Розповідаючи свого часу про електронні квитки (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 76, с. 27; № 82, с. 28), ми попереджали, що сфера їх застосування розширюватиметься за межі авіа- та залізничних перевезень.
Такий масовий вид транспорту, як автобусний, уже тоді починав впровадження цього виду проїзних документів. Результати такого впровадження на сьогодні аналогічні відомій історії з електронними залізничними квитками — практика пішла далеко вперед, а нормативна база, як завжди, плентається у хвості.
У результаті наразі маємо:
а) остаточну визначеність із залізничними квитками — бухгалтеру від працівника не потрібно нічого, крім звичайної роздруківки такого квитка. Вона сама по собі є розрахунковим документом (фіскальним чеком), а також договором на перевезення пасажира та/або багажу (див. п. 5.6 Порядку оформлення розрахункових і звітних документів при здійсненні продажу проїзних і перевізних документів на залізничному транспорті, затвердженого наказом Мінінфраструктури і Міндоходів від 30.05.2013 р. № 331/137, а також консультацію в категорії 109.10 БЗ);
б) половинчасте рішення за авіаквитками, оскільки
власне електронний авіаквиток не є розрахунковим документом
Про це йдеться у відповідній консультації з тієї самої категорії 109.10 БЗ. З цієї причини після завершення відрядження до бухгалтерії потрібно надати (1) оригінал розрахункового або платіжного документа, (2) паперову роздруківку частини електронного авіаквитка із зазначеним маршрутом (маршрут/квитанція) і (3) оригінал відривної частини посадочного талона пасажира*;
* З приводу а) і б) див. також лист Мінфіну від 19.12.2013 р. № 31-07230-16-10/36949 і редакційний коментар до нього («Податки та бухгалтерський облік», 2014, № 52, с. 5).
в) повний провал у законодавчому врегулюванні «електронних» автобусних перевезень. Зупинимося на цьому детальніше.
Якщо ви ризикнете «через Інтернет» відправитися у відрядження саме на автобусі, то вам потрібно буде виконати певні кроки.
Крок 1. Обрати необхідний рейс і перевірити наявність місць в автобусі.
Крок 2. Оплатити квиток на автобус за допомогою платіжної системи.
Звертаємо вашу увагу: на цьому кроці можливі два варіанти оплати за квиток:
— з особистої платіжної картки працівника або корпоративної картки підприємства, виданої йому як довіреній особі, — і тоді такий працівник стає підзвітником, який зобов’язаний після завершення відрядження надати в установлені строки авансовий звіт;
— безготівковим платежем з поточного рахунка підприємства, як у питанні нашого читача — і тоді відзвітувати за такий платіж шляхом надання авансового звіту працівник, у принципі, не зобов’язаний (адже готівки під звіт він не отримував), але підтвердити належним чином реальність договору перевезення йому все ж необхідно (про це скажемо дещо пізніше).
Крок 3. Отримати ваучер (бланк замовлення), що підтверджує факт оплати та резервування місця в автобусі.
Майте на увазі, що сісти на автобус за таким ваучером не можна. За винятком випадку, коли ви придбаваєте електронний автобусний квиток безпосередньо від перевізника. Тоді на такому квитку буде зазначено, що він дає право на посадку в автобус. В інших випадках ваучер (бланк замовлення) необхідно обмінювати на квиток у касі автовокзалу, з якого вирушає автобус.
Судячи з усього, ваш працівник, який збирався у відрядження, мав на руках електронний автобусний квиток другого типу (що дає право на посадку в автобус) і тому не подбав про його обмін у касі автостанції. Які ж наслідки спричинить така його безпечність? Давайте розбиратися.
Згідно з ч. 2 ст. 910 Цивільного кодексу України від 16.01.2003 р. № 435-IV
документом, що підтверджує укладення договору перевезення пасажира, є квиток
При цьому форми квитків на окремих видах транспорту встановлюються відповідно до транспортних кодексів (статутів). Для автомобільного транспорту такий Статут затверджено ще постановою Радміну УРСР від 27.06.69 р. № 401, однак на сьогодні він залишається чинним на підставі відомої постанови ВРУ «Про порядок тимчасової дії на території України окремих актів законодавства Союзу РСР» від 12.09.91 р. № 1545-XII.
