Теми статей
Обрати теми

Закордонні відрядження: валютно-карткові питання (ч. 2)

Солошенко Людмила, податковий експерт

У закордонне відрядження — з гривневою платіжною карткою

Не маючи можливості оперативно забезпечити працівника авансом в інвалюті (немає валюти в уповноваженому банку), підприємство направило працівника у термінове відрядження за кордон (до Польщі) з гривневою корпоративною платіжною карткою. У відрядженні працівник зняв у банкоматі злоті. Але потім обміняв їх на євро і в євро сплатив рахунок за проживання. До авансового Звіту працівник додав рахунок за проживання в євро. Як підприємству відобразити витрати на проживання в цьому випадку?

 

Можливість перерахування авансу при відрядженнях на платіжні картки передбачена п. 5 розд. I Інструкції № 59. Тому спершу нагадаємо головні облікові особливості розрахунків із застосуванням корпоративних платіжних карток (КПК) (див. рисунок на с. 34).

 

img 1

 

Зауважимо: якби у закордонне відрядження працівника було відправлено з валютною КПК, витрати за відрядженням за кордон визначали б так. Маючи виписку банку за картрахунком, витрати на відрядження визнавали б на дату затвердження авансового Звіту за ранковими курсами НБУ, що діяли на дати списання (!) коштів з картрахунка (тобто проведення безготівкових розрахунків за допомогою КПК або зняття готівки в банкоматі).

Проте вся особливість нашої ситуації в тому, що працівникові, який відряджається, було видано гривневу КПК. Тому рух коштів за картрахунком буде в гривні (у виписці банку фігуруватимуть гривневі суми). Але як же тоді бути, якщо до авансового Звіту працівник додав рахунок за проживання в євро? У такому разі

суму витрат на проживання визначають (євро перераховують) за курсом НБУ на початок дня дати затвердження авансового Звіту

Обґрунтуємо сказане прикладом.

Приклад 2. Працівника апарату управління направлено у відрядження (з 08.10.2014 р. по 10.10.2014 р.) до Польщі з гривневою КПК (на КПК зараховано 10000 грн.).


За допомогою КПК працівник:

— придбав квитки на проїзд вартістю 4460 грн.;

— у закордонному відрядженні зняв у банкоматі злоті (за що згідно з банківською випискою з картрахунка списано 5200 грн., у тому числі комісія банку — 50 грн., різниця між комерційним курсом банку та курсом НБУ — 120 грн.).

Потім працівник частину злотих обміняв на євро і сплатив рахунок за проживання в готелі на суму €200.

У день повернення з відрядження 10.10.2014 р. працівник подав авансовий Звіт, згідно з яким:

— добові за 3 дні відрядження — 1800 грн. (3 дні х 600 грн.; наказом по підприємству добові для відряджень за кордон встановлено у розмірі 600 грн. на день);

— витрати на проїзд: квитки на літак Харків-Варшава та на літак Варшава-Харків (вартістю 4460 грн.);

— витрати на проживання в готелі без харчування €200.

Звіт затверджено 10.10.2014 р. (ранковий курс НБУ — 16,351018 грн./€).

У обліку операції буде відображено таким чином (див. табл. 3 на с. 35):

Таблиця 3. Використання у відрядженні за кордон гривневої КПК

№ з/п

Зміст господарської операції

Бухгалтерський облік

Сума, грн.

Податковий облік

Дт

Кт

доходи

витрати

1

Перераховано грошові кошти у національній валюті з поточного рахунка на картрахунок

313

311

10000

2

Видано працівникові гривневу КПК

051

10000

У журналі видачі та повернення КПК робиться запис про видачу КПК працівникові, а також про суму коштів, доступну для використання із застосуванням цієї КПК (10000 грн.).

3

На підставі виписки банку відображено операції за картрахунком:

— списано суму гривень, витрачену працівником на придбання квитків на проїзд

372

313

4460

— списано суму, отриману працівником через банкомат

372

313

5200

10.10.2014 р. (ранковий курс НБУ — 16,351018 грн./€):

4

На підставі затвердженого авансового Звіту до складу витрат включено:

— вартість проїзду

93

372

4460

4460

— комісійну винагороду банку за зняття готівки в банкоматі (50 грн.)

92

372

50

50

— різницю між комерційним курсом банку та курсом НБУ при знятті готівки (120 грн.)

949

372

120

120

— добові

93

372

1800

1800

— вартість проживання [€200 х 16,351018 грн./€]

93

372

€200
3270,20

3270,20

5

Повернено працівником гривневу КПК:

— використано

051

9660

— залишок

051

340

У журналі видачі та повернення КПК робиться запис про повернення КПК працівником, а також про доступну суму коштів, що залишилася, для використання із застосуванням цієї КПК (залишок — 340 грн.).

6

Погашено заборгованість перед працівником (проведено остаточний розрахунок) [(4460 грн. + 50 грн. + 120 грн. +1800 грн. + 3270,20 грн.) - (4460 грн. + 5200 грн.)]

372

301

40,20

 

Якщо залишилася невитраченою валюта, знята через закордонний банкомат з гривневої КПК

 

Не маючи валютного рахунка, підприємство направило працівника у відрядження за кордон з гривневою КПК. За кордоном працівник зняв у банкоматі готівкову валюту (євро), проте витратив її не повністю. Чи повинен працівник разом з авансовим Звітом повертати залишок невикористаних коштів у валюті (тобто в євро)?

 

Запитання, очевидно, з’явилося тому, що в «відряджувальній» Інструкції № 59 натрапляємо на такі положення. Після закінчення відрядження за кордон частину невикористаних готівкових коштів має бути повернено працівником до каси підприємства або зараховано на відповідний рахунок підприємства в тих грошових одиницях, в яких було надано аванс (п. 17 розд. III Інструкції № 59). У минулому на це вказували Мінфін у листі від 30.10.2008 р. № 31-26030-13-25/39646 та НБУ в листі від 24.10.2008 р. № 25-313/2313-14525.

Схожі вимоги знаходимо і в п. 8.4 «валютно-готівкових» Правил № 200. Там передбачено: неповернений залишок готівкової інвалюти, яка була отримана підприємством з поточного рахунка в інвалюті для забезпечення витрат на відрядження працівників за кордон, підлягає зарахуванню безпосередньо на поточний рахунок підприємства в інвалюті протягом 5 банківських днів з моменту його оприбуткування в касі підприємства.

Проте — заперечите ви — виконати такі вимоги вийде, якщо у підприємства є валютний рахунок (з якого раніше знімалася така готівкова валюта). І матимете рацію! Оскільки дійсно в цій ситуації працівник зобов’язаний (!) повернути залишок невитрачених у відрядженні готівкових валютних коштів в отриманій валюті. Адже тільки в цьому випадку для підприємства у повному обсязі працюватимуть норми Правил № 200, що стосуються використання готівкової інвалюти. А в них знаходимо такі вимоги:

— отримана з поточних валютних рахунків готівкова валюта може використовуватися виключно на цілі, на які вона отримана (п. 8.14 Правил № 200);

— невикористаний залишок готівкової інвалюти підлягає поверненню на поточний валютний рахунок (п. 8.4 Правил № 200).

У нас же інша ситуація. Підприємство валютного рахунка не має. Тому, якщо працівник поверне валюту, перераховувати (повертати) її буде просто нікуди! Хоча, можливо, підприємство вирішить-таки відкрити валютний рахунок.

Нагадаємо, що для обліку готівкових операцій в інвалюті підприємство може самостійно розробити форми касових документів — за аналогією з касовими документами для обліку операцій у національній валюті (лист НБУ від 27.01.2006 р. № 11-113/353-954, лист Держкомстату України від 24.11.2006 р. № 04/4-6/191, консультація в підкатегорії 109.21 БЗ). Але далі жорстко регламентований порядок поводження з готівковою інвалютою і вимоги п. 8.4 Правил № 200 змусять-таки підприємство здати готівкову валюту на валютний рахунок.

