Книги учета доходов (и расходов) для единоналожников: правила, примеры, ответы на вопросы

Здесь проставляем даты всех рабочих дней предпринимателя, в течение которых получен доход. Выходные, праздничные и «бездоходные» дни можно не указывать. В этой графе также указываем дату, на которую подводится итог дохода за месяц, квартал, год

Указываем ежедневный итог дохода (выручки) от продажи товаров, выполнения работ, предоставления услуг в рамках деятельности, который получен в виде наличных денежных средств (в том числе полученный реализаторами) или средств, поступивших на текущий счет предпринимателя.
Отражение дохода от посреднических договоров.
Поскольку доходом единоналожника в рамках таких договоров является сумма вознаграждения, то и в Книге нужно отражать только сумму вознаграждения.
Кстати, с 01.01.2015 г. это правило распространяется и на договоры комиссии. Но при этом есть опасность, что при наличных расчетах не будут соблюдены требования п. 2.6 Положения № 637 о том, что все наличные деньги, которые поступают в кассу, должны быть своевременно (в день получения наличных средств) и в полной сумме оприходованы — учтены в Книге учета доходов (и расходов). За что предпринимателю может грозить 5-кратный штраф в размере неоприходованной суммы.
Поэтому мы советуем выбрать безопасный вариант: привести в графе 2 (графе 2 раздела I) книги всю поступившую сумму наличных со знаком «+» и одновременно строкой ниже со знаком «-» указать транзитные суммы, которые не являются доходом единоналожника.
Такой порядок заполнения исключит все попытки уличить предпринимателя в неоприходовании поступивших наличных.
Как записывать доход в иностранной валюте.
Как известно, валютная выручка поступает предпринимателю не сразу.
Сначала — на распределительный счет банка, а уже оттуда часть ее зачисляется на валютный счет ФЛП (25 %), остальная часть (75 %) в гривнях зачисляется на гривневый счет ФЛП, но после того, как банк продаст эту валюту на межбанковском валютном рынке.
Возникает вопрос: какую дату считать датой получения выручки: день ее поступления на распределительный счет банка или день ее зачисления на текущие счета ФЛП?
Налоговики советуют отражать выручку в тот день, когда она поступила на текущий счет ФЛП (консультация из категории 107.04 БЗ). Хотя этот вопрос не такой однозначный, как его представляют фискалы (аргументы альтернативного подхода вы можете найти в газет е «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 14, с. 16)
Обратите внимание: Все инвалютные операции пересчитываются в гривни по официальному курсу НБУ, действующему на 00:00 часов того дня, когда произошла операция.
Что еще включать в графу 2.
В эту графу рекомендуем вписывать и доходы, которые не связаны ни с продажей товаров (работ, услуг), ни с их бесплатным получением, ни с возникновением кредиторской задолженности, в частности:
— суммы неустойки (штрафов, пени), фактически полученные в связи с нарушением контрагентом условий договора; 
— суммы возмещения арендатором коммунальных платежей по переданному в аренду имуществу (если они не включены в состав арендной платы и предусмотрены договором аренды).
Если общая годовая сумма дохода, указанного в графе 2, превысит предельно допустимое значение, то с суммы превышения нужно будет уплатить единый налог по ставке 15 %.
Причем, поскольку для таких сумм превышения в книге нет отдельной графы, их следует записывать все-таки в графу 2, а не в графы 8 и 9

Указываем сумму средств (в том числе полученные авансы), которую единоналожник вернул своим покупателям (заказчикам) в связи с расторжением договора, возвратом товара или по письму-заявлению о возврате средств (п.п. 5 п. 292.11 НКУ).
Записи в данной графе обязательно должны подтверждаться соответствующим документом (платежное поручение, соглашение о расторжении договора, письмо-заявление о возврате средств, ТТН на возвращенный товар, претензия по поводу качества товара и т. п.). Данные из графы 3 книги учитываются при заполнении графы 4 и соответственно графы 7. Значение данной графы может превышать значение графы 2

Указываем скорректированную сумму дохода за проданные товары (работы, услуги), которая определяется как разница между значениями граф 2 и 3. То есть скорректированная сумма дохода определяется за вычетом возвращенных покупателям средств. Значение данной графы может быть отрицательным. Однако специалисты Миндоходов придерживаются иного мнения (см. подкатегорию 107.07 БЗ). С их точки зрения, сведения в графах 4 и 7 не могут указываться с отрицательным значением

Записываем стоимость бесплатно полученных товаров (работ, услуг). Такой доход возникает на дату подписания акта приема-передачи бесплатно полученных товаров (работ, услуг)

Указываем задолженность единоналожника перед поставщиками и подрядчиками, по которой он не рассчитался, а срок давности по ней уже истек. Эту графу заполняют только единоналожники группы 3, зарегистрированные плательщиками НДС. Доход отражается на дату списания кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности (подробнее см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 33, с. 27). Что касается ФЛП-единоналожников групп 1 и 2, а также группы 3, которые не зарегистрированы плательщиками НДС, то они с суммы просроченной кредиторской задолженности единый налог не уплачивают. По нашему мнению, безнадежная «кредиторка» станет непредпринимательским доходом, который облагается НДФЛ по правилам для обычных физлиц (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 33, с. 27).
Также отметим, что в случае списания «другой» безнадежной задолженности (п.п. 14.1.11 НКУ), в частности при банкротстве или ликвидации должника, доходы у ФЛП-единоналожников всех групп не возникают вообще

