Темы статей
Выбрать темы

Составляем и оформляем документы

редактор Вороная Наталья, налоговые эксперты Чернышова Наталья, Алешкина Наталья
Создание любого служебного документа предусматривает два этапа: (1) составление текста и (2) непосредственно оформление документа, т. е. фиксирование его реквизитов. Общие правила оформления изложены в ДСТУ 4163. Этот стандарт распространяется на все организационно-распорядительные документы. Кроме того, его требования в части оформления реквизитов можно применять ко всем классам унифицированных систем документации. Пользуясь нормами указанного ДСТУ, а также другими нормативными актами, изучим основные правила составления и оформления документов.

2.1. Реквизиты документов: основные правила размещения

Начнем с определения.

Реквизит (служебного документа) — это информация, зафиксированная в служебном документе для его идентификации, организации обращения и (или) придания ему юридической силы (п.п. 4.1.4 ДСТУ 2732).

Реквизиты документов должны располагаться в строго определенных для них местах. Почему? Во-первых, чтобы не было сомнений в юридической силе документов. Во-вторых, чтобы не пришлось тратить много времени на их поиск и обработку.

При составлении и оформлении организационно-распорядительных документов используют следующие реквизиты (п. 4.1 ДСТУ 4163):

01 — изображение Государственного герба Украины;

02 — изображение эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания);

03 — изображение наград;

04 — код организации;

05 — код формы документа;

06 — наименование вышестоящей организации;

07 — наименование организации;

08 — наименование структурного подразделения;

09 — справочные данные об организации;

10 — название вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный индекс документа;

13 — ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ;

14 — место составления или издания документа;

15 — гриф ограничения доступа к документу;

16 — адресат;

17 — гриф утверждения документа;

18 — резолюция;

19 — заголовок к тексту документа;

20 — отметка о контроле;

21 — текст документа;

22 — отметка о наличии приложений;

23 — подпись;

24 — гриф согласования документа;

25 — визы документа;

26 — оттиск печати;

27 — отметка о заверении копии;

28 — фамилия исполнителя и номер его телефона;

29 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

30 — отметка о наличии документа в электронной форме;

31 — отметка о поступлении документа в организацию;

32 — запись о государственной регистрации.

Как размещать перечисленные реквизиты на листе? Это зависит от формы бланка (угловой или продольный), которую использует составитель документа. Напомним: бланк — это унифицированная форма служебного документа с напечатанной постоянной информацией и местом для фиксирования переменной информации.

Схемы расположения реквизитов и границ зон на формате А4 углового и продольного бланков приведены на рис. 2.1 и 2.2 (см. с. 10 и 11 соответственно).

Обратите внимание: не все реквизиты должны присутствовать на документе в обязательном порядке. Так, п. 4.4 ДСТУ 4163 указывает на то, что обязательными реквизитами документов*, оформляемых на предприятиях и в организациях, являются:

* Для первичных документов, на основании которых ведут бухгалтерский учет, перечень обязательных реквизитов установлен Законом № 996 (подробнее см. спецвыпуск «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 85, с. 68).

— наименование организации (07)**;

** Здесь и далее цифры в скобках указывают место расположения реквизитов в документах (см. рис. 2.1 и 2.2 на с. 10 и 11).

— название вида документа, кроме писем (10);

— дата документа (11);

— регистрационный индекс документа (12);

— заголовок к тексту документа (19);

— текст документа (21);

— подпись (23).

В документах, которые занимают две страницы и более, реквизиты 22 — 28 проставляют после текста (21), а реквизиты 29 — 31 располагают на нижнем поле первой страницы документа.

При изготовлении бланков документов используют реквизиты:

— изображение Государственного герба Украины (01);

— изображение эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания) (02);

— изображение наград (03);

— код организации (04);

— код формы документа (05);

— наименование вышестоящей организации (06);

— наименование организации (07);

— наименование структурного подразделения (08);

— справочные данные об организации (09);

— название вида документа (10), кроме бланков для писем.

Рассмотрим основные правила размещения реквизитов документов в табл. 2.1.

Таблица 2.1. Правила размещения реквизитов документов

№ п/п

Реквизит

Правила размещения

1

Изображение Государственного герба Украины (01)

Размещают на бланках государственных учреждений в соответствии с постановлением № 2137. Размеры изображения: высота — 17 мм, ширина — 12 мм

2

Изображение эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания) (02)

Изображение эмблемы или товарного знака (знака обслуживания) согласно учредительным документам предприятия (положению об организации) располагают с левой стороны от его наименования. Изображение эмблемы должно быть зарегистрировано в установленном порядке. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещено изображение Государственного герба Украины.

