Форма і зміст
Для підприємців-єдиноподатників є два різновиди Книги обліку (форми, затверджені наказом № 1637): одна призначена для єдиноподатників груп 1 — 3 (неплатники ПДВ), друга — для єдиноподатників груп 3 і 5, які є платниками ПДВ. Зауважимо, що з 01.01.2015 р. стало тільки три групи, проте єдиноподатники групи 5 не зникли, а автоматично потрапили до групи 3.
Обов’язкові вимоги до Книги: вона має бути прошнурована, пронумерована і зареєстрована в податковій. Без реєстрації Книга не дійсна.
Єдиноподатники груп 1 — 3 (неплатники ПДВ) у Книзі обліку доходів відображають тільки свої підприємницькі доходи, витрати вони обліковувати не зобов’язані.
Друга форма Книги обліку доходів і витрат призначена для єдиноподатників — платників ПДВ. Вона складається з двох частин:
— перша частина точно повторює Книгу обліку доходів для єдиноподатників груп 1 — 3 (неплатників ПДВ) — у ній записуються доходи підприємця;
— друга — призначена для обліку витрат (на купівлю товарів, на оплату праці працівників, на ЄСВ та інша витрати).
На сьогодні у єдиноподатників немає можливості вести Книгу в електронному вигляді, їм доступна тільки паперова форма.
Доходи і витрати проставляються в гривнях без копійок, з відповідним округленням за загальновстановленими правилами
Записи в Книзі робимо підсумковою сумою за день, причому це стосується не тільки доходів, а й витрат — достатньо зазначити їх загальною сумою за підсумками дня без розшифровки, кому і за що були сплачені кошти.
Якщо у підприємця кілька видів діяльності, Книга обліку доходів (і витрат) у нього все одно має бути одна (у ній відображаються доходи (і витрати) за всіма видами діяльності одночасно). На найманих працівників Книги заводити не потрібно.
При заповненні Книги єдиноподатники використовують касовий метод, тобто орієнтуються на дату надходження або витрачання грошових коштів. Сам факт відвантаження товарів чи підписання акта приймання-передачі робіт (послуг) значення не має і в Книзі не відображається.
Дохід від безоплатно отриманих товарів записується в день складання акта приймання-передачі (як правило, одночасно з отриманням товарів).
Як записувати витрати. З витратами все взагалі просто — записи про них вносяться до Книги в день сплати (перерахування) грошових коштів (постачальникам, підрядникам, бюджету тощо). Таким чином, сам факт отримання товарів або підписання акта приймання-передачі робіт (послуг) не має значення, оскільки запис про витрати на цю дату в Книзі не відображається.
Зверніть увагу: для того щоб записати до Книги суму витрат, єдиноподатник, на відміну від загальносистемників, не зобов’язаний чекати отримання доходу, пов’язаного з такими витратами.
Сума витрат заноситься до Книги в день оплати, незалежно від того, отримано вже дохід, пов’язаний з цими витратами, чи ні
Як підбивати підсумки. Підсумки доходів і витрат потрібно підбивати за кожен місяць, квартал і рік.
Таким чином, наприклад, у кінці вересня 2014 року в книзі мають бути два підсумкові записи: «Разом за вересень 2014 року» і «Разом за III квартал 2014 року». А наприкінці року в книзі мають бути три підсумкові записи: «Разом за грудень 2014 року», «Разом за ІV квартал 2014 року» та «Разом за 2014 рік».
Якщо єдиноподатник змінив адресу. Якщо адреса змінилася в межах одного адміністративного району, то з Книгою нічого робити не потрібно — можна продовжувати вести стару Книгу. Якщо ж змінився адміністративний район, то єдиноподатнику потрібно реєструвати нову Книгу в податковій за новим місцем обліку (роз’яснення в категорії 107.07 БЗ)ср. .
Як уносити виправлення. Якщо до Книги потрібно внести виправлення, то це зробити дуже просто: потрібно неправильні цифри закреслити, а над закресленими надписуються правильні. Закреслення проводиться однією рисою так, щоб можна було прочитати виправлене. Поряд робиться напис: «Виправлено», ставляться дата і підпис підприємця.