Якщо ж відкриття валютного рахунка, припустимо, не входить у ваші плани, то ліпше вчинити так. Попросіть працівника повернути залишок невикористаної суми (тобто різницю між отриманим і витраченим) до або разом з авансовим Звітом (п.п. 170.9.2 ПКУ) у гривнях.

Уявімо, що за умовами прикладу 2 рахунок за проживання становив тільки €100. Тоді відряджений працівник повинен повернути залишок невитраченого авансу в розмірі: 1594,90 грн. [тобто (4460 грн. + 5200 грн.) - (4460 грн. + 50 грн. + +120 грн.+ 1800 грн. + €100 х 16,351018 грн./€)] .

І до речі, оскільки «відряджувальна» Інструкція № 59 для звичайних (небюджетних) підприємств має, як наголошувалося, рекомендаційний характер, то говорити про якісь порушення її норм у цьому випадку буде просто недоречно.

Чи можна працівника відправити у відрядження за кордон з КПК, оформленою на іншого працівника?

Відправляємо працівника у відрядження за кордон. Проте швидко забезпечити його валютним авансом не виходить. Чи можна працівника відправити у закордонне відрядження з оформленою на іншого працівника КПК?

 

Ні, діяти так небажано. Бо справа в тому, що:

користуватися КПК можуть тільки працівники, на яких вони оформлені

Адже п. 1 розд. VI Положення № 705 якнайсуворіше наказує: користувач зобов’язаний використовувати КПК згідно з вимогами законодавства України та умов договору, укладеного з емітентом (банком), і не допускати (!) використання КПК особами, які не мають на те законного права або повноважень. Схожі вимоги містить і п. 1 розд. III Положення № 705: користувачі мають право використовувати КПК для здійснення платіжних операцій відповідно до режимів рахунків та умов договору з емітентом.

При цьому користувач зобов’язаний надійно зберігати і не передавати іншим особам (!) електронний платіжний засіб, ПІН-код та інші засоби, що дають можливість ним користуватися. Ну а використовувати електронний платіжний засіб за дорученням взагалі заборонено (п. 1 розд. VI Положення № 705).

Урахуйте також, що при проведенні розрахунків торговці можуть відмовитися від здійснення платіжної операції з використанням КПК, якщо встановлено, що особа не має права використовувати КПК (п. 12 розд. V Положення № 705).

Отже, користуватися КПК можуть тільки особи, на яких вони оформлені. Тому і

відзвітувати за витрачені кошти повинен саме працівник — законний користувач КПК

Ну а можливий вихід з вашої ситуації — перераху­вати суму авансу на особисту картку працівника (якщо, звичайно, з її допомогою можливий роз­рахунок за кордоном). Або, у разі крайньої потреби, забезпечити працівника авансом у гривнях (докладніше про це читайте «Податки та бухгалтерський облік», 2014, № 20, с. 34).

висновки

  • Суму витрат за відрядженням за кордон підприємство може сформувати на дату затвердження авансового Звіту.

  • Якщо працівник, відправлений у закордонне відрядження з гривневою КПК, подав з авансовим Звітом документи в інвалюті, то суму витрат визначають шляхом перерахунку за ранковим курсом НБУ на дату затвердження авансового Звіту.

  • Якщо у підприємства немає валютного рахунка, то невитрачену готівку, зняту в закордонному відрядженні з гривневої КПК, працівник може повернути в гривнях.

  • Працівника небажано відправляти у закордонне відрядження з КПК, оформленою на іншого працівника.

Документи статті

  1. ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.

  2. Інструкція № 59 — Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон у редакції наказу Міністерства фінансів України від 17.03.2011 р. № 362.

  3. Положення № 705 — Положення про порядок емісії спеціальних платіжних засобів і здійснення операцій з їх використання, затверджене постановою Правління НБУ від 05.11.2014 р. № 705.

  4. Правила № 200 — Правила використання готівкової іноземної валюти на території України, затверджені постановою Правління НБУ від 30.05.2007 р. № 200.

  5. П(С)БО 21 — Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 21 «Вплив змін валютних курсів», затверджене наказом Міністерства фінансів України від 10.08.2000 р. № 193.

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі