«Чистота — залог здоровья…»: о расходах на уборку офисов

Требования, указывающие на необходимость убирать в офисе, содержатся в трудовом законодательстве. Условия труда на рабочем месте, безопасность технологических процессов, машин, механизмов, оборудования и других средств производства, состояние средств коллективной и индивидуальной защиты, используемых работником, а также санитарно-бытовые условия должны соответствовать требованиям нормативных актов об охране труда ( ст. 153 КЗоТ).

Сегодня сложно, более того, даже невозможно представить себе офис без компьютера. А для офисов, в которых расположены компьютеры, в нормативной базе по охране труда содержится специальное требование:

в офисных помещениях, где расположены компьютеры, следует ежедневно делать влажную уборку (п. 2.15 Правил № 7)

Именно эти нормативные требования и будут нашим основным аргументом, когда нужно будет доказывать, что приобретение тех или иных «уборочных» средств связано с хозяйственной деятельностью.

Для того, чтобы в вашем офисе было чисто, нужен целый арсенал специального снаряжения. Среди него есть как очень простые приспособления, так и сложные технологические приборы. Но обо всем по порядку.

Пылесос

Пылесос — это главный атрибут офисной уборки. Без него практически невозможно представить эффективную очистку офисных помещений от пыли, грязи и прочей антисанитарии. В бухгалтерском учете пылесос обычно рассматривается как основное средство ( п. 4 П(С)БУ 7), реже— как МНМА. В зависимости от стоимостного критерия, по которому на вашем предприятии отличают основные средства от необоротной «малоценки»*. Отражаться приобретенный пылесос — основное средство будет на субсчете 106 «Инструменты, приборы, инвентарь». Если же ваш пылесос соответствует критериям МНМА, тогда ему место на субсчете 112.

* Малодоходные субъекты могут установить этот критерий на любом уровне, а вот высокодоходным рекомендуем, как и ранее, ориентироваться на 2500 грн., чтобы не возникало разниц в налоговом учете.

А теперь подробнее остановимся на вопросе: связано ли приобретение пылесоса с хозяйственной деятельностью? Это важный вопрос. Потому что от него зависит, сможете ли вы отразить налоговый кредит при приобретении пылесоса. А если вы — высокодоходный субъект, то это будет влиять также на ваше право начислять «налоговую» амортизацию. Так как непроизводственные основные средства у вас «налоговой» амортизации не подлежат ( п.п. 138.3.2 НКУ).

В начале статьи мы уже привели наш главный аргумент касательно связи между приобретением пылесоса и хозяйственной деятельностью. Повторяем: это — требование ст. 153 КЗоТ и специального нормативного акта (п. 2.15 Правил № 7) о ежедневной уборке в офисах. Более того, без уборки офиса нормальная деятельность работников невозможна. Поэтому считаем, что приобретение пылесоса связано с хозяйственной деятельностью.

К сожалению, судебная практика ВАСУ содержит негативные решения в отношении хозяйственной направленности расходов на приобретение пылесосов (см. постановления ВАСУ от 11.11.2010 г. по делу № К-28328/06 и от 20.10.2011 г. по делу № В/9991/2415/11). Но при этом есть положительные решения о приобретении услуги по уборке (см. постановления ВАСУ от 22.01.2015 г. по делу № К/800/17289/14 и от 10.02.2015 г. по делу
№ К/800/16839/14). На наш взгляд, в плане «хоздеятельности» эти ситуации аналогичны и должны разрешаться в пользу плательщика налогов (согласитесь, если приобретение услуг — хоздеятельность, то и расходы, понесенные на уборку самостоятельно, должны быть хоздеятельностью).

Для того, чтобы выглядеть убедительно в борьбе за «хозяйственный» статус приобретенного пылесоса, рекомендуем определить хозяйственную направленность специальным приказом руководителя предприятия. В этом приказе целесообразно дать ссылку на ст. 153 КЗоТ и п. 2.15 Правил № 7 и отметить, что приобретение пылесоса осуществляется именно во исполнение КЗоТ и этих Правил. Приблизительную форму такого приказа мы вам предлагали в «Налоги и бухгалтерский учет», 2012, № 20, с. 32.

Амортизация пылесоса (как основного средства или МНМА) будет включаться в административные расходы предприятия.

Предположим, что связь с хозяйственной деятельностью мы доказали. Тогда мы можем преспокойно отражать налоговый кредит по НДС. Понятно, если имеем налоговую накладную, зарегистрированную в ЕРНН ( п. 198.2 НКУ).

О налоге на прибыль. Здесь малодоходным субъектам (годовой доход не превышает 20 млн грн.) безразлично, доказали мы связь с хозяйственной деятельностью или нет. У них объектом налогообложения является бухгалтерский финрезультат, в котором учтена в том числе и амортизация пылесоса.

А вот высокодоходным субъектам мало убедиться в том, что приобретение пылесоса связано с хозяйственной деятельностью. Им это только даст право начислять «налоговую» амортизацию ( п.п. 138.3.2 НКУ). Им еще нужно сопоставить суммы амортизации, начисленные согласно П(С)БУ 7 и рассчитанные согласно п.п. 138.3.3 НКУ, так как НКУ устанавливает для группы 6 основных средств минимальный срок амортизации 4 года. И высокодоходным субъектам нужно это учитывать. «Амортизационные» корректировки они будут делать в любом случае ( пп. 138.1, 138.2 НКУ). Но на базу обложения налогом на прибыль эти корректировки повлияют, только если сумма начисленной бухгалтерской амортизации будет отличаться от суммы расчетной «налоговой» амортизации.

Наконец, еще несколько слов о ситуациях, которые наверняка возникнут у вас в процессе эксплуатации пылесоса. Вам, вероятнее всего, придется спустя некоторое время заменять фильтр, мешок для сбора пыли и осуществлять прочие подобные расходы.

С учетной точки зрения, это — расходы на поддержание объекта в рабочем состоянии ( п. 15 П(С)БУ 7). Поэтому в отношении налога на прибыль не будет никаких разниц и корректировок (эти расходы включаются в расходы периода). В отношении НДС, опять же, доказываем связь эксплуатации пылесоса с нашей хозяйственной деятельностью. Если мы это уже доказали, то и приобретение «запчастей» к пылесосу даст право на налоговый кредит.

Инвентарь для уборки

Здесь идет речь о швабрах, вениках, щетках, ведрах, уборочных тележках и любых других инструментах, которые вы будете использовать при уборке своего офиса.

Большинство из этих средств будут эксплуатироваться менее одного года. Поэтому согласно Инструкции № 291 в бухучете они будут рассматриваться как МБП. Такие объекты согласно той же Инструкции приходуются в бухучете на счете 22.

Стоимость МБП списывается с баланса в момент передачи их в эксплуатацию. Они исключаются из активов и в дальнейшем ведется только их оперативный количественный учет по местам эксплуатации и соответствующим лицам ( п. 23 П(С)БУ 9).

Некоторые же из указанных инструментов (например, уборочная тележка) будут эксплуатироваться более одного года. Исходя из предписаний Инструкции № 291 (ср. ) их логично включить в состав МНМА. В таком случае они будут учитываться на субсчете 112. Амортизация в таком случае может начисляться «специальными» методами — «50 на 50» или же «100 % стоимости в первом месяце эксплуатации» ( п. 27 П(С)БУ 7).

Теперь несколько слов о налоге на прибыль.

Касательно МНМА и МБП у высокодоходных плательщиков не возникает никаких налоговых разниц и соответственно — никаких корректировок финрезультата до налогообложения

Ведь МНМА не является основными средствами в понимании п.п. 14.1.138 НКУ. И даже связь с хозяйственной деятельностью не нужно доказывать. Поэтому для налоговых разниц у высокодоходников просто нет места*. А малодоходные плательщики вообще могут о разницах в налоговом учете не думать.Амортизация «уборочных» МНМА будет отражаться в составе административных расходов. Как, собственно, и списание «уборочных» МБП.

* Следует заметить: в проект новой декларации по налогу на прибыль (http://sfs.gov.ua/diyalnist-/regulyatorna-politika-/regulyatorna-politika/2015-rik/63722.html) заложена возможность определять налоговые разницы и в отношении МНМА. И хотя это противоречит НКУ, должны вас об этом предупредить.

А сейчас по поводу НДС-учета. Здесь таки нужно позаботиться о связи с хозяйственной деятельностью. Если, конечно, вы хотите, чтобы у вас был налоговый кредит. Проблем быть не должно, тем более если вы зафиксировали «уборочные» приобретения в специальном приказе. Здесь аргументы те же, что и для пылесоса, — необходимость выполнять нормы трудового законодательства о санитарном состоянии рабочего места. Ну и, ясное дело, чтобы не прозевать свой налоговый кредит, вам нужно позаботиться о налоговой накладной и убедиться, что она зарегистрирована в ЕРНН ( п. 198.2 НКУ).

Моющие средства и одноразовые «уборочные» элементы

Идет речь о различных химических средствах для уборки офисных помещений, а также о пакетах для мусора, одноразовых резиновых перчатках и т. п. Они в бухучете будут отражаться как запасы. Для их учета Инструкция № 291 предлагает субсчет 209. Такие запасы будут включаться в состав административных расходов в момент фактического списания в эксплуатацию. Такое списание осуществляется на основании соответствующего акта или накладной-требования на отпуск (внутреннее перемещение) материалов (форма № М-11).

О налоге на прибыль. Никаких разниц, а следовательно, и корректировок у высокодоходных плательщиков не будет. Поэтому здесь у всех плательщиков полное совпадение с бухучетным финрезультатом. И чтобы отразить расходы, не нужно думать о связи с хозяйственной деятельностью. Никому. В том числе и высокодоходникам. В НДС-учете условия для отражения налогового кредита стандартные — зарегистрированная в ЕРНН налоговая накладная и связь приобретенных активов с хозяйственной деятельностью ( ст. 198 НКУ). Аргументы о связи с хоздеятельностью — те же, что и для пылесоса и «уборочных» инструментов.

Зарплата тем, кто убирает

Если вы убираете офис силами ваших работников, вам будет интересно также узнать об учете их зарплаты (и начисленного на нее ЕСВ).

В бухучете начисление такой зарплаты отражается проводкой Дт 92 — Кт 661. Соответственно, ЕСВ начисляется проводкой Дт 92 — Кт 65.

В отношении этих расходов также не возникает никаких налоговых разниц у высокодоходных субъектов — плательщиков налога на прибыль.

Услуги клининговой компании

В заключение еще несколько слов о ситуации, когда уборку в вашем офисе осуществляет сторонняя организация. В бухучете это для вас — обычные расходы, которые отражаются проводкой Дт 92 — Кт 63, 68.

Что касается связи с хоздеятельностью, то, как мы и говорили выше, кроме «общих» аргументов, добавляется также положительная судебная практика. Так, ВАСУ по крайней мере в двух своих самых свежих решениях признает, что расходы и налоговый кредит при оплате за услуги по уборке связаны с хозяйственной деятельностью (см. постановления ВАСУ от 22.01.2015 г. по делу № К/800/17289/14 и от 10.02.2015 г. по делу № К/800/16839/14).

Это для нас — неплохой козырь. Ведь если расходы на уборку признаются хозяйственными в случае, когда их осуществляет сторонняя организация, так же должно быть и когда мы приобретаем инвентарь, чтобы убирать офис самостоятельно.

Рассмотрим на примере учет «уборочных» принадлежностей.

Пример. Предприятие для уборки офиса приобрело моющий пылесос стоимостью 7200 грн. (в том числе НДС — 1200 грн.), инструменты для уборки (швабры, щетки и ведра) на общую сумму 1800 грн. (в том числе НДС — 300 грн.), а также моющие средства на сумму 600 грн. (в том числе НДС — 100 грн.). Зарплата работникам, убиравшим офис, вместе с начисленным на нее ЕСВ — 2000 грн.

Ну вот, собственно, и все об уборке. Чистой и приятной вам работы в ваших офисах!

выводы

• Офисные приобретения признаются связанными с хозяйственной деятельностью на основании требований ст. 153 КЗоТ и п. 2.15 Правил № 7.

• Пылесос в учете признается объектом основных средств, «уборочные» инструменты — МБП или МНМА, моющие средства и одноразовые «уборочные» элементы — запасами.

• Расходы, связанные с «уборочными» мероприятиями, включаются в состав административных расходов предприятия.