(044) 581-10-10 Передзвоніть менi
  • У обране
  • Друк
  • Шрифт
  • Колір фону
  • Коментарі 0
  • В розробці
4/9
Податки та бухгалтерський облік
Податки та бухгалтерський облік
Січень , 2015/№ 5

Книги обліку доходів (і витрат) для єдиноподатників: правила, приклади, відповіді на запитання

Основний первинний документ єдиноподатника — це його Книга обліку доходів (і витрат). У цьому документі ведеться облік готівкових і безготівкових надходжень, інших доходів, а на підставі цих даних потім заповнюється єдиноподатна звітність. З 01.01.2015 р. змінилися окремі правила роботи для спрощенців, але сам обов’язок вести Книгу не скасовано. Чи змінять форму Книги і наскільки швидко це станеться, нам поки не відомо. Але очевидно, що до цього моменту єдиноподатники використовуватимуть форму, що діє зараз. Про те, як вести, що в якій графі записувати, як виправляти помилки та про інші правила ведення Книги поговоримо далі.

Форма і зміст

Для підприємців-єдиноподатників є два різновиди Книги обліку (форми, затверджені наказом № 1637): одна призначена для єдиноподатників груп 1 — 3 (неплатники ПДВ), друга — для єдиноподатників груп 3 і 5, які є платниками ПДВ. Зауважимо, що з 01.01.2015 р. стало тільки три групи, проте єдиноподатники групи 5 не зникли, а автоматично потрапили до групи 3.

Обов’язкові вимоги до Книги: вона має бути прошнурована, пронумерована і зареєстрована в податковій. Без реєстрації Книга не дійсна.

Єдиноподатники груп 1 — 3 (неплатники ПДВ) у Книзі обліку доходів відображають тільки свої підприємницькі доходи, витрати вони обліковувати не зобов’язані.

Друга форма Книги обліку доходів і витрат призначена для єдиноподатників — платників ПДВ. Вона складається з двох частин:

— перша частина точно повторює Книгу обліку доходів для єдиноподатників груп 1 — 3 (неплатників ПДВ) — у ній записуються доходи підприємця;

— друга — призначена для обліку витрат (на купівлю товарів, на оплату праці працівників, на ЄСВ та інша витрати).

На сьогодні у єдиноподатників немає можливості вести Книгу в електронному вигляді, їм доступна тільки паперова форма.

Доходи і витрати проставляються в гривнях без копійок, з відповідним округленням за загальновстановленими правилами

Записи в Книзі робимо підсумковою сумою за день, причому це стосується не тільки доходів, а й витрат — достатньо зазначити їх загальною сумою за підсумками дня без розшифровки, кому і за що були сплачені кошти.

Якщо у підприємця кілька видів діяльності, Книга обліку доходів (і витрат) у нього все одно має бути одна (у ній відображаються доходи (і витрати) за всіма видами діяльності одночасно). На найманих працівників Книги заводити не потрібно.

При заповненні Книги єдиноподатники використовують касовий метод, тобто орієнтуються на дату надходження або витрачання грошових коштів. Сам факт відвантаження товарів чи підписання акта приймання-передачі робіт (послуг) значення не має і в Книзі не відображається.

Дохід від безоплатно отриманих товарів записується в день складання акта приймання-передачі (як правило, одночасно з отриманням товарів).

Як записувати витрати. З витратами все взагалі просто — записи про них вносяться до Книги в день сплати (перерахування) грошових коштів (постачальникам, підрядникам, бюджету тощо). Таким чином, сам факт отримання товарів або підписання акта приймання-передачі робіт (послуг) не має значення, оскільки запис про витрати на цю дату в Книзі не відображається.

Зверніть увагу: для того щоб записати до Книги суму витрат, єдиноподатник, на відміну від загальносистемників, не зобов’язаний чекати отримання доходу, пов’язаного з такими витратами.

Сума витрат заноситься до Книги в день оплати, незалежно від того, отримано вже дохід, пов’язаний з цими витратами, чи ні

Як підбивати підсумки. Підсумки доходів і витрат потрібно підбивати за кожен місяць, квартал і рік.

