Охрана офиса

В избранном В избранное
Печать
Адамович Наталия, налоговый эксперт
Налоги и бухгалтерский учет Июнь, 2015/№ 48
Чтобы предотвратить проникновение в офис подозрительных личностей, попытки ограбления, рейдерского захвата, ведь офис по сути — это кладезь всех важных для предприятия документов, без охраны не обойтись. Решая этот вопрос, вы можете обратиться к специалистам охранного дела, регулярно оплачивая им услуги охраны. Либо выбрать другой не менее надежный вариант: обзавестись собственной службой охраны. Рассмотрим, как реализовать оба варианта охраны в учете.

«Если близко воробей, мы готовим пушку...». После обращения в охранную фирму тратить деньги на «пушку» не придется. Платите себе за услуги охраны и будьте спокойны.

«Тревожная кнопка», или Услуги охранного агентства

Привлечь для охраны офиса вы можете либо подразделение ГСО при МВД, либо частную охранную фирму, имеющую лицензию ( ст. 4 Закона Украины «Об охранной деятельности» от 22.03.2012 г. № 4616-VI).

При этом решайте, заказать для охраны офиса стационарно размещаемую охрану или удаленный вариант охраны — услугу «тревожная кнопка». Это уже, как говорится, на ваш вкус и по вашему карману. Как правило, расходы на установку кнопки разовые, а затем предприятие просто ежемесячно оплачивает стоимость услуги (независимо от наличия вызовов).

Налог на прибыль. По услугам охраны, полученным у сторонней организации, отдельный налоговый учет не ведется, и дополнительные разницы у высокодоходных плательщиков не возникают. При определении объекта обложения налогом на прибыль как малодоходные (с доходом за календарный год не более 20 млн грн.), так и высокодоходные плательщики (с доходом за календарный год более 20 млн грн.) будут ориентироваться только на бухгалтерский финрезультат ( п.п. 134.1.1 НКУ).

Бухгалтерский учет. Расходы на охрану отражаем в том отчетном периоде, в котором охранная фирма/служба предоставила свои услуги предприятию ( п. 7 Положения (стандарта) бухгалтерского учета 16 «Расходы», утвержденного приказом Минфина от 31.12.99 г. № 318; далее — П(С)БУ 16). Предоплата за услуги в расходы не включается.

Расходы по охране офиса следует учитывать в составе административных расходов ( п. 18 П(С)БУ 16). То есть отражать на счете 92.

НДС. Предприятие, которое пользуется услугами охранной структуры — плательщика НДС, имеет право отнести суммы «входного» НДС по ним в состав своего налогового кредита. По налоговым накладным, своевременно зарегистрированным в ЕРНН, суммы НДС попадут в налоговый кредит уже в периоде составления налоговых накладных. А вот по налоговым накладным с просроченной регистрацией (но не более 180 календарных дней) налоговый кредит отражается в периоде регистрации таких НН ( п. 198.6 НКУ).

Пример. Для охраны офиса предприятие заключило договор с охранным агентством. Стоимость охранных услуг в месяц составляет 3000 грн. (в том числе НДС — 500 грн.).

Таблица 1. Учет расходов на охрану офиса

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Бухгалтерский учет

Сумма, 

грн.

Дт

Кт

1

Получены услуги от охранного агентства по охране офиса (подписан акт предоставленных услуг)

92

631

2500

2

Отражена сумма налогового кредита по НДС (при наличии НН, зарегистрированной в ЕРНН)

641

631

500

3

Оплачены охранные услуги

631

311

3000

4

Отнесена на финансовый результат стоимость услуг

791

92

2500

 

Таким же образом предприятие отражает в своем учете и затраты на «стороннюю» охрану арендованного офиса.

Установка в офисе охранного оборудования

Если вы решили обзавестись собственной службой охраны и охранять свой офис самостоятельно, то принять в штат специально подготовленных работников — это только полдела. Самоохрана, как правило, требует приобретения и установки специальных охранных технических средств. Подробнее о классификации «охранного» оборудования см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2014, № 11, с. 28. Мы же здесь сосредоточимся на учете.

Налог на прибыль. Установка в офисе охранного оборудования, которое может: (1) эксплуатироваться отдельно от здания и подпадать под определение объекта основных средств*; (2) эксплуатироваться только в привязке к зданию и попадать под объект улучшения основных средств, у высокодоходных плательщиков потребует их отдельного налогового учета. Таким плательщикам нужно по-прежнему вести двойной учет основных средств и, в частности, начислять не только бухгалтерскую, но и налоговую амортизацию по правилам п. 138.3 НКУ (см. табл. 2). Это связано с обязанностью корректировки бухгалтерского финрезультата на амортизационные разницы ( пп. 138.1 и 138.2 НКУ).

* Стоимостью свыше 2500 гривень с ожидаемым сроком полезного использования (эксплуатации) более 1 года или операционного цикла, если он более года ( п.п. 14.1.138 НКУ).

Таблица 2. Объекты налоговой амортизации у высокодоходных плательщиков при покупке охранного оборудования

Категория учета охранного оборудования

Группа учета ОФ

Минимальный срок амортизации

Оборудование стоимостью более 2500 грн. — отдельный объект

Группа 4

5 лет

Оборудование — улучшение офиса

Группа 3

20 лет

Оборудование — улучшение арендованного офиса

Группа 3

20 лет

 

Важно! В налоговом учете объект улучшения будет формироваться на всю сумму расходов (старое 10 % ограничение не применяется).

Малодоходные плательщики установку охранного оборудования будут учитывать только в бухучете.

Бухгалтерский учет. Охранные средства, которые могут эксплуатироваться отдельно от здания, признаются отдельными объектами. В зависимости от стоимости (сравнивают со стоимостной границей размежевания основных средств и малоценных активов, определенной в учетной политике) они зачисляются или на субсчет 104 «Машины и оборудование», или на субсчет 112 «Малоценные необоротные материальные активы».

Остальные средства для охраны рассматриваются как улучшение помещения офиса, в котором они будут установлены, и амортизируются в составе первоначальной стоимости здания офиса (отраженной на субсчете 103).

А вот если ваш офис в аренде, то улучшения объекта аренды отражаются как капитальные инвестиции в создание (строительство) прочих необоротных активов ( п. 8 Положения (стандарта) бухгалтерского учета 14 «Аренда», утвержденного приказом Минфина от 28.07.2000 г. № 181). То есть стоимость улучшений аккумулируется на субсчете 117. Подробнее об учете улучшений арендованных основных средств см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 40, с. 34.

Начисление амортизации по перечисленным выше охранным объектам для офиса отражается записью: Дт 92 — Кт 131, 132.

Оснащение работников охраны

Спецодежда. Охранникам непременно понадобится спецодежда. Для охранников это костюм, берет, полуботинки, а для работы зимой — куртка и штаны утепленные, сапоги, шапка, рукавицы ( пп. 104 и 114 Норм бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты работникам общих профессий различных отраслей промышленности, утвержденных приказом Госкомгорнадзора от 16.04.2009 г. № 62). Учитывают такую одежду в зависимости от стоимости и срока службы (последний согласно указанным Нормам зависит от вида одежды и составляет 12, 24 и 36 месяцев).

Налоговый учет. Спецодежда, подпадающая под определение объекта основных средств, у высокодоходных плательщиков потребует их отдельного налогового учета.

Нормативного ограничения по расходам на спецодежду (прописанного в п.п. 140.1.1 НКУ в редакции до 01.01.2015 г.) в налоговом учете теперь нет

Поэтому высокодоходным плательщикам придется считать и налоговую амортизацию спецодежды со сроком эксплуатации более 1 года и стоимостью выше 2500 грн. по правилам п. 138.3 НКУ. Дорогостоящая спецодежда учитывается в группе 9 и амортизируется в течение 12 лет.

Спецодежду со сроком службы не более 1 года высокодоходные плательщики учитывают только в бухгалтерском учете.

Малодоходные плательщики абсолютно всю спецодежду для охранников будут учитывать только в бухгалтерском учете.

Бухгалтерский учет. Купленную спецодежду, срок службы которой не превышает 1 год, включают в состав запасов-МБП (зачисляют на счет 22), а при передаче охраннику в эксплуатацию списывают на расходы (на счет 92).

Спецодежду со сроком использования более 1 года приходуют как объект необоротных активов:

на субсчет 112 «Малоценные необоротные материальные активы», если стоимость одежды не превышает стоимостной границы, закрепленной в приказе об учетной политике;

— на субсчет 109 «Прочие основные средства» или 117 «Прочие необоротные материальные активы», если стоимость одежды выше установленной границы.

Стоимость «долгоиграющей» одежды подлежит амортизации начиная с месяца, следующего за месяцем, в котором одежда была передана в эксплуатацию. Начисление амортизации по спецодежде для охранников офиса отражается записью: Дт 92 — Кт 132.

Чайник и микроволновка. При обустройстве охранникам места для питания, хотя бы чайник, не говоря уже о микроволновке, а купить придется. Специфика работы охранников в том, что они не всегда могут отлучиться с рабочего места. Поэтому приобретение такой бытовой техники неразрывно сопряжено с возможностью выполнения ими трудовых обязанностей и необходимо для подогрева ими пищи во время несения службы.

Если у малодоходных плательщиков с учетом таких предметов в составе расходов проблем не будет (все, что зайдет на расходы в бухучет, то и сформирует финрезультат для обложения налогом на прибыль), то у высокодоходных все по-другому.

У них обязательный отдельный налоговый учет основных средств, причем только тех, которые связаны с хозяйственной деятельностью. Не волнуйтесь, дорогостоящие приборы для обеда на скорую руку вполне могут быть учтены в составе налоговых основных средств. Ведь налоговики еще в более суровых дореформенных условиях признавали возможность «налоговой» амортизации таких объектов (см. письмо ГНАУ от 14.01.2002 г. № 256/6/15-1216). Поэтому нехозяйственной амортизационной разницы здесь не будет.

выводы

  • Расходы на охрану, проводимую специальной охранной фирмой/службой, отражаем в том отчетном периоде, в котором охранная фирма/служба предоставила свои услуги.

  • Улучшением или отдельным объектом то или иное «охранное» устройство следует рассматривать в зависимости от критериев отделимости и автономности.

  • Малодоходные плательщики абсолютно все объекты для охраны будут учитывать только в бухгалтерском учете.
Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить