Расчеты вслепую, или Как обслужить покупателей без электричества

Конечно, проблем с электричеством нет у тех торговых предприятий, которые успели приобрести мини-электростанции (читайте о них в «Налоги и бухгалтерский учет», 2014, № 91, с. 17). Они продолжают оформлять расчеты с покупателями в обычном порядке (через РРО) при любых отключениях электроэнергии (как плановых, так и неплановых). А что делать тем торговцам, которые так и не смогли обзавестись этим чудом инженерной мысли? Ответ на этот вопрос содержится в  ст. 5 Закона Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.95 г. № 265/95-ВР (далее — Закон об РРО). В нем указано, что

в случае временного отключения электроэнергии расчеты оформляют с использованием расчетной книжки и Книги учета расчетных операций (КУРО)

Расчетная книжка — это надлежащим образом сброшюрованная и прошнурованная книжка, зарегистрированная в органах ГФСУ, которая содержит пронумерованные расчетные квитанции (далее — РК). Именно РК являются расчетными документами при оформлении продажи товаров покупателям. Они и заменят кассовые чеки РРО на период «без электричества». А вот применить резервный РРО тут не получится, поскольку отсутствует энергоснабжение.

В той же ст. 5 Закона об РРО есть оговорка, что работать без РРО можно не более 72 часов (7 рабочих дней). Так на какой же срок все-таки нужно ориентироваться: на 72 часа или на 7 рабочих дней?

По нашему мнению, исходить нужно из того срока, который истечет раньше. Например, для субъектов хозяйствования с 6-часовым рабочим днем срок в 7 рабочих дней истечет гораздо раньше 72 часов работы (72 : 6 = 12 рабочих дней). На восьмой рабочий день нужно будет применять РРО или отказаться от наличных расчетов. В свою очередь, предприятия с продолжительным рабочим днем (11 часов и более), а также с круглосуточным режимом работы должны ориентироваться на 72-часовой срок, поскольку 72 часа истекут менее чем за  7 рабочих дней.

Исключение из этого правила есть только для субъектов хозяйствования, находящихся в зоне АТО. Они могут проводить расчетные операции с использованием КУРО и расчетной книжки (по причине отключения электроэнергии) дольше чем 72 часа. Все равно ответственности за это не будет (категория 109.06 БЗ). Однако освобождать от ответственности фискалы согласны только тех, кто получил «форсмажорный» сертификат Торгово-промышленной палаты Украины (подробнее о нем читайте в «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 21, с. 13; 2014, № 100, с. 5).

Обратите внимание:

для того, чтобы у вас были основания применить РК и КУРО, нужно иметь в наличии документы, подтверждающие факт отсутствия электроснабжения

При плановых отключениях это будут одни документы, а при внеплановых (аварийных) — другие.

В случае планового отключения электроэнергии, как следует из абзаца второго п. 7.13 Правил пользования электрической энергией, утвержденных постановлением НКРЭ Украины от 31.07.96 г. № 28, электропередающая организация не позже чем за 10 дней должна пре­дупредить предприятие об ожидаемых перебоях с электроэнергией. Далее следует согласовать удобный для обеих сторон график отключения. Если в 5-дневный срок после получения пре­дупреждения согласования не произойдет, то дату такого отключения поставщик устанавливает самостоятельно, о чем опять же должен предупредить, но уже не позже чем за 24 часа до отключения. Поэтому в «плановом» случае подтвердить отключение электроэнергии нетрудно — необходимые уведомления электропередающей организации будут у вас «на руках».

При «внеплановом» случае позаботиться о подтверждающих документах придется самостоятельно. Для этого не помешает обратиться к поставщику электроэнергии с просьбой предоставить справку о том, что в конкретные дни и часы на ваше предприятие не поступала электроэнергия.

Если же причиной обесточивания стала поломка на самом предприятии, то тогда следует запастись первичными документами от организации, проводившей ремонтные работы (актом выполненных работ, счетом на оплату работ по ремонту и т. п.). Главное, чтобы в этих документах четко отражались дата и характер таких работ.

Отсутствие подтверждающей «первички» может стать причиной штрафа за непроведение расчетных операций через РРО, предусмотренного п. 1 ст. 17 Закона об РРО. Пример такого неблагоприятного развития событий можно найти в п. 3 письма ГНАУ от 05.10.2010 г. № 20886/7/10-2017. Суть его в том, что предприятие не предоставило справку об осуществлении профилактики компьютерного оборудования и не доказало факт отсутствия электроэнергии. В результате для предприятия это «вылилось» в необоснованный прием наличности без РРО. Так что о наличии необходимой «первички» следует позаботиться своевременно.

Действия кассира

При отключении электроэнергии в торговом зале главное — не растеряться, а приступать к расчетам с использованием КУРО и расчетной книжки. Для этого необходимо выполнить несложные действия в три этапа.

I этап. До начала обслуживания покупателей.

1. На регистрационной странице расчетной книжки надо указать дату начала ее использования, если она не была отражена ранее ( п. 1 гл. 2 разд. ІІІ Порядка регистрации и ведения расчетных книжек, книг учета расчетных операций, утвержденного приказом Миндоходов Украины от 28.08.2013 г. № 417; далее — Порядок № 417).

2. Подсчитать наличные средства в ящике РРО. Сверить их с суммой проведенных за день расчетов, отраженной в контрольной ленте, с учетом разменной монеты. Они должны быть равны.

3. Записать сумму такой наличности в корешок первой РК с пометкой «Службове внесення» ( п. 7 гл. 2 разд. ІІІ Порядка № 417).

4. Заполнить графы 1 — 5 раздела 3 КУРО следующим образом:

— графа 1 — номер первого на начало рабочего дня фискального чека;

— графа 2 — номер последнего фискального чека, выполненного перед отключением электроэнергии;

— графа 3 — номер расчетной книжки, которая будет использоваться в период отсутствия электроэнергии;

— графа 4 — дата и время начала использования расчетной книжки;

— графа 5 — серия и номер первой РК, т. е. приводятся серия и номер той РК, в корешке которой была сделана запись «Службове внесення».

II этап. В период обслуживания покупателей.

5. Заполнить сначала корешок, а потом и отрывную часть РК, принимая от покупателя деньги. При этом суммы, указанные в корешке и отрывной части РК, должны совпадать ( п. 6 гл. 2 разд. ІІІ Порядка № 417).

6. Выдать покупателю отрывную часть квитанции, отделив ее от корешка, не позднее завершения расчетной операции (в момент выдачи сдачи).

7. При изъятии средств с места проведения расчетов в течение рабочего дня записать в корешок РК изымаемую сумму наличных с отметкой «Службова видача» ( п. 7 гл. 2 разд. ІІІ Порядка № 417).

III этап. После восстановления подачи электроэнергии.

8. Включить РРО и провести суммы расчетов за время работы до отключения электроэнергии, если информация об этих суммах не сохранилась в РРО (в случае обнуления оперативной памяти). Указанные суммы вводят в РРО отдельно по каждой ставке НДС ( п. 9 разд. III Порядка регистрации и применения регистраторов расчетных операций, применяемых для регистрации расчетных операций за товары (услуги), утвержденного приказом Миндоходов Украины от 28.08.2013 г. № 417). Делают это на основании контрольной ленты. При необходимости может быть выполнена операция «Служебное внесение» на сумму наличных, хранящихся на месте проведения расчетов (разменной монеты).

9. Подсчитать сумму, на которую были проведены расчеты за время отключения электроэнергии (по корешкам РК).

10. Выписать на эту сумму РК с отметкой «Службова видача» (сюда будет включена и сумма, находившаяся в ящике РРО на момент отключения электроэнергии, — этап І) ( п. 7 гл. 2 разд. ІІІ Порядка № 417).

11. Провести через РРО суммы расчетов за период отключения электроэнергии отдельно по каждой ставке НДС (выбить чек).

Чтобы проверить правильность внесения сумм по корешкам РК, рекомендуем распечатать Х-отчет.

12. Выполнить Z-отчет и на основании его данных заполнить раздел 2 КУРО (графы 5 — 8).

13. Заполнить графы 6, 7 и 8 раздела 3 КУРО следующим образом ( п. 9 гл. 4 разд. ІІ Порядка № 417):

— в графе 6 указать дату и время окончания использования расчетной книжки;

— в графе 7 проставить серию и номер последней использованной РК;

— в графе 8 записать номер Z-отчета, распечатанного после ввода РРО в действие.

После прохождения всех трех этапов можно приступить к расчетам с покупателями через РРО. Если в течение дня расчетные операции продолжались, то после окончания рабочего дня необходимо будет выполнить еще один Z-отчет. Данные такого Z-отчета подлежат отражению в КУРО отдельной строкой. В этом случае оба Z-отчета должны быть подклеены в КУРО.

Обратите внимание на следующие особенности в ситуации, когда отключение электроэнергии продолжается более одного рабочего дня:

1) в разделе 2 КУРО ( п. 10 гл. 4 разд. ІІ Порядка № 417):

— ежедневно делать записи на основании данных РК;

— делая запись за первый день, следует учесть данные о соответствующих суммах по контрольной ленте с начала рабочего дня до момента отключения электроэнергии;

— при записи данных Z-отчета, распечатанного после возобновления работы РРО, следует указывать, за какие предыдущие даты просуммированы данные в этом фискальном отчетном чеке;

2) в разделе 3 КУРО графы нужно заполнять так ( п. 10 гл. 4 разд. ІІ Порядка № 417):

— графы 1 и 2 — только в первый день;

— графы 3 — 7 — каждый день;

— графу 8 — только в последний день одного цикла использования расчетной книжки.

Бывает и так, что после отключения электроэнергии расчеты с покупателями вообще не осуществляют. В этом случае второго этапа не будет. Пройти придется первый этап. Смысл его заключается в том, чтобы оприходовать наличную выручку, оставшуюся в ящике РРО. После возобновления подачи электроэнергии частично проходим и третий этап: суммы, зафиксированные в расчетной книжке за период отключения электроэнергии, проводят через РРО с использованием операции «Службове внесення». В расчетной книжке на эту сумму делают запись «Службова видача». На это обращали внимание и фискалы в своей консультации из подкатегории 109.08 БЗ.

Теперь вы знаете, что делать в период работы «без электричества». И да будет свет! ☺

выводы

• В случае временного отключения электроэнергии расчеты следует оформлять с использованием расчетной книжки и Книги учета расчетных операций.

• Работать без РРО можно не дольше 72 часов или 7 рабочих дней (в зависимости от того, какой из этих сроков истечет раньше).

• Факт отсутствия электроснабжения необходимо подтвердить документально.