2.1. Порядок проведения инвентаризации
Напомним, что, с точки зрения п. 4 П(С)БУ 7, ОС — это материальные активы, которые содержатся предприятием с целью использования их в процессе производства или поставки товаров, предоставления услуг, сдачи в аренду другим лицам или для осуществления административных и социально-культурных функций, ожидаемый срок полезного использования (эксплуатации) которых более одного года (или операционного цикла, если он больше года).
При этом в бухгалтерском учете объект ОС признают активом, если существует вероятность того, что предприятие получит в будущем экономические выгоды от его использования и его стоимость может быть достоверно определена (п. 6 П(С)БУ 7).
Для целей бухгалтерского учета п. 5 П(С)БУ 7 подразделяет ОС на две группы: непосредственно ОС и прочие необоротные материальные активы. Заметим, что налоговая классификация объектов ОС максимально приближена к их классификации в бухгалтерском учете.
По отношению к ОС и прочим необоротным материальным активам применяют единый порядок инвентаризации, установленный Инструкцией № 69.
По предписаниям п.п. «б» п. 3 Инструкции № 69 проводить инвентаризацию ОС нужно ежегодно в период с 1 октября по 31 декабря (в обязательном порядке перед составлением годовой бухгалтерской отчетности).
Хотя некоторые объекты ОС инвентаризировать ежегодно вовсе не требуется. Речь идет о:
— зданиях, сооружениях и других недвижимых объектах ОС — их инвентаризацию можно проводить один раз в 3 года;
— библиотечных фондах — по решению руководителя предприятия их можно инвентаризировать либо один раз в 5 лет, либо ежегодно с охватом инвентаризацией не менее 20 % единиц библиотечного фонда. При этом требуется, чтобы начатая инвентаризация обязательно была завершена в структурном подразделении (у материально ответственного лица) в течение 30 дней.
Какие цели ставит перед собой инвентаризация ОС? Чтобы ответить на этот вопрос, обратимся к п. 7 Инструкции № 69. Он ориентирует нас на то, что основными задачами инвентаризации ОС являются:
— проверка фактического наличия ОС (сопоставление учетных данных с фактическими, выявление расхождений — излишков, недостач);
— выявление активов, не используемых предприятием;
— проверка соблюдения правил содержания и эксплуатации ОС;
— проверка реальной стоимости числящихся на балансе ОС (решение вопроса о необходимости проведения их переоценки — дооценки, уценки).
Еще до начала инвентаризации ОС рабочая инвентаризационная комиссия должна проверить:
— наличие и состояние регистров аналитического учета ОС (инвентарных карточек, инвентарных книг или описей);
— наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;
— наличие документов на ОС, переданные или принятые предприятием в аренду, на ответственное хранение, во временное пользование или залог. При отсутствии соответствующих документов предприятие должно принять меры для их получения или оформления;
— наличие документов на объекты ОС, переведенные на консервацию или выведенные из эксплуатации в связи с реконструкцией, техническим перевооружением и другими улучшениями.
Перед началом инвентаризации материально ответственные лица в письменной форме дают расписки в подтверждение того, что все приходные и расходные документы на основные средства сданы в бухгалтерию, принятые объекты оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Такая расписка включена в заголовочную часть Инвентаризационной описи основных средств формы № инв-1, утвержденной постановлением № 241 (см. с. 23).
При проведении инвентаризации ОС инвентаризационная комиссия проверяет наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, подтверждающих право собственности предприятия на них (п.п. 11.7 Инструкции № 69).
Так же поступают и при инвентаризации недвижимости — проверяют наличие документов, которые подтверждают нахождение объектов в собственности предприятия
Кроме того, инвентаризационная комиссия изучает и другие документы, например, договоры купли-продажи, аренды, хранения. Это позволяет получить представление о том, какими именно объектами ОС распоряжается предприятие и на каком основании.
