Из командировки — без билета: что делать?

В избранном В избранное
Печать
Хмелевский Игорь, налоговый эксперт
Налоги и бухгалтерский учет Август, 2015/№ 70
Наше предприятие заплатило по безналу за электронный билет на автобус для командированного работника. Возвратившись из командировки, он приложил к авансовому отчету, среди прочего, и распечатку этого билета на обычном листе бумаги. Насколько эта распечатка может служить оправдательным документом для отражения командировочных расходов в учете предприятия (в части стоимости такого билета)? Возникают ли отрицательные налоговые последствия для самого работника?

Рассказывая в свое время об электронных билетах (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 76, с. 27; № 82, с. 28), мы предупреждали, что сфера их применения будет расширяться за пределы авиа- и железнодорожных перевозок.

Такой массовый вид транспорта, как автобусный, уже тогда начинал внедрение этого вида проездных документов. Результаты такого внедрения на сегодня аналогичны известной истории с электронными ж/д билетами — практика ушла далеко вперед, а нормативная база, как всегда, плетется в хвосте.

В итоге на данный момент имеем:

а) окончательную определенность с железнодорожными билетами — бухгалтеру от работника не нужно ничего, кроме обычной распечатки такого билета. Она сама по себе является расчетным документом (фискальным чеком), а также договором на перевозку пассажира и/или багажа (см. п. 5.6 Порядка оформления расчетных и отчетных документов при осуществлении продажи проездных и перевозочных документов на железнодорожном транспорте, утвержденного приказом Мининфраструктуры и Миндоходов от 30.05.2013 г. № 331/137, а также консультацию в категории 109.10 БЗ);

б) половинчатое решение по авиабилетам, поскольку

собственно электронный авиабилет не является расчетным документом

Об этом говорится в соответствующей консультации из той же категории 109.10 БЗ. По этой причине после завершения командировки в бухгалтерию требуется предоставить (1) оригинал расчетного или платежного документа, (2) бумажную распечатку части электронного авиабилета с указанным маршрутом (маршрут/квитанция) и (3) оригинал отрывной части посадочного талона пассажира*;

* По поводу а) и б) см. также письмо Минфина от 19.12.2013 г. № 31-07230-16-10/36949 и редакционный комментарий к нему («Налоги и бухгалтерский учет», 2014, № 52, с. 5).

в) полный провал в законодательном урегулировании «электронных» автобусных перевозок. Остановимся на этом подробнее.

Если вы рискнете «по Интернету» отправиться в командировку именно на автобусе, то вам нужно будет выполнить ряд шагов.

Шаг 1. Выбрать необходимый рейс и проверить наличие мест в автобусе.

Шаг 2. Оплатить билет на автобус при помощи платежной системы.

Обращаем ваше внимание: на этом шаге возможны два варианта оплаты за билет:

— с личной платежной карты работника или корпоративной карты предприятия, выданной ему как доверенному лицу — и тогда такой работник становится подотчетником, который обязан по завершении командировки предоставить в установленные сроки авансовый отчет;

— безналичным платежом с текущего счета предприятия, как в вопросе нашего читателя, — и тогда отчитаться за такой платеж путем предоставления авансового отчета работник, в принципе, не обязан (ведь наличных под отчет он не получал), но подтвердить должным образом реальность договора перевозки ему все же необходимо (об этом скажем чуть позже).

Шаг 3. Получить ваучер (бланк заказа), подтверждающий факт оплаты и резервирования места в автобусе.

Имейте в виду, что сесть на автобус по такому ваучеру нельзя. За исключением случая, когда вы приобретаете электронный автобусный билет непосредственно от перевозчика. Тогда на таком билете будет сказано, что он дает право на посадку в автобус. В других случаях ваучер (бланк заказа) необходимо обменивать на билет в кассе автовокзала, с которого отправляется автобус.

Судя по всему, ваш командированный работник имел на руках электронный автобусный билет второго типа (который дает право на посадку в автобус) и потому не позаботился о его обмене в кассе автостанции. Какие же последствия повлечет за собой такая его беспечность? Давайте разбираться.

Согласно ч. 2 ст. 910 Гражданского кодекса Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV

документом, подтверждающим заключение договора перевозки пассажира, является билет

При этом формы билетов на отдельных видах транспорта устанавливаются в соответствии с транспортными кодексами (уставами). Для автомобильного транспорта такой Устав утвержден еще постановлением Совмина УССР от 27.06.69 г. № 401, но тем не менее на сегодня он остается действующим на основании известного постановления ВРУ «О порядке временного действия на территории Украины отдельных актов законодательства Союза ССР» от 12.09.91 г. № 1545-XII.

Так вот, пункт 79 этого Устава перекладывает обязанность по установлению формы билетов и других проездных документов на Министерство автомобильного транспорта УССР. То есть с учетом всей цепочки правопреемственности в настоящее время такие формы следует искать в приказе Министерства транспорта и связи Украины от 25.05.2006 г. № 503. А это значит, что только билет на автобус, который соответствует одной из типовых форм, утвержденных этим приказом, может подтвердить расходы предприятия, понесенные им в связи с проездом командированного лица, которые такое предприятие оплатило за него в безналичной форме.

Использование для подтверждения таких расходов произвольной формы автобусного электронного билета, распечатанного на обычном листе бумаги, не допускается. Ведь в отличие от электронного ж/д билета,

формы электронных билетов на перевозку пассажиров и багажа автомобильным транспортом законодательно не установлены

Кстати, как и на авиационном, а также морском и речном транспорте. На это обращают внимание и налоговики (см. консультацию в категории 109.02 БЗ). Правда, фискалы в данном случае смещают акцент в сторону необходимости использования РРО при продаже таких проездных документов, а также подчеркивают их «нерасчетность». Нам же остается констатировать невозможность использования самой по себе распечатки таких электронных билетов для подтверждения расходов предприятия на проезд командированных работников.

Вот почему для учетных целей только электронного авиабилета недостаточно, а нужен еще оригинал отрывной части посадочного талона пассажира (см. выше п. «б»). Ведь только он подтверждает реальность выполнения договора воздушной пассажирской перевозки. Примите это во внимание!

Лишь для проезда по железной дороге, подчеркнем это еще раз, никаких иных документов, кроме самого электронного билета, не надо — он выполняет роль и договора перевозки, и расчетного документа.

Вернемся к вопросу нашего читателя. Командированный работник не получал денежных средств под отчет на приобретение электронного билета на автобус — предприятие само купило ему этот билет по безналичному расчету. На первый взгляд, кажется, что, отчитываясь за свою командировку, такой работник вообще не обязан предоставлять никаких документов о проезде на автобусе. Но это не так. Смотрите почему.

Ведь закрыть дебиторскую задолженность, появившуюся в учете предприятия после предоплаты за автобусный электронный билет, как-то надо. Непременно! А как мы выяснили выше, единственным документом, подтверждающим реальность выполнения договора перевозки в данном случае, будет билет установленной формы. К сожалению, его-то как раз и нет. Что делать в таком случае?

По нашему мнению, предприятие вправе возложить материальную ответственность за непредоставление необходимого документа на командированного работника. Причем такая ответственность не должна ограничиваться его средним заработком, а может быть взыскана в полном объеме. Основание для такого вывода дает нам п. 2 ст. 134 Кодекса законов о труде от 10.12.71 г., согласно которому

работники несут полную материальную ответственность, если имущество и другие ценности были получены ими под отчет по разовой доверенности или по другому разовому документу

В рассматриваемой ситуации таким разовым документом является электронный билет определенной стоимости, взамен которого работник должен был предоставить автобусный билет установленного образца.

Как привлечь такого нерадивого работника к полной матответственности, вы можете узнать из «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 97, с. 43. Нам остается лишь добавить, что в случае если нанесенный ущерб с работника взыскан не будет, то его сумма должна рассматриваться как дополнительное благо и облагаться НДФЛ (по ставке 15 и/или 20 %), а также ВС с применением натурального коэффициента.

Кстати, такую же позицию разделяют и налоговики, отвечая на вопрос, является ли объектом обложения НДФЛ сумма расходов на приобретение электронного авиабилета, если командированное лицо не предоставляет работодателю посадочный талон (см. категорию 103.02 БЗ). Получается, что аналогичные последствия будут и в том случае, если, к примеру, предприятие приобрело для работника электронные авиабилеты туда и обратно, а работник решил вернуться из командировки раньше другим транспортом (такой вопрос тоже поступал от вас, уважаемые читатели). Ведь обратного посадочного билета на самолет у него не будет.

Увы, но и в этой ситуации, как и в ситуации, описанной вначале, деваться некуда. Мы вынуждены признать, что такая позиция соответствует действующему законодательству. Другое дело, что его хорошо бы уже давным-давно подогнать под современные реалии. О чем мы твердили уже не раз…

И не устаем повторять снова.

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить