Почнемо з визначення. Підвищення кваліфікації працівників — це професійно-технічне навчання працівників, що дає можливість розширювати і поглиблювати раніше набуті професійні знання, уміння та навички на рівні вимог виробництва або сфери послуг. Про те, що потрібно знати роботодавцю про документальне оформлення такого навчання, піде мова далі.
Документальне оформлення
Підвищення кваліфікації працівника за рахунок коштів його роботодавця може відбуватися у зв’язку з вимогою законодавства або за домовленістю сторін. Причому в останньому випадку ініціатором може виступати як працівник, так і роботодавець.
Якщо на вашому підприємстві є працівники, які зобов’язані проходити підвищення кваліфікації згідно із законом, доцільно щороку складати план-графік такого проходження, з яким ознайомлювати їх під підпис. У плані-графіку зазначте: хто з працівників і в які строки повинен пройти підвищення кваліфікації, а також підставу.
Якщо ініціатива підвищити кваліфікацію йде від працівника, він може звернутися до роботодавця із заявою, в якій викладе своє прохання. Ідея підвищити кваліфікацію працівника спала на думку його роботодавцеві? Тоді роботодавець може направити працівнику пропозицію про проходження підвищення кваліфікації. Причому якщо пропозиція зроблена в усній формі, слід отримати від працівника заяву зі згодою. Якщо пропозиція працівнику оформлена письмово, складати заяву не обов’язково, вистачить відмітки працівника про згоду, зробленої у пропозиції.
Підвищення кваліфікації здійснюється на підставі договору (типову форму затверджено наказом Міністерства освіти і науки України від 11.03.2002 р. № 183). Його укладають роботодавець і суб’єкт господарювання, який проводитиме підвищення кваліфікації, на користь третьої особи, тобто працівника.
Про направлення працівника на підвищення кваліфікації видається відповідний наказ (розпорядження).
У табелі обліку робочого часу дні підвищення кваліфікації з відривом від виробництва відображають з кодом «ІН» (цифровий код «22»)
Так радить діяти Мінпраці в листі від 22.06.2010 р. № 6551/0/14-10/13.
Після закінчення підвищення кваліфікації працівник надає роботодавцю документ про проходження підвищення кваліфікації. Відомості про підвищення кваліфікації кадрова служба вносить до Особової картки працівника (типова форма № П-2, затверджена спільним наказом Держкомстату і Міністерства оборони від 25.12.2009 р. № 495/656).
Трудові гарантії для основних працівників
У питанні трудових гарантій для основних працівників, яких направляють на підвищення кваліфікації, на перше місце виходять ст. 122 КЗпП і постанова № 695 . Так, якщо підвищення кваліфікації відбувається з відривом від виробництва, «звичайний» роботодавець зберігає за працівником:
1) місце роботи (посаду);
2) середню зарплату за основним місцем роботи за період підвищення кваліфікації.
Середню зарплату за період перебування на курсах підвищення кваліфікації розраховуйте згідно з вимогами Порядку № 100. Її суму знаходите, помноживши середньоденну зарплату працівника на кількість робочих днів, пропущених працівником у зв’язку з проходженням підвищення кваліфікації. Графік проведення занять на курсах підвищення кваліфікації при цьому значення не має.
У загальному випадку середньоденну зарплату обчислюєте виходячи з виплат за останні два календарні місяці, що передують місяцю направлення на курси підвищення кваліфікації.
Якщо на вашому підприємстві ведеться підсумований облік робочого часу, то для обчислення середнього заробітку конкретного працівника використовуєте середньогодинну заробітну плату. Її суму визначаєте діленням заробітної плати за фактично відпрацьовані протягом двох місяців робочі дні на число відпрацьованих робочих годин.
У цьому випадку середню зарплату знаходите шляхом множення середньогодинної зарплати на кількість робочих годин, що мають бути оплачені за середнім заробітком. Години, за які зберігається середня зарплата, визначаються на підставі табеля обліку робочого часу (графіка роботи).
Крім того, якщо основного працівника направляють підвищувати кваліфікацію до іншої місцевості, то йому роботодавець:
1) оплачує вартість проїзду до місця підвищення кваліфікації та назад;
2) виплачує добові за кожен день перебування в дорозі, у розмірі, установленому законодавством для службових відряджень;
3) відшкодовує витрати, пов’язані з найманням житлового приміщення.
Важливо!
Оплату вартості проїзду та відшкодування витрат здійснюєте в порядку, а добові виплачуєте в розмірі, що визначені законодавством для службових відряджень
Проте це не ототожнює два таких поняття, як «направлення на підвищення кваліфікації» і «направлення у службове відрядження». Для службових відряджень гарантії та компенсації встановлено окремою нормою — ст. 121 КЗпП. Тому й виконувати спеціальні вимоги щодо оплати праці за період відрядження, у разі направлення працівника на курси підвищення кваліфікації, не треба.
Що стосується розміру добових, то на законодавчому рівні вони встановлені тільки для бюджетників. Як бути госпрозрахунковим підприємцям? Вважаємо, що їм слід орієнтуватися на граничну суму неоподатковуваних добових, установлену п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ для відрядних працівників.
Тобто у госпрозрахункових підприємців у 2015 році розмір добових для працівника, направленого на підвищення кваліфікації, за кожен день перебування в дорозі в межах України не повинен перевищувати 243,60 грн. за день, за межами України — 913,50 грн.
Після повернення працівник у строки, установлені для службових відряджень, має надати авансовий звіт про витрачені кошти та документи, що підтверджують здійснені витрати.
Усе зазначене вище стосується основних працівників. Але як бути, якщо підвищує кваліфікацію сумісник?
Якщо підвищує кваліфікацію сумісник
Ситуації, коли роботодавець хоче, а то й зобов’язаний направити працівника-сумісника підвищувати кваліфікацію, нерідко трапляються на практиці. На що може в цьому випадку розраховувати працівник? Безперечно, на збереження місця роботи (посади). Це чітко прописано у ст. 122 КЗпП. А ось на все інше, що «світить» основному працівнику, працівник-сумісник матиме право, якщо буде на те добра воля роботодавця.
Річ у тім, що гарантії, установлені в постанові № 695, це мінімальні гарантії. А отже, роботодавець має право їх поширити і на працівників-сумісників, закріпивши це в колективному договорі.
Податкові тонкощі
ПДФО. Сума витрат роботодавця у зв’язку з підвищенням кваліфікації платника податків — фізичної особи згідно із законом не є оподатковуваним доходом останнього. Підстава — п.п. 165.1.37 ПКУ. Тобто якщо необхідність підвищення кваліфікації з будь-якої спеціальності (професії) установлено законом, сума коштів, витрачених роботодавцем на таке підвищення (вартість підвищення кваліфікації, добові, компенсація вартості проїзду та проживання), не обкладається ПДФО.
Причому, на наш погляд, при написанні цієї норми ПКУ законодавець використовував термін «закон» у його широкому значенні*. Під ним слід розуміти:
— безпосередньо закон України. Так, з положень п. 1 ст. 4 Закону № 4312, ст. 34 Закону про зайнятість випливає, що всі роботодавці повинні підвищувати кваліфікацію працівників, як правило, не рідше одного разу на п’ять років;
— підзаконні нормативні акти, до яких належить, зокрема й Довідник № 336. Тому, якщо в цьому Довіднику зазначено, що проходження підвищення кваліфікації є обов’язковим для будь-якої професії, то можна говорити про те, що воно проводиться згідно із законом, а вартість проходження працівником цієї професії підвищення кваліфікації не обкладається ПДФО.
В інших випадках (якщо підвищення кваліфікації відбувається за домовленістю сторін, а не відповідно до закону) кошти, сплачені роботодавцем за підвищення кваліфікації працівника, будуть для останнього оподатковуваним доходом у вигляді додаткового блага. Їх суму, збільшену на «натуральний» ПДФО-коефіцієнт, обкладаєте ПДФО за ставками 15 % і 20 %. Причому, оскільки ставки 15 % і 20 % застосовуються до загального місячного оподатковуваного доходу, то з граничним розміром бази обкладення ПДФО, до якої застосовується ставка 15 % (у 2015 році — 12180 грн.), слід порівнювати загальну суму доходу за місяць, нарахованого працівнику його роботодавцем.
Візьміть до уваги думку податківців! Якщо до складу загального місячного оподатковуваного доходу входить не тільки зарплата, а й інші доходи, для яких установлено інші правила оподаткування (наприклад, додаткове благо), з метою застосування ставок 15 % і 20 % перш за все слід ураховувати доходи, що входять до складу заробітної плати, а далі формувати оподатковуваний дохід у міру виникнення у платника податків кожного з видів оподатковуваного доходу**.
** Див. лист ДПАУ від 03.02.2011 р. № 2346/6/17-0715, № 2918/7/17-0717 (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2011, № 12, с. 12).
У розділі I Податкового розрахунку за формою № 1ДФ суму витрат роботодавця у зв’язку з підвищенням кваліфікації працівника згідно із законом відображайте з ознакою доходу «158», а вартість оподатковуваного ПДФО підвищення кваліфікації працівника — з ознакою «126» як дохід у вигляді додаткового блага.
ВЗ. До бази обкладення ВЗ потрапить тільки оподатковувана ПДФО вартість підвищення кваліфікації в сумі, нарахованій у бухобліку (тобто вартість підвищення кваліфікації, збільшена на «натуральний» ПДФО-коефіцієнт). Застосування ВЗ-коефіцієнта ПКУ не передбачено.
До розділу II форми № 1ДФ має потрапити тільки вартість підвищення кваліфікації працівника, що обкладається ВЗ. Неоподатковуваній там місця немає.
ЄСВ. До бази справляння ЄСВ сума витрат на підвищення кваліфікації працівника не включається. Річ у тім, що ця виплата не входить до фонду оплати праці (див. п. 3.24 Інструкції № 5) і зазначена в п. 9 розд. II Переліку № 1170.
З підводним камінням у документальному оформленні та оподаткуванні підвищення кваліфікації розібралися. Час поговорити про семінари, тренінги та курси. Поки що робимо висновки.
висновки
Підвищення кваліфікації працівника за рахунок коштів його роботодавця може відбуватися у зв’язку з вимогою законодавства або за домовленістю сторін.
Якщо необхідність проходження підвищення кваліфікації з будь-якої спеціальності (професії) установлено законом, суму коштів, витрачених роботодавцем на таке підвищення (вартість підвищення кваліфікації, добові, компенсація вартості проїзду та проживання), не обкладають ані ПДФО, ані ВЗ.
Із суми витрат на підвищення кваліфікації працівника ЄСВ не справляють.