Таким чином, наприклад, у кінці вересня 2014 року в книзі мають бути два підсумкові записи: «Разом за вересень 2014 року» і «Разом за  III квартал 2014 року». А наприкінці року в книзі мають бути три підсумкові записи: «Разом за грудень 2014 року», «Разом за ІV квартал 2014 року» та «Разом за 2014 рік».

Якщо єдиноподатник змінив адресу. Якщо адреса змінилася в межах одного адміністративного району, то з Книгою нічого робити не потрібно — можна продовжувати вести стару Книгу. Якщо ж змінився адміністративний район, то єдиноподатнику потрібно реєструвати нову Книгу в податковій за новим місцем обліку (роз’яснення в категорії 107.07 БЗ)ср. 025069200 .

Як уносити виправлення. Якщо до Книги потрібно внести виправлення, то це зробити дуже просто: потрібно неправильні цифри закреслити, а над закресленими надписуються правильні. Закреслення проводиться однією рисою так, щоб можна було прочитати виправлене. Поряд робиться напис: «Виправлено», ставляться дата і підпис підприємця.

Якщо книга загубилася. Якщо книгу загублено (пошкоджено або знищено), то в цьому випадку потрібно, керуючись нормами п. 44.5 ПКУ, в 5-денний строк з дня такої події письмово повідомити про це податковий орган за місцем обліку в порядку, визначеному ПКУ для подання податкової звітності. А відновити втрачені документи необхідно протягом 90 календарних днів з дня, наступного за днем надходження повідомлення до органу Міндоходів (див. лист ДПСУ від 17.04.2012 р. № 11206/7/17-1217). Крім того, єдиноподатнику доведеться звернутися до органів внутрішніх справ із заявою про втрату книги обліку і отримати довідку про подання такої заяви.

Базові правила ведення книг обліку доходів (і витрат)

Тепер розберемося із заповненням Книги.

Табл. Книга обліку доходів для єдиноподатників груп 1, 2 і 3 (неплатники ПДВ)

Код графи

Назва графи

1

2

1

Дата

Тут проставляємо дати всіх робочих днів підприємця, протягом яких отримано дохід. Вихідні, святкові та «безприбуткові» дні можна не зазначати. У цій графі також зазначаємо дату, на яку підбивається підсумок доходу за місяць, квартал, рік

2— 7

Дохід від провадження діяльності

2

сума, грн. (для Книги обліку доходів)

сума без ПДВ, грн. (для Книги обліку доходів і витрат)

Зазначаємо щоденний підсумок доходу (виручки) від продажу товарів, виконання робіт, надання послуг у межах діяльності, який отримано у вигляді готівкових грошових коштів (у тому числі отриманий реалізаторами) або коштів, що надійшли на поточний рахунок підприємця.
Відображення доходу від посередницьких договорів
.
Оскільки доходом єдиноподатника у межах таких договорів є сума винагороди, то і в Книзі потрібно відображати тільки суму винагороди.
До речі, з 01.01. 2015 р. це правило розповсюджується й на договори комісії.
Але при цьому існує небезпека, що при готівкових розрахунках не будуть дотримані вимоги п. 2.6 Положення № 637 про те, що вся готівка, яка надходить у касу, має бути своєчасно (в день отримання готівкових коштів) і в повній сумі оприбуткована — облікована в Книзі обліку доходів (і витрат).
Інакше підприємцеві може загрожувати 5-кратний штраф у розмірі неоприбуткованої суми.
Тому ми радимо обрати безпечний варіант: навести в графі 2 (графі 2 розділу I) книги всю суму готівки, що надійшла, зі знаком «+» і одночасно рядком нижче зі знаком «-» зазначити транзитні суми, які не є доходом єдиноподатника.
Такий порядок заповнення виключить усі спроби звинуватит підприємця в неоприбуткуванні готівки, що надійшла.
Як записувати дохід в іноземній валюті.
Як відомо, валютна виручка надходить підприємцю не відразу.
Спочатку — на розподільчий рахунок банку, а вже звідти частина її зараховується на валютний рахунок ФОП (25 %), решта (75 %) в гривнях зараховується на гривневий рахунок ФОП, але після того, як банк продасть цю валюту на міжбанківському валютному ринку.
Виникає запитання: яку дату вважати датою отримання виручки: день її надходження на розподільчий рахунок банку чи день її зарахування на поточні рахунки ФОП?
Податківці радять відображати виручку того дня, коли вона надійшла на поточний рахунок ФОП (консультація з категорії 107.04 БЗ).
Хоча це запитання не таке однозначне, як його уявляють фіскали (аргументи альтернативного підходу ви можете знайти в газеті «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 14, с. 16).
Зверніть увагу: всі інвалютні операції перераховуються в гривні за офіційним курсом НБУ, що діє на 00:00 годин того дня, коли відбулася операція. Що ще включати до графи 2.
До цієї графи рекомендуємо вписувати і доходи, які не пов’язані ні з продажем товарів (робіт, послуг), ні з їх безоплатним отриманням, ні з виникненням кредиторської заборгованості, зокрема: 
— суми неустойки (штрафів, пені), фактично отримані у зв’язку з порушенням контрагентом умов договору; 
— суми відшкодування орендарем комунальних платежів за переданим в оренду майном (якщо вони не включені до складу орендної плати і передбачені договором оренди).
Якщо загальна річна сума доходу, зазначеного в графі 2, перевищить гранично допустиме значення, то із суми перевищення потрібно буде сплатити єдиний податок за ставкою 15 %. Причому, оскільки для таких сум перевищення в книзі немає окремої графи, їх слід записувати все-таки до графи 2, а не до граф 8 і 9.

3

сума повернутих коштів за товар (роботи, послуги) та/або передплати, грн. (для Книги обліку доходів)

сума повернутих коштів за товар (роботи, послуги) та/або передплати без ПДВ, грн. (для Книги обліку доходів і витрат)

Зазначаємо суму коштів (у тому числі отримані аванси), яку єдиноподатник повернув своїм покупцям (замовникам) у зв’язку з розірванням договору, поверненням товару або за листом-заявою про повернення коштів (п.п. 5 п. 292.11 ПКУ).
Записи в цій графі обов’язково повинні підтверджуватися відповідним документом (платіжне доручення, угода про розірвання договору, лист-заява про повернення коштів, ТТН на повернутий товар, претензія з приводу якості товару тощо).
Дані з графи 3 книги враховуються при заповненні графи 4 і відповідно графи 7.
Значення цієї графи може перевищувати значення графи 2

4

скоригована сума доходу, грн. (гр. 2 - гр. 3)

Зазначаємо скориговану суму доходу за продані товари (роботи, послуги), яка визначається як різниця між значеннями граф 2 і 3.
Тобто скоригована сума доходу визначається за вирахуванням повернутих покупцям коштів.
Значення цієї графи може бути від’ємним. Проте фахівці Міндоходів дотримуються іншої думки (див. підкатегорію 107.07 БЗ). На їх думку, відомості в графах 4 і 7 не можуть зазначатися з від’ємним значенням

5

вартість безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг), грн. (для Книги обліку доходів)

вартість безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг) без ПДВ, грн. (для Книги обліку доходів і витрат)

Записуємо вартість безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг). Такий дохід виникає на дату підписання акта приймання-передачі безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг)

6

сума заборгованості, за якою минув строк позовної давності, грн. (для Книги обліку доходів)

сума заборгованості, за якою минув строк позовної давності без ПДВ, грн. (для Книги обліку доходів і витрат)

Зазначаємо заборгованість єдиноподатника перед постачальниками і підрядниками, за якою він не розрахувався, а строк давності за нею вже закінчився.
Цю графу заповнюють тільки єдиноподатники групи 3, зареєстровані платниками ПДВ.
Дохід відображається на дату списання кредиторської заборгованості, за якою закінчився строк позовної давності (докладніше див. «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 33, с. 27).
Що стосується ФОП-єдиноподатників груп 1 і 2, а також групи 3, які не зареєстровані платниками ПДВ, то вони із суми простроченої кредиторської заборгованості єдиний податок не сплачують.
На нашу думку, безнадійна «кредиторка» стане непідприємницьким доходом, який обкладається ПДФО за правилами для звичайних фізосіб (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 33, с. 27).
Також зазначимо, що у разі списання «іншої» безнадійної заборгованості (п.п. 14.1.11 ПКУ), зокрема при банкрутстві або ліквідації боржника, доходи у ФОП-єдиноподатників усіх груп не виникають взагалі

7

всього, грн. (гр. 4 + гр. 5 + гр. 6)

Записуємо загальну суму доходу, отриманого єдиноподатником. Значення цієї графи є сумою значень граф 4, 5 і 6 книги.

8 — 9

Дохід, що оподатковується за ставкою 15 %

8

вид доходу

Зазначаємо вид доходу, отриманого з порушенням правил роботи на спрощеній системі оподаткування (що оподатковуються за ставкою 15 %).
Виноска до назви граф 8 і 9 відсилає до пп. 2 — 4 п. 293.4 ПКУ.
Відповідно, тут зазначають доходи:  
— єдиноподатників групи 1 або 2 від здійснення діяльності, не зазначеної в реєстрі; 
— отримані в результаті використання інших форм розрахунків, крім розрахунків у грошовій формі (готівковій та/або безготівковій); 
— від здійснення видів діяльності, що не дають права застосовувати спрощену систему оподаткування.
Крім того, в цій графі потрібно зафіксувати і дохід від діяльності, не дозволеної саме для групи 1 або 2 (наприклад, надання єдиноподатником групи 2 послуг загальносистемнику).
З 01.01.2015 р. таке порушення згадується в новому п.п 5 п. 293.4 ПКУ. Проте, на думку податківців, такі доходи і раніше слід було обкладати за ставкою 15 %, а отже, їм просто судилося опинитися в графах 8 і 9.

9

сума, грн.

У графі 9 зазначається сума доходу, вид якого було зазначено в графі 8.
Зауважимо, що єдиноподатники групи 3— платники ПДВ відображають тут дохід без ПДВ.
Показник цієї графи є підставою для заповнення:  
— рядків 03, 04 і 05 розділу II декларації єдиноподатників групи 1;  
— рядків 08, 09 і 10 розділу III декларації єдиноподатників групи 2; 
— рядків 14 і 15 розділу IV декларації єдиноподатників групи 3

 

Книга обліку доходів і витрат для єдиноподатників групи 3 (платники ПДВ)

Єдиноподатники групи 3, зареєстровані як платники ПДВ, зобов’язані вести Книгу обліку доходів і витрат, яка відрізняється від щойно розглянутої Книги обліку доходів тим, що складається з двох розділів:

— перший повністю повторює Книгу обліку доходів, яку ведуть єдиноподатники груп 1 — 3 (неплатники ПДВ), з тією лише відмінністю, що всі суми доходу (крім графи 9) зазначаються в ньому без ПДВ. Оскільки ми щойно розглянули, як заповнювати Книгу обліку доходів, не повторюватимемося і відразу перейдемо до другого розділу Книги;

— другий розділ передбачено для обліку витрат.

Про те, як заповнити розділ II Книги обліку доходів і витрат, див. у таблиці.

Табл. Порядок заповнення граф розділу II «Витрати» Книги обліку доходів і витрат

Код графи

Назва графи

1

2

1

Дата

Тут проставляємо дати всіх робочих днів підприємця, протягом яких були понесені витрати. Вихідні, святкові, «безвитратні» не наводимо.
У цій графі також зазначається дата, на яку підбивається підсумок витрат за місяць, квартал, рік.
Врахуйте: запис про витрати роблять загальним підсумком за день.
Кожній даті в графі 1 відповідатиме один запис у графі 3 про загальну суму витрат (без розбивки по кожній окремій витраті)

2—3

Витрати, пов’язані з придбанням товарів (робіт, послуг)

2

вид витрат

Зазначаємо види витрат на купівлю товарів (робіт, послуг), наприклад:
— оплата постачальнику (підряднику) товарів (робіт, послуг) згідно з договором; 
— митний збір; 
— суми непрямих податків, сплачені у зв’язку з купівлею товарів (робіт, послуг), які не відшкодовуються підприємцю;  
— транспортні витрати;  
— витрати на страхування товару та інші витрати, безпосередньо пов’язані з купівлею товарів (робіт, послуг) і доведенням їх до стану, придатного для використання в запланованих цілях

3

сума без ПДВ, грн.

Записуємо підсумкову суму, витрачену протягом дня у зв’язку з придбанням товарів (робіт, послуг) за кожним видом витрат.
При цьому, щоб зробити запис про витрати в графі 3 книги, не потрібно чекати моменту отримання доходу від продажу куплених товарів — достатньо одного лише факту оплати: сплатив гроші — записав до графи 3 загальним підсумком за день.
Вартість придбаних товарів (робіт, послуг) записується без ПДВ.
кщо єдиноподатник імпортує товар і оплачує його в іноземній валюті, то перш, ніж відобразити його вартість у витратах, її потрібно перерахувати в гривні.
Для цього потрібно використати курс НБУ, що діє на 0 годин того дня, в який відбулося списання коштів з рахунку

4

Витрати на оплату праці найманих працівників, грн.

Якщо у підприємця є наймані працівники, то до цієї графи він записує суму нарахованої ним зарплати (без вирахування ПДФО і ЄСВ, тобто «грязну» суму) (консультація з категорії 107.04 БЗ). Запис здійснюється в день виплати зарплати

5

Єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, грн.

У цій графі слід відображати суму ЄСВ, нарахованого на зарплату працівників. Запис у цій графі робимо в день сплати суми ЄСВ.
Зверніть увагу: ЄСВ, утриманий із зарплати працівників, окремо у складі витрат відображати не можна, а це означає, що до цієї графи він не записується

6

Інші витрати, грн.

Зазначаємо суму інших витрат, пов’язаних з підприємницькою діяльністю єдиноподатника (наприклад, на рекламу, оренду, оплату вартості електроенергії, тепла, води, телефонного зв’язку, на передплату на спеціалізовані періодичні видання, на сплату податків і ЄСВ «за себе» тощо).
Ви, звісно ж, помітили, що вартість отриманих послуг відображають не тільки в цій графі, а й у графі 3.
У чому ж полягає відмінність у правилах заповнення?
Очевидно, що розбивати витрати потрібно за таким принципом.
Якщо їх можна прямо віднести до товару (робіт, послуг), то вартість записуємо до графи 3.
Наприклад, оплата послуг доставки партії придбаного товару.
кщо ж такого зв’язку немає, то робимо запис у графі 6. Звичайно сюди потрапляють так звані накладні (адміністративні) витрати, з переліком яких ви ознайомилися вище

7

Всього, грн. (гр. 3 + гр. 4 + гр. 5 + гр. 6)

У цій графі підраховується загальна сума витрат за день. Значення цієї графи є сумою значень граф 3, 4, 5 і 6 розділу II Книги обліку доходів і витрат

 

Відповідальність

За неведення або неналежне ведення обліку доходів і витрат може загрожувати як мінімум адмінштраф за ст. 1641 КпАП у розмірі з від 51 до 136 грн. (за повторне порушення протягом року — від 85 до 136 грн).

Якщо ж перевіряючі виявлять, що підприємець не вніс до Книги надходження готівки, то це вже розцінюється як неоприбуткування готівки. За таке порушення може загрожувати штраф у 5-кратному розмірі неоприбуткованої суми. Це випливає з п. 1.2 Положення № 637 та ст. 1 Указу № 436/95. Безготівкових розрахунків цей штраф не стосується.

А за втрату, псування (непридатність) Книги підприємцеві доведеться викласти штраф у розмірі 510 грн. на підставі п. 121.1 ПКУ як за незабезпечення зберігання документів з питань сплати податків і зборів. Повторна втрата/псування протягом року коштуватиме 1020 грн. (див. лист ДПСУ від 17.04.2012 р. № 11206/7/17-1217, роз’яснення — в підкатегорії 107.07 БЗ).

висновки

  • При заповненні Книги єдиноподатники використовують касовий метод, тобто орієнтуються на дату надходження або витрачання грошових коштів. Сам факт відвантаження товарів чи підписання акта приймання-передачі робіт (послуг) не має значення і в Книзі не відображається.

  • Сума витрат заноситься до Книги в день оплати, незалежно від того, отримано вже дохід, пов’язаний з цими витратами, чи ще ні.

  • Підсумки доходів і витрат потрібно підбивати за кожен місяць, квартал та рік.
Книга ОДВ додати теги змінити теги
Додайте свої теги до статті
Розділіть мітки комами. Наприклад: бухгалтерія, форма, відсотки, ПДВ, квартальний звіт. Максимальна кількість 10.
або Закрити
Ваша оцінка врахована! Оцініть статтю :
  • Добре
  • Нормально
  • Погано
Поділитися:
Коментарі до статті