Складаємо та оформляємо документи

2.1. Реквізити документів: основні правила розміщення

Почнемо з визначення.

Реквізит (службового документа) — це інформація, зафіксована у службовому документі для його ідентифікації, організації обігу та (або) надання йому юридичної сили (п.п. 4.1.4 ДСТУ 2732).

Реквізити документів повинні розташовуватися у чітко визначених для них місцях. Чому? По-перше, щоб не було сумнівів у юридичній силі документів. По-друге, щоб не довелося витрачати багато часу на їх пошук та обробку.

При складанні та оформленні організаційно-розпорядчих документів використовують такі реквізити (п. 4.1 ДСТУ 4163):

01 — зображення Державного герба України;

02 — зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування);

03 — зображення нагород;

04 — код організації;

05 — код форми документа;

06 — назва організації вищого рівня;

07 — назва організації;

08 — назва структурного підрозділу;

09 — довідкові дані про організацію;

10 — назва виду документа;

11 — дата документа;

12 — реєстраційний індекс документа;

13 — посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;

14 — місце складення або видання документа;

15 — гриф обмеження доступу до документа;

16 — адресат;

17 — гриф затвердження документа;

18 — резолюція;

19 — заголовок до тексту документа;

20 — відмітка про контроль;

21 — текст документа;

22 — відмітка про наявність додатків;

23 — підпис;

24 — гриф погодження документа;

25 — візи документа;

26 — відбиток печатки;

27 — відмітка про засвідчення копії;

28 — прізвище виконавця і номер його телефону;

29 — відмітка про виконання документа і направлення його до справи;

30 — відмітка про наявність документа в електронній формі;

31 — відмітка про надійдення документа до організації;

32 — запис про державну реєстрацію.

Як розміщувати перелічені реквізити на аркуші? Це залежить від форми бланка (кутовий або поздовжній), яку використовує укладач документа. Нагадаємо: бланк — це уніфікована форма службового документа з надрукованою постійною інформацією і наявним місцем для фіксування змінної інформації.

Схеми розташування реквізитів і меж зон на форматі А4 кутового і поздовжнього бланків наведені на рис. 2.1 і 2.2 (див. с. 10 і 11 відповідно).

Зверніть увагу: не всі реквізити мають бути присутніми на документі в обов’язковому порядку. Так, п. 4.4 ДСТУ 4163 вказує на те, що обов’язковими реквізитами документів*, які оформляються на підприємствах та в організаціях, є:

* Для первинних документів, на підставі яких ведуть бухгалтерський облік, перелік обов’язкових реквізитів установлено Законом № 996 (детальніше див. спецвипуск «Податки та бухгалтерський облік», 2015, № 85, с. 68).

— назва організації (07)**;

** Тут і далі цифри в дужках вказують місце розташування реквізитів у документах (див. рис. 2.1 