«Чистота — запорука здоров’я…»: про витрати на прибирання офісів

Вимоги, які вказують на необхідність прибирати в офісі, містяться у трудовому законодавстві. Умови праці на робочому місці, безпека технологічних процесів, машин, механізмів, устаткування та інших засобів виробництва, стан засобів колективного та індивідуального захисту, що використовуються працівником, а також санітарно-побутові умови повинні відповідати вимогам нормативних актів про охорону праці ( ст. 153 КЗпП).

Сьогодні складно, ба навіть неможливо уявити собі офіс без комп’ютера. А для офісів, у яких розташовано комп’ютери, у нормативній базі з охорони праці міститься спеціальна вимога:

в офісних приміщеннях, де розташовані комп’ютери, слід щоденно робити вологе прибирання (п. 2.15 Правил № 7)

Саме ці нормативні вимоги і стануть нашим основним аргументом, коли треба буде доводити, що придбання тих чи інших «прибиральних» засобів пов’язане із господарською діяльністю.

Для того, аби у вашому офісі було чисто, потрібний цілий арсенал спеціального спорядження. Серед нього є як дуже просте причандалля, так і складні технологічні прилади. Але про все по порядку.

Пилосос

Пилосос — це головний атрибут офісного прибирання. Без нього практично неможливо уявити ефективне очищення офісних приміщень від пилу, бруду та іншої антисанітарії. У бухгалтерському обліку пилосос зазвичай розглядається як основний засіб (п. 4 П(С)БО 7), рідше — як МНМА. Залежно від вартісного критерію, за яким на вашому підприємстві відрізняють основні засоби від необоротної «малоцінки»*. Відображатися придбаний пилосос — основний засіб буде на субрахунку 106 «Інструменти, прилади, інвентар». Якщо ж ваш пилосос відповідає критеріям МНМА — тоді йому місце на субрахунку 112.

* Малодохідні суб’єкти можуть установити цей критерій на будь-якому рівні, а от високодохідним рекомендуємо, як і раніше, орієнтуватися на 2500 грн., аби не виникало різниць у податковому обліку.

А тепер детальніше зупинимося на запитанні: чи пов’язане придбання пилососа із господарською діяльністю? Це важливе питання. Бо від нього залежить, чи зможете ви відобразити податковий кредит при придбанні пилососа. А якщо ви — високодохідний суб’єкт, то це впливатиме також на ваше право нараховувати «податкову» амортизацію. Бо ж невиробничі основні засоби у вас «податковій» амортизації не підлягають ( п.п. 138.3.2 ПКУ).

На початку статті ми вже навели наш головний аргумент щодо зв’язку між придбанням пилососа і господарською діяльністю. Повторюємо: це — вимога ст. 153 КЗпП і спеціального нормативного акта (п. 2.15 Правил № 7) щодо щоденного прибирання в офісах. Більш того, без прибирання офісу нормальна діяльність працівників неможлива. Тому вважаємо, що придбання пилососа пов’язане з господарською діяльністю.

На жаль, судова практика ВАСУ містить негативні рішення щодо господарської спрямованості витрат на придбання пилососів (див. постанову ВАСУ від 11.11.2010 р. у справі № К-28328/06 і ухвалу ВАСУ від 20.10.2011 р. у справі № В/9991/2415/11). Але при цьому є позитивні рішення щодо придбання послуги з прибирання (див. ухвали ВАСУ від 22.01.2015 р. у справі № К/800/17289/14 та від 10.02.2015 р. у справі № К/800/16839/14). На наш погляд, у плані «госпдіяльності» ці ситуа­ції аналогічні і повинні вирішуватися на користь платника податків (погодьтеся, якщо придбання послуг — госпдіяльність, то й витрати, понесені на прибирання самотужки, мають бути госпдіяльністю).

Для того щоб виглядати переконливо у боротьбі за «господарський» статус придбаного пилососа, рекомендуємо визначити господарську спрямованість спеціальним наказом керівника підприємства. У цьому наказі доцільно дати посилання на ст. 153 КЗпП, п. 2.15 Правил № 7 і зауважити, що придбання пилососа здійснюється саме на виконання КЗпП та цих Правил. Приблизну форму такого наказу ми вам пропонували у «Податки та бухгалтерський облік», 2012, № 20, с. 32.

