Годовая инвентаризация. 6. Инвентаризируем кассу

6.1. Порядок проведения инвентаризации

Инвентаризация кассы — важное и ответственное мероприятие. Ее проводят с целью контроля за сохранностью наличных средств на предприятии. Не зря же говорят: «Береги хлеб в углу, а деньги — в узлу».

Напомним: касса представляет собой помещение или место осуществления наличных расчетов, а также приема, выдачи, хранения наличных денежных средств, других ценностей, кассовых документов (п. 1.2 Положения № 637).

Из приведенного определения следует, что если предприятие использует при расчетах с покупателями РРО, то инвентаризацию нужно проводить не только непосредственно в кассе, но и в местах осуществления наличных расчетов, т. е. в местах применения РРО и/или РК.

Для проведения инвентаризации кассы руководствуются нормами сразу трех нормативных документов — Инструкции № 69, Положения № 158 и Положения № 637.

Какие задачи ставит перед собой инвентаризация кассы? С учетом п. 7 Инструкции № 69 они выглядят так (см. рис. 6.1):

Рис. 6.1. Задачи инвентаризации кассы

Чтобы инвентаризация кассы состоялась, руководитель предприятия издает приказ о ее проведении. В нем он назначает инвентаризационную комиссию, оговаривает ее состав и устанавливает сроки проведения инвентаризации.

Впрочем, если инвентаризацию проводят перед составлением годовой финансовой отчетности, то отдельный приказ об инвентаризации кассы не издают. Ведь в таком случае все активы предприятия, в том числе денежные средства, ценные бумаги и другие денежные документы, будут инвентаризироваться комплексно на основании одного общего приказа о проведении инвентаризации.

Перед началом инвентаризации кассы у материально ответственного лица (т. е. лица, отвечающего за сохранность денежных средств) берут расписку (п. 4.10 Положения № 637). Как правило, роль материально ответственного лица отводят кассиру, с которым должен быть заключен договор о полной материальной ответственности в соответствии со ст. 135¹ КЗоТ.

Указанная расписка входит в состав Акта о результатах инвентаризации имеющихся средств, форма которого приведена в приложении 7 к Положению № 637

Ею материально ответственное лицо подтверждает, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на денежные средства, которые сданы в бухгалтерию, и все наличные, поступившие под его ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Для чего это нужно? Чтобы после проведения инвентаризации избежать возможных заявлений кассира о наличии у него документов, не включенных в последний отчет.

И вот инвентаризация кассы стартовала. Она согласно п. 4.10 Положения № 637 включает в себя пересчет фактического наличия таких ценностей (см. рис. 6.2):

Рис. 6.2. Объекты инвентаризации кассы

Инвентаризацию лучше приурочить к началу или к концу рабочего дня, когда в кассовой книге кассир подвел итоги за день и вывел остаток наличных на начало следующего дня (п. 4.3 Положения № 637).

Но часто бывает, что инвентаризационная комиссия добирается до кассы в середине дня, а к этому моменту кассир может еще не успеть отразить в кассовой книге приходные и расходные документы, выписанные в день инвентаризации, и составить отчет кассира. Ведь для этого, исходя из п. 4.3 Положения № 637, у него есть время аж до конца дня. Так что переживать из-за несоставленного отчета кассиру, на наш взгляд, не стоит. Главное, чтобы на каждую операцию с наличностью у него был подтверждающий кассовый документ.

Напоминаем: проводить инвентаризацию кассы инвентаризационная комиссия должна в полном составе и в присутствии материально ответственного лица (п.п. 11.2 Инструкции № 69).

В ходе инвентаризации все наличные средства, хранящиеся в кассе, комиссия пересчитывает покупюрно

Остаток наличности в кассе сверяют с данными учета по кассовой книге. Если предприятие применяет РРО, имеющуюся на месте проведения расчета наличность сверяют с суммой, которая указана в дневном Х-отчете РРО (в РК и КУРО).

Важно! Никакие документы или расписки в остаток наличности не включают. Точно так же не принимают во внимание заявления кассира о наличии в кассе денежных средств и других ценностей, не принадлежащих предприятию. Это оговорено п. 37 Положения № 158.

Наличность, хранящаяся в кассе, но не подтвержденная кассовыми документами*, считается излишком. Если вдруг наличных средств в кассе меньше, чем по данным учета, налицо недостача (п. 4.10 Положения № 637).

При выявлении в ходе инвентаризации излишка или недостачи наличности выясняют обстоятельства их возникновения.

