Розрахунки через КОРО і РК
Звичайно, проблем з електрикою немає в тих торговельних підприємств, які встигли придбати міні-електростанції (читайте про них у «Податки та бухгалтерський облік», 2014, № 91, с. 17). Вони продовжують оформляти розрахунки з покупцями у звичайному порядку (через РРО) при будь-яких відключеннях електроенергії (як планових, так і непланових). А що робити тим торговцям, які так і не змогли обзавестися цим дивом інженерної думки? Відповідь на це запитання міститься у ст. 5 Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.95 р. № 265/95-ВР (далі — Закон про РРО). У ньому зазначено, що
у разі тимчасового відключення електроенергії розрахунки оформляють з використанням розрахункової книжки та Книги обліку розрахункових операцій (КОРО)
Розрахункова книжка — це належним чином зброшурована та прошнурована книжка, заре- єстрована в органах ДФСУ, що містить пронумеровані розрахункові квитанції (далі — РК). Саме РК є розрахунковими документами при оформленні продажу товарів покупцям. Вони й замінять касові чеки РРО на період «без електрики». А ось застосувати резервний РРО тут не вийде, оскільки відсутнє енергопостачання.
У тій самій ст. 5 Закону про РРО є застереження, що працювати без РРО можна не більше 72 годин (7 робочих днів). Так на який же строк усе ж таки потрібно орієнтуватися: на 72 години чи на 7 робочих днів?
На нашу думку, виходити потрібно з того строку, що спливе раніше. Наприклад, для суб’єктів господарювання з 6-годинним робочим днем строк у 7 робочих днів мине набагато раніше ніж 72 години роботи (72 : 6 = 12 робочих днів). На восьмий робочий день потрібно буде застосовувати РРО або відмовитися від готівкових розрахунків. У свою чергу, підприємства з тривалим робочим днем (11 годин і більше), а також з цілодобовим режимом роботи повинні орієнтуватися на 72-годинний строк, оскільки 72 години закінчаться менш ніж за 7 робочих днів.
Виняток із цього правила є тільки для суб’єктів господарювання, які перебувають у зоні АТО. Вони можуть проводити розрахункові операції з використанням КОРО і розрахункової книжки (унаслідок відключення електроенергії) довше ніж 72 години. Усе одно відповідальності за це не буде (категорія 109.06 БЗ). Проте звільняти від відповідальності фіскали згодні тільки тих, хто отримав «форсмажорний» сертифікат Торгово-промислової палати України (детальніше про нього читайте в «Податки та бухгалтерський облік», 2015, № 21, с. 13; 2014, № 100, с. 5).
Документальне обґрунтування
Зверніть увагу:
для того, щоб у вас були підстави застосувати РК і КОРО, потрібно мати в наявності документи, що підтверджують факт відсутності електропостачання
При планових відключеннях — це будуть одні документи, а при позапланових (аварійних) — інші.
У разі планового відключення електроенергії, як випливає з абзацу другого п. 7.13 Правил користування електричною енергією, затверджених постановою НКРЕ України від 31.07.96 р. № 28, електропередавальна організація не пізніше ніж за 10 днів має попередити підприємство про очікувані перебої з електроенергією. Далі слід узгодити зручний для обох сторін графік відключення. Якщо в 5-денний строк після отримання попередження узгодження не станеться, то дату такого відключення постачальник встановлює самостійно, про що знову ж таки має попередити, але вже не пізніше ніж за 24 години до відключення. Тому в «плановому» випадку підтвердити відключення електроенергії неважко — необхідні повідомлення електропередавальної організації будуть у вас «на руках».
У «позаплановому» випадку подбати про підтвердні документи доведеться самостійно. Для цього не зашкодить звернутися до постачальника електроенергії з проханням надати довідку про те, що в конкретні дні та години на ваше підприємство не надходила електроенергія.
Якщо ж причиною знеструмлення стала поломка на самому підприємстві, то тоді слід запастися первинними документами від організації, яка проводила ремонтні роботи (актом виконаних робіт, рахунком на оплату робіт з ремонту тощо). Головне, щоб у цих документах чітко відображалися дата і характер таких робіт.
Відсутність підтвердної «первинки» може стати причиною штрафу за непроведення розрахункових операцій через РРО, передбаченого п. 1 ст. 17 Закону про РРО. Приклад такого несприятливого розвитку подій можна знайти в п. 3 листа ДПАУ від 05.10.2010 р. № 20886/7/10-2017. Суть його в тому, що підприємство не надало довідку про здійснення профілактики комп’ютерного обладнання і не довело факт відсутності електроенергії. У результаті для підприємства це «вилилося» в необґрунтоване прийняття готівки без РРО. Отже, про наявність необхідної «первинки» слід потурбуватися своєчасно.
Дії касира
При відключенні електроенергії в торговельному залі головне не розгубитися, а приступити до розрахунків з використанням КОРО і розрахункової книжки. Для цього необхідно виконати нескладні дії у три етапи.
I етап. До початку обслуговування покупців.
1. На реєстраційній сторінці розрахункової книжки треба зазначити дату початку її використання, якщо вона не була відображена раніше (п. 1 гл. 2 розд. ІІІ Порядку реєстрації та ведення розрахункових книжок, книг обліку розрахункових операцій, затвердженого наказом Міндоходів України від 28.08.2013 р. № 417; далі — Порядок № 417).
2. Підрахувати готівкові кошти у скриньці РРО. Звірити їх із сумою проведених за день розрахунків, відображеною в контрольній стрічці, з урахуванням розмінної монети. Вони мають бути рівними.
3. Записати суму такої готівки в корінець першої РК з позначкою «Службове внесення» (п. 7 гл. 2 розд. ІІІ Порядку № 417).
4. Заповнити графи 1 — 5 розділу 3 КОРО таким чином:
— графа 1 — номер першого на початок робочого дня фіскального чека;
— графа 2 — номер останнього фіскального чека, виконаного перед відключенням електроенергії;
— графа 3 — номер розрахункової книжки, що використовуватиметься в період відсутності електроенергії;
— графа 4 — дата і час початку використання розрахункової книжки;
— графа 5 — серія і номер першої РК, тобто наводяться серія і номер тієї РК, у корінці якої було зроблено запис «Службове внесення».
II етап. У період обслуговування покупців.
5. Заповнити спочатку корінець, а потім і відривну частину РК, приймаючи від покупця гроші. При цьому суми, зазначені в корінці і відривній частині РК, мають збігатися (п. 6 гл. 2 розд. ІІІ Порядку № 417).
6. Видати покупцю відривну частину квитанції, відокремивши її від корінця, не пізніше за завершення розрахункової операції (у момент видачі здачі).
7. При вилученні коштів з місця проведення розрахунків протягом робочого дня записати до корінця РК суму готівки, що вилучається, з відміткою «Службова видача» (п. 7 гл. 2 розд. ІІІ Порядку № 417).
III етап. Після відновлення подання електро- енергії.
8. Увімкнути РРО і провести суми розрахунків за час роботи до відключення електроенергії, якщо інформація про ці суми не збереглася в РРО (у разі обнулення оперативної пам’яті). Зазначені суми вводять до РРО окремо за кожною ставкою ПДВ (п. 9 розд. III Порядку реєстрації та застосування реєстраторів розрахункових операцій, що застосовуються для реєстрації розрахункових операцій за товари (послуги), затвердженого наказом Міндоходів України від 28.08.2013 р. № 417). Роблять це на підставі контрольної стрічки. За необхідності може бути виконана операція «Службове внесення» на суму готівки, розрахунків, що зберігаються на місці проведення (розмінної монети).
9. Підрахувати суму, на яку було проведено розрахунки за час відключення електроенергії (за корінцями РК).
10. Виписати на цю суму РК з відміткою «Службова видача» (сюди буде включено й суму, що перебувала у скриньці РРО на момент відключення електроенергії, — етап I) (п. 7 гл. 2 розд. ІІІ Порядку № 417).
11. Провести через РРО суми розрахунків за період відключення електроенергії окремо за кожною ставкою ПДВ (вибити чек).
Щоб перевірити правильність внесення сум за корінцями РК, рекомендуємо роздрукувати Х-звіт.
12. Виконати Z-звіт і на підставі його даних заповнити розділ 2 КОРО (графи 5 — 8).
13. Заповнити графи 6, 7 і 8 розділу 3 КОРО таким чином (п. 9 гл. 4 розд. ІІ Порядку № 417):
— у графі 6 зазначити дату і час закінчення використання розрахункової книжки;
— у графі 7 проставити серію і номер останньої використаної РК;
— у графі 8 записати номер Z-звіту, роздрукованого після введення РРО в дію.
Після проходження всіх трьох етапів можна розпочати розрахунки з покупцями через РРО. Якщо протягом дня розрахункові операції тривали, то після закінчення робочого дня необхідно буде виконати ще один Z-звіт. Дані такого Z-звіту підлягають відображенню в КОРО окремим рядком. У цьому випадку обидва Z-звіти мають бути підклеєні до КОРО.
Зверніть увагу на такі особливості в ситуації, коли відключення електроенергії триває більше одного робочого дня:
1) у розділі 2 КОРО (п. 10 гл. 4 розд. ІІ Порядку № 417):
— щодня робити записи на підставі даних РК;
— роблячи запис за перший день, слід урахувати дані про відповідні суми за контрольною стрічкою з початку робочого дня до моменту відключення електроенергії;
— при записі даних Z-звіту, роздрукованого після відновлення роботи РРО, слід зазначати, за які попередні дати підсумовано дані в цьому фіскальному звітному чеку;
2) у розділі 3 КОРО графи потрібно заповнювати так (п. 10 гл. 4 розд. ІІ Порядку № 417):
— графи 1 і 2 — тільки в перший день;
— графи 3 — 7 — щодня;
— графу 8 — тільки в останній день одного циклу використання розрахункової книжки.
Буває й так, що після відключення електроенергії розрахунки з покупцями взагалі не здійснюють. У цьому випадку другого етапу не буде. Пройти доведеться перший етап. Сенс його полягає в тому, щоб оприбуткувати готівкову виручку, що залишилася у скриньці РРО. Після відновлення подання електроенергії частково проходимо і третій етап: суми, зафіксовані в розрахунковій книжці за період відключення електроенергії, проводять через РРО з використанням операції «Службове внесення». У розрахунковій книжці на цю суму роблять запис «Службова видача». На це звертали увагу й фіскали у своїй консультації з підкатегорії 109.08 БЗ.
Тепер ви знаєте, що робити в період роботи «без електрики». І нехай буде світло! ☺
висновки
-
У разі тимчасового відключення електроенергії розрахунки слід оформляти з використанням розрахункової книжки та Книги обліку розрахункових операцій.
-
Працювати без РРО можна не довше 72 годин або 7 робочих днів (залежно від того, який з цих строків спливе раніше).
- Факт відсутності електропостачання необхідно підтвердити документально.