На бланках документов негосударственных предприятий разрешено располагать изображение эмблемы на верхнем поле документа, где на бланках документов государственных предприятий и организаций располагают изображение Государственного герба (т. е. на угловых бланках — над серединой строк с наименованием предприятия, а на продольных бланках — в центре верхнего поля)

3

Изображение наград (03)

Воспроизводят на бланках документов в соответствии с законодательством и располагают с левого края бланка на уровне реквизитов «Наименование организации» (07) и «Наименование структурного подразделения» (08)

4

Код организации (04)

Код организации согласно ЕГРПОУ проставляют после реквизита «Справочные данные об организации» (09)

5

Код формы документа (05)

Проставляют только для унифицированных форм документов, названия которых включены в классификатор управленческой документации ДК 010-98. Его размещают выше реквизита «Название вида документа» (10)

6

Наименование вышестоящей организации (06)

Указывают сокращенно, а в случае отсутствия официально зарегистрированного сокращения — полностью

7

Наименование организации (07)

Наименование организации — автора документа должно соответствовать наименованию, указанному в учредительных документах предприятия. Сокращенное наименование указывают в случае, когда оно официально зафиксировано в уставе предприятия (положении об организации).

Сокращенное наименование располагают ниже полного отдельной строкой в центре. Стандарт говорит о том, что сокращенное наименование организации приводят в скобках или без них. Однако указание в скобках предпочтительнее, чтобы сокращенное наименование не воспринималось как продолжение полного

8

Наименование структурного подразделения организации (08)

Наименование филиала, территориального отделения, другого структурного подразделения предприятия указывают, если такие подразделения являются авторами документа. Этот реквизит располагают ниже реквизита «Наименование организации» (07). Преимущественно его указывают во внутренних документах предприятия (протоколах, докладах и служебных записках)

9

Справочные данные об организации (09)

Этот реквизит включает почтовый адрес, номера телефонов, факсов, счетов в банке, адрес электронной почты и др. Его размещают ниже наименования предприятия или структурного подразделения. Если предприятие зарегистрировано по одному адресу, а находится по другому, в бланках указывают почтовый адрес по местонахождению предприятия

10

Название вида документа (10)

Название вида документа должно соответствовать перечню форм, которые используют на предприятии. Перечень включает названия унифицированных форм документов согласно классификатору ДК 010-98 и названия других документов, соответствующих организационно-правовому статусу предприятия.

На продольном бланке название вида документа фиксируют посередине, а на угловом — в левом верхнем углу под наименованием предприятия или структурного подразделения.

В письме название вида документа не указывают

11

Регистрационный индекс документа (12)

Регистрационный индекс документа составляют из его порядкового номера, который можно дополнять по решению предприятия индексом дела по номенклатуре дел, индексом структурного подразделения, корреспондента, исполнителя, вопросов деятельности и др.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляют через правостороннюю косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).

Месторасположение этого реквизита зависит от бланка (угловой или продольный), а также от вида документа

12

Ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ (13)

Этот реквизит включает индекс и дату документа, на который дается ответ. Его размещают ниже или на уровне регистрационного индекса на специально отведенном месте на бланке

13

Место составления или издания документа (14)

Указывают на всех документах, кроме писем, в которых эти сведения получают из реквизита «Справочные данные об организации» (09). Располагают на уровне или ниже реквизитов «Дата документа» (11) и «Регистрационный индекс документа» (12)

14

Гриф ограничения доступа к документу (15)

Гриф ограничения доступа к документу (секретно, для служебного пользования, конфиденциально) проставляют без кавычек справа в верхнем углу на первой странице документа. При необходимости его дополняют данными, предусмотренными нормативно-правовыми актами, регламентирующими порядок ведения делопроизводства, которое содержит информацию ограниченного доступа

Как вы могли заметить, в табл. 2.1 представлены не все реквизиты документов. А все потому, что отдельные реквизиты заслуживают более детального рассмотрения, поскольку имеют больше «оформительных» нюансов. С правилами проставления таких реквизитов предлагаем ознакомиться в подразделе 2.2 на с. 12.

img 1 img 2

2.2. Особенности оформления отдельных реквизитов

Датирование документа

Дата документа (11) — это дата его подписания, утверждения, принятия, регистрации. Этот реквизит обязательно проставляют на служебных документах. Кроме того, датированию подлежат резолюции, согласования, визы, отметки о выполнении и др.

Дату документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляют цифровым способом. Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год.

Если порядковый номер числа или месяца состоит из одной цифры, то перед ней ставят 0.

Например: 05.12.2016

Разрешается при оформлении даты вначале указывать год, затем месяц и число.

Например: 2016.12.05

Обратите внимание:

при цифровом способе оформления даты букву «г.» не ставят

В нормативно-правовых актах и финансовых документах используют словесно-цифровой способ оформления дат. Например: 15 декабря 2016 года или 15 декабря 2016 г. Это обусловлено стремлением помешать их подделке.

Проставляют дату документа ниже названия вида документа рядом с регистрационным индексом на специально отведенном месте на бланке.

Если документ оформляют не на бланке, дату проставляют ниже подписи слева.

Для распоряжений, приказов, инструкций, положений, справок основной датой является дата подписания или утверждения. Ее проставляет лицо, которое подписывает либо утверждает документ.

Для служебных писем основной датой является дата регистрации.

В документах (протоколах, актах), в которых зафиксировано решение, принятое коллегиальным органом на заседании, собрании, во время проведения проверки и т. п., основной датой является дата, когда такое событие состоялось.

Адресование документа

Адресатами (16) могут быть предприятия, их структурные подразделения, должностные лица и граждане. В случае адресования документа предприятию или его структурному подразделению без указания должностного лица их наименования указывают в именительном падеже.

При адресовании документа руководителю предприятия или его заместителю наименование предприятия входит в состав должности адресата.

Например:

img 3

Обратите внимание на такой момент: если документ направляют должностному лицу, наименование предприятия указывают в именительном падеже, а должность и фамилию адресата — в дательном.

Например:

img 4

Если документ отправляют в несколько однородных предприятий, их указывают обобщенно (например: «Руководителям предприятий и организаций»).

Документ не должен содержать больше четырех адресатов

Слово «Копия» перед вторым (третьим, четвертым) адресатом не указывают.

А если нужно направить документ более чем в четыре адреса? В таком случае составляют список рассылки и на каждом документе указывают только одного адресата.

В состав реквизита «Адресат» входит почтовый адрес. Порядок и форма записи сведений о почтовом адресе предприятия должны соответствовать требованиям Правил № 270.

В соответствии с п. 42 упомянутого документа почтовый адрес указывают в такой последовательности:

— наименование улицы (проспекта, бульвара, переулка), номер дома, квартиры;

— наименование населенного пункта, района, области;

— почтовый индекс;

— страна назначения.

Например:

img 5

При адресовании документа физическому лицу указывают: в именительном падеже фамилию, имя, отчество (или инициалы) адресата, улицу, номер дома и квартиры, населенный пункт, район, область, почтовый индекс, страну назначения.

Реквизит «Адресат» располагают на расстоянии 92 мм от левого поля документа. Составные части этого реквизита отделяют одну от другой 1,5 — 2 межстрочными интервалами (п. 7.3 ДСТУ 4163).

Резолюция на документе

Указания по исполнению документа фиксируют в форме резолюции (18).

Она включает: фамилию исполнителя (исполнителей) в дательном падеже, содержание поручения, срок исполнения. Кроме того, резолюция должна быть подписана руководителем и датирована.

Например:

img 6

Если резолюция содержит указание нескольким лицам, то лицо, обозначенное в списке первым, является ответственным исполнителем, если в документе не оговорено иное

Указания бывают общими или конкретными.

Общие указания могут быть выражены так: «К исполнению», «К руководству», «К сведению» и т. д.

Резолюции с конкретными указаниями имеют приказную форму: «Срочно принять меры...», «Удовлетворить просьбу...», «Разобраться и доложить в... срок...», «Незамедлительно доложите о результатах...» и т. д.

На документах со сроками исполнения, которые не требуют дополнительных указаний, в резолюции пишут только фамилию и инициалы исполнителя, ставят подпись и дату.

Как правило, в документе должно быть не более одной резолюции. Другие резолюции возможны только тогда, когда есть необходимость детализировать порядок выполнения документа.

Резолюцию налагают непосредственно на документе, ниже реквизита «Адресат», параллельно основному тексту или на свободном месте в верхней части лицевой стороны первого листа, но не на поле, предназначенном для подшивки документа, и не на тексте.

Если на документе нет свободного места для резолюции, разрешено оформлять ее на отдельных листах или специальных бланках.

Согласование документа

Процедура согласования представляет собой предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Цель согласования — повысить качество документа путем компетентной оценки целесообразности и обоснованности его издания, правильности оформления и установления соответствия законодательству.

Согласование может быть внутренним (с подразделениями и должностными лицами внутри предприятия) и внешним (с подведомственными и неподведомственными организациями). Внешним считается также согласование документа с коллегиальными органами общественных объединений (например, с первичной профсоюзной организацией).

Внешнее согласование проектов документов оформляют соответствующим грифом

Гриф согласования (24) располагают ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа. Он состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, которое согласовывает документ (включая наименование предприятия), личной подписи, инициала(ов) и фамилии, даты согласования. Составные части реквизита «Гриф согласования» отделяют одну от другой 1,5 — 2 межстрочными интервалами (п. 7.3 ДСТУ 4163).

Например:

img 7

Документ может быть согласован актом, письмом, протоколом и т. д. В этом случае в грифе согласования после слова СОГЛАСОВАНО указывают наименование, дату составления и номер согласовывающего документа.

Например:

img 8

Если нужно разместить несколько грифов согласования, их располагают на одном уровне двумя вертикальными колонками. Первый гриф — от границы левого поля, второй — через 104 мм. Допускается составлять «Лист согласования», о чем делают отметку в самом документе на месте грифа согласования, например: «Лист согласования прилагается».

Внешнее согласование в случае необходимости, определенной законодательством, осуществляется в такой последовательности:

— с учреждениями одинакового уровня и другими учреждениями;

— с общественными организациями;

— с органами, осуществляющими государственный контроль в определенной сфере;

— с учреждениями высшего уровня.

Визой (25) оформляют внутреннее согласование документа.

Внутреннее согласование проекта документа в зависимости от его содержания осуществляется в такой последовательности:

— работником, подготовившим документ;

— руководителем структурного подразделения, в котором создан документ;

— функциональными, территориальными подразделениями (при необходимости);

— должностными лицами, указанными в проекте документа как исполнители;

— финансовым подразделением или главным бухгалтером (бухгалтером), если проект документа касается финансовых вопросов;

— руководителем юридической службы (юристом) — в случае согласования проектов организационных и распорядительных документов предприятия;

— заместителем руководителя предприятия, который отвечает за вопросы, содержащиеся в проекте документа.

Порядок визирования определенных видов документов приводят в инструкции по делопроизводству предприятия.

Реквизит «Визы документа» (25) состоит из наименования должности, личной подписи, инициалов и фамилии лица, визирующего документ, и даты. Визу помещают ниже реквизита «Подпись» (23) на лицевой стороне последнего листа документа. А если места для этого не хватает, то на оборотной стороне последнего листа документа.

Например:

img 9

Визу проставляют на экземплярах документов, которые остаются на предприятии

Проекты распорядительных документов визируют на первом экземпляре.

В некоторых случаях допускается постраничное визирование документов. Виды документов, которые требуют такого визирования, указывают в инструкции по делопроизводству предприятия.

При согласовании документа у визирующего могут возникнуть возражения. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен» или «С п. 3 не согласен», «Возражаю» и т. п. Замечания и дополнения к документу излагают на отдельном листе, о чем в проекте делают отметку: «Замечания и предложения прилагаются». Об имеющихся замечаниях докладывают лицу, подписывающему документ.

Если во время визирования выясняется, что в подготовленный к подписанию документ нужно внести существенные изменения, он требует повторного визирования.

Реквизит «Виза» используют также при ознакомлении с документом. Виза ознакомления является письменным подтверждением факта доведения до сведения работника определенного документа. Она включает подпись работника, ее расшифровку и дату. Ей должна предшествовать запись: «С приказом (должностной инструкцией, положением, протоколом, актом и т. д.) ознакомлен».

Удостоверение документа

Удостоверение документов осуществляют путем их подписания, утверждения и проставления печати (при ее наличии).

Документы подписывают должностные лица согласно их компетенции, определенной правоустанавливающими документами. При этом должен быть определен порядок подписания документов другими лицами в случае отсутствия руководителя предприятия или уполномоченных должностных лиц. Право подписания документов может предоставляться на основании доверенности.

Реквизит «Подпись» (23) состоит из наименования должности лица, подписавшего документ (полного, если документ оформлен не на бланке, или сокращенного* — на документе, оформленном на бланке), личной подписи, инициала(ов) и фамилии.

* В реквизите «Подпись» можно указать сокращенное наименование предприятия, если оно официально зафиксировано в уставе предприятия (положении об организации).

Расшифровку подписи в скобки не берут.

Приведем пример оформления реквизита «Подпись»:

img 10

В случае оформления документа на бланке должностного лица название должности в реквизите «Подпись» не указывают.

При создании документов подписывают один экземпляр, который является оригиналом. Исключение составляют некоторые виды документов (например, акты, договоры), у которых каждый экземпляр имеет силу оригинала.

Если документ направляют одновременно нескольким предприятиям одинакового или высшего уровня, подписывают все его экземпляры. А вот если документ отправляют нескольким подчиненным предприятиям, подписывают экземпляр, который остается в деле предприятия-автора, а на места рассылают заверенные службой делопроизводства копии.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей подчиненности должностных лиц.

Например:

img 11

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи распо- лагают на одном уровне.

Проиллюстрируем это на примере:

img 12

Документы коллегиальных органов подписывают председатель коллегиального органа и секретарь.

Если документ составляет комиссия, то указывают не должности лиц, которые подписывают документ, а их статус в составе комиссии.

Например:

img 13

Документы, подлежащие утверждению (инструкции, положения, правила и т. п.), подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку.

В случае отсутствия должностного лица, подпись которого указана в документе, документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель

При этом обязательно указывают фактическую должность лица, подписавшего, утвердившего или согласовавшего документ, его инициалы и фамилию (исправления вносят рукописным или машинописным способом), например: «Исполняющий обязанности» («И. о.»), «Заместитель» («Зам.»).

Подписывать документ с предлогом «за» или ставить косую черту перед наименованием должности не допускается.

Реквизит «Подпись» располагают под текстом документа или под отметкой о наличии приложений на расстоянии 2 — 3 межстрочных интервалов от текста. При этом отступ от левого края поля не делают. Расшифровку подписи печатают на уровне последней строки наименования должности и на расстоянии 125 мм от левого поля документа.

Оттиском печати (26) предприятия заверяют в документе подпись ответственного лица. При этом на сегодняшний день обязанность предприятий иметь печать законодательно не установлена (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2014, № 40, с. 16). В частности, в ч. 1 ст. 581 ХКУ сказано, что субъект хозяйствования может (а не обязан!) иметь печати. Однако из права не иметь печать не следует право не использовать ее в случае, когда она у предприятия есть. Таким образом, если предприятие документально не отказалось от использования печати* (т. е. печать де-юре имеет), то оно обязано ее использовать в установленных законодательством случаях.

* Соответствующие изменения не внесены в устав предприятия и не составлен акт об уничтожении печати.

На предприятиях, кроме основной печати, могут также применять печати структурных подразделений (например, службы делопроизводства, бухгалтерии, кадровой службы), печати для отдельных категорий документов (для копий, пропусков и др.), а также металлические печати для опечатывания помещений, шкафов, сейфов.

Перечень документов, на которых проставляется оттиск печати, предприятие определяет на основании нормативно-правовых актов. Его приводят в инструкции по делопроизводству предприятия. Оттиск печати проставляют так, чтобы он захватывал последние несколько букв наименования должности лица, подписавшего документ.

Особым способом удостоверения документа после подписания является его утверждение.

Гриф утверждения (17) должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточия), наименования должности, подписи, инициала(ов) и фамилии лица, утверждающего документ, и даты.

Например:

img 14

При утверждении документа руководителем вышестоящей или сторонней организации в наименование должности включают наименование организации.

Если документ утверждается постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек и двоеточия), названия документа в именительном падеже, его даты и номера.

Например:

img 15

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа (на расстоянии 104 мм от левого поля). Документы, подлежащие утверждению, целесообразно оформлять на угловых бланках или чистых листах.

В случае утверждения документа несколькими должностными лицами их грифы располагают на одном уровне. При этом один из них размещают без отступа от левого поля, а второй — на расстоянии 104 мм от левого поля документа.

Составные части реквизита «Гриф утверждения» отделяют одну от другой 1,5 — 2 межстрочными интервалами (п. 7.3 ДСТУ 4163).

Приведем примерный перечень документов, подлежащих утверждению:

— акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций и т. п.);

— задания (на проектирование объектов, технических сооружений; на капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и др.);

— отчеты (о командировках, научно-исследовательских работах и др.);

— сметы расходов (на содержание аппарата управления, домов, помещений, сооружений; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и др.);

— нормативы (расходования сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и др.);

— перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; типовых документов, которые создаются на предприятии, с указанием сроков их хранения и др.);

— планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; работы коллегии, научно-технического совета, научного совета и др.);

— программы (проведения работ и мероприятий, командировок и др.);

— расценки на выполнение работ;

— уставы предприятий;

— инструкции;

— положения;

— правила;

— структура и штатная численность;

— формы унифицированных документов;

— штатные расписания.

Конкретный перечень документов, подлежащих утверждению, должен быть приведен в инструкции по делопроизводству предприятия.

Текст документа и заголовок к нему

Текст документа (21) содержит информацию, ради фиксирования которой был создан документ.

Как следует из ч. 2 ст. 18 Закона № 5029, предприятия могут свободно осуществлять делопроизводство, вести документацию и переписку на украинском языке, языке меньшинств, региональных и других языках. Документы, которые отправляют зарубежным адресатам, можно оформлять на украинском языке, языке страны адресата или на одном из языков международного общения.

Текст документа должен быть изложен кратко, грамотно, понятно, без повторов и употребления слов и оборотов, которые не несут смысловой нагрузки.

Текст оформляют в виде сплошного сложного текста, анкеты, таблицы или объединения этих форм.

С целью ускорения исполнения документов и правильного формирования дел в делопроизводстве каждый документ должен быть посвящен одному вопросу. Исключением является составление протоколов, приказов, планов, отчетов и обобщающих документов.

Тексты распорядительных документов и писем, как правило, состоят из двух частей. В первой указывают основание или обоснование составления документа, во второй — выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы.

В отдельных случаях текст документа может содержать лишь одну резолютивную часть, например приказ — распорядительную часть без констатирующей, письмо — просьбу без пояснений.

Если части текста имеют различные смысловые аспекты или текст документа содержит несколько решений, выводов и т. п., его разбивают на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами и печатают с абзаца.

Заголовок к тексту документа (19) должен содержать краткое изложение основного смыслового аспекта текста документа.

Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа и отвечать на вопрос «о чем?», «кого?», «чего?»

Например: приказ (о чем?) о создании организации; должностная инструкция (кого?) главного бухгалтера; протокол (чего?) заседания правления. Точку в конце заголовка не ставят.

Допускается не указывать заголовок к тексту на документах формата А5.

Отметки на документах

Отметку о контроле (20) исполнения документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль» на левом поле первого листа документа на уровне заголовка к тексту.

Отметку о наличии приложений (22) размещают под текстом документа, отступив 1,5 — 3 межстрочных интервала. Относящийся к приложению текст печатают через 1 межстрочный интервал. Слово «Приложение» печатают без отступа от левого поля.

Если документ имеет приложение, полное наименование которого приведено в тексте, отметку о его наличии оформляют в такой форме: «Приложение: на 3 л. в 2 экз.».

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования перечисляют с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров

Например:

img 16

В случае, когда название приложения занимает несколько строк, их печатают через 1 межстрочный интервал.

Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложения, отметку о наличии приложений оформляют по следующей форме:

img 17

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают.

На большое количество приложений составляют опись. При этом в самом документе после текста указывают: «Приложения: согласно описи на 38 л.».

Если приложение направляют не по всем указанным в документе адресам, отметку о наличии приложения оформляют по форме: «Приложение: на 3 л. в 1 экз. в первый адрес».

Отметку о заверении копии документа (27) составляют из слов «Согласно оригиналу», наименования должности, личной подписи лица, заверившего копию, его инициалов и фамилии, даты заверения копии. Указанную отметку проставляют ниже реквизита «Подпись» (23) без отступа от границы левого поля.

Например:

img 18

Сведения об исполнителе документа (28) включают фамилию (или фамилию, имя и отчество) исполнителя и номер его служебного телефона. Эти данные приводят на лицевой стороне в нижнем левом углу последнего листа документа. Отступ от левого поля не делают.

Отметку об исполнении документа и направлении его в дело (29) проставляют в левом углу нижнего поля лицевой стороны первого листа документа. При этом отступ от границы левого поля не делают.

Этот реквизит должен включать:

— ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о выполнении, или краткие сведения о выполнении;

— слова «В дело»;

— номер дела, в котором будет храниться документ;

— дату направления документа в дело;

— наименование должности и подпись исполнителя.

Например:

img 19

Отметка о наличии документа в электронной форме (30) включает полное имя файла, место его сохранения, код оператора и другие поисковые данные. Ее проставляют в центре нижнего поля лицевой стороны первого листа документа.

Отметка о поступлении документа в организацию (31) (регистрации) включает:

— сокращенное наименование предприятия — получателя документа;

— дату (при необходимости время — час и минуту) поступления документа;

— регистрационный индекс документа.

Такую отметку проставляют в правом углу нижнего поля лицевой стороны первого листа документа. При этом целесообразно использовать штамп.

Для штампа отводится место на бланке формата А4 размером 41,6 х 16 мм.

Например:

img 20

Если применяют автоматизированную систему регистрации, отметку о регистрации можно наносить с помощью штрих-кода.

Запись о государственной регистрации (32) фиксируют только на нормативно-правовых актах органов государственной власти, включенных в государственный реестр в соответствии с Указом № 493/92.

2.3. Изготовление бланков документов

Служебные документы предприятия могут оформлять на бланках. Чаще всего на бланках печатают служебные письма.

Как мы указывали ранее, бланк (служебного) документа — это унифицированная форма (служебного) документа с напечатанной постоянной информацией реквизитов и имеющимся местом для фиксирования их переменной информации (п.п. 4.1.17 ДСТУ 2732).

Требования к бланкам документов установлены национальным стандартом ДСТУ 4163. Рассмотрим их.

Для изготовления бланков организационно-распорядительных документов используют основные два формата бумаги — А4 (210 мм х 297 мм) и А5 (210 мм х 148 мм). Можно также использовать бланки формата А3 (297 мм х 420 мм) и А6 (105 мм х 148 мм).

Рекомендовано при создании документов устанавливать такие поля (в миллиметрах):

— левое — 30;

— правое — 10;

— верхнее и нижнее — 20.

Поля в документе, как и рабочая площадь, имеют определенное функциональное назначение, поэтому ими нельзя пренебрегать

Для чего предназначены поля?

Левое поле служит для:

— подшивки документов в папки;

— сшивания документов при передаче их на хранение в архив;

— размещения отметки о контроле (20);

— изображения эмблемы организации или товарного знака (02) и изображения наград (03) на угловых бланках.

Верхнее поле предназначено для:

— нумерации страниц и другой информации в колонтитуле;

— реквизитов «Изображение Государственного герба Украины» (01) и «Гриф ограничения доступа к документу» (15);

— резолюции, если недостаточно площади в отведенном месте. При этом необходимо следить, чтобы резолюция не попала на левое поле.

