В какой срок нужно выдать аванс на командировку

В избранном В избранное
Печать
Ковенко Марина, налоговый експерт
Налоги и бухгалтерский учет Апрель, 2015/№ 32
Предприятие планирует отправить работника в командировку с предварительной выдачей аванса. Когда следует выдать денежные средства? Можно ли это сделать, к примеру, за месяц или за год до начала командировки?

Добросовестный работодатель не отправит своего работника в командировку без денег. Тем более что право на получение соответствующих средств гарантирует работникам Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г. (далее — КЗоТ). Так, работодатель должен выплатить командированному работнику ( ч. 2 ст. 121 КЗоТ):

— суточные за время пребывания в командировке;

— стоимость проезда к месту назначения и обратно;

— расходы по найму жилого помещения.

Такие же «командировочные» гарантии прописаны и в п. 5 постановления КМУ «О суммах и составе расходов на командировку государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, полностью или частично содержащимися (финансируемыми) за счет бюджетных средств» от 02.02.2011 г. № 98. То же самое находим в  п. 11 разд. II, п. 5 разд. ІІІ Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59 (далее — Инструкция № 59). Правда, эти документы носят обязательный характер для органов государственной власти, предприятий, учреждений и организаций, полностью либо частично финансируемых за счет бюджетных средств. Остальные предприятия могут использовать их в качестве вспомогательных (справочных) (см. письма Минюста от 13.02.2012 г. № 54-0-2-12/7.2 и ГНСУ от 31.03.2012 г. № 5742/6/15-1415).

Конкретные сроки выдачи аванса на командировку действующими нормативными документами не установлены. Поэтому работодатель вправе выдать денежные средства работнику в любое время (пусть даже за месяц), но с учетом следующих ограничений:

1) не раньше даты подписания руководителем предприятия приказа (распоряжения) о направлении в командировку. Причина в том, что приказ (распоряжение) является основанием для выдачи наличных авансовых средств. Кстати, об этом шла речь в письме Минсоцполитики от 07.11.2013 г. № 998/13/155-13, а также в давних письмах Минфина от 18.10.2006 г. № 31-18030-07-25/21780 и НБУ от 08.07.2004 г. № 11-113/2295-6866;

2) выдачу наличности можно производить только при условии, что работник уже отчитался за полученные ранее подотчетные суммы ( п. 2.11 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637);

3) если работник получил аванс и не выехал в командировку, то он обязан отчитаться перед работодателем в течение 3-х рабочих дней со дня принятия решения о ее отмене. И хотя это правило содержится в  п. 11 разд. II Инструкции № 59, которая носит лишь рекомендательный характер, все-таки лучше его выполнить во избежание недопонимания со стороны контролирующих органов.

Таким образом, после подготовки приказа можно смело снабжать командированного работника необходимыми денежными средствами (при условии, если он уже отчитался по предыдущим подотчетным суммам). Возможно, сделать это придется за месяц до командировки, для того чтобы успеть приобрести проездные документы (к месту командировки и обратно).

Важно! Направление работников в командировку без предварительной выдачи аванса считается нарушением трудового законодательства. Виновных в этом должностных лиц предприятия могут привлечь к административной ответственности ( ч. 1 ст. 41 Кодекса Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X). Размер штрафа составляет от 30 до 100 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 510 до 1700 грн.). О таких болезненных последствиях невыдачи аванса на командировку напомнило и Минсоцполитики в письме от 07.11.2013 г. № 998/13/155-13.

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить