Отпуск до 3 лет в отчете по ЕСВ*
Нужно ли указывать в отчете по ЕСВ работниц, которые находятся в отпуске для ухода за ребенком до 3 лет?
Виктория, Lana
* Ответы на вопросы вебинара по НДС, налогу на прибыль, единому налогу и др. см. в «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 95.
Начнем со вступительной части таблицы 1 отчета по форме № Д4.
Работниц, которые отсутствуют на работе, поскольку находятся в отпуске для ухода за ребенком до достижения им 3 лет при расчете показателя:
— «Середньооблікова чисельність штатних працівників за звітний період, осіб» — не учитываете;
— «Штатна чисельність працівників» — включаете в расчет;
— «Кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нараховані виплати» — учитываете, если им начислялись в отчетном месяце доходы, с которых взимается ЕСВ. Если нет, то нет ☺.
На работницу, которая находится в отпуске для ухода за ребенком:
— в таблице 5 отчета по форме № Д4 — заполняете строку в месяцах начала и окончания отпуска для ухода за ребенком до 3 лет с кодом категории лица «6» в графе 7;
— в таблице 6 — заполняете строки только в том случае, если работодатель начислял ей в отчетном месяце выплаты, которые входят в базу взимания ЕСВ. Строки без суммовых показателей, но с количеством календарных дней в трудовых отношениях, формировать по ней не нужно!
Если женщина, которая находится в отпуске для ухода за ребенком, решит выйти на работу на условиях неполного рабочего времени, не прерывая такой отпуск, то:
— в таблице 1 ее учитываем при заполнении указанных выше реквизитов;
— в таблице 5 на нее никаких записей не делаем. Нет факта прерывания отпуска по уходу за ребенком до 3 лет;
— в таблице 6 строки формируем в общем порядке. В графе 24 не забудьте указать признак неполного рабочего времени «1-так».
«Переходящие» больничные
Как отражать в таблице 6 отчета по ЕСВ «переходящие» больничные?
Анжела Николаевна
«Переходящие» больничные показывайте в отчете по форме № Д4 за тот месяц, в котором они были начислены (в бухгалтерском учете). При заполнении таблицы 6:
1) больничные показывайте после строк с зарплатой и вознаграждениями по ГПД, если они начислялись работнику в отчетном месяце;
2) по этой выплате формируйте столько строк, на сколько месяцев приходится период временной нетрудоспособности, распределяя сумму больничных пропорционально календарным дням болезни, приходящимся на каждый месяц болезни;
3) месяц, на который приходятся дни временной нетрудоспособности, проставляйте в графе 11, а количество календарных дней болезни — в графе 13 таблицы 6.
Теперь о соблюдении требования об уплате ЕСВ с МЗП. Если начало и окончание временной нетрудоспособности работника приходятся на разные месяцы (например, листок нетрудоспособности открыт в сентябре и работник продолжает болеть), то:
1) в месяце открытия больничного листа ЕСВ начисляйте на фактическую базу взимания ЕСВ, не применяя требование об уплате ЕСВ с МЗП. Основание — на дату начисления ЕСВ неизвестна общая сумма дохода за такой месяц.
Если работник весь месяц болел, доход не начислялся и больничный не предоставлен, то ЕСВ не начисляйте вообще. Ждите больничный лист;
2) после предоставления листка нетрудоспособности для целей сравнения с МЗП больничные относите к месяцам, за которые они начислены;
3) если после распределения больничных в месяце, за который начислены больничные, база взимания ЕСВ (за вычетом ГПД) будет меньше МЗП, рассчитывайте дополнительную базу взимания ЕСВ, отражайте ее в таблице 6 с кодом типа начислений «13» в графе 10 и начисляйте на нее ЕСВ. По какой ставке начислять? По ставке:
— установленной предприятию согласно классу профриска, если в базу взимания ЕСВ наряду с больничными входит зарплата;
— 33,2 %, если работнику в месяце, в котором он болел, были начислены только больничные.
С должности на должность
Работник 06.11.2015 г. был уволен с одной должности (неполный рабочий день, основное место работы), а с 09.11.2015 г. принят на другую должность (полный рабочий день, основное место работы) на то же предприятие. Как это отразить в отчете по ЕСВ?
Nina
На такого работника в таблице 5 отчета по форме № Д4 формируете две строки, указывая:
— в первой — дату и основание, в соответствии с которым был расторгнут с работником первый трудовой договор;
— во второй — дату приема на работу на новую должность.
В таблице 6 заработную плату, начисленную работнику в отчетном месяце за периоды работы до и после увольнения (в том числе и сумму компенсации за неиспользованный отпуск, если она начислялась при проведении окончательного расчета), показываете общей суммой в одной строке. При этом в графе 24 «Ознака неповного робочого часу» проставляете «0-ні», т. е. признак, который определяет режим работы работника на конец отчетного месяца.
Для целей взимания ЕСВ с максимальной величиной базы взимания ЕСВ сравниваете общую сумму заработной платы, начисленной работнику в отчетном месяце за период до увольнения и после приема на новую должность.
Важно! Поскольку работник отработал все рабочие дни в месяце увольнения-приема, то работодателю следует выполнить требование об уплате ЕСВ с МЗП, если общая база взимания ЕСВ (за исключением ГПД) по такому работнику оказалась меньше МЗП (см. п. 19 разд. III Инструкции о порядке начисления и уплаты единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденной приказом Минфина от 20.04.2015 г. № 449; далее — Инструкция № 449).
Когда отпуск наперед
Работник находился в отпуске с 26 октября по 18 ноября 2015 года. Вся сумма отпускных начислена и выплачена в октябре. Сумма заработной платы, начисленная за фактически отработанные дни в ноябре 2015 года, меньше МЗП. Нужно ли доначислять до минимальной величины базы начисления ЕСВ?
Лариса
Работодатели на практике используют два варианта начисления отпускных:
1) всю сумму отпускных начисляют в том месяце, в котором работник уходит в отпуск;
2) отпускные начисляют частями — отдельно по каждому месяцу, на который приходится отпуск.
По нашему мнению, логичнее использовать второй вариант. Ведь такой подход «увязывается» с положениями п.п. 1.6.1 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5 (далее —Инструкция № 5). В этом подпункте указано, что суммы начислений за время отпусков, в отличие от порядка их фактической выплаты, распределяются пропорционально времени, приходящемуся на дни отпуска в соответствующем месяце.
Но и у второго варианта также много поклонников. В их числе и слушательница нашего вебинара. Если вы также практикуете вариант начисления отпускных наперед, то учтите, что с целью соблюдения требования об уплате ЕСВ с МЗП отпускные следует относить к месяцам, за которые они начислены.
Покажем, как это работает.
Используя условия вопроса, допустим, что сумма заработной платы за фактически отработанные дни октября — 1049,90 грн. Сумма отпускных за период ежегодного отпуска составляет 1121,04 грн., в том числе за 6 календарных дней октября — 280,26 грн., за 18 календарных дней ноября — 840,78 грн. Сумма заработной платы за фактически отработанные дни ноября — 524,95 грн.
Для работника предприятие является основным местом работы.
Отпускные относим к месяцам, за которые они начислены.
Определим базу взимания ЕСВ в октябре:
1049,90 + 280,26 = 1330,16 (грн.).
Она оказалась ниже МЗП, действующей в этом месяце (1378,00 грн.). Поэтому предприятию следовало в октябре:
1) рассчитать по этому работнику дополнительную базу взимания ЕСВ как разность между МЗП и фактической базой взимания ЕСВ (1378,00 - 1330,16 = = 47,84 грн.);
2) начислить на нее ЕСВ по зарплатной ставке.
Теперь определим базу взимания в ноябре:
840,78 + 524,95 = 1365,73 (грн.).
База взимания ЕСВ в ноябре 2015 года (1365,73 грн.) также оказалась меньше МЗП (1378,00 грн.). Поэтому в ноябре на разницу между этими двумя величинами (12,27 грн. (1378,00 грн. - 1365,73 грн.)) доначисляем ЕСВ по зарплатной ставке.
Забытая индексация в отчете по ЕСВ
Как отразить в отчете по ЕСВ сумму индексации, которая была начислена в текущем месяце за предыдущие месяцы в связи с неправильным определением ее суммы?
Катерина
Доначисление дохода в текущем месяце за прошлый, в частности в связи с уточнением количества отработанного времени, выявлением ошибки, не является ошибкой для целей взимания ЕСВ.
Сумму индексации заработной платы, начисленную в текущем отчетном месяце за предыдущие месяцы, включайте в фонд оплаты труда текущего месяца, т. е. месяца в котором было проведено ее доначисление. Это следует из положений п.п. 1.6.2 Инструкции № 5, п.п. 3 п. 3 разд. IV Инструкции № 449 и п. 9 разд. IV Порядка формирования и предоставления страхователями отчета о суммах начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденного приказом Минфина от 14.04.2015 г. № 435 (далее —Порядок № 435).
При таком развитии событий обязательства по уплате ЕСВ у вас возникнут в месяце начисления/выплаты «забытой» индексации. Следовательно, корректировать данные, указанные в отчете по ЕСВ (форма № Д4) за прошлые отчетные периоды, в рассматриваемой ситуации не нужно.
В отчете по форме № Д4 доначисленные за предыдущие месяцы суммы индексации заработной платы показываете в общей сумме заработной платы месяца, в котором были проведены такие доначисления.
Допустим, что предприятие в ноябре 2015 года доначислило работнику индексацию за месяцы с января по октябрь 2015 года. В отчете по форме № Д4 за ноябрь 2015 года «забытые» суммы индексации предприятие покажет в общей сумме заработной платы за ноябрь 2015 года. Проводить разбивку по месяцам, за которые была доначислена такая индексация, в таблице 6 не нужно. То есть всю сумму индексации показываем в текущем месяце.
Мобилизованные в отчете по ЕСВ
На предприятии есть мобилизованные работники. Нужно ли взимать ЕСВ, если выплачиваем средний заработок до получения его компенсации из бюджета (подаем отчеты на компенсацию)? Под каким кодом отражать его в таблице 6 отчета по ЕСВ?
Елена
Компенсация предприятиям средней заработной платы, выплачиваемой работникам, призванным на военную службу по призыву во время мобилизации, на особый период осуществляется с учетом норм Порядка № 105*. Им установлено, что работодатель обязан:
— рассчитать и начислить средний заработок «солдату предприятия»;
— провести его выплату в сроки, установленные для выплаты зарплаты (т. е. два раза в месяц, через промежуток времени, не превышающий 16 календарных дней, как того требует ст. 115 Кодекса законов о труде Украины от 10.12.71 г.);
— подать в орган соцзащиты населения отчет по форме, приведенной в приложении 1 к Порядку № 105, для получения его компенсации из бюджета.
* Название этого документа настолько громоздкое, что мы приведем лишь его реквизиты: утвержден постановлением КМУ от 04.03.2015 г. № 105.
Важно! Работодатель вправе не взимать ЕСВ с выплат, которые компенсируются из бюджета в пределах среднего заработка работников, призванных на военную службу по призыву во время мобилизации, на особый период. Это прямо прописано в ч. 7 ст. 7 Закона Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 г. № 2464-VI.
Учитывая приведенное, предприятия, которые приняли решение получать из бюджета компенсацию среднего заработка мобилизованным работникам и подали в органы соцзащиты населения информацию о фактических расходах на указанные цели, вправе не взимать ЕСВ с суммы такого заработка, если его выплата производится в соответствии с требованиями Порядка № 105 за счет средств предприятия до получения компенсации. Это подтверждают и ведущие специалисты ГФСУ (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 54, с. 43).
Сумму начисленного мобилизованным работникам среднего заработка, который компенсируется из бюджета и с которого не взимается ЕСВ, отражайте в графе 17 таблицы 6 отчета по форме № Д4. Графы 18, 20 и 21 оставляйте незаполненными (в бумажном варианте проставляйте прочерки). При этом в графе 9 указывайте код категории застрахованного лица «48».
Когда средний заработок становится компенсацией
Предприятие взимало ЕСВ со среднего заработка мобилизованного работника и подавало отчеты на его компенсацию. В отчетах по ЕСВ за январь — май 2015 года такой заработок в таблице 6 отражался с кодом категории застрахованного лица «01». Нужно ли теперь в текущем отчете по ЕСВ корректировать его с кодом категории застрахованного лица 48, поскольку деньги за эти месяцы возмещены из бюджета?
Валерия
Излишне начисленный/удержанный ЕСВ с сумм средней зарплаты мобилизованного работника, компенсация которой была получена из бюджета, показываете в таблицах 1 и 6 отчета по форме № Д4, сформированного за месяц, в котором эти суммы были отсторнированы.
Сразу же обратим ваше внимание на важный момент. Пенсионный фонд против того, чтобы в таблице 6 полностью убирать строки со средним заработком мобилизованного с помощью кода типа начислений 3 и вводить компенсацию с кодом типа начислений 2 за прошлые периоды (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 62, с. 40).
Из этих разъяснений следует, что корректировку следует проводить следующим образом.
В таблице 6 на работника формируете строки на «выемку» среднего заработка, с которого взимался ЕСВ, указывая:
в графе 9 — прежний код категории застрахованного лица «1»*. Вводить новую строку с кодом категории застрахованного лица «48» не нужно! Также не нужно исправлять этот код через «скасовуючу» и «початкову» таблицы 6. То есть оставляем «1» в графе 9;
в графе 10 — код типа начислений «3» — уменьшена излишне начисленная сумма единого взноса;
в графе 11 — месяц, за который начислен заработок;
в графе 18 — сумму среднего заработка, на которую излишне начислен ЕСВ за соответствующий месяц;
в графе 20 — излишне удержанную сумму ЕСВ.
* Обращаем внимание: в соответствии с приложением 2 к Порядку № 435 начиная с отчета за май 2015 года средний заработок мобилизованных работников, с которого взимался ЕСВ, обычным хозрасчетным предприятиям следует отражать в таблице 6 с кодом категории застрахованного лица «47», а вот бюджетники продолжат указывать «1».
Графу 21 таблицы 6 заполняете только по май 2015 года, указывая сумму начисленного ЕСВ на среднюю зарплату за этот месяц. По строкам с суммами средней зарплаты за январь — апрель 2015 года сумму ЕСВ в части начислений указывать не нужно. Дело в том, что эту информацию начали отражать в таблице 6 отчета по форме № Д4 только начиная с отчета за май 2015 года. До этого суммы ЕСВ в части начислений указывались только в таблице 1 формы № Д4 без разбивки по застрахованным лицам.
Графы 15 (количество календарных дней нахождения в трудовых отношениях) и 17 (общая сумма начисленной заработной платы) не заполняете.
Переходим к таблице 1 отчета по форме № Д4. В ней суммы, на которые был уменьшен ЕСВ, проставляете в соответствующих корректировочных строках 7, 7.1 (7.1.1 — 7.1.13), 7.3 (7.3.1, 7.3.3). В строке 7.4 указывайте общую сумму средней зарплаты, начисленной мобилизованному работнику за период с января по май 2015 года, которая была компенсирована из бюджета. В строке без номера «Зміст помилки» можно указать: «Корректировка базы взимания ЕСВ на сумму компенсации среднего заработка мобилизованных работников за январь — май 2015 года».
Важно! В строке 7.1 (7.1.1 — 7.1.13) таблицы 1 должна быть указана общая сумма ЕСВ, начисленного на среднюю зарплату работника за январь — май 2015 года. Однако при заполнении отчета в электронном виде сюда попадут только начисления за май. Ведь вы только их отразите в таблице 6 (см. выше). Как быть? Предлагаем вначале заполнить отчет на всех работников обычным способом, закрыть и сохранить этот отчет. Потом отключить автоматическое заполнение показателей, открыть таблицу 1, выключить «Автоматический расчет», откорректировать соответствующие показатели строк 7, 7.1 (7.1.1 — 7.1.13) и 8, пересчитать итоги. После отправки отчета все настройки вернуть на место.
Остальные строки формы № Д4 заполняете в общем порядке.
В заключение хотелось бы обратить внимание читателей на то, что КМУ внес изменения в компенсационный Порядок № 105. Благодаря им работодатели теперь смогут рассчитывать на получение компенсации среднего заработка практически по всем «солдатам предприятия», по которым они сохраняли среднюю зарплату. Подробно об этом мы писали в «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 94, с. 6.
