(066) 87-010-10
Переводимо бухгалтерів в ОНЛАЙН!
Перейти до номеру
  • № 42
  • № 41
  • № 40
  • № 39
  • № 38
  • № 36-37
  • № 35
? За допомогою цієї функції ви зможете швидко перейти до номеру, що вас цікавить
У цьому номері :
 
  • У обране
  • Друк
  • Шрифт
  • Колір фону
  • Коментарі 0
  • В розробці
5/17
Податки та бухгалтерський облік
Податки та бухгалтерський облік
Травень , 2015/№ 43

Звіт про відрядження: не забудьмо про головне!

Свого часу гурт «Песняры» у своїй пісні на музику полонезу М. К. Огінського співав про Батьківщину, на яку треба повернутись*. Так і з будь-якого відрядження — внутрішнього чи закордонного — працівник рано чи пізно має повернутися. А після цього — скласти Звіт про використані у відрядженні кошти. Про найважливіші аспекти цього Звіту нагадаємо вам прямо зараз у нашій статті.

* «Tam jest Ojczyzna, tam jest nasz kraj, do ziemi swej, powinniśmy powrócić» (польськ.).

Звіт про відрядження — це один із головних облікових документів, який посвідчує підстави і строки перебування працівника у відрядженні, а також витрати, понесені працівником під час цього відрядження.

Коли і як складається Звіт

Після завершення відрядження працівник зобов’язаний ( п.п. 170.9.2 ПКУ):

1) відзвітувати про кількість і напрямки використання виданих на відрядження коштів. Саме для цього і заповнюється та подається Звіт** за формою, затвердженою наказом № 845. До Звіту повинні бути додані оригінали документів, що підтверджують суми понесених у зв’язку з відрядженням витрат;

** Повна назва — Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт.

2) повернути суму надміру витрачених у відрядженні коштів (за наявності таких коштів).

Згідно з вимогами п. 5 Порядку № 845 Звіт складається підзвітною особою, яка одержала кошти від підприємства. Підзвітна особа заповнює у Звіті всі графи, окрім таких:

— «Звіт перевірено», «Залишок унесений (перевитрата видана) у сумі за касовим ордером»;

— бухгалтерських проводок;

— розрахунку суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті кошти.

Ці графи заповнюються посадовими особами підприємства, які надали працівнику кошти на відрядження (бухгалтером або касиром).

Графа «Звіт затверджено в сумі» підписується керівником підприємства (податковим агентом).

Окремо нагадаємо: якщо аванс на відрядження видавався в безготівковій формі шляхом перерахування на корпоративну платіжну картку, то в графі «Одержано» працівник вказує тільки використану суму грошових коштів. Цебто ту суму, яку він знімав через банкомат або сплатив у безготівковій формі. А не всю суму, яка була перерахована на поточний рахунок підприємства для використання із застосуванням платіжної картки.

Звертаємо увагу: відривна частина Звіту («РОЗПИСКА») заповнюється і підписується посадовою особою підприємства, якому працівник здає Звіт

Для працівника вона є документом, що підтверджує своєчасність подання Звіту.

До Звіту додаються оригінали документів, що підтверджують вартість понесених у відрядженні витрат, із зазначенням форми їх оплати. Якщо розрахунки проводилися за допомогою платіжної картки, до Звіту додаються також документи про одержання готівки з поточного рахунку. Такими документами можуть бути чек банкомата, копія видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанція торговельного термінала тощо (п. 2.12 Положення № 637).

Строки складання Звіту

Тепер про строки подання Звіту, встановлені пп. 170.9.2 і 170.9.3 ПКУ. Вони залежать від форми надання коштів на відрядження (готівкової або безготівкової). На щастя, у тих випадках, коли підзвітні кошти видаються на відрядження, строки складання Звіту збігаються зі строками, відведеними, аби повернути видану готівку. Наведемо ці строки у таблиці.

