(066) 87-010-10 Передзвоніть менi
Переводимо бухгалтерів в ОНЛАЙН!
Перейти до номеру
  • № 42
  • № 41
  • № 40
  • № 39
  • № 38
  • № 36-37
? За допомогою цієї функції ви зможете швидко перейти до номеру, що вас цікавить
У цьому номері :
 
  • У обране
  • Друк
  • Шрифт
  • Колір фону
  • Коментарі 0
  • В розробці
5/17
Податки та бухгалтерський облік
Податки та бухгалтерський облік
Травень , 2015/№ 43

Звіт про відрядження: не забудьмо про головне!

http://tinyurl.com/y5a4arfa
Свого часу гурт «Песняры» у своїй пісні на музику полонезу М. К. Огінського співав про Батьківщину, на яку треба повернутись*. Так і з будь-якого відрядження — внутрішнього чи закордонного — працівник рано чи пізно має повернутися. А після цього — скласти Звіт про використані у відрядженні кошти. Про найважливіші аспекти цього Звіту нагадаємо вам прямо зараз у нашій статті.

* «Tam jest Ojczyzna, tam jest nasz kraj, do ziemi swej, powinniśmy powrócić» (польськ.).

Звіт про відрядження — це один із головних облікових документів, який посвідчує підстави і строки перебування працівника у відрядженні, а також витрати, понесені працівником під час цього відрядження.

Коли і як складається Звіт

Після завершення відрядження працівник зобов’язаний ( п.п. 170.9.2 ПКУ):

1) відзвітувати про кількість і напрямки використання виданих на відрядження коштів. Саме для цього і заповнюється та подається Звіт** за формою, затвердженою наказом № 845. До Звіту повинні бути додані оригінали документів, що підтверджують суми понесених у зв’язку з відрядженням витрат;

** Повна назва — Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт.

2) повернути суму надміру витрачених у відрядженні коштів (за наявності таких коштів).

Згідно з вимогами п. 5 Порядку № 845 Звіт складається підзвітною особою, яка одержала кошти від підприємства. Підзвітна особа заповнює у Звіті всі графи, окрім таких:

— «Звіт перевірено», «Залишок унесений (перевитрата видана) у сумі за касовим ордером»;

— бухгалтерських проводок;

— розрахунку суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті кошти.

Ці графи заповнюються посадовими особами підприємства, які надали працівнику кошти на відрядження (бухгалтером або касиром).

Графа «Звіт затверджено в сумі» підписується керівником підприємства (податковим агентом).

Окремо нагадаємо: якщо аванс на відрядження видавався в безготівковій формі шляхом перерахування на корпоративну платіжну картку, то в графі «Одержано» працівник вказує тільки використану суму грошових коштів. Цебто ту суму, яку він знімав через банкомат або сплатив у безготівковій формі. А не всю суму, яка була перерахована на поточний рахунок підприємства для використання із застосуванням платіжної картки.

Звертаємо увагу: відривна частина Звіту («РОЗПИСКА») заповнюється і підписується посадовою особою підприємства, якому працівник здає Звіт

Для працівника вона є документом, що підтверджує своєчасність подання Звіту.

До Звіту додаються оригінали документів, що підтверджують вартість понесених у відрядженні витрат, із зазначенням форми їх оплати. Якщо розрахунки проводилися за допомогою платіжної картки, до Звіту додаються також документи про одержання готівки з поточного рахунку. Такими документами можуть бути чек банкомата, копія видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанція торговельного термінала тощо (п. 2.12 Положення № 637).

Строки складання Звіту

Тепер про строки подання Звіту, встановлені пп. 170.9.2 і 170.9.3 ПКУ. Вони залежать від форми надання коштів на відрядження (готівкової або безготівкової). На щастя, у тих випадках, коли підзвітні кошти видаються на відрядження, строки складання Звіту збігаються зі строками, відведеними, аби повернути видану готівку. Наведемо ці строки у таблиці.

Строки складання Звіту у випадку використання підзвітних коштів у відрядженні

Мета видачі авансу

Форма видачі авансу

у готівковій формі

у безготівковій формі для використання із застосуванням корпоративних платіжних карток і платіжних документів*

розрахунки здійснювались готівкою, знятою із застосуванням платіжних карток

розрахунки здійснювалися у безготівковій формі

Для покриття витрат на відрядження

До закінчення 5-го банківського дня, наступного за днем, в якому працівник завершує відрядження ( п.п. «а» п.п. 170.9.2 ПКУ)

До закінчення 3-го банківського дня після закінчення відрядження ( п.п. «а» п.п. 170.9.3 ПКУ)**

Не пізніше

10 банківських днів після закінчення відрядження (до 20 банківських днів*** за наявності поважних причин) ( п.п. «б» п.п. 170.9.3 ПКУ)

Для вирішення виробничих (господарських) питань у відрядженні

* Під платіжними документами слід розуміти перелічені в п.п. 170.9.3 ПКУ дорожні, банківські або іменні чеки, інші платіжні документи.
** На нашу думку, зазначені строки не застосовуються в разі перерахування авансу на відрядження на
особисту картку працівника. У такій ситуації працівник зобов’язаний керуватися загальними строками, указаними в п.п. «б» п.п. 170.9.2 ПКУ, та відзвітувати про кількість та напрями використання грошових коштів, виданих на відрядження, до закінчення 5-го банківського дня, наступного за днем, в якому він завершує відрядження. Річ у тім, що перерахування грошових коштів на особисту картку прирівнюється до видачі авансу готівкою. При цьому у Звіті про використання підзвітних коштів уся сума зарахованих коштів відображається працівником як видана. У свою чергу, ПКУ не містить спеціальних норм, що встановлюють строки подання Звіту в разі перерахування коштів на відрядження на особисту платіжну картку працівника.
Проте ДПСУ вважає інакше: із роз’яснень, наведених у листі від 06.02.2012 р. № 2292/6/23-50.0214, випливає, що дія п.п. 170.9.3 ПКУ поширюється як на випадки, коли у відрядженні використовується
корпоративна платіжна картка, так і на випадки використання працівником особистої картки. У зв’язку з цим податківці роблять, на наш погляд, помилковий висновок: якщо під час службового відрядження працівник отримував готівку із застосуванням особистого спеціального платіжного засобу, то він повинен подати Звіт до закінчення 3-го банківського дня після завершення відрядження. Таку ж позицію податківці займають і у консультації із БЗ, підкатегорія 109.14.
*** Строк подання Звіту про використання підзвітних коштів подовжується роботодавцем для з’ясування питань щодо виявлених розбіжностей між відповідними звітними документами.

Зауважимо: зазначені вище терміни подання Звіту не є обов’язковими у тому випадку, якщо аванс працівнику не видавався і він змушений був витрачати у відрядженні власні кошти. Однак податківці наполягають на необхідності подати такий Звіт у визначені законодавством терміни. Тобто у ті ж терміни, що і для працівників, забезпечених авансом (див. консультацію в БЗ, підкатегорія 109.14).

Водночас у цій же консультації податківці заспокоюють: якщо ви навіть подасте такий Звіт несвоєчасно, фінансові санкції не застосовуються. Це логічно, адже у цьому випадку відсутній об’єкт для нарахування штрафних санкцій згідно з п. 170.9 ПКУ — надміру витрачені кошти, не повернуті у встановлені терміни.

Суворо кажучи, у цьому випадку не обов'язково навіть застосовувати форму Звіту. Бо ж гроші працівникові під звіт не видавались, він витрачався сам. Але на практиці підприємства надають перевагу звичній формі, аби звітувати за витрачені працівником власні гроші.

«Мультивалютне» відрядження

Якщо працівник прямував у відрядження за кордон і при поверненні повинен відзвітувати за кількома валютами, то, на нашу думку, оптимальним буде варіант заповнення одного Звіту незалежно від кількості валют. Проте у цьому Звіті треба окремо виділити для кожної з валют:

— видані під звіт кошти;

— витрачені у відрядженні кошти;

— залишок (або перевитрату).

Втім, допускаємо також можливість складати декілька Звітів — для кожної з валют. У такому випадку рекомендуємо складати Звіти за різними валютами не в один і той самий день. І нумерувати такі Звіти краще через дріб, аби потім можна було визначити, що вони належать до одного відрядження.

