Расплата за разговор с любимой за счет работодателя

Служебно-офисная жизнь у большинства слилась с личной. И не удивительно, что впопыхах некоторые работники «путают» личный телефон со служебным и, что уж точно обидно для экономного директора, забывают о том, что тариф — не «безлимит». Если вы не собираетесь закрывать на шалости работника глаза или, наоборот, решили официально «подарить» ему бесплатный личный разговор, то ознакомьтесь с нашими советами.

Искореняем личные разговоры

Конечно же, большинство руководителей заранее стараются разъяснить сотрудникам, что болтать за счет предприятия нехорошо, и предупредить о последствиях. Для этого чаще всего разрабатывают и утверждают:

— правила пользования мобильной связью, где черным по белому указывают, что по служебной мобилке можно решать только хозвопросы;

— перечень сотрудников, обеспечиваемых мобильными телефонами в связи с производственной необходимостью.

Важно! Обязательный пункт правил — категорический запрет на использование любых служебных телефонов в личных целях! При этом можно оговорить последствия нарушения запрета — обязательная компенсация, отлучение от служебной мобилки и т. п.

Многие работодатели обязывают вести журнал (составлять отчет) учета звонков с указанием целей переговоров и их продолжительности по каждому номеру

Как же проследить и убедиться в нарушении или его отсутствии? Ведь бессовестный работник сможет обвести вас вокруг пальца, указав в журнале неверный номер и т. п. Очевидно, бдительным руководителям придется попросить операторов максимально детализировать счета и делать сверки.

Заметим: «выловить» личные разговоры в рабочее время хлопотно. Но уж точно поймать работника «на горячем» можно, увидев в распечатке даты выходных дней или отпуска работника.

Обратите внимание! Некоторые сотрудники осуществляют трудовую деятельность в режиме ненормированного рабочего дня. Все остальные в 18:00 о работе забыли, а они продолжают налаживать контакты с партнерами, например международные, в других часовых поясах. Если это предусмотрено в коллективном договоре предприятия, то расходы, осуществленные после 18:00, могут считаться производственными. Отметим: работник может работать в режиме ненормированного рабочего дня только в рабочие дни предприятия. То есть вышеприведенный подход не может быть применен к выходным дням и дням отпуска.

«Деньги, деньги давай!»

Несмотря на правила, работник регулярно пользуется служебным телефоном в личных целях? Что же дальше?

Предположим, что компенсация и возможность использовать служебную «мобилку» в личных целях предусмотрены правилами пользования мобильной связью. В этом случае работник по договоренности компенсирует расходы предприятию (внесением денег или за счет его зарплаты).

Если же на личные разговоры работнику «добро» не давали, то, по нашему мнению, в такой ситуации вы можете потребовать у него компенсацию принудительно на основании ст. 130 и 132 КЗоТ.

Работники несут материальную ответственность за ущерб, причиненный предприятию, учреждению, организации вследствие нарушения возложенных на них трудовых обязанностей ( ст. 130 КЗоТ)

Ее размер определяется прямым действительным ущербом, но не более его среднего месячного заработка (материальная ответственность в большей сумме возможна только в случаях, определенных законодательством) ( ст. 132 КЗоТ).

Материальная ответственность реализуется так:

1) работник добровольно возмещает ущерб в кассу предприятия/на банковский счет;

2) сумма ущерба по распоряжению руководителя удерживается из доходов работника на основании его заявления (с учетом 20 % ограничения ст. 128 КЗоТ );

3) ущерб взыскивается с работника в судебном порядке.

В то же время предприятие не обязано предпринимать какие-то действия для возмещения расходов на личные разговоры работника, т. е. можно не получать компенсации. В этом случае важно правильно обложить его доход.

Об участии личных разговоров работника в налоговом учете поговорим далее.