Амортизація пилососа (як основного засобу або МНМА) включатиметься до адміністративних витрат підприємства.

Припустимо, що зв’язок із господарською діяльністю ми довели. Тоді ми можемо спокійнісінько відображати податковий кредит із ПДВ. Зрозуміло, якщо маємо податкову накладну, яка зареєстрована у ЄРПН ( п. 198.2 ПКУ).

Щодо податку на прибуток. Тут малодохідним суб’єктам (річний дохід не перевищує 20 млн грн.) байдуже, довели ми зв’язок із господарською діяльністю чи ні. У них об’єктом оподаткування є бухгалтерський фінрезультат, у якому враховано в тому числі й амортизацію пилососа.

А от високодохідним суб’єктам мало пересвідчитися в тому, що придбання пилососа пов’язане із господарською діяльністю. Їм це лише дасть право нараховувати «податкову» амортизацію ( п.п. 138.3.2 ПКУ). Їм ще треба зіставити суми амортизації, нараховані згідно П(С)БО 7 і розраховані згідно п.п. 138.3.3 ПКУ. Бо ж ПКУ встановлює для групи 6 основних засобів мінімальний строк амортизації 4 роки. І високодохідним суб’єктам треба це враховувати. «Амортизаційні» коригування вони робитимуть у будь-якому випадку ( пп. 138.1, 138.2 ПКУ). Але на базу обкладення податком на прибуток ці коригування вплинуть, тільки якщо сума нарахованої бухгалтерської амортизації буде відрізнятися від суми розрахункової «податкової» амортизації.

Нарешті, ще кілька слів про ситуації, які напевне виникнуть у вас у процесі експлуатації пилососа. Вам, найімовірніше, доведеться через деякий час замінювати фільтр, мішок для збору пилу і робити інші подібні витрати.

З облікового погляду це — витрати на підтримання об’єкта в робочому стані (п. 15 П(С)БО 7). Тож стосовно податку на прибуток не буде ніяких різниць і коригувань (ці витрати включаються до витрат періоду). Стосовно ПДВ, знову ж таки, доводимо зв’язок експлуатації пилососа з нашою господарською діяльністю. Якщо ми це вже довели, то і придбання «запчастин» до пилососа дасть право на податковий кредит.

Інвентар для прибирання

Тут ідеться про швабри, віники, щітки, відра, прибиральні візки та будь-які інші інструменти, які ви будете використовувати, прибираючи свій офіс.

Більшість із цих засобів будуть експлуатуватися менше одного року. Тож згідно з Інструк­цією № 291 в бухобліку вони розглядатимуться як МШП. Такі об’єкти згідно з тією ж Інструкцією прибуткуються в бухобліку на рахунок 22.

Вартість МШП списується з балансу в момент передачі їх в експлуатацію. Вони виключаються з активів, і в подальшому ведеться лише їх оперативний кількісний облік за місцями експлуатації і відповідними особами (п. 23 П(С)БО 9).

Деякі ж із зазначених інструментів (наприклад, прибиральний візок) експлуатуватимуться більше одного року. Виходячи з приписів Інструкції № 291 (ср. ) їх логічно уключити до складу МНМА. У такому випадку вони будуть обліковуватися на субрахунку 112. Амортизація у такому випадку може нараховуватися «спеціальними» методами — «50 на 50» або ж «100 % вартості у першому місяці експлуатації» (п. 27 П(С)БО 7).

Тепер кілька слів щодо податку на прибуток.

Стосовно МНМА і МШП у високодохідних платників не виникає жодних податкових різниць і відповідно — ніяких коригувань фінрезультату до оподаткування

Адже МНМА не є основними засобами у розумінні п.п. 14.1.138 ПКУ. І навіть зв’язок із господарською діяльністю не треба доводити. Тож для податкових різниць у високодохідників просто немає місця*. А малодохідні платники взагалі можуть про різниці у податковому обліку не думати.

Амортизація «прибиральних» МНМА буде відображатися у складі адміністративних витрат. Як, власне, і списання «прибиральних» МШП.

А зараз щодо ПДВ-обліку. Тут таки треба подбати про зв’язок із господарською діяльністю. Якщо, звичайно, ви хочете, аби у вас був податковий кредит. Проблем бути не повинно, тим більше якщо ви зафіксували «притиральні» придбання у спеціальному наказі. Тут аргументи ті ж самі, що і для пилососа, — необхідність виконувати норми трудового законодавства щодо санітарного стану робочого місця. Ну і, певна річ, аби не проґавити свій податковий кредит, вам потрібно подбати про податкову накладну і пересвідчитися, що її зареєстровано в ЄРПН ( п. 198.2 ПКУ).

Миючі засоби й одноразові «прибиральні» елементи

Ідеться про усілякі хімічні засоби для прибирання офісних приміщень, а також про пакети для сміття, одноразові гумові рукавички тощо. Вони в бухобліку будуть відображатися як запаси. Для їх обліку Інструкція № 291 пропонує субрахунок 209. Такі запаси будуть уключатися до складу адміністративних витрат у момент фактичного списання в експлуатацію. Таке списання здійснюється на підставі відповідного акта або накладної-вимоги на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів (форма № М-11).

Щодо податку на прибуток. Жодних різниць, а отже, і коригувань у високодохідних платників не буде. Тож тут у всіх платників повний збіг з бух­обліковим фінрезультатом. І аби відобразити витрати, не треба думати про зв’язок із господарською діяльністю. Нікому. У тому числі й високодохідникам. У ПДВ-обліку умови, аби відобразити податковий кредит, стандартні — зареєстрована в ЄРПН податкова накладна і зв’язок придбаних активів із господарською діяльністю ( ст. 198 ПКУ). Аргументи щодо зв’язку із госпдіяльністю — ті ж самі, що і для пилососа та «прибиральних» інструментів.

Зарплата тим, хто прибирає

Якщо ви прибираєте офіс силами ваших працівників, вам буде цікаво також дізнатися про облік їхньої зарплати (і нарахованого на неї ЄСВ).

У бухобліку нарахування такої зарплати відображається проведенням Дт 92 — Кт 661. Відповідно, ЄСВ нараховується проведенням Дт 92 — Кт 65.

Щодо цих витрат також не виникає жодних податкових різниць у високодохідних суб’єктів — платників податку на прибуток.

Послуги клінінгової компанії

Наостанок ще кілька слів про ситуацію, коли прибирання у вашому офісі здійснює стороння організація. У бухобілку це для вас — звичайні витрати, які відображаються проведенням Дт 92 — Кт 63, 68.

Щодо зв’язку з госпдіяльністю, то, як ми й казали вище, окрім «загальних» аргументів, додається також позитивна судова практика. Так, ВАСУ у принаймні двох своїх найсвіжіших рішеннях визнає, що витрати і податковий кредит при оплаті за послуги з прибирання пов’язані з господарською діяльністю (див. ухвали ВАСУ від 22.01.2015 р. у справі № К/800/17289/14 та від 10.02.2015 р. у справі № К/800/16839/14).

Це для нас — непоганий козир. Адже якщо витрати на прибирання визнаються господарськими у випадку, коли їх здійснює стороння організація, так само має бути і коли ми придбаваємо інвентар, аби прибирати офіс самостійно.

Розглянемо на прикладі облік «прибирального» причандалля.

Приклад. Підприємство для прибирання офісу придбало мийний пилосос вартістю 7200 грн. (у тому числі ПДВ — 1200 грн.), інструменти для прибирання (швабри, щітки і відра) на загальну суму 1800 грн. (у тому числі ПДВ — 300 грн.), а також мийні засоби на суму 600 грн. (у тому числі ПДВ — 100 грн.). Зарплата працівникам, що прибирали офіс, разом з нарахованим на неї ЄСВ, — 2000 грн.

Ну ось, власне, і все про прибирання. Чистої і приємної вам роботи у ваших офісах!

висновки

• Офісні придбання визнаються пов’язаними з господарською діяльністю на підставі вимог ст. 153 КЗпП і п. 2.15 Правил № 7.

• Пилосос у обліку визнається об’єктом основних засобів, «прибиральні» інструменти — МШП або МНМА, миючі засоби і одноразові «прибиральні» елементи — запасами.

• Витрати, пов’язані із «прибиральними» заходами, уключаються до складу адміністративних витрат підприємства.