Якщо книга загубилася. Якщо книгу загублено (пошкоджено або знищено), то в цьому випадку потрібно, керуючись нормами п. 44.5 ПКУ, в 5-денний строк з дня такої події письмово повідомити про це податковий орган за місцем обліку в порядку, визначеному ПКУ для подання податкової звітності. А відновити втрачені документи необхідно протягом 90 календарних днів з дня, наступного за днем надходження повідомлення до органу Міндоходів (див. лист ДПСУ від 17.04.2012 р. № 11206/7/17-1217). Крім того, єдиноподатнику доведеться звернутися до органів внутрішніх справ із заявою про втрату книги обліку і отримати довідку про подання такої заяви.
Базові правила ведення книг обліку доходів (і витрат)
Тепер розберемося із заповненням Книги.
Табл. Книга обліку доходів для єдиноподатників груп 1, 2 і 3 (неплатники ПДВ)
Код графи | Назва графи |
1 | 2 |
1 | Дата |
Тут проставляємо дати всіх робочих днів підприємця, протягом яких отримано дохід. Вихідні, святкові та «безприбуткові» дні можна не зазначати. У цій графі також зазначаємо дату, на яку підбивається підсумок доходу за місяць, квартал, рік | |
2— 7 | Дохід від провадження діяльності |
2 | сума, грн. (для Книги обліку доходів) |
сума без ПДВ, грн. (для Книги обліку доходів і витрат) | |
Зазначаємо щоденний підсумок доходу (виручки) від продажу товарів, виконання робіт, надання послуг у межах діяльності, який отримано у вигляді готівкових грошових коштів (у тому числі отриманий реалізаторами) або коштів, що надійшли на поточний рахунок підприємця. | |
3 | сума повернутих коштів за товар (роботи, послуги) та/або передплати, грн. (для Книги обліку доходів) |
сума повернутих коштів за товар (роботи, послуги) та/або передплати без ПДВ, грн. (для Книги обліку доходів і витрат) | |
Зазначаємо суму коштів (у тому числі отримані аванси), яку єдиноподатник повернув своїм покупцям (замовникам) у зв’язку з розірванням договору, поверненням товару або за листом-заявою про повернення коштів (п.п. 5 п. 292.11 ПКУ). | |
4 | скоригована сума доходу, грн. (гр. 2 - гр. 3) |
Зазначаємо скориговану суму доходу за продані товари (роботи, послуги), яка визначається як різниця між значеннями граф 2 і 3. | |
5 | вартість безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг), грн. (для Книги обліку доходів) |
вартість безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг) без ПДВ, грн. (для Книги обліку доходів і витрат) | |
Записуємо вартість безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг). Такий дохід виникає на дату підписання акта приймання-передачі безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг) | |
6 | сума заборгованості, за якою минув строк позовної давності, грн. (для Книги обліку доходів) |
сума заборгованості, за якою минув строк позовної давності без ПДВ, грн. (для Книги обліку доходів і витрат) | |
Зазначаємо заборгованість єдиноподатника перед постачальниками і підрядниками, за якою він не розрахувався, а строк давності за нею вже закінчився. | |
7 | всього, грн. (гр. 4 + гр. 5 + гр. 6) |
Записуємо загальну суму доходу, отриманого єдиноподатником. Значення цієї графи є сумою значень граф 4, 5 і 6 книги. | |
8 — 9 | Дохід, що оподатковується за ставкою 15 % |
8 | вид доходу |
Зазначаємо вид доходу, отриманого з порушенням правил роботи на спрощеній системі оподаткування (що оподатковуються за ставкою 15 %). | |
9 | сума, грн. |
У графі 9 зазначається сума доходу, вид якого було зазначено в графі 8. |
Книга обліку доходів і витрат для єдиноподатників групи 3 (платники ПДВ)
Єдиноподатники групи 3, зареєстровані як платники ПДВ, зобов’язані вести Книгу обліку доходів і витрат, яка відрізняється від щойно розглянутої Книги обліку доходів тим, що складається з двох розділів:
— перший повністю повторює Книгу обліку доходів, яку ведуть єдиноподатники груп 1 — 3 (неплатники ПДВ), з тією лише відмінністю, що всі суми доходу (крім графи 9) зазначаються в ньому без ПДВ. Оскільки ми щойно розглянули, як заповнювати Книгу обліку доходів, не повторюватимемося і відразу перейдемо до другого розділу Книги;
— другий розділ передбачено для обліку витрат.
Про те, як заповнити розділ II Книги обліку доходів і витрат, див. у таблиці.
Табл. Порядок заповнення граф розділу II «Витрати» Книги обліку доходів і витрат
Код графи | Назва графи |
1 | 2 |
1 | Дата |
Тут проставляємо дати всіх робочих днів підприємця, протягом яких були понесені витрати. Вихідні, святкові, «безвитратні» не наводимо. | |
2—3 | Витрати, пов’язані з придбанням товарів (робіт, послуг) |
2 | вид витрат |
Зазначаємо види витрат на купівлю товарів (робіт, послуг), наприклад: | |
3 | сума без ПДВ, грн. |
Записуємо підсумкову суму, витрачену протягом дня у зв’язку з придбанням товарів (робіт, послуг) за кожним видом витрат. | |
4 | Витрати на оплату праці найманих працівників, грн. |
Якщо у підприємця є наймані працівники, то до цієї графи він записує суму нарахованої ним зарплати (без вирахування ПДФО і ЄСВ, тобто «грязну» суму) (консультація з категорії 107.04 БЗ). Запис здійснюється в день виплати зарплати | |
5 | Єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, грн. |
У цій графі слід відображати суму ЄСВ, нарахованого на зарплату працівників. Запис у цій графі робимо в день сплати суми ЄСВ. | |
6 | Інші витрати, грн. |
Зазначаємо суму інших витрат, пов’язаних з підприємницькою діяльністю єдиноподатника (наприклад, на рекламу, оренду, оплату вартості електроенергії, тепла, води, телефонного зв’язку, на передплату на спеціалізовані періодичні видання, на сплату податків і ЄСВ «за себе» тощо). | |
7 | Всього, грн. (гр. 3 + гр. 4 + гр. 5 + гр. 6) |
У цій графі підраховується загальна сума витрат за день. Значення цієї графи є сумою значень граф 3, 4, 5 і 6 розділу II Книги обліку доходів і витрат |
Відповідальність
За неведення або неналежне ведення обліку доходів і витрат може загрожувати як мінімум адмінштраф за ст. 1641 КпАП у розмірі з від 51 до 136 грн. (за повторне порушення протягом року — від 85 до 136 грн).
Якщо ж перевіряючі виявлять, що підприємець не вніс до Книги надходження готівки, то це вже розцінюється як неоприбуткування готівки. За таке порушення може загрожувати штраф у 5-кратному розмірі неоприбуткованої суми. Це випливає з п. 1.2 Положення № 637 та ст. 1 Указу № 436/95. Безготівкових розрахунків цей штраф не стосується.
А за втрату, псування (непридатність) Книги підприємцеві доведеться викласти штраф у розмірі 510 грн. на підставі п. 121.1 ПКУ як за незабезпечення зберігання документів з питань сплати податків і зборів. Повторна втрата/псування протягом року коштуватиме 1020 грн. (див. лист ДПСУ від 17.04.2012 р. № 11206/7/17-1217, роз’яснення — в підкатегорії 107.07 БЗ).
висновки
-
При заповненні Книги єдиноподатники використовують касовий метод, тобто орієнтуються на дату надходження або витрачання грошових коштів. Сам факт відвантаження товарів чи підписання акта приймання-передачі робіт (послуг) не має значення і в Книзі не відображається.
-
Сума витрат заноситься до Книги в день оплати, незалежно від того, отримано вже дохід, пов’язаний з цими витратами, чи ще ні.
- Підсумки доходів і витрат потрібно підбивати за кожен місяць, квартал та рік.