Записываем общую сумму дохода, полученного единоналожником. Значение этой графы представляет собой сумму значений граф 4, 5 и 6 книги

Указываем вид дохода, полученного с нарушением правил работы на упрощенной системе налогообложения (облагаемого по ставке 15 %).
Сноска к названию граф 8 и 9 отсылает к пп. 2 — 4 п. 293.4 НКУ.
Соответственно, здесь указывают доходы,: 
— единоналожников группы 1 или 2 от осуществления деятельности, не указанной в реестре; 
— полученные в результате использования иных форм расчетов, кроме расчетов в денежной форме (наличной и/или безналичной); 
— от осуществления видов деятельности, не дающих права применять упрощенную систему налогообложения.
Кроме того в этой графе нужно зафиксировать и доход от деятельности, не разрешенной именно для группы 1 или 2 (например, предоставление единоналожником группы 2 услуг общесистемщику).
С 01.01.2015 г. такое нарушение упомянуто в новом подпункте 5 п. 293.4 НКУ.
Тем не менее, и раньше, по мнению налоговиков, такие доходы следовало облагать по ставке 15 %, а, значит, им было суждено оказаться в графах 8 и 9

В графе 9 указывается сумма дохода, вид которого был записан в графе 8. Заметим, что единоналожники группы 3 — плательщики НДС отражают здесь доход без НДС. Показатель этой графы служит основанием для заполнения: 
— строк 03, 04 и 05 раздела II декларации единоналожников группы 1;
— строк 08, 09 и 10 раздела III декларации единоналожников группы 2; 
— строк 14 и 15 раздела IV декларации единоналожников группы 3

Здесь проставляем даты всех рабочих дней предпринимателя, в течение которых были понесены расходы.
Выходные, праздничные, «безрасходные» не приводим. В этой графе также указывается дата, на которую подводится итог расходов за месяц, квартал, год.
Учтите: запись о расходах делают общим итогом за день.
Каждой дате в графе 1 будет соответствовать одна запись в графе 3 об общей сумме расходов (без разбивки по каждой отдельной трате)

Указываем виды расходов на покупку товаров (работ, услуг), например:
— оплата поставщику (подрядчику) товаров (работ, услуг) согласно договору;
— таможенная пошлина; 
— суммы непрямых налогов, уплаченные в связи с покупкой товаров (работ, услуг), которые не возмещаются предпринимателю; 
— транспортные расходы; 
— расходы на страхование товара и другие расходы, непосредственно связанные с покупкой товаров (работ, услуг) и доведением их до состояния, пригодного для использования в запланированных целях

Записываем итоговую сумму, потраченную в течение дня в связи с приобретением товаров (работ, услуг) по каждому виду расходов.
При этом, чтобы сделать запись о расходах в графе 3 книги, не нужно дожидаться момента получения дохода от продажи купленных товаров — достаточно одного лишь факта оплаты: уплатил деньги — записал в графу 3 общим итогом за день.
Стоимость приобретенных товаров (работ, услуг) записывается без НДС.
Если единоналожник импортирует товар и оплачивает его в иностранной валюте, то прежде, чем отразить его стоимость в расходах, ее нужно пересчитать в гривни.
Для этого нужно использовать курс НБУ, действующий на 0 часов того дня, в который произошло списание средств со счета

Если у предпринимателя есть наемные работники, то в данную графу он записывает сумму начисленной им зарплаты (без вычета НДФЛ и ЕСВ, т. е. «грязную» сумму) (консультация из категории 107.04 БЗ). Запись осуществляется в день выплаты зарплаты

В данной графе следует отражать сумму ЕСВ, начисленного на зарплату работников. Запись в данной графе делаем в день уплаты суммы ЕСВ. Обратите внимание: ЕСВ, удержанный с зарплаты работников, отдельно в составе расходов отражать нельзя, а значит, в данную графу он не записывается

Указываем сумму прочих расходов, связанных с предпринимательской деятельностью единоналожника (например, на рекламу, аренду, оплату стоимости электроэнергии, тепла, воды, телефонной связи, на подписку на специализированные периодические издания, на уплату налогов и ЕСВ «за себя» и т. п.).
Вы, конечно же, заметили, что стоимость полученных услуг отражают не только в этой графе, но и в графе 3.
В чем же кроется отличие в правилах заполнения?
Очевидно, что разбивать расходы нужно по такому принципу.
Если их можно прямо отнести к товару (работам, услугам), то стоимость записываем в графу 3.
К примеру, оплата услуг доставки партии приобретенного товара.
Если же такой связи нет, то делаем запись в графе 6.
Обычно сюда попадают так называемые накладные (административные) расходы, с перечнем которых вы ознакомились выше

В данной графе подсчитывается общая сумма расходов за день. Значение этой графы представляет собой сумму значений граф 3, 4, 5 и 6 раздела II Книги учета доходов и расходов