4.1. Особенности инвентаризации запасов
Прежде всего вспомним, что такое запасы. В соответствии с п. 4 П(С)БУ 9 запасами считают активы, которые:
— содержатся для дальнейшей продажи в условиях обычной хозяйственной деятельности;
— находятся в процессе производства с целью дальнейшей продажи продукта производства;
— содержатся для потребления при производстве продукции, выполнении работ и предоставленииуслуг, а также при управлении предприятием.
Запасы, как и ОС с НМА, рассмотренные нами ранее, признают активами только в том случае, если ( п. 5 П(С)БУ 9):
1) существует вероятность получения в будущем экономических выгод, связанных с их использованием;
2) их стоимость может быть достоверно определена.
Те ТМЦ, которые не соответствуют этим критериям, не могут быть отражены в финансовой отчетности в составе активов. Если в ходе инвентаризации обнаруживаются такие ТМЦ, инвентаризационная комиссия (рабочая инвентаризационная комиссия) может предложить их списать.
Для целей бухгалтерского учета запасы включают такие виды оборотных активов предприятия ( п. 6 П(С)БУ 9):
— сырье, основные и вспомогательные материалы, комплектующие изделия и другие материальные ценности, предназначенные для производства продукции, выполнения работ, предоставления услуг, обслуживания производства и административных нужд;
— незавершенное производство (далее — НЗП)*;
* Об НЗП мы поговорим отдельно на с. 44.
— готовую продукцию, которая изготовлена на предприятии, предназначена для продажи и соответствует техническим и качественным характеристикам, предусмотренным договором или другим нормативно-правовым актом;
— товары в виде материальных ценностей, которые приобретены (получены) и содержатся предприятием в целях дальнейшей продажи;
— малоценные и быстроизнашивающиеся предметы (далее — МБП), которые используются в течение не более одного года или нормального операционного цикла, если он больше одного года;
— текущие биологические активы, если они оцениваются согласно П(С)БУ 9, а также сельскохозяйственную продукцию и продукцию лесного хозяйства после ее первоначального признания.
В общем случае обязательную ежегодную инвентаризацию запасов проводят перед составлением годовой финансовой отчетности в течение не более чем 3 месяцев до даты баланса ( п. 10 разд. І Положения № 879).
Инвентаризацию ТМЦ проводят по местам их хранения и отдельно по материально ответственным лицам ( п.п. 4.1 разд. IІІ Положения № 879)
Перед стартом инвентаризации материально ответственные лица дают расписки в том, что до начала инвентаризации все приходные и расходные документы на ТМЦ сданы в бухгалтерию и все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны ( абзац второй п. 6 разд. ІІ Положения № 879). Эта расписка включена в заглавную часть практически всех утвержденных форм инвентаризационных документов.
Инвентаризационная комиссия в присутствии материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие ТМЦ путем их пересчета, перевешивания или перемеривания. При этом учитывают следующие нюансы:
1. Спецодежду и предметы индивидуального пользования, отправленные в стирку и ремонт, проверяют на основании документов поставщика услуг.
2. Количество ТМЦ, хранящихся в неповрежденной упаковке поставщика, можно определять на основании документов с обязательной проверкой наличия в натуре части указанных ценностей.
3. При инвентаризации ценностей, находящихся в пути, не оплаченной в срок покупателями отгруженной продукции (товаров) и запасов, находящихся на складах других предприятий (на ответственном хранении, на комиссии, в переработке), проверяют обоснованность сумм, учтенных на соответствующих счетах бухучета.
Указанные суммы признают, если они подтверждены надлежащим образом оформленными документами
Такими документами, в частности, могут быть счета поставщиков, копии платежных требований (счетов-фактур), предъявленных покупателям, охранные расписки, переоформленные на дату проведения инвентаризации или близкую к ней ( п.п. 4.3 разд. III Положения № 879).
4. Перевешивание, обмер, подсчет ТМЦ проводят в порядке размещения ценностей в помещении, в котором они хранятся. Не допускается беспорядочный переход комиссии от одного вида ценностей к другому. Если ТМЦ хранятся в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица, инвентаризацию проводят последовательно по местам хранения. После проверки ценностей комиссия опечатывает вход в одно помещение пломбиратором и переходит в следующее.
5. В приходных документах на ТМЦ, которые поступили на склад во время инвентаризации, материально ответственное лицо в присутствии членов инвентаризационной комиссии (рабочей инвентаризационной комиссии) проставляет отметку «после инвентаризации».
