В загранкомандировку — с гривневой платежной карточкой
Не имея возможности оперативно обеспечить работника авансом в инвалюте (отсутствует валюта в уполномоченном банке), предприятие отправило работника в срочную загранкомандировку (в Польшу) с гривневой корпоративной платежной карточкой. В командировке работник снял в банкомате злотые. Но после их обменял на евро и в евро оплатил счет за проживание. К авансовому Отчету работник приложил счет за проживание в евро. Как предприятию отразить расходы на проживание в этом случае?
Возможность перечисления аванса при командировках на платежные карточки предусмотрена п. 5 разд. I Инструкции № 59. Поэтому сперва напомним главные учетные особенности расчетов с применением корпоративных платежных карточек (КПК) (см. рисунок на с. 34).
Заметим: если бы в загранкомандировку работник был отправлен с валютной КПК, расходы по загранкомандировке определяли бы так. Глядя на выписку банка по картсчету, командировочные расходы признавали бы на дату утверждения авансового Отчета по действовавшим на даты списания (!) средств с картсчета (т. е. проведения безналичных расчетов с помощью КПК или снятия наличных в банкомате) утренним курсам НБУ.
Однако вся особенность нашей ситуации в том, что командированному работнику была выдана гривневая КПК. Поэтому движение средств по картсчету будет в гривне (в выписке банка будут фигурировать гривневые суммы). Но как же тогда быть, если к авансовому Отчету работник приложил счет за проживание в евро? В таком случае
сумму расходов на проживание определяют (евро пересчитывают) по курсу НБУ на начало дня даты утверждения авансового Отчета
Подкрепим сказанное примером.
Пример 2. Работник аппарата управления направлен в командировку (с 08.10.2014 г. по 10.10.2014 г.) в Польшу с гривневой КПК (на КПК зачислено 10000 грн.).
С помощью КПК работник:
— приобрел билеты на проезд стоимостью 4460 грн.;
— в загранкомандировке снял в банкомате злотые (за что согласно банковской выписке с картсчета списано 5200 грн., в том числе: комиссия банка — 50 грн., разница между коммерческим курсом банка и курсом НБУ — 120 грн.).
Затем работник часть злотых обменял на евро и оплатил счет за проживание в гостинице на сумму €200.
В день возвращения из командировки 10.10.2014 г. работник подал авансовый Отчет, согласно которому:
— суточные за 3 дня командировки — 1800 грн. (3 дня х 600 грн.; приказом по предприятию суточные для командировок за границу установлены в размере 600 грн. в день);
— расходы на проезд: билеты на самолет Харьков — Варшава и на самолет Варшава — Харьков (стоимостью 4460 грн.);
— расходы на проживание в гостинице без питания — €200.
Отчет утвержден 10.10.2014 г. (утренний курс НБУ — 16,351018 грн./€).