Детально про це читайте у «Податки та бухгалтерський облік», 2010, № 79, с. 36).

Строки повернення коштів

Тепер звернемо увагу на строки повернення до каси підприємства невитрачених у відрядженні сум або сум, витрата яких не підтверджена відповідними документами. Ці строки встановлені ПКУ, Інструкцією № 59, Положенням № 637, Порядком № 845.

Невитрачені кошти, видані на відрядження, повинні бути повернуті в касу або перераховані працівником на банківський рахунок роботодавця, який видав грошові кошти, до або під час подання Звіту ( п.п. 170.9.2 ПКУ, п. 11 розд. II та п. 17 розд. ІІІ Інструкції № 59, п. 2.11 Положення № 637 та п. 2 Порядку № 845).

Таким чином, граничні терміни повернення надміру витрачених коштів, отриманих працівником на відрядження, збігаються зі строками подання Звіту

Відповідальність: коли і для кого?

Вище ви вже могли прочитати, що строки повернення виданих на відрядження грошових коштів установлено абзацом четвертим п.п. 170.9.2 та п.п. 170.9.3 ПКУ, п. 11 розд. II Інструкції № 59, п. 2.11 Положення № 637 та п. 2 Порядку № 845, а строки подання Звіту про використання коштів — пп. 170.9.2 і 170.9.3 ПКУ.

Перші строки застосовуються податковими органами для визначення фактів порушення правил готівкового обігу, другі — для цілей оподаткування доходів фізичних осіб.

Що ж загрожує підприємству, якщо воно буде порушувати вищезазначені строки складання Звіту і повернення коштів? Про це — у наступній таблиці.

Можливі санкції за порушення строків звітування і повернення коштів

Вид порушення

Міра відповідальності

Підстава

Санкції до працівника

Суму надміру витрачених коштів не повернено працівником протягом установленого пп. 170.9.2 і 170.9.3 ПКУ строку*

Стягнення податку на доходи із суми, що перевищує суму витрат платника податків на таке відрядження, розраховану відповідно до п.п. 170.9.1 ПКУ**

П.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ

Санкції до суб’єкта господарювання

Перевищення встановлених п. 2.11 Положення № 637 строків використання виданої під звіт готівки

Штраф у розмірі 25 % від виданих під звіт сум

Абзац п’ятий ст. 1 Указу № 436

Видача готівки під звіт без повного звітування за раніше видані кошти

* Звертаємо увагу: своєчасно поданий Звіт не звільняє працівника, який не здав вчасно надміру витрачені кошти, від відповідальності, установленої п.п. 170.9.1 ПКУ.
** Після набуття чинності Законом № 71 у п.п. 170.9.1 ПКУ детально розписано, які витрати на відрядження не є доходом відрядженої фізособи. Також ці суми надміру витрачених коштів будуть обкладатися
військовим збором. А от від обкладення ЄСВ ці суми вільні, адже кошти, видані на відрядження, не є складовою фонду оплати праці.

Гадаємо, що з приводу основних принципів складання Звіту про відрядження сказано достатньо. Далі ви детальніше ознайомитеся із ситуацією, коли відряджений працівник витрачає у відрядженні свої гроші.

Висновки

  • Звіт про відрядження складається після його завершення. Він посвідчує строки відрядження, здійснені у ньому витрати та підстави для такого відрядження.

  • Для відрядження строки повернення коштів і строки складання Звіту про відрядження збігаються.

  • Закон № 71 вніс зміни до п.п. 170.9.1 ПКУ. Тепер безпосередньо цим підпунктом установлюється сума, яка обкладається ПДФО.

Зацікавив журнал?
Отримуйте більше статей та спеціальних пропозицій за підпискою
відрядження, звіт додати теги змінити теги
Додайте свої теги до статті
Розділіть мітки комами. Наприклад: бухгалтерія, форма, відсотки, ПДВ, квартальний звіт. Максимальна кількість 10.
або Закрити
Ваша оцінка врахована! Оцініть статтю :
  • Добре
  • Нормально
  • Погано
Поділитися:
Коментарі до статті