Правое поле оставляют для обеспечения сохранности текста документа, так как страницы могут обтрепываться при частом пользовании документом, а также при его хранении. Особенно это относится к документам постоянного и длительного (более 10 лет) хранения.

На нижнем поле размещают такие реквизиты: «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» (29), «Отметка о наличии документа в электронной форме» (30), «Отметка о поступлении документа в организацию» (31).

Проектирование бланков документов осуществляют в соответствии со схемами, приведенными на рис. 2.1 (см. с. 10) и 2.2 (см. с. 11). Для унифицированной системы организационно-распорядительной документации требование к размещению реквизитов в соответствии с указанными схемами является обязательным. Установленный допуск — ± 2 мм. При этом можно использовать два варианта расположения реквизитов — угловой и продольный (см. рис. 2.1 и 2.2 соответственно).

Реквизит «Изображение Государственного герба Украины» (01) государственные организации размещают над серединой реквизита «Наименование вышестоящей организации» (06), а при его отсутствии — реквизита «Наименование организации» (07).

Реквизиты «Наименование вышестоящей организации» (06), «Наименование организации» (07), «Наименование структурного подразделения» (08), «Справочные данные об организации» (09), «Название вида документа» (10), а также ограничительные отметки для реквизитов «Дата документа» (11), «Регистрационный индекс документа» (12), «Ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ» (13) в границах зон расположения реквизитов размещают одним из следующих способов:

— центрованным — начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов;

— флаговым — каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

Устанавливают такие виды бланков документов:

— общий бланк для создания различных видов документов (без указания на бланке вида документа), кроме письма;

— бланк для писем;

— бланк конкретного вида документа (с указанием на бланке вида документа), кроме письма.

На основе общего бланка предприятия можно разрабатывать бланки структурного подразделения или бланки должностного лица, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи конкретных документов. Это право должно быть делегировано руководителем предприятия и оформлено в соответствии с действующим законодательством.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов предприятия включает следующие реквизиты:

— изображение Государственного герба Украины (01) (для государственных предприятий и учреждений);

— изображение эмблемы организации или товарного знака (02);

— изображение наград (03);

— код организации (04);

— наименование вышестоящей организации (06);

— наименование организации (07);

— наименование структурного подразделения (08);

— справочные данные об организации (09);

— место составления или издания документа (14).

Разрешается наносить ограничительные отметки в виде уголков или других обозначений для реквизитов «Дата документа» (11), «Регистрационный индекс документа» (12), «Заголовок к тексту документа» (19), «Отметка о контроле» (20).

Бланк для писем в зависимости от учредительных документов предприятия включает:

— изображение Государственного герба Украины (01);

— изображение эмблемы организации или товарного знака (02);

— изображение наград (03);

— код организации (04);

— наименование вышестоящей организации (06);

— наименование организации (07);

— наименование структурного подразделения (08);

— справочные данные об организации (09).

На бланке для писем рекомендуется наносить ограничительные отметки для размещения реквизитов: «Дата документа» (11), «Регистрационный индекс документа» (12), «Ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ» (13). Также могут присутствовать ограничительные отметки для реквизитов «Адресат» (16), «Резолюция» (18), «Заголовок к тексту документа» (19), «Отметка о контроле» (20), «Текст документа» (21).

Образцы бланков для писем приведены на рис. 2.3 и 2.4 (см. с. 23 и 24).

img 21 img 22

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов предприятия включает следующие реквизиты:

— изображение Государственного герба Украины (01);

— изображение эмблемы организации или товарного знака (02);

— изображение наград (03);

— код организации (04);

— код формы документа (05);

— наименование вышестоящей организации (06);

— наименование организации (07);

— наименование структурного подразделения (08);

— название вида документа (10);

— место составления или издания документа (14).

Кроме того, на бланке можно наносить ограничительные отметки для реквизитов: «Дата документа» (11), «Регистрационный индекс документа» (12), «Заголовок к тексту документа» (19), «Отметка о контроле» (20).

Образец бланка приказа приведем на рис. 2.5 (см. с. 25).

img 23

Обратите внимание: на бланках должностных лиц и бланках структурных подразделений, которые не являются юридическими лицами, не воссоздают изображения герба, а также эмблем или товарного знака.

Предприятия, ведущие переписку с постоянными зарубежными корреспондентами, могут изготавливать бланки на двух языках. Слева печатают реквизиты «Наименование вышестоящей организации» (06), «Наименование организации» (07), «Наименование структурного подразделения» (08), «Справочные данные об организации» (09) на украинском языке, справа — на иностранном языке.

Такие бланки не рекомендуется применять в пределах Украины

Поскольку в экономической и социальной деятельности субъектов хозяйствования Закон № 5029 разрешает свободно использовать государственный язык, язык меньшинств, региональные и другие языки, то предприятие имеет право изготавливать бланки документов на любом из этих языков.

