Добросовісний роботодавець не відправить свого працівника у відрядження без грошей. Тим більше, що право на отримання відповідних коштів гарантує працівникам Кодекс законів про працю України від 10.12.1971 р. (далі — КЗпП). Так, роботодавець повинен виплатити працівнику, що відряджається (ч. 2 ст. 121 КЗпП):
— добові за час перебування у відрядженні;
— вартість проїзду до місця призначення та назад;
— витрати з найму житлового приміщення.
Такі ж «відрядні» гарантії прописано і в п. 5 постанови КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 р. № 98. Те саме знаходимо в п. 11 розд. II, п. 5 розд. ІІІ Інструкції про службові відрядження в межах України і за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59 (далі — Інструкція № 59). Щоправда, ці документи мають обов’язковий характер для органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів. Решта підприємств можуть використовувати їх як допоміжні (довідкові) (див. листи Мін’юсту від 13.02.2012 р. № 54-0-2-12/7.2 і ДПСУ від 31.03.2012 р. № 5742/6/15-1415).
Конкретні строки видачі авансу на відрядження чинними нормативними документами не встановлені. Тому роботодавець має право видати грошові кошти працівнику в будь-який час (нехай навіть за місяць), але з урахуванням таких обмежень:
1) не раніше дати підписання керівником підприємства наказу (розпорядження) про направлення у відрядження. Причина в тому, що наказ (розпорядження) є підставою для видачі готівкових авансових коштів. До речі, про це йшлося в листі Мінсоцполітики від 07.11.2013 р. № 998/13/155-13, а також у давніх листах Мінфіну від 18.10.2006 р. № 31-18030-07-25/21780 і НБУ від 08.07.2004 р. № 11-113/2295-6866;
2) видачу готівки можна здійснювати тільки за умови, що працівник уже відзвітував за отримані раніше підзвітні суми (п. 2.11 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637);
3) якщо працівник отримав аванс і не виїхав у відрядження, то він зобов’язаний відзвітувати перед роботодавцем протягом 3-х робочих днів з дня прийняття рішення про його скасування. І хоча це правило міститься в п. 11 розд. II Інструкції № 59, що має тільки рекомендаційний характер, все-таки краще його виконати, щоб уникнути непорозумінь з боку контролюючих органів.
Таким чином, після підготовки наказу можна сміливо забезпечувати працівника, який відряджається, необхідними грошовими коштами (за умови, якщо він уже відзвітував за попередніми підзвітними сумами). Можливо, зробити це доведеться за місяць до відрядження, для того, щоб устигнути придбати проїзні документи (до місця відрядження та назад).
Важливо! Направлення працівників у відрядження без попередньої видачі авансу вважається порушенням трудового законодавства. Винних у цьому посадових осіб підприємства можуть притягнути до адміністративної відповідальності (ч. 1 ст. 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X). Розмір штрафу становить від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 510 до 1700 грн.). Про такі болючі наслідки невидачі авансу на відрядження нагадало і Мінсоцполітики в листі від 07.11.2013 р. № 998/13/155-13.