Так от, пункт 79 цього Статуту перекладає обов’язок зі встановлення форми квитків та інших проїзних документів на Міністерство автомобільного транспорту УРСР. Тобто з урахуванням усього ланцюжка правонаступництва наразі такі форми слід шукати в наказі Міністерства транспорту і зв’язку України від 25.05.2006 р. № 503. А це означає, що тільки квиток на автобус, що відповідає одній з типових форм, затверджених цим наказом, може підтвердити витрати підприємства, понесені ним у зв’язку з проїздом відрядженої особи, які таке підприємство оплатило за неї в безготівковій формі.
Використання для підтвердження таких витрат довільної форми автобусного електронного квитка, роздрукованого на звичайному аркуші паперу, не допускається. Адже на відміну від електронного залізничного квитка
форми електронних квитків на перевезення пасажирів та багажу автомобільним транспортом законодавчо не встановлено
До речі, як і на авіаційному, а також морському та річковому транспорті. На це звертають увагу й податківці (див. консультацію в категорії 109.02 БЗ). Щоправда, фіскали в цьому випадку зміщують акцент у бік необхідності використання РРО при продажу таких проїзних документів, а також підкреслюють їх «незозрахунковість». Нам же залишається констатувати неможливість використання самої по собі роздруківки таких електронних квитків для підтвердження витрат підприємства на проїзд відряджених працівників.
Ось чому для облікових цілей лише електронного авіаквитка недостатньо, а потрібний ще оригінал відривної частини посадочного талона пасажира (див. вище п. «б»). Адже тільки він підтверджує реальність виконання договору повітряного пасажирського перевезення. Візьміть це до уваги!
Тільки для проїзду залізницею, підкреслимо це ще раз, жодних інших документів, крім самого електронного квитка, не треба — він виконує роль і договору перевезення, і розрахункового документа.
Повернемося до запитання нашого читача. Відряджений працівник не отримував грошових коштів під звіт на придбання електронного квтика на автобус — підприємство само купило йому цей квиток за безготівковим розрахунком. На перший погляд, здається, що звітуючи за своє відрядження, такий працівник узагалі не зобов’язаний надавати жодних документів про проїзд на автобусі. Але це не так. Дивіться чому.
Адже закрити дебіторську заборгованість, що з’явилася в обліку підприємства після передоплати за автобусний електронний квиток, якось треба. Неодмінно! А як ми з’ясували вище, єдиним документом, що підтверджує реальність виконання договору перевезення, в цьому випадку буде квиток установленої форми. На жаль, його якраз і немає. Що робити в такому разі?
На нашу думку, підприємство має право покласти матеріальну відповідальність за ненадання необхідного документа на відрядженого працівника. Причому така відповідальність не повинна обмежуватися його середнім заробітком, а може бути стягнута в повному обсязі. Підставу для такого висновку дає нам п. 2 ст. 134 Кодексу законів про працю від 10.12.71 р., згідно з яким
працівники несуть повну матеріальну відповідальність, якщо майно та інші цінності були отримані ними під звіт за разовою довіреністю або за іншим разовим документом
У цій ситуації таким разовим документом є електронний квиток певної вартості, замість якого працівник повинен був надати автобусний квиток установленого зразка.
Як притягнути такого недбалого працівника до повної матвідповідальності, ви можете дізнатися з «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 97, с. 43. Нам залишається тільки додати: якщо завданої шкоди з працівника стягнуто не буде, то її сума має розглядатися як додаткове благо і обкладатися ПДФО (за ставкою 15 та/або 20 %), а також ВЗ із застосуванням натурального коефіцієнта.
До речі, таку ж позицію поділяють і податківці, відповідаючи на запитання, чи є об’єктом обкладення ПДФО сума витрат на придбання електронного авіаквитка, якщо відряджена особа не надає роботодавцеві посадочний талон (див. категорію 103.02 БЗ). Виходить, що аналогічні наслідки будуть і в тому випадку, якщо, наприклад, підприємство придбало для працівника електронні авіаквитки туди і назад, а працівник вирішив повернутися з відрядження раніше іншим транспортом (таке запитання теж надходило від вас, шановні читачі). Адже зворотного посадочного квитка на літак у нього не буде.
На жаль, але і в цій ситуації, як і в ситуації, описаній на початку, діватися нікуди. Ми змушені визнати, що така позиція відповідає чинному законодавству. Інша справа, що його добре б уже давно підігнати під сучасні реалії. Про що ми твердили вже неодноразово…
І не втомлюємося повторювати знову.
