Отчет о командировке: не забываем о главном!

Нестеренко Максим, налоговый эксперт
Налоги & бухучет Май, 2015/№ 43
В избранном В избранное
Печать
В свое время группа «Песняры» в своей песне на музыку полонеза М. К. Огинского пела о Родине, на которую нужно вернуться*. Так и из любой командировки — внутренней или заграничной — работник рано или поздно должен вернуться. А после этого — отчитаться об использованных в командировке средствах. О важнейших аспектах этого Отчета напомним вам прямо сейчас в нашей статье.

* «Tam jest Ojczyzna, tam jest nasz kraj, do ziemi swej, powinniśmy powrócić» (польск.).

Отчет о командировке — это один из главных учетных документов, удостоверяющий основания и сроки пребывания работника в командировке, а также расходы, понесенные работником во время этой командировки.

Когда и как составляется Отчет?

После завершения командировки работник обязан ( п.п. 170.9.2 НКУ):

1) отчитаться о количестве и направлениях использования выданных на командировку средств. Именно для этого заполняется и подается Отчет**, по форме, утвержденной приказом № 845. К Отчету должны быть приложены оригиналы документов, подтверждающие суммы понесенных в связи с командировкой расходов;

** Полное название — Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет.

2) вернуть сумму излишне израсходованных в командировке средств (при их наличии).

Согласно требованиям п. 5 Порядка № 845 Отчет составляется подотчетным лицом, получившим средства от предприятия. Подотчетное лицо заполняет в Отчете все графы, кроме следующих:

— «Звіт перевірено», «Залишок унесений (перевитрата видана) у сумі за касовим ордером»;

— бухгалтерских проводок;

— расчета суммы удержанного налога за несвое­временно возвращенные средства.

Эти графы заполняются должностными лицами предприятия, предоставившими работнику средства на командировку (бухгалтером или кассиром).

Графа «Звіт затверджено в сумі» подписывается руководителем предприятия (налоговым агентом).

Отдельно напомним: если аванс на командировку выдавался в безналичной форме путем перечисления на корпоративную платежную карточку, то в графе «Одержано» работник указывает только использованную сумму денежных средств. То есть ту сумму, которую он снимал через банкомат или уплатил в безналичной форме. А не всю сумму, которая была перечислена на текущий счет предприятия для использования с применением платежной карточки.

Обращаем внимание: отрывная часть Отчета («РОЗПИСКА») заполняется и подписывается должностным лицом предприятия, которому работник сдает Отчет

Для работника она является документом, подтверждающим своевременность подачи Отчета.

К Отчету прилагаются оригиналы документов, подтверждающих стоимость понесенных в командировке расходов, с указанием формы их оплаты. Если расчеты производились с помощью платежной карточки, к Отчету прилагаются также документы о получении наличности с текущего счета. Такими документами могут быть чек банкомата, копия расходного ордера, справки по установленным формам, слип, квитанция торгового терминала и т. п. ( п. 2.12 Положения № 637).

Сроки составления Отчета

Теперь о сроках подачи Отчета, установленных пп. 170.9.2 и 170.9.3 НКУ. Они зависят от формы предоставления средств на командировку (в наличной или в безналичной форме). К счастью, в тех случаях, когда подотчетные средства выдаются на командировку, сроки составления Отчета совпадают со сроками, отведенными, чтобы вернуть выданную наличность. Приведем эти сроки в таблице.

Сроки составления Отчета при использовании подотчетных средств в командировке

Цель выдачи аванса

Форма выдачи аванса

в наличной форме

в безналичной форме для использования с применением корпоративных платежных карточек и платежных документов*

расчеты осуществлялись наличностью, снятой с применением платежных карточек

расчеты осуществлялись в безналичной форме

Для покрытия командировочных расходов

До окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершает командировку
( п.п. «а» п.п. 170.9.2 НКУ)

До окончания 3-го банковского дня после окончания командировки
( п.п. «а» п.п. 170.9.3 НКУ)**

Не позднее
10 банковских дней
после окончания командировки (до 20 банковских дней*** при наличии уважительных причин)
( п.п. «б» п.п. 170.9.3 НКУ)

Для решения производственных (хозяйственных) вопросов в командировке

* Под платежными документами следует понимать перечисленные в п.п. 170.9.3 НКУ дорожные, банковские или именные чеки, прочие платежные документы.

** По нашему мнению, указанные сроки не применяются в случае перечисления аванса на командировку на личную карточку работника. В такой ситуации работник обязан руководствоваться общими сроками, указанными в п.п. «б» п.п. 170.9.2 НКУ, и отчитаться о количестве и направлениях использования денежных средств, выданных на командировку, до окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором он завершает командировку. Дело в том, что перечисление денежных средств на личную карточку приравнивается к выдаче аванса наличными. При этом в Отчете об использовании подотчетных средств вся сумма зачисленных средств отражается работником как выданная. В свою очередь, НКУ не содержит специальных норм, устанавливающих сроки подачи Отчета в случае перечисления средств на командировку на личную платежную карточку работника.

Однако ГНСУ считает иначе: из разъяснений, приведенных в письме от 06.02.2012 г. № 2292/6/23-50.0214, следует, что действие п.п. 170.9.3 НКУ распространяется как на случаи, когда в командировке используется корпоративная платежная карточка, так и на случаи использования работником личной карточки. В связи с этим налоговики делают, на наш взгляд, ошибочный вывод: если во время служебной командировки работник получал наличность с применением личного специального платежного средства, то он должен подать Отчет до окончания 3-го банковского дня после завершения командировки. Такую же позицию налоговики занимают и в консультации из БЗ, подкатегория 109.14.