Если в ходе инвентаризации комиссия выявляет пригодные для использования объекты ОС, остаточная стоимость которых согласно учетным данным равна нулю, то она оформляет предложения об определении их справедливой и ликвидационной стоимости (п.п. 11.7 Инструкции № 69).
При проведении инвентаризации библиотечных фондов инвентаризационная комиссия в соответствии с п.п. 11.8 Инструкции № 69:
— определяет способ проведения инвентаризации;
— выявляет ошибки, допущенные при шифровке документов, расстановке фонда, оформлении выдачи документов пользователям;
— устанавливает задолженность пользователей перед библиотекой;
— выявляет дублетные документы, документы, не отвечающие профилю комплектования фонда подразделения или библиотеки в целом, и документы, требующие ремонта, переплета и т. п.
В случае установления факта отсутствия документа его разыскивают в срок, установленный правилами пользования библиотекой, но не более 30 дней.
По окончании инвентаризации материально ответственные лица снова дают расписки в том, что все ценности, поименованные в инвентаризационной описи, комиссией проверены в натуре в их присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии они не имеют, а ценности, перечисленные в описи, находятся на их ответственном хранении.
2.2. Оформляем инвентаризацию основных средств документально
Для оформления данных инвентаризации ОС (зданий, сооружений, передаточных устройств, машин и оборудования, транспортных средств, инструмента, компьютерной техники, производственного и хозяйственного инвентаря и т. д.) в большинстве случаев используют Инвентаризационную опись основных средств формы № инв-1, утвержденную постановлением № 241.
Но если эта форма не подходит вам по каким-либо параметрам, вы можете смело доработать ее, дополнив необходимыми реквизитами, либо разработать свою форму с учетом требований ст. 9 Закона о бухучете.
Инвентаризационная комиссия составляет инвентаризационную опись в одном экземпляре отдельно по каждому местонахождению ценностей и каждому должностному лицу, ответственному за сохранность ОС.
В инвентаризационной описи ОС фиксируют по наименованиям в соответствии с основным назначением объекта с указанием (п. 18 Положения № 158):
— инвентарного номера;
— изготовителя;
— года выпуска;
— первоначальной стоимости;
— суммы износа;
— срока полезного использования;
— других сведений.
Машины, оборудование и силовые установки нужно записывать в инвентаризационные описи индивидуально с указанием инвентарного номера, предприятия-изготовителя по техническому паспорту, года выпуска, назначения, мощности и т. д.
Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, библиотечные фонды, сценично-постановочные средства одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно структурное подразделение предприятия и учитываемые в типовой инвентарной карточке группового учета, в инвентаризационных описях приводят по наименованиям с указанием количества этих предметов.
Если объект был восстановлен, реконструирован, переоборудован, вследствие чего изменилось его основное назначение, то его вносят в опись под наименованием, которое соответствует новому назначению.
На объекты, ввод в эксплуатацию которых не оформлен в установленном порядке (независимо от их фактической эксплуатации), комиссия составляет отдельные инвентаризационные описи.
А как быть, если инвентаризационная комиссия установила тот факт, что в бухгалтерском учете предприятия не отражены выполненные работы капитального характера (к примеру, надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация ОС (например, снос отдельных конструктивных элементов)? В таком случае она:
определяет сумму увеличения или снижения первоначальной стоимости объекта и приводит в инвентаризационной описи данные о произведенных изменениях
В то же время инвентаризационная комиссия должна установить причины и лиц, виновных в том, что конструктивные изменения тех или иных объектов не получили отражения в учетных регистрах.
ОС, которые ремонтируются на других предприятиях, вносят в инвентаризационную опись на основании документов о сдаче объектов в ремонт (п. 19 Положения № 158).
На ОС, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельные инвентаризационные описи. В них указывают время ввода объекта в эксплуатацию и причины, по которым эти объекты стали непригодными (порча, полный износ и т. д.). Списывают такие объекты в соответствии с действующим порядком (п. 20 Положения № 158).
На ОС, полученные в аренду (учитываемые на забалансовом счете 01 «Арендованные необоротные активы») или находящиеся на ответственном хранении (учитываемые на забалансовом счете 023 «Материальные ценности на ответственном хранении»), заполняют отдельные инвентаризационные описи формы № инв-1 (п. 5 Инструкции № 69). Такие описи составляют уже в двух экземплярах. Один из них оставляют на предприятии, а второй направляют собственнику арендуемого или находящегося на ответственном хранении имущества.
Те объекты ОС, которые на дату проведения инвентаризации будут пребывать вне предприятия (морские и речные суда, железнодорожный подвижной состав, автомашины в дальних рейсах), инвентаризационная комиссия должна проинвентаризировать до момента их временного выбытия с предприятия.
А что, если в ходе инвентаризации ОС выявлены объекты, которые не отражены в бухгалтерском учете или по которым отсутствуют характеризующие их сведения? Такие неучтенные/неопознанные объекты комиссия тоже вносит в инвентаризационную опись. В нее записывают данные о дате приобретения или сооружения этих ценностей и технические показатели по этим объектам (п. 17 Положения № 158). Например, указывают:
— по зданиям — их назначение, основные материалы, из которых они построены, общую полезную площадь, число этажей (без подвалов, полуподвалов и т. д.), год постройки и др.;
— по мостам — местонахождение, использованные материалы и основные размеры;
— по дорогам — тип дороги (шоссе, профилированная), протяженность, материалы покрытия, ширину полотна и т. п.
Одновременно с этим инвентаризационная комиссия обязана выяснить, когда и по чьему распоряжению возведены (приобретены) выявленные инвентаризацией неучтенные объекты, куда списаны затраты на их возведение (приобретение), и отразить это в протоколе.
Оценку объектов, обнаруженных во время инвентаризации, на которые отсутствуют приходные документы, осуществляют в порядке, определенном законодательством об оценке имущества, имущественных прав и профессиональной оценочной деятельности, т. е. с привлечением специалиста-оценщика. На это указывает Минфин в письме от 22.02.2010 г. № 31-34000-20-27/3776.
Инвентаризационные описи члены инвентаризационной комиссии заполняют непосредственно в ходе инвентаризации. Хотя из этого правила могут быть исключения.
Так, например, при большой номенклатуре инвентарных объектов и автоматизированном ведении бухучета будет удобнее, если графы 1 — 6 описи бухгалтерия предприятия заполнит еще до начала инвентаризации. Так вы застрахуете себя от несовпадений названий и характеристик ОС, которые зафиксированы в бухучете и внесены в инвентаризационную опись. А такие несовпадения при проведении инвентаризации иногда встречаются.
Строки описи, оставшиеся незаполненными, прочеркивают.
Приведем образец заполнения Инвентаризационной описи основных средств формы № инв-1.
После оформления в установленном порядке инвентаризационные описи передают в бухгалтерию, где на выявленные недостачи и излишки составляют Сличительную ведомость результатов инвентаризации основных средств (форма № инв-18). На ее основании отражают инвентаризационные разницы в учете предприятия (см. с. 69).
В ходе инвентаризации рабочая комиссия дает оценку фактического состояния объектов ОС. Так, например, она может рекомендовать перевести объекты ОС в состав других активов (ТМЦ или малоценных необоротных материальных активов), сделать их переоценку или списать с баланса (если такие ценности не соответствуют критериям признания активом).
Все выводы и предложения рабочая комиссия фиксирует в протоколе, который передает на рассмотрение постоянно действующей инвентаризационной комиссии.
выводы
-
По отношению к ОС и к прочим необоротным материальным активам применяют единый порядок инвентаризации, установленный Инструкцией № 69..
-
Для оформления данных инвентаризации ОС в большинстве случаев используют Инвентаризационную опись основных средств формы № инв-1, утвержденную постановлением № 241.
-
В ходе инвентаризации рабочая комиссия дает оценку фактического состояния объектов ОС.