Налог на прибыль

Конечно, для вас уже не новость, что с начала этого года никакого отдельного налоговоприбыльного учета вести не надо. Достаточно правильно отражать все хозяйственные операции — и полученный финансовый результат будет объектом обложения налогом на прибыль. Но некоторым плательщикам дополнительно придется произвести корректировки бухфинрезультата на налоговые разницы согласно п.п. 134.1.1 НКУ. Это касается так называемых высокодоходников (годовой доход которых больше 20 млн грн.), а также тех малодоходников (с годовым доходом, не превышающим эту величину), которые приняли решение самостоятельно применять корректировки.

Так вот, среди упомянутых налоговых разниц (их перечень см. в ст. 138 — 140 НКУ) нет таких, которые бы предприятию пришлось применять по факту выявления непроизводственных телефонных разговоров своих работников. В таком случае и у высокодоходников, и у малодоходников все будет так, как велит отражать бухучет.

Как? Очень просто.

Если сумма ущерба (стоимость личных разговоров) будет компенсироваться работником и/или удерживаться/взыскиваться с него, эта сумма ни в доходы, ни в расходы не включается.

Дело в том, что предприятие сумму личных разговоров отразит в бухгалтерском учете не на счетах расходов, а как дебиторскую задолженность. Когда работник внесет эту сумму в кассу (она будет удержана из его дохода), то эта задолженность будет погашена.

Заметим: предприятие не продавало работнику услуги связи, а просто получило компенсацию «заимствованных» услуг.

Если же вы решите компенсацию с работника не взимать, то расходы на услуги связи на личные разговоры превратятся в расходы на оплату труда и будут отражены на соответствующем счете бухучета (91, 92, 93, 94).

НДС

Теперь перейдем к НДС-правилам. Начнем с ситуации, когда от работника получена компенсация. На ее сумму НДС не начисляется, поскольку отсутствует объект обложения НДС — операция поставки услуг от предприятия работнику. А что имеет место? Покрытие понесенных предприятием потерь.

Вместе с тем НДСные последствия все равно возникнут в отношении налогового кредита. Причина — неиспользование услуг связи в хозяйственной деятельности плательщика.

Плательщик будет обязан компенсировать сумму налогового кредита в стоимости личных разговоров налоговыми обязательствами по НДС

Этого требует п. 198.5 НКУ. Причем упомянутые НДСные последствия будут иметь место независимо от того, компенсирует работник стоимость своих звонков предприятию или нет.

И не забудьте составить сводную налоговую накладную (с типом причины 13 «Використання виробничих або невиробничих засобів, інших товарів/послуг не в господарській діяльності») не позднее последнего дня отчетного (налогового) периода, в котором такие услуги начали использоваться в нехозяйственных операциях. И, конечно же, зарегистрировать ее в ЕРНН. Подробнее о правилах составления такой налоговой накладной и ее заполнении читайте в «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 82, с. 6.

ЕСВ, НДФЛ и военный сбор

Если работник возмещает расходы на собственные телефонные разговоры, доход у него не возникает. В противном случае доброта работодателя аукнется налоговыми последствиями. Почему? Об этом поговорим далее.

По нашему мнению, эти суммы нужно рассматривать в составе заработной платы. Основание: оплата услуг связи входит в фонд оплаты труда как выплата индивидуального характера ( п.п. 2.3.4 Инструкции № 5). Включить эту сумму в доход работника нужно в том месяце, когда предприятие оплатило ее оператору мобильной связи. Что это означает? А то, что стоимость услуг «личной» связи станет зарплатой работника. Соответственно, нужно применить зарплатный порядок обложения ЕСВ, НДФЛ и военным сбором. При этом придется сумму оплаты услуг умножить на натуральный коэффициент, чтобы получить «грязный» доход ( п. 164.5 НКУ). Формально это нужно только для целей удержания НДФЛ. Но, учитывая, что зарплатная база для всех сборов должна быть одинаковой, берем такую сумму и для взимания военного сбора и ЕСВ.

Вместе с тем налоговики оказались более лояльны в этом вопросе и отнесли стоимость непроизводственных телефонных разговоров к дополнительному благу работника (разъяснение в категории 103.02 БЗ). В чем лояльность фискалов? А в том, что дополнительное благо не облагается ЕСВ, а только НДФЛ и военным сбором, а значит, не нужно ни начислять, ни удерживать ЕСВ. Однако следовать четко этим разъяснениям опасно, ведь в Инструкции № 5 такая выплата указана как зарплатная. А это значит, что фискалы, которые администрируют ЕСВ, могут придраться и сурово наказать.

В бухучете отражайте сумму допблага или заработной платы с суммой начислений ЕСВ в составе расходов.

Пример. В сентябре 2015 года заработная плата работника составляет 5000 грн. Во второй половине этого месяца он осуществлял личные звонки с рабочего телефона на сумму 180 грн. (в том числе НДС 20 % — 28,23 грн., пенсионный сбор 7,5 % — 10,60 грн.).

При этом общая сумма расходов на услуги связи — 3825 грн. (в том числе НДС 20 % — 600 грн., пенсионный сбор 7,5 % — 225 грн.).

1. Работник подал заявление с просьбой удержать из его заработной платы компенсацию оплаты услуг связи за его личные разговоры в сумме 180 грн. В этом случае указанная сумма не попадет в доход работника, однако бухгалтер должен убедиться, что общая сумма удержаний не превышает 20 %.

Предельную сумму для удержаний нужно рассчитать исходя из «чистой» заработной платы. Поэтому прежде определим сумму обязательных удержаний из заработной платы:

ЕСВ в части удержаний: 5000 х 3,6 % = 180,00 (грн.).

НДФЛ: (5000 - 180) х 15 % = 723,00 (грн.).

Военный сбор: 5000 х 1,5 % = 75,00 (грн.).

Общая сумма: 180 + 723 + 75 = 978, 00 (грн.).

«Чистая» сумма заработной платы составляет: 5000 - 978 = 4022,00 (грн.).

Размер 20 % ограничения для удержаний из заработной платы составляет: 4022 х 20 % = 804,40 (грн.).

Соответственно: в сентябре 2015 года из зарплаты работника можно удержать всю сумму компенсации — 180,00 грн. В то же время он может погасить долг самостоятельно, внеся средства в кассу (на счет) предприятия.

ЕСВ в части начислений: 5000 х 37 %* = 1850,00 (грн.).

* Ставка принята условно для 15 класса профриска.

2. Работник эти расходы не возмещает, а значит, стоимость услуг связи на личные разговоры попадет в его доход.

Рассчитаем ЕСВ, НДФЛ, военный сбор.

Общий месячный налогооблагаемый доход в виде заработной платы и база для взимания ЕСВ составляют: 5000,00 + 180,00 х 1,176471 = 5211,76 (грн.).

Рассчитаем:

ЕСВ в части начислений: 5211,76 х 37 % = 1928,35 (грн).

ЕСВ в части удержаний: 5211,76 х 3,6 % = 187,62 (грн.).

НДФЛ: (5211,76 - 187,62) х 15 % = 753,62 (грн.).

Военный сбор: 5211,76 х 1,5 % = 78,18 (грн.).

Сумма заработной платы, выплаченная работнику, составляет: 5211,76 - 187,62 - 753,62 - 78,18 - 180 = 4012,34 (грн.)**.

** Для упрощения примера не приводим сумму выплаченного аванса.

Использование телефона в личных целях: отражаем в учете

выводы

• Разговоры по мобильному телефону работников в выходные дни, в период отпуска, в прочее нерабочее время не относятся к производственным и предприятие не обязано их оплачивать.
• Оплатив услуги связи за личные (непроизводственные) разговоры работника, предприятие может потребовать с него материальную компенсацию.
• Если сумма ущерба за личные разговоры будет компенсироваться работником и/или удерживаться/взыскиваться с него, эта сумма ни в доходы, ни в расходы не включается.
• На сумму налогового кредита по услугам связи за личные разговоры нужно начислить налоговое обязательство независимо от того, компенсирует работник стоимость своих звонков предприятию или нет.
• Если же работник не захотел компенсировать расходы, то сумма оплаты его личных разговоров попадет в его налогооблагаемый доход.

Документы статтьи

1. НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.
2. КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.
3. Инструкция № 5 — Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата Украины от 13.01.2004 г. № 5.