В учете операции отразятся следующим образом (см. табл. 3 на с. 35):
Таблица 3. Использование в загранкомандировке гривневой КПК
| № п/п | Содержание хозяйственной операции | Бухгалтерский учет | Сумма, грн. | Налоговый учет | ||
| Дт | Кт | доходы | расходы | |||
| 1 | Перечислены денежные средства в национальной валюте с текущего счета на картсчет | 313 | 311 | 10000 | — | — |
| 2 | Выдана работнику гривневая КПК | 051 | — | 10000 | — | — |
| В журнале выдачи и возврата КПК делается запись о выдаче КПК работнику, а также о сумме средств, доступной для использования с применением этой КПК (10000 грн.). | ||||||
| 3 | На основании выписки банка отражены операции по картсчету: | |||||
| — списана сумма гривень, потраченная работником на приобретение билетов на проезд | 372 | 313 | 4460 | — | — | |
| — списана сумма, полученная работником через банкомат | 372 | 313 | 5200 | — | — | |
| 10.10.2014 г. (утренний курс НБУ — 16,351018 грн./€): | ||||||
| 4 | На основании утвержденного авансового Отчета в состав расходов включены: | |||||
| — стоимость проезда | 93 | 372 | 4460 | — | 4460 | |
| — комиссионное вознаграждение банка за снятие наличных в банкомате (50 грн.) | 92 | 372 | 50 | — | 50 | |
| — разница между коммерческим курсом банка и курсом НБУ при снятии наличных (120 грн.) | 949 | 372 | 120 | — | 120 | |
| — суточные | 93 | 372 | 1800 | — | 1800 | |
| — стоимость проживания [€200 х 16,351018 грн./€] | 93 | 372 | €200 3270,20 | — | 3270,20 | |
| 5 | Возвращена работником гривневая КПК: | |||||
| — использовано | — | 051 | 9660 | — | — | |
| — остаток | — | 051 | 340 | — | — | |
| В журнале выдачи и возврата КПК делается запись о возврате КПК работником, а также о сумме средств, оставшейся доступной для использования с применением этой КПК (остаток — 340 грн.). | ||||||
| 6 | Погашена задолженность перед работником (проведен окончательный расчет) [(4460 грн. + 50 грн. + 120 грн. + 1800 грн. + 3270,20 грн.) - (4460 грн. + 5200 грн.)] | 372 | 301 | 40,20 | — | — |
Если осталась непотраченной валюта, снятая через заграничный банкомат с гривневой КПК
Не имея валютного счета, предприятие направило работника в загранкомандировку с гривневой КПК. За рубежом работник снял в банкомате наличную валюту (евро), однако израсходовал ее не полностью. Должен ли работник вместе с авансовым Отчетом возвращать остаток неиспользованных средств в валюте (т. е. в евро)?
Вопрос, по-видимому, появился потому, что в «командировочной» Инструкции № 59 встречаем такие положения. По окончании загранкомандировки часть неиспользованных наличных средств должна быть возвращена работником в кассу предприятия либо зачислена на соответствующий счет предприятия в тех денежных единицах, в которых был предоставлен аванс (п. 17 разд. III Инструкции № 59). В прошлом на это указывали Минфин в письме от 30.10.2008 г. № 31-26030-13-25/39646 и НБУ в письме от 24.10.2008 г. № 25-313/2313-14525.
Похожие требования находим и в п. 8.4 «валютно-наличных» Правил № 200. Там предусмотрено: невозвращенный остаток наличной инвалюты, которая была получена предприятием с текущего счета в инвалюте для обеспечения расходов на командировки работников за границу, подлежит зачислению непосредственно на текущий счет предприятия в инвалюте в течение 5 банковских дней с момента его оприходования в кассе предприятия.
Однако — возразите вы — выполнить такие требования получится, если у предприятия есть валютный счет (с которого прежде снималась такая наличная валюта). И будете правы! Так как действительно в этой ситуации работник обязан (!) вернуть остаток неизрасходованных в командировке наличных валютных средств в полученной валюте. Ведь только в этом случае для предприятия вовсю будут работать нормы Правил № 200, касающиеся использования наличной инвалюты. А в них находим следующие требования:
— полученная с текущих валютных счетов наличная валюта может использоваться исключительно на цели, на которые она получена (п. 8.14 Правил № 200);
— неиспользованный остаток наличной инвалюты подлежит возврату на текущий валютный счет (п. 8.4 Правил № 200).
У нас же другая ситуация. Предприятие валютного счета не имеет. Поэтому, если работник вернет валюту, перечислять (возвращать) ее будет просто некуда! Хотя, возможно, предприятие решит-таки открыть валютный счет.
Напомним, что для учета наличных операций в инвалюте предприятие может самостоятельно разработать формы кассовых документов — по аналогии с кассовыми документами для учета операций в национальной валюте (письмо НБУ от 27.01.2006 г. № 11-113/353-954, письмо Госкомстата Украины от 24.11.2006 г. № 04/4-6/191, консультация в подкатегории 109.21 БЗ). Но дальше жестко регламентированный порядок обращения с наличной инвалютой и требования п. 8.4 Правил № 200 заставят-таки предприятие сдать наличную валюту на валютный счет.
