Вам необходимо указать тип причины «02» — Поставка неплательщику налога.
Но рассмотрим все по порядку.
Трудовые книжки ведут на всех работников, для которых данное место работы является основным. Причем работникам, поступающим на работу впервые, работодатель обязан оформить трудовую книжку не позднее пяти дней после приема их на работу (ст. 48 КЗоТ).
В то же время при выписке трудовой книжки работодатель взимает с работника ее стоимость ( п. 6.1 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Минтруда от 29.07.93 г. № 58). То есть трудовая книжка предоставляется работнику-новичку вовсе не бесплатно! Работник обязан погасить ее стоимость предприятию. В такой ситуации будет уместно говорить о платной поставке товара неплательщику НДС. При этом НН следует оформить так:
— в верхней левой части в графе «Не підлягає наданню отримувачу (покупцю) з причини» делается пометка «X» и указывается тип причины «02» — Поставка неплательщику налога ( п. 8 Порядка № 1307*);
* Порядок заполнения НН, утвержденный приказом Минфина от 31.12.2015 г. № 1307.
— в поле «Отримувач (покупець)» налогоплательщик указывает «Неплатник»;
— в строке «Індивідуальний податковий номер» получателя (покупателя) проставляется условный ИНН «100000000000» ( п. 12 Порядка № 1307).
При этом нужно соблюдать требования к «минбазе», выдвигаемые п. 188.1 НКУ. Хотя если речь идет о полном возмещении работником стоимости трудовой книжки, то это требование априори будет соблюдено.
А если работодатель оформит трудовую книжку за счет собственных средств, не требуя возмещения ее стоимости с работника?
В такой ситуации есть все основания говорить о возникновении у работника дохода, равного стоимости трудовой книжки.
О каком виде дохода идет речь? На наш взгляд, это зарплата. К такому выводу нас подталкивает п.п. 2.3.4 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5. Правда, чтобы убрать все возможные сомнения налоговиков относительно правильности определения вида дохода для целей НКУ, рекомендуем возможность проведения такой выплаты предусмотреть в коллективном (трудовом) договоре в разделе «Оплата труда».
Важно! Поскольку доход был выплачен в натуральной форме, в базу обложения НДФЛ стоимость такого дохода, рассчитанная по обычным ценам, должна попасть с учетом «натурального» коэффициента, равного 1,219512.
ВС и ЕСВ взимайте с суммы дохода, начисленного в бухучете.
К примеру, если стоимость трудовой книжки — 50 грн., то в бухучете доход работника будет равен 60,98 грн. (50 грн. х 1,219512). Вот с этой суммы и удерживаем НДФЛ вместе с ВС, а также начисляем сверху ЕСВ.
Но про НН не забываем, так как передача трудовой книжки — это поставка неплательщику НДС. Причем в данном случае не бесплатная, а выданная работнику как заработная плата, т. е. с компенсацией. Следовательно, на дату такой передачи трудовой книжки плательщик должен начислить НО и выписать НН в том же порядке, что и в случае возмещения ее стоимости денежными средствами (см. выше).
