Как ФЛП вести трудовые книжки работников: ответы на вопросы

В избранном В избранное
Печать
Оксана Хмелевская, эксперт по вопросам оплаты труда
Налоги и бухгалтерский учет Ноябрь, 2015/№ 94
Долгое время сведения в трудовые книжки работников работодатели-предприниматели вносили под чутким руководством специалистов центров занятости. Но не так давно эта «практика» канула в Лету. Сейчас предприниматели вынуждены самостоятельно разбираться с премудростями ведения трудовых книжек. Мы готовы помочь вам в этом деле, уважаемые друзья.

Когда ведут и где хранят трудовые книжки?

Трудовая книжка (далее — ТК) — основной документ работника о его трудовой деятельности ( ст. 48 КЗоТ). ТК ведут, а точнее, делают в ней записи, на всех работников, работающих у ФЛП по месту основной работы более 5 дней ( ст. 48 КЗоТ*, п. 1.1 Инструкции № 58**).

* Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.

** Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная совместным приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты от 29.07.93 г. № 58.

У вас трудоустроен совместитель (т. е. работник, у которого уже есть основное место работы)? К его трудовой книжке вы не имеете никакого отношения. Работодатель совместителя записи в его ТК не вносит. Но по требованию такого работника должен выдать справку о работе у него по совместительству. На основании этой справки работодатель по основному месту работы сделает в ТК запись о работе по совместительству ( п. 2.14 Инструкции № 58).

О выполнении работ или предоставлении услуг по гражданско-правовому договору запись в трудовую книжку не вносят. Основание: характер таких отношений — не трудовой

Имейте в виду: предприниматель не хранит у себя трудовые книжки своих работников. Сделав запись о приеме на работу, он обязан возвратить ТК работнику. ТК хранится непосредственно у работника.

Вписывать ли в свою ТК сведения о предпринимательстве?

В ТК вносят записи о работе по найму на основании трудового договора. ФЛП не может заключить трудовой договор с самим собой. Кроме того, в Классификаторе профессий ДК 003:2010, утвержденном приказом Госпотребстандарта от 28.07.2010 г. № 327, на основании которого вносятся записи в трудовую книжку, отсутствует должность или профессия «частный предприниматель».

Поэтому вести ТК на самого себя у предпринимателя нет никаких законных оснований (записи в ней не будут иметь юридической силы).

Но не думайте, что без трудовой книжки пропадет ваш пенсионный стаж. Он зависит от сумм уплаченного ЕСВ «за себя». Сведения о них попадают в Госреестр застрахованных лиц из поданных вами отчетов по форме № Д5 и Д6. Так что подавайте эти отчеты вовремя и не переживайте по поводу своей ТК. Тем более, что наше правительство настроено в скором времени отправить трудовые книжки «в отставку».

Правительство подготовило проект закона, который отменяет необходимость вести ТК работников. При этом ТК «со стажем» останутся у граждан и их можно будет использовать для подтверждения трудового стажа.

Если этот закон будет принят, то, по задумке Кабмина, забыть о ведении ТК работодатели смогут с 01.07.2016 г. Предполагается, что сведения о работе начиная с этой даты можно будет получить в Пенсионном фонде на основе электронной базы данных (реестра).

Можно ли «открыть» ТК работнику?

«Открытие» ТК начинается с заполнения ее титульной страницы. Из формального прочтения п. 2.12 Инструкции № 58 однозначно следует: предприниматель не имеет права заполнять титульную страницу трудовой книжки. Вместе с тем специалисты юридического департамента Минсоцполитики не видят в этом ничего противозаконного (см. «Праця i зарплата», № 23 (939) от 17.06.2015 г.). И все же наш совет: лучше дождаться соответствующих изменений в Инструкцию № 58 (если сами ТК не отменят раньше ☺).

Заметим: ничто в такой ситуации не мешает предпринимателю принять работника по основному месту работы и не делать записи в ТК. При этом:

— если в трудовом договоре не будет указано, что работник принят по совместительству, то такая работа будет считаться основной;

трудовой стаж работника может подтверждаться тем же трудовым договором, экземпляр которого будет у него на руках даже после расторжения договора.

На каком языке заполнять ТК?

ТК заполняют и ведут на украинском и русском языках. Для этого в ней предусмотрены соответствующие разделы ( п. 2.1 Инструкции № 58).

Однако Минтруда в своем письме от 19.10.2005 г. № 09-488-к отмечает: в соответствии со ст. 10 Конституции Украины государственным языком является украинский. Следовательно, ведение делопроизводства и заполнение ТК осуществляются на государственном языке. Поэтому, по мнению Минтруда, ТК должна заполняться согласно действующему законодательству, т. е. на украинском языке.

На наш взгляд, нужно придерживаться норм Инструкции № 58 и заполнять ТК на двух языках. Хотя в той же консультации (ее реквизиты см. выше) специалисты юрдепартамента Минсоцполитики рекомендуют заполнять ТК на украинском языке.

Что нужно знать о заполнении ТК?

Записи в ТК вносите исключительно ручкой: шариковой или перьевой (если умеете ею пользоваться ☺). Какой цвет ручки выбрать? На ваш выбор представлены синий, черный и фиолетовый. Такие требования вы увидите в п. 2.4 Инструкции № 58.

Кроме того, упомянутый пункт выдвигает требования к формату цифр при заполнении графы 2
«Дата»
разделов трудовой книжки. Заполняйте такую графу арабскими цифрами, число и месяц — двузначными, год — четырехзначными. Например, работник принят на работу 16 ноября 2015 года, тогда в соответствующих колонках графы 2 это записывают так: «16 11 2015».

Запись в трудовой книжке должна точно отвечать тексту соответствующего приказа (распоряжения)

Что еще следует помнить? Приложите все усилия для того, чтобы сделать записи в трудовой книжке аккуратно!

Сколько дней отводится на внесение записей в ТК? Работодатель вносит записи в ТК после издания соответствующего приказа (распоряжения) в следующие сроки:

— о приеме на работу или переводе на другую работу, а также о поощрении и награждении — не позднее недельного срока;

— об увольнении — в день увольнения.

Как внести запись о приеме на работу?

Открывайте раздел «Сведения о работе» ТК. В графе 3 как заголовок укажите полное наименование работодателя, например, «Физическое лицо — предприниматель Стеценко Тарас Григорьевич».

Ниже в графе 1 указываем порядковый номер записи (продолжаем нумерацию, начатую работодателями-предшественниками).

В графе 2 — дату приема на работу (начала действия трудового договора).

В графу 3 вносим запись «Принят на работу (должность, профессия) по трудовому договору (дата и номер договора)». При этом наименование работы, профессии или должности, на которую принят работник, приводите в соответствии с Классификатором профессий ДК 003:2010.

В графе 4 указываем основание для внесения этой записи (приказ или распоряжение ФЛП о приеме на работу, его дату и номер). Так поступать рекомендует Минсоцполитики в письме от 30.03.2015 г. № 191/06/187-15.

Как сделать запись об увольнении работника?

Если трудовые отношения с работником прекращаются, то это также указывают в его ТК. Надежными помощниками в таком процессе станут пп. 2.26 — 2.29 Инструкции № 58.

Общий алгоритм внесения записи об увольнении в ТК работника выглядит так:

— в графе 1 указывают порядковый номер записи;

— в графе 2 — дату увольнения;

— в графе 3 — причину увольнения с точной ее формулировкой согласно КЗоТ, а также со ссылкой на соответствующую его статью и пункт;

— в графе 4 — документ, на основании которого внесена запись (приказ (распоряжение) ФЛП), его дату и номер.

Например,

запись об увольнении может выглядеть так: «Уволен в связи с сокращением штата работников, п. 1 ст. 40 КЗоТ Украины»

Если увольнение происходит в связи со смертью работника, то в разделе «Сведения о работе» ТК ( п. 4.3 Инструкции № 58):

— в графе 3 делают запись: «Работа прекращена в связи со смертью»;

— в графе 4 указывают дату и номер приказа (распоряжения) ФЛП.

Заметим: как правило, дата приказа о прекращении трудового договора не совпадает с датой смерти. В то же время, по мнению Минтруда (см. письмо от 31.12.2010 г. № 284/06/186-10), датой прекращения трудового договора, которую следует указать в графе 2 ТК, должна быть дата смерти работника, независимо от того, работал умерший работник в этот день или нет.

Важно! Трудовые договоры, заключенные до 01.01.2015 г., нужно снять с регистрации в центре занятости. В этом случае в графе 4 ТК делают запись о дате снятия с регистрации трудового договора: «трудовой договор (номер) снят с регистрации (дата)».

При этом для уволенных лиц трудоспособного возраста необходимо указать время, продолжительность и место прохождения повышения квалификации, которую прошел работник за последние 2 года перед увольнением.

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить