Начнем с определения. Повышение квалификации работников — это профессионально-техническое обучение работников, дающее возможность расширять и углублять ранее полученные профессиональные знания, умения и навыки на уровне требований производства или сферы услуг. О том, что нужно знать работодателю о документальном оформлении такого обучения, пойдет речь далее.
Документальное оформление
Повышение квалификации работника за счет средств его работодателя может происходить в связи с требованием законодательства либо по договоренности сторон. Причем в последнем случае инициатором может выступать как работник, так и работодатель.
В случае, если на вашем предприятии есть работники, которые обязаны проходить повышение квалификации согласно закону, целесообразно ежегодно составлять план-график такого прохождения, с которым ознакомлять их под подпись. В плане-графике укажите: кто из работников и в какие сроки должен пройти повышение квалификации, а также его основание.
Если инициатива повысить квалификацию исходит от работника, он может обратиться к работодателю с заявлением, в котором изложит свою просьбу. Идея повысить квалификацию работника пришла в голову его работодателю? Тогда работодатель может направить работнику предложение о прохождении повышения квалификации. Причем если предложение сделано в устной форме, следует получить от работника заявление с согласием. Если предложение работнику оформлено в письменном виде, составлять заявление не обязательно, будет достаточно отметки работника о согласии, сделанной в предложении.
Повышение квалификации производится на основании договора (типовая форма утверждена приказом Министерства образования и науки Украины от 11.03.2002 г. № 183). Его заключают работодатель и субъект хозяйствования, который будет проводить повышение квалификации, в пользу третьего лица, т. е. работника.
О направлении работника на повышение квалификации издается соответствующий приказ (распоряжение).
В табеле учета рабочего времени дни повышения квалификации с отрывом от производства отражают с кодом «ІН» (цифровой код «22»)
Так советует поступать Минтруда в письме от 22.06.2010 г. № 6551/0/14-10/13.
После окончания повышения квалификации работник предоставляет работодателю документ о прохождении повышения квалификации. Сведения о повышении квалификации кадровая служба вносит в Личную карточку работника (типовая форма № П-2, утвержденная совместным приказом Госкомстата и Министерства обороны от 25.12.2009 г. № 495/656).
Трудовые гарантии для основных работников
В вопросе трудовых гарантий для основных работников, которых направляют на повышение квалификации, на первое место выходят ст. 122 КЗоТ и постановление № 695. Так, если повышение квалификации происходит с отрывом от производства, «обычный» работодатель сохраняет за работником:
1) место работы (должность);
2) среднюю зарплату по основному месту работы за период повышения квалификации.
Среднюю зарплату за период пребывания на курсах повышения квалификации рассчитывайте согласно требованиям Порядка № 100. Ее сумму находите умножая среднедневную зарплату работника на количество рабочих дней, пропущенных работником в связи с прохождением повышения квалификации. График проведения занятий на курсах повышения квалификации при этом значения не имеет.
В общем случае среднедневную зарплату исчисляете исходя из выплат за последние два календарных месяца, предшествующих месяцу направления на курсы повышения квалификации.
Если на вашем предприятии ведется суммированный учет рабочего времени, то для исчисления среднего заработка конкретного работника используете среднечасовую заработную плату. Ее сумму определяете делением заработной платы за фактически отработанные в течение двух месяцев рабочие дни на число отработанных рабочих часов.
В этом случае среднюю зарплату находите путем умножения среднечасовой зарплаты на количество рабочих часов, которые должны быть оплачены по среднему заработку. Часы, за которые сохраняется средняя зарплата, определяются на основании табеля учета рабочего времени (графика работы).
Кроме того, если основного работника направляют повышать квалификацию в другую местность, то ему работодатель:
1) оплачивает стоимость проезда к месту повышения квалификации и обратно;
2) выплачивает суточные за каждый день пребывания в дороге, в размере, установленном законодательством для служебных командировок;
3) возмещает расходы, связанные с наймом жилого помещения.
Важно!
Оплату стоимости проезда и возмещение расходов производите в порядке, а суточные выплачиваете в размере, определенных законодательством для служебных командировок
Однако это не отождествляет два таких понятия, как «направление на повышение квалификации» и «направление в служебную командировку». Для служебных командировок гарантии и компенсации установлены отдельной нормой — ст. 121 КЗоТ. Поэтому и выполнять специальные требования относительно оплаты труда за период командировки, в случае направления работника на курсы повышения квалификации, не надо.
Что касается размера суточных, то на законодательном уровне они установлены только для бюджетников. Как быть хозрасчетникам? Считаем, что им следует ориентироваться на предельную сумму необлагаемых суточных, установленную п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ для командировочных работников.
То есть у хозрасчетников в 2015 году размер суточных для работника, направленного на повышение квалификации, за каждый день пребывания в дороге в пределах Украины не должен превышать 243,60 грн. за день, за пределами Украины — 913,50 грн.
По возвращении работник в сроки, установленные для служебных командировок, должен представить авансовый отчет об израсходованных средствах и документы, подтверждающие произведенные в расходы.
Все сказанное выше касается основных работников. Но как быть, если повышает квалификацию совместитель?
Если повышает квалификацию совместитель
Ситуации, когда работодатель хочет, а то и обязан направить работника-совместителя повышать квалификацию, не редки на практике. На что может в этом случае рассчитывать работник? Бесспорно, на сохранение места работы (должности). Это четко прописано в ст. 122 КЗоТ. А вот на все остальное, что «светит» основному работнику, работник-совместитель будет иметь право, если будет на то добрая воля работодателя.
Дело в том, что гарантии, установленные в постановлении № 695, это минимальные гарантии. А значит, работодатель вправе их расширить и на работников-совместителей, закрепив это в коллективном договоре.
Налоговые тонкости
НДФЛ. Сумма расходов работодателя в связи с повышением квалификации налогоплательщика — физического лица согласно закону не является налогооблагаемым доход последнего. Основание — п.п. 165.1.37 НКУ. То есть если необходимость повышения квалификации по какой-либо специальности (профессии) установлена законом, сумма средств, потраченных работодателем на такое повышение (стоимость повышения квалификации, суточные, компенсация стоимости проезда и проживания), не облагается НДФЛ.
Причем, на наш взгляд, при написании данной нормы НКУ законодатель использовал термин «закон» в его широком значении*. Под ним следует понимать:
— непосредственно закон Украины. Так, из положений п. 1 ст. 4 Закона № 4312, ст. 34 Закона о занятости следует, что все работодатели должны повышать квалификацию работников, как правило, не реже одного раза в пять лет;
— подзаконные нормативные акты, к числу которых относится, в частности и Справочник № 336. Поэтому, если в данном Справочнике указано, что прохождение повышения квалификации является обязательным для какой-либо профессии, то можно говорить о том, что оно проводится согласно закону, а стоимость прохождения работником этой профессии повышения квалификации не облагается НДФЛ.
В остальных случаях (если повышение квалификации происходит по договоренности сторон, а не в соответствии с законом) средства, уплаченные работодателем за повышение квалификации работника, будут являться для последнего налогооблагаемым доходом в виде дополнительного блага. Их сумму, увеличенную на «натуральный» НДФЛ-коэффициент, облагаете НДФЛ по ставкам 15 % и 20 %. Причем, поскольку ставки 15 % и 20 % применяются к общему месячному налогооблагаемому доходу, то с предельным размером базы обложения НДФЛ, к которой применяется ставка 15 % (в 2015 году — 12180 грн.), следует сравнивать общую сумму дохода за месяц, начисленного работнику его работодателем.
Учтите мнение налоговиков! Если в состав общего месячного налогооблагаемого дохода входит не только зарплата, но и другие доходы, для которых установлены другие правила налогообложения (например, допблаго), с целью применения ставок 15 % и 20 % в первую очередь следует учитывать доходы, входящие в состав заработной платы, а далее формировать налогооблагаемый доход по мере возникновения у налогоплательщика каждого из видов налогооблагаемого дохода**.
** См. письмо ГНАУ от 03.02.2011 г. № 2346/6/17-0715, № 2918/7/17-0717 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2011, № 12, с. 12).
В разделе I Налогового расчета по форме № 1ДФ сумму расходов работодателя в связи с повышением квалификации работника согласно закону отражайте с признаком дохода «158», а стоимость облагаемого НДФЛ повышения квалификации работника — с признаком «126» как доход в виде дополнительного блага.
ВС. В базу обложения ЕС попадет только облагаемая НДФЛ стоимость повышения квалификации в сумме, начисленной в бухучете (т. е. стоимость повышения квалификации, увеличенная на «натуральный» НДФЛ-коэффициент). Применение ВС-коэффициента НКУ не предусмотрено.
В раздел II формы № 1ДФ должна попасть только облагаемая ВС стоимость повышения квалификации работника. Необлагаемой там места нет.
ЕСВ. В базу взимания ЕСВ сумма расходов на повышение квалификации работника не включается. Дело в том, что эта выплата не входит в фонд оплаты труда (см. п. 3.24 Инструкции № 5) и указана в п. 9 разд. II Перечня № 1170.
С подводными камнями в документальном оформлении и налогообложении повышения квалификации разобрались. Пора поговорить о семинарах, тренингах и курсах. Пока делаем выводы.
выводы
Повышение квалификации работника за счет средств его работодателя может происходить в связи с требованием законодательства либо по договоренности сторон.
Если необходимость прохождения повышения квалификации по какой-либо специальности (профессии) установлена законом, сумму средств, потраченных работодателем на такое повышение (стоимость повышения квалификации, суточные, компенсация стоимости проезда и проживания), не облагают ни НДФЛ, ни ВС.
С суммы расходов на повышение квалификации работника ЕСВ не взимают.