Излишек приходуют в кассе. Делают это так: выписывают на эту сумму приходный кассовый ордер или проводят через РРО с помощью операции «Служебное внесение». Данную сумму засчитывают в доход предприятия.

А что же с суммой недостачи? Ее взыскивают с виновного лица. Подробнее о материальной ответственности читайте на с. 91.

Теперь об инвентаризации денежных средств в пути (денежных сумм, внесенных в кассы банков или почтовые отделения для последующего их зачисления на текущие или другие счета предприятия). В ходе их инвентаризации сверяют суммы, числящиеся на субсчетах 333 «Денежные средства в пути в национальной валюте» и/или 334 «Денежные средства в пути в иностранной валюте», с данными квитанций учреждений банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка.

Денежные документы проверяют в том же порядке, что и наличность: их количество должно совпадать с данными учета.

Когда инвентаризируют ценные бумаги, то их пересчитывают поштучно. При этом акцентируют внимание на:

— фактическом наличии;

— правильности оформления и реальности их стоимости, отраженной в учете предприятия;

— полноте и своевременности отражения в бухгалтерском учете доходов от финансовых инвестиций.

Инвентаризацию ценных бумаг проводят отдельно по эмитентам с указанием названия, серии, номера, номинальной и балансовой стоимости, сроков погашения.

Если предприятие хранит ценные бумаги в депозитарии, то их наличие должно быть подтверждено выпиской депозитария. На нее и надо ориентироваться при проведении инвентаризации.

А еще, как мы сказали выше, одной из задач инвентаризации является проверка соблюдения условий и порядка хранения денежных средств, ценных бумаг и других денежных документов. Поэтому инвентаризационная комиссия может проверить правомерность оприходования и выдачи наличности из кассы и правильность документального оформления операций с наличными денежными средствами. Для этого она инспектирует такие первичные кассовые документы:

— приходные кассовые ордера (типовая форма № КО-1) и расходные кассовые ордера (типовая форма № КО-2);

— журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (типовая форма № КО-3 или № КО-3а);

— реестр депонированной заработной платы;

— книгу учета выданных и принятых старшим кассиром денег (типовая форма № КО-5);

— кассовую книгу (типовая форма № КО-4).

Если кассовую книгу предприятие ведет в электронном виде, то проверяют правильность работы программных средств обработки кассовых документов.

6.2. Документальное оформление

Работа комиссии по инвентаризации кассы завершается составлением Акта о результатах инвентаризации имеющихся средств, форма которого приведена в приложении 7 к Положению № 637.

Этот Акт оформляют в двух экземплярах. Его подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо, которое еще и подтверждает, что:

— денежные средства, указанные в Акте, находятся у него на хранении под его ответственностью;

— все имеющиеся денежные средства проверены комиссией в его присутствии;

— претензий к инвентаризационной комиссии оно не имеет.

Один экземпляр Акта передают в бухгалтерию предприятия, а второй — остается у материально ответственного лица

При смене материально ответственных лиц Акт составляют в трех экземплярах. Тогда один экземпляр передают в бухгалтерию, второй вручают материально ответственному лицу, сдавшему ценности, а третий — материально ответственному лицу, принявшему ценности.

В Акте указывают данные о фактическом наличии денежных средств и других ценностей в кассе предприятия, а также их остаток по данным бухгалтерского учета.

Наличность в инвалюте записывают в Акт с указанием (п. 37 Положения № 158):

— названия и суммы иностранной валюты;

— курса НБУ, действующего на день инвентаризации;

— суммы иностранной валюты в пересчете в денежную единицу Украины.

Эта запись может быть, например, такой: «Остаток иностранной валюты в кассе составляет 100 (сто) долларов США, что по курсу НБУ (13,526129 грн. за 1 доллар США) на день составления Акта соответствует 1352 грн. 61 коп.».

Приведем образец заполнения Акта о результатах инвентаризации имеющихся средств на с. 51.

выводы

• Для проведения инвентаризации кассы руководствуются нормами сразу трех нормативных документов — Инструкции № 69, Положения № 158 и Положения № 637.

• В ходе инвентаризации остаток наличности в кассе сверяют с данными учета по кассовой книге.

• Если есть РРО, то имеющуюся на месте проведения расчета наличность сверяют с суммой, которая указана в дневном Х-отчете РРО.

• Наличность, хранящаяся в кассе, но не подтвержденная кассовыми документами, считается излишком. Если вдруг наличных средств в кассе меньше, чем по данным учета, налицо недостача.

• Работу по инвентаризации кассы комиссия завершает составлением Акта о результатах инвентаризации имеющихся средств, форма которого приведена в приложении 7 к Положению № 637.