На жаль, відповідь на ваше запитання потребує обережності.
Для наочності процитуємо п. 15 розд. I Інструкції № 59*:
Підтвердними документами, що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат, є розрахункові документи відповідно до Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» та Податкового кодексу України. У разі відрядження за кордон підтвердні документи, що засвідчують вартість понесених за кордоном у зв’язку з таким відрядженням витрат, оформляються згідно із законодавством відповідної держави
** Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755 - VI.
А ось що зазначено в п.п. 140.1.7 ПКУ** зокрема, про визнання в податковому обліку відповідних витрат подвійного призначення з оплати вартості проживання в готелі:
…витрати можуть бути включені до складу витрат платника податку лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді <…> рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, в тому числі бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів тощо
** Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755 - VI.
Проблема тут ось у чому. У своїх листах (від 06.03.2012 р. № 3268/5/15-1416 і від 24.12.2013 р. № 18173/6/99-99-19-03-02-15) податкове відомство просто і формально цитує п. 15 розд. I Інструкції № 59 повністю (тому ми й поставили цю цитату на перше місце ☺). Цим часто користуються фіскали на місцях, читаючи обидва речення цього пункту, так би мовити, спільно, тоді як читати їх треба для кожної ситуації окремо! А саме: перше речення поширюється тільки на відрядження в межах України, а друге — тільки на закордонні відрядження. Аргумент очевидний: ну, не може на мюнхенського готельєра поширюватися наш РРОшний закон, аж ніяк не може!
Проте на практиці фіскали чіпляються, вимагаючи підтвердження закордонних витрат на проживання не тільки рахунком, а й фіскальним чеком — слава богу хоч не нашим, а закордонним… ☹
Добре, хоч з документами, що підтверджують правомірність податкових витрат на проживання при відрядженнях в Україні, усе ясно (див. спецвипуск «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 5, с. 94).
Що ж до вашої ситуації… Так, друге речення п. 15 розд. I Інструкції № 59 по суті відсилає нас до «законодавства відповідної держави»! І що накаже робити перевіряючий — звернутися з офіційним запитом до фіскальних відомств «відповідних держав»? ☺ Дивіться: навіть якщо ми з вами відкопаємо відповідний законодавчий акт (у цьому випадку — ФРН) і перекладемо з німецької певну його новелу — зрозуміло, про необов’язковість застосування РРО в німецькому готелі — чи переконає це кого-небудь? Адже це ж не буде податковою консультацією (п.п. 14.1.172 ПКУ)!.. ☹
Тому в конкретній ситуації, коли крім наданого відрядженим працівником готельного рахунка, що підтверджує оплату проживання, немає більше нічого (і не буде), у вас залишаються три шляхи (і один глухий кут, але про нього скажемо окремо).
1. Шлях борця. Переконати перевіряючого, що в п.п. 140.1.7 ПКУ (див. цитату вище) прямо зазначено тільки про такий вид підтвердних документів, як «рахунки, отримані з готелів (мотелів) », і при цьому п. 140.5 ПКУ теж прямо і недвозначно говорить, що :
Установлення додаткових обмежень щодо складу витрат платника податку, крім тих, що зазначені в цьому розділі, не дозволяється
Отже, наданого рахунка має бути цілком достатньо для підтвердження таких податкових витрат.
У крайньому випадку, підіть перевіряючому назустріч і на підставі прикінцевого абзацу п.п. 140.1.7 ПКУ забезпечте на його запит за свій рахунок переклад хоча б одного-єдиного вашого підтвердного документа з німецької мови на «фіскальну»… ☹
2. Шлях боягуза. ☺ Не включати «сумнівну» суму до складу податкових витрат і, компенсувавши її працівнику, який був у відрядженні, обкласти (утримати) ПДФО.
3. Шлях прагматика. При замовленні житла заздалегідь переконатися (домовитися) про видачу рахунка і плюс до того зробити оплату за безготівковим розрахунком. ☺
Що ж стосується глухого кута… На практиці перевірено: якщо за кордоном (і конкретно у ФРН) розраховуватися не «брудною готівкою», а банківською карткою, то при цьому завжди видається квитанція платіжного терміналу (чи просто сліп). При цьому бухгалтер може через незнання мови ☺ прийняти наданий при звіті сліп за фіскальний чек закордонного РРО… Попереджаємо: згідно з твердженням фіскалів у підкатегорії 109.10 БЗ цей папірець аж ніяк не тягне на «розрахунковий документ згідно із Законом про РРО» узагалі, а отже, і на «підтвердний» в цілях п.п. 140.1.7 ПКУ зокрема. Краще вже взагалі відмовитися від цього варіанта (чи віддати перевагу шляху борця).