6. В расходных документах на ТМЦ, которые с разрешения руководителя предприятия отпущены со склада во время инвентаризации, материально ответственное лицо в присутствии членов инвентаризационной комиссии (рабочей инвентаризационной комиссии) проставляет отметку «после инвентаризации» с указанием даты инвентаризационной описи, в которой записаны эти ТМЦ (если на момент выбытия они были внесены в такую опись).
Примите к сведению: порядок проведения инвентаризации отдельных запасов регулирует не только Положение № 879, но и другие нормативные документы, устанавливающие свои специфические особенности. Например, при инвентаризации нефти и нефтепродуктов нужно руководствоваться еще и требованиями Инструкции № 281.
4.2. Документируем результаты инвентаризации ТМЦ
Результаты инвентаризации ТМЦ вносят в инвентаризационные описи, а также в отдельных случаях — в акты инвентаризации. В них ТМЦ отражают по наименованию с указанием:
— номенклатурного номера (при его наличии);
— вида;
— группы;
— сорта;
— единицы измерения;
— цены;
— суммы;
— количества (счет, вес или мера).
В инвентаризационных описях отражают фактически установленное наличие ТМЦ и их наличие по данным бухучета на дату инвентаризации.
Тару указывают по видам, целевому назначению и качественному составу (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т. п.). На тару, пришедшую в негодность, составляют акт на списание с указанием причин порчи ( п.п. 4.5 разд. ІІІ Положения № 879).
Не допускается вносить в инвентаризационные описи данные об остатках активов со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия
Это запрещает делать абзац первый п.п. 4.2 разд. ІІІ Положения № 879.
Обратите внимание: отдельные инвентаризационные описи составляют на:
1) ТМЦ, которые находятся в пути (например, отгружены поставщиком по железной дороге и не прибыли на предприятие на дату проведения инвентаризации). В этом случае можно составить Акт инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути, по форме № инв-6, утвержденной постановлением № 241;
2) ТМЦ, находящиеся на складах других предприятий (на ответственном хранении, на комиссии, в переработке). При этом можно использовать форму № инв-5 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение», утвержденную постановлением № 241. В описи делают ссылку на соответствующие документы о передаче таких ТМЦ. Попутно заметим, что эту же форму описи можно использовать для фиксации результатов инвентаризации принятых на ответственное хранение ТМЦ*. Также не принадлежащие предприятию активы можно отражать в форме, утвержденной приказом № 572, которая называется «Инвентаризационная опись материальных ценностей, принятых на ответственное хранение»;
* В обязательном порядке составлять отдельные описи на активы, не принадлежащие учреждению (принятые на ответственное хранение, на комиссию, в переработку), п. 11 разд. ІІ Положения № 879 предписывает только бюджетникам. Однако такой подход целесообразно применять и хозрасчетным предприятиям.
3) не оплаченную в срок покупателями отгруженную продукцию (товары). В этом случае целесообразно использовать форму № инв-4 «Акт инвентаризации товаров отгруженных», утвержденную постановлением № 241;
4) выявленные во время инвентаризации непригодные или испорченные запасы. В этом случае в инвентаризационной описи указывают наименование соответствующих запасов, их количество, причины, степень и характер порчи, предложения по их уценке, списанию или возможности использования этих предметов в хозяйственных целях ( п.п. 4.4 разд. ІІІ Положения № 879);
5) ТМЦ, отпущенные со склада во время инвентаризации с разрешения руководителя предприятия, если до момента выбытия они не были отражены в общей инвентаризационной описи ( п. 9 разд. ІІ Положения № 879).
На МБП, учитываемые в оперативном порядке, инвентаризационные описи не составляют
В этом случае фактическое наличие таких предметов у материально ответственных лиц проверяют путем сопоставления с ведомостью оперативного учета. Выявленную недостачу оформляют актом.
Как вы уже знаете, бланки инвентаризационных описей предприятия имеют право разрабатывать самостоятельно с обязательным соблюдением правил, установленных Положением № 88 и ст. 9 Закона № 996. Но можно воспользоваться и уже готовыми утвержденными формами, доработанными при необходимости.
Выше мы уже указали, какие формы документов удобно использовать для отражения результатов инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути и на складах других предприятий, принятых на ответственное хранение, а также не оплаченной в срок покупателями продукции (товаров). Но это документы для специфических ситуаций. В общих же случаях можно использовать следующие формы описей:
— Инвентаризационную опись запасов (форма утверждена приказом № 572);
— Инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей по форме № инв-3, утвержденной постановлением № 241;
— Инвентаризационную опись по типовой форме № М-21, утвержденной приказом № 193. Недостаток этой формы состоит в том, что она не содержит расписки материально ответственных лиц. То есть брать такую расписку перед началом инвентаризации придется отдельно. Кроме того, указанная форма не содержит всех обязательных сведений о ТМЦ, которые согласно п.п. 4.1 разд. ІІІ Положения № 879 должны быть отражены в инвентаризационной описи (в частности, о наличии ТМЦ согласно данным бухучета). Поэтому форму № М-21 придется корректировать под современные требования законодательства.
Если инвентаризационная комиссия не имеет возможности сразу произвести подсчет ТМЦ и записать их в инвентаризационную опись, стоит использовать Инвентаризационный ярлык по форме № инв-2, утвержденной постановлением № 241.
Примите к сведению: при большой номенклатуре инвентарных объектов имеет смысл, чтобы бухгалтерия предприятия еще до начала инвентаризации заполнила графы описи, касающиеся наименования, номенклатурного номера (при его наличии), вида, группы, сорта, единицы измерения и цены инвентаризируемых ТМЦ. Инвентаризационной комиссии (рабочей инвентаризационной комиссии) останется указать только сведения о фактическом наличии ТМЦ (количество и сумму).
По сути форма № инв-3 и Инвентаризационная опись запасов, утвержденная приказом № 572, мало чем отличаются. Поэтому ограничимся тем, что приведем образец заполнения только одной из них (см. ниже).
В разделе 1 этого спецвыпуска мы говорили, что предприятие в ходе обязательной инвентаризации (в частности, перед составлением годовой финансовой отчетности) инспектирует не только собственные ТМЦ, но и имущество и материальные ценности, которые ему не принадлежат (учитываются на забалансовых счетах). Среди такого имущества — ценности, полученные предприятием на ответственное хранение. Для отражения результатов инвентаризации таких ценностей целесообразно использовать форму Инвентаризационной описи материальных ценностей, принятых на ответственное хранение, утвержденную приказом № 572, или же Инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение по форме № инв-5, утвержденной постановлением № 241. Последнюю, напомним, имеет смысл использовать и при передаче ТМЦ на ответственное хранение другому предприятию. Однако учтите: в форме № инв-5 не предусмотрено отражение информации о ТМЦ по данным бухгалтерского учета. Поэтому эту форму придется дорабатывать.
При инвентаризации ТМЦ, принятых на ответственное хранение, записи в инвентаризационную опись инвентаризационная комиссия (рабочая инвентаризационная комиссия) вносит на основании проверки и пересчета ценностей в натуре. А вот основанием для занесения в инвентаризационную опись товаров и материалов, хранящихся на складах других предприятий, служат документы, которые подтверждают передачу этих ценностей на ответственное хранение (на комиссию, в переработку).
Приведем образец заполнения Инвентаризационной описи материальных ценностей, принятых на ответственное хранение, на с. 40.
Еще один документ, с которым мы хотим познакомить вас поближе, — Акт инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути (форма № инв-6). Его удобно использовать для фиксации результатов инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути. Основанием для его заполнения являются документы, подтверждающие нахождение материалов и товаров в пути. Образец заполнения указанного акта представлен ниже.
* Здесь и далее формы бланков приведены на языке оригинала.
Оформленные и подписанные всеми членами инвентаризационной комиссии (рабочей инвентаризационной комиссии) и материально ответственным лицом инвентаризационные описи передают в бухгалтерию.
Бухгалтерия сверяет данные инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета. При обнаружении расхождений (излишков или недостач) по ТМЦ составляют сличительную ведомость. При этом можно использовать одну из следующих форм:
— Сличительную ведомость результатов инвентаризации запасов — форма, утвержденная приказом № 572;
— Сличительную ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей —форма № инв-19, утвержденная постановлением № 241.
На ТМЦ, которые принадлежат другим предприятиям, составляют отдельные сличительные ведомости, копии которых направляют собственнику таких активов.
выводы
Инвентаризацию ТМЦ проводят по местам их хранения и отдельно по материально ответственным лицам.
Инвентаризационная комиссия в присутствии материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие ТМЦ путем их пересчета, перевешивания или перемеривания.
При инвентаризации ценностей, находящихся в пути, не оплаченной в срок покупателями отгруженной продукции (товаров) и запасов, находящихся на складах других предприятий, проверяют обоснованность сумм, учтенных на соответствующих счетах бухучета. На такие ТМЦ составляют отдельные инвентаризационные описи.
Тару указывают в инвентаризационной описи по видам, целевому назначению и качественному составу.
На выявленные во время инвентаризации непригодные или испорченные запасы составляют отдельные инвентаризационные описи.
На МБП, учитываемые в оперативном порядке, инвентаризационные описи не составляют.