Если же открытие валютного счета, предположим, не входит в ваши планы, то лучше поступите так. Попросите работника вернуть остаток неиспользованной суммы (т. е. разницу между полученным и израсходованным) до или вместе с авансовым Отчетом (п.п. 170.9.2 НКУ) в гривнях.
Представим, что по условиям примера 2 счет за проживание составил только €100. Тогда командированный работник должен вернуть остаток непотраченного аванса в размере 1594,90 грн. [т. е. (4460 грн. + 5200 грн.) - (4460 грн. + 50 грн. + 120 грн. + 1800 грн. + €100 х 16,351018 грн./€)].
И кстати, так как «командировочная» Инструкция № 59 для обычных (небюджетных) предприятий носит, как отмечалось, рекомендательный характер, то говорить о каких-либо нарушениях ее норм в этом случае будет просто не уместно.
Можно ли работника отправить в загранкомандировку с КПК, оформленной на другого работника?
Отправляем работника в загранкомандировку. Однако быстро обеспечить его валютным авансом не получается. Можно ли работника отправить в загранкомандировку с оформленной на другого работника КПК?
Нет, поступать так нежелательно.
Все дело в том, что:
пользоваться КПК могут только работники, на которых они оформлены
Ведь п. 1 разд. VI Положения № 705 строго-настрого приказывает: пользователь обязан использовать КПК согласно требованиям законодательства Украины и условиям договора, заключенного с эмитентом (банком), и не допускать (!) использования КПК лицами, которые не имеют на то законного права или полномочий. Похожие требования помещены и в п. 1 разд. III Положения № 705: пользователи имеют право использовать КПК для осуществления платежных операций в соответствии с режимами счетов и условиями договора с эмитентом.
При этом пользователь обязан надежно хранить и не передавать другим лицам (!) электронное платежное средство, ПИН-код и другие средства, дающие возможность им пользоваться. Ну а использовать электронное платежное средство по доверенности и вовсе запрещается (п. 1 разд. VI Положения № 705).
Учтите также, что при проведении расчетов торговцы могут отказаться от осуществления платежной операции с использованием КПК, если установлено, что лицо не имеет права использовать КПК (п. 12 разд. V Положения № 705).
Так что пользоваться КПК могут только лица, на которых они оформлены. Поэтому и
отчитаться за потраченные средства предстоит именно работнику — законному пользователю КПК
Ну а возможный выход в вашей ситуации — перечислить сумму аванса на личную карточку работника (если, конечно, с ее помощью возможен расчет за рубежом). Или, на крайний случай, обеспечить работника авансом в гривне (подробнее об этом читайте «Налоги и бухгалтерский учет», 2014, № 20, с. 34).
выводы
Сумму расходов по загранкомандировке предприятие может сформировать на дату утверждения авансового Отчета.
Если работник, отправленный в загранкомандировку с гривневой КПК, подал с авансовым Отчетом документы в инвалюте, то сумму расходов определяют путем пересчета по утреннему курсу НБУ на дату утверждения авансового Отчета.
Если у предприятия нет валютного счета, то непотраченную наличность, снятую в загранкомадировке с гривневой КПК, работник может вернуть в гривнях.
Работника нежелательно отправлять в загранкомандировку с КПК, оформленной на другого работника.
Документы статьи
-
НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.
-
Инструкция № 59 — Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу в редакции приказа Министерства финансов Украины от 17.03.2011 г. № 362.
-
Положение № 705 — Положение о порядке эмиссии специальных платежных средств и осуществления операций с их использованием, утвержденное постановлением Правления НБУ от 05.11.2014 г. № 705.
-
Правила № 200 — Правила использования наличной иностранной валюты на территории Украины, утвержденные постановлением Правления НБУ от 30.05.2007 г. № 200.
-
П(С)БУ 21 — Положение (стандарт) бухгалтерского учета 21 «Влияние изменений валютных курсов», утвержденное приказом Министерства финансов Украины от 10.08.2000 г. № 193.