При необходимости учета бланков предприятия их нумеруют с помощью нумератора, печатным или другим способом на нижнем поле оборотной стороны или на левом поле лицевой стороны бланка.

Виды бланков, которые применяет предприятие, и порядок их учета и хранения определяют в инструкции по делопроизводству.

Обязательному учету подлежат пронумерованные бланки. Каждый вид пронумерованного бланка учитывают в журнале регистрации бланков документов (см. приложение 1 к Правилам № 1000/5) или в другой регистрационной форме. Бланки следует хранить в шкафах или сейфах, которые надежно закрываются и опечатываются.

Уничтожение испорченных бланков осуществляют в установленном порядке по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

2.4. Требования к оформлению документов

Отдельные внутренние документы (докладные и пояснительные записки, заявления и др.) можно оформлять рукописным способом. Однако большинство документов изготавливают печатным способом. При этом в настоящее время для таких целей применяют компьютерную технику. Остановимся на особенностях оформления печатных документов.

Чтобы сделать возможным прочтение текста документа на различной технике, рекомендуется использовать наиболее распространенные текстовые редакторы и шрифты. На текущий момент самым распространенным редактором является Word, а шрифтом — Times New Roman.

Печатать текст служебных документов следует шрифтом размера 12 — 14 пунктов. Шрифт более мелкого размера (8 — 12 пунктов) можно применять для реквизита «Фамилия исполнителя и номер его телефона» (28), сносок, пояснительных надписей к отдельным элементам текста документа, подстрочного текста в формах документов и т. п.

Текст документов на бумаге формата А4 печатают через 1 — 1,5 межстрочных интервалов, а формата А5 — через 1 межстрочный интервал.

Реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатают через 1 межстрочный интервал. При этом составные части реквизитов «Адресат» (16), «Гриф утверждения» (17), «Гриф согласования» (24) отделяют один от другого 1,5 — 2 межстрочными интервалами.

Между реквизитами делают отступ 1,5 — 3 межстрочных интервала.

Название вида документа печатают прописными буквами полужирным шрифтом

Также полужирным шрифтом (прямым или курсивом) можно выделять заголовки элементов документа (разделов, подразделов).

Максимальная длина строки многострочных реквизитов (кроме реквизита «Текст») — 73 мм. Если заголовок к тексту превышает 150 печатных знаков (5 строк), его можно продолжить до границы правого поля.

При оформлении документов рекомендуется придерживаться следующих отступов от границы левого поля документа:

— 12,5 мм — для начала абзацев в тексте;

— 92 мм — для реквизита «Адресат» (16);

— 104 мм — для реквизитов «Гриф утверждения» (17) и «Гриф ограничения доступа к документу» (15);

— 125 мм — для расшифровки подписи в реквизите «Подпись» (23).

Не делают отступ от границы левого поля для реквизитов:

— дата документа (11);

— заголовок к тексту документа (19);

— текст документа (без абзацев) (21);

— фамилия исполнителя и номер его телефона (28);

— отметка об исполнении документа и направлении его в дело (29);

— наименование должности в реквизите «Подпись» (23);

— гриф согласования (24);

— отметка о заверении копии (27).

Также печатают от границы левого поля слова «Приложение» и «Основание» (при их наличии в документе). Кроме того, не делают отступа от левого поля для слов: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ и т. п.

Тексты документов постоянного хранения печатают на одной стороне листа. Документы со сроком хранения до 5 лет можно печатать на лицевой и оборотной сторонах листа.

При печати на оборотной стороне левое и правое поля располагают зеркально. То есть левое поле устанавливают в размере 10 мм, а правое — 30 мм. При этом должны быть установлены следующие параметры страницы:

— зеркальное расположение полей;

— книжная ориентация листа;

— различать колонтитулы: четной и нечетной страниц, первой страницы.

Оформляя документы на двух и более страницах, вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» (или сокращения с.) и разделительных знаков.

Если документ заканчивается вверху страницы, рекомендуется, чтобы минимум две строки текста предшествовали подписи.

Форматируя текст документа, лучше пользоваться только инструментальными средствами текстового редактора. Использовать для форматирования текста символы «Пробел» и «Табуляция» не рекомендуется. Формулы необходимо набирать формульным редактором.

выводы

  • В организационно-распорядительных документах должны присутствовать обязательные реквизиты, установленные п. 4.4 ДСТУ 4163.
  • При размещении реквизитов в документе необходимо придерживаться требований ДСТУ 4163.
  • Служебные документы на предприятиях можно оформлять на бланках: общем, бланке для писем или бланке конкретного вида документа.
  • Печатать текст служебных документов следует шрифтом размера 12 — 14 пунктов.
  • Реквизиты один от другого отделяют 1,5 — 3 межстрочными интервалами.
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше