ☺
Что же касается тупика… На практике проверено, что если за рубежом (и конкретно в ФРГ) рассчитываться не «грязным налом», а банковской картой, то при этом всегда выдается квитанция платежного терминала (или просто слип). При этом бухгалтер может по незнанию языка☺ принять предоставленный при отчете слип за фискальный чек зарубежного РРО… Предупреждаем: по утверждению фискалов в подкатегории 109.10 БЗ эта бумажка никак «не прокатит» в качестве «расчетного документа согласно Закону об РРО» вообще, а значит, и «подтверждающего» в целях п.п. 140.1.7 НКУ в частности. Лучше уж вообще отказаться от этого варианта (или предпочесть путь борца).