Строки складання Звіту у випадку використання підзвітних коштів у відрядженні

Мета видачі авансу

Форма видачі авансу

у готівковій формі

у безготівковій формі для використання із застосуванням корпоративних платіжних карток і платіжних документів*

розрахунки здійснювались готівкою, знятою із застосуванням платіжних карток

розрахунки здійснювалися у безготівковій формі

Для покриття витрат на відрядження

До закінчення 5-го банківського дня, наступного за днем, в якому працівник завершує відрядження ( п.п. «а» п.п. 170.9.2 ПКУ)

До закінчення 3-го банківського дня після закінчення відрядження ( п.п. «а» п.п. 170.9.3 ПКУ)**

Не пізніше

10 банківських днів після закінчення відрядження (до 20 банківських днів*** за наявності поважних причин) ( п.п. «б» п.п. 170.9.3 ПКУ)

Для вирішення виробничих (господарських) питань у відрядженні

* Під платіжними документами слід розуміти перелічені в п.п. 170.9.3 ПКУ дорожні, банківські або іменні чеки, інші платіжні документи.
** На нашу думку, зазначені строки не застосовуються в разі перерахування авансу на відрядження на
особисту картку працівника. У такій ситуації працівник зобов’язаний керуватися загальними строками, указаними в п.п. «б» п.п. 170.9.2 ПКУ, та відзвітувати про кількість та напрями використання грошових коштів, виданих на відрядження, до закінчення 5-го банківського дня, наступного за днем, в якому він завершує відрядження. Річ у тім, що перерахування грошових коштів на особисту картку прирівнюється до видачі авансу готівкою. При цьому у Звіті про використання підзвітних коштів уся сума зарахованих коштів відображається працівником як видана. У свою чергу, ПКУ не містить спеціальних норм, що встановлюють строки подання Звіту в разі перерахування коштів на відрядження на особисту платіжну картку працівника.
Проте ДПСУ вважає інакше: із роз’яснень, наведених у листі від 06.02.2012 р. № 2292/6/23-50.0214, випливає, що дія п.п. 170.9.3 ПКУ поширюється як на випадки, коли у відрядженні використовується
корпоративна платіжна картка, так і на випадки використання працівником особистої картки. У зв’язку з цим податківці роблять, на наш погляд, помилковий висновок: якщо під час службового відрядження працівник отримував готівку із застосуванням особистого спеціального платіжного засобу, то він повинен подати Звіт до закінчення 3-го банківського дня після завершення відрядження. Таку ж позицію податківці займають і у консультації із БЗ, підкатегорія 109.14.
*** Строк подання Звіту про використання підзвітних коштів подовжується роботодавцем для з’ясування питань щодо виявлених розбіжностей між відповідними звітними документами.

Зауважимо: зазначені вище терміни подання Звіту не є обов’язковими у тому випадку, якщо аванс працівнику не видавався і він змушений був витрачати у відрядженні власні кошти. Однак податківці наполягають на необхідності подати такий Звіт у визначені законодавством терміни. Тобто у ті ж терміни, що і для працівників, забезпечених авансом (див. консультацію в БЗ, підкатегорія 109.14).

Водночас у цій же консультації податківці заспокоюють: якщо ви навіть подасте такий Звіт несвоєчасно, фінансові санкції не застосовуються. Це логічно, адже у цьому випадку відсутній об’єкт для нарахування штрафних санкцій згідно з п. 170.9 ПКУ — надміру витрачені кошти, не повернуті у встановлені терміни.

Суворо кажучи, у цьому випадку не обов'язково навіть застосовувати форму Звіту. Бо ж гроші працівникові під звіт не видавались, він витрачався сам. Але на практиці підприємства надають перевагу звичній формі, аби звітувати за витрачені працівником власні гроші.

«Мультивалютне» відрядження

Якщо працівник прямував у відрядження за кордон і при поверненні повинен відзвітувати за кількома валютами, то, на нашу думку, оптимальним буде варіант заповнення одного Звіту незалежно від кількості валют. Проте у цьому Звіті треба окремо виділити для кожної з валют:

— видані під звіт кошти;

— витрачені у відрядженні кошти;

— залишок (або перевитрату).

Втім, допускаємо також можливість складати декілька Звітів — для кожної з валют. У такому випадку рекомендуємо складати Звіти за різними валютами не в один і той самий день. І нумерувати такі Звіти краще через дріб, аби потім можна було визначити, що вони належать до одного відрядження.

Детально про це читайте у «Податки та бухгалтерський облік», 2010, № 79, с. 36).

Строки повернення коштів

Тепер звернемо увагу на строки повернення до каси підприємства невитрачених у відрядженні сум або сум, витрата яких не підтверджена відповідними документами. Ці строки встановлені ПКУ, Інструкцією № 59, Положенням № 637, Порядком № 845.

Невитрачені кошти, видані на відрядження, повинні бути повернуті в касу або перераховані працівником на банківський рахунок роботодавця, який видав грошові кошти, до або під час подання Звіту ( п.п. 170.9.2 ПКУ, п. 11 розд. II та п. 17 розд. ІІІ Інструкції № 59, п. 2.11 Положення № 637 та п. 2 Порядку № 845).

Таким чином, граничні терміни повернення надміру витрачених коштів, отриманих працівником на відрядження, збігаються зі строками подання Звіту

Відповідальність: коли і для кого?

Вище ви вже могли прочитати, що строки повернення виданих на відрядження грошових коштів установлено абзацом четвертим п.п. 170.9.2 та п.п. 170.9.3 ПКУ, п. 11 розд. II Інструкції № 59, п. 2.11 Положення № 637 та п. 2 Порядку № 845, а строки подання Звіту про використання коштів — пп. 170.9.2 і 170.9.3 ПКУ.

Перші строки застосовуються податковими органами для визначення фактів порушення правил готівкового обігу, другі — для цілей оподаткування доходів фізичних осіб.

Що ж загрожує підприємству, якщо воно буде порушувати вищезазначені строки складання Звіту і повернення коштів? Про це — у наступній таблиці.

Можливі санкції за порушення строків звітування і повернення коштів

Вид порушення

Міра відповідальності

Підстава

Санкції до працівника

Суму надміру витрачених коштів не повернено працівником протягом установленого пп. 170.9.2 і 170.9.3 ПКУ строку*

Стягнення податку на доходи із суми, що перевищує суму витрат платника податків на таке відрядження, розраховану відповідно до п.п. 170.9.1 ПКУ**

П.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ

Санкції до суб’єкта господарювання

Перевищення встановлених п. 2.11 Положення № 637 строків використання виданої під звіт готівки

Штраф у розмірі 25 % від виданих під звіт сум

Абзац п’ятий ст. 1 Указу № 436

Видача готівки під звіт без повного звітування за раніше видані кошти

* Звертаємо увагу: своєчасно поданий Звіт не звільняє працівника, який не здав вчасно надміру витрачені кошти, від відповідальності, установленої п.п. 170.9.1 ПКУ.
** Після набуття чинності Законом № 71 у п.п. 170.9.1 ПКУ детально розписано, які витрати на відрядження не є доходом відрядженої фізособи. Також ці суми надміру витрачених коштів будуть обкладатися
військовим збором. А от від обкладення ЄСВ ці суми вільні, адже кошти, видані на відрядження, не є складовою фонду оплати праці.

Гадаємо, що з приводу основних принципів складання Звіту про відрядження сказано достатньо. Далі ви детальніше ознайомитеся із ситуацією, коли відряджений працівник витрачає у відрядженні свої гроші.

Висновки

  • Звіт про відрядження складається після його завершення. Він посвідчує строки відрядження, здійснені у ньому витрати та підстави для такого відрядження.

  • Для відрядження строки повернення коштів і строки складання Звіту про відрядження збігаються.

  • Закон № 71 вніс зміни до п.п. 170.9.1 ПКУ. Тепер безпосередньо цим підпунктом установлюється сума, яка обкладається ПДФО.

відрядження, звіт додати теги змінити теги
Додайте свої теги до статті
Розділіть мітки комами. Наприклад: бухгалтерія, форма, відсотки, ПДВ, квартальний звіт. Максимальна кількість 10.
або Закрити
Ваша оцінка врахована! Оцініть статтю :
  • Добре
  • Нормально
  • Погано
Поділитися:
Коментарі до статті