*** Срок подачи Отчета об использовании подотчетных средств продлевается работодателем для выяснения вопросов по выявленным расхождениям между соответствующими отчетными документами.

Заметим: указанные сроки подачи Отчета не являются обязательными в том случае, если аванс работнику не выдавался и он вынужден был расходовать в командировке собственные средства. Однако налоговики настаивают на необходимости подать такой Отчет в определенные законодательством сроки. То есть в те же сроки, что и для работников, обеспеченных авансом (см. консультацию в БЗ, подкатегория раздела 109.14).

В то же время в этой же консультации налоговики успокаивают: если даже вы подадите такой Отчет несвоевременно, финансовые санкции не применяются. Это логично, ведь в этом случае отсутствует объект для начисления штрафных санкций согласно п. 170.9 НКУ — излишне израсходованные средства, не возвращенные в установленные сроки.

Строго говоря, в этом случае не обязательно даже применять форму Отчета. Ведь деньги работнику под отчет не выдавались, он тратился сам. Однако на практике предприятия предпочитают применять привычную форму, чтобы отчитываться за потраченные работником собственные деньги.

«Мультивалютная» командировка

Если работник направлялся в командировку за границу и после возвращения должен отчитаться по нескольким валютам, то, по нашему мнению, оптимальным будет вариант заполнения одного Отчета независимо от количества валют. Однако в этом Отчете нужно отдельно выделить для каждой из валют:

— выданные под отчет средства;

— израсходованные в командировке средства;

— остаток (или перерасход).

Впрочем, допускаем также возможность составления нескольких Отчетов — для каждой из валют. В таком случае рекомендуем составлять Отчеты по разным валютам не в один и тот же день. И нумеровать такие Отчеты лучше через дробь, чтобы потом можно было определить, что они относятся к одной командировке.

Подробно об этом читайте в «Налоги и бухгалтерский учет», 2010, № 79, с. 36.

Сроки возврата средств

Теперь обратим внимание на сроки возврата в кассу предприятия не израсходованных в командировке сумм или сумм, расходование которых не подтверждено соответствующими документами. Эти сроки установлены НКУ, Инструкцией № 59, Положением № 637, Порядком № 845.

Неизрасходованные средства, выданные на командировку, должны быть возвращены в кассу или перечислены работником на банковский счет работодателя, выдавшего денежные средства, до или во время подачи Отчета ( п.п. 170.9.2 НКУ, п. 11 разд. II и п. 17 разд. ІІІ Инструкции № 59, п. 2.11 Положения № 637 и п. 2 Порядка № 845).

Таким образом, предельные сроки возврата излишне израсходованных средств, полученных работником на командировку, совпадают со сроками подачи Отчета

Ответственность: когда и для кого?

Выше вы уже могли прочитать, что сроки возврата выданных на командировку денежных средств установлены абзацем четвертым п.п. 170.9.2 и п.п. 170.9.3 НКУ, п. 11 разд. II Инструкции № 59, п. 2.11 Положения № 637 и п. 2 Порядка № 845, а сроки подачи отчета об использовании средств — пп. 170.9.2 и 170.9.3 НКУ.

Первые сроки применяются налоговыми органами для определения фактов нарушения правил наличного обращения, вторые — для целей налогообложения доходов физических лиц.

Что же грозит предприятию, если оно будет нарушать вышеуказанные сроки составления Отчета и возврата средств? Об этом — в следующей таблице!

Возможные санкции за нарушение сроков отчетности и возврата средств

Вид нарушения

Степень ответственности

Основание

Санкции к работнику

Сумма излишне израсходованных средств не возвращена работником в течение установленного пп. 170.9.2 и 170.9.3 НКУ срока*

Налог на доходы из суммы, превышающей сумму расходов плательщика налогов на такую командировку, рассчитанную в соответствии с п.п. 170.9.1 НКУ**

П.п. «а»
п.п. 170.9.1 НКУ

Санкции к субъекту хозяйствования

Превышение установленных п. 2.11 Положения № 637 сроков использования выданной под отчет наличности

Штраф в размере 25 % от выданных под отчет сумм

Абзац пятый ст. 1 Указа № 436

Выдача наличности под отчет без полного отчета за ранее выданные средства

* Обращаем внимание: своевременно поданный Отчет не освобождает работника, который не сдал вовремя излишне израсходованные средства, от ответственности, установленной п.п. 170.9.1 НКУ.
** После вступления в силу Закона № 71 в п.п. 170.9.1 НКУ подробно расписано, какие командировочные расходы не являются доходом командированного физического лица. Также эти суммы излишне израсходованных средств будут облагаться
военным сбором. А вот от обложения ЕСВ эти суммы избавлены, ведь средства, выданные на командировку, не являюся составляющей фонда оплаты труда.

Думаем, что по поводу основных принципов составления Отчета о командировке сказано достаточно. Далее вы подробнее ознакомитесь с ситуацией, когда командированный работник расходует в командировке свои деньги.

выводы

  • Отчет о командировке составляется после ее завершения. Он удостоверяет сроки командировки, осуществленные в ней расходы и основания для такой командировки.

  • Для командировки сроки возврата средств и сроки составления Отчета о командировке совпадают.

  • Закон № 71 внес изменения в п.п. 170.9.1 НКУ. Теперь непосредственно этим подпунктом устанавливается сумма, облагаемая НДФЛ.

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить
Скачайте наше мобильное приложение iFactor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Powered by
Factor Web Solutions
Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.
Закрити
icon-block
Заважає реклама?
Ви маєте можливість її відключити!
Бажаєте побачити, як сайт буде виглядати без реклами?
Вимкнути на 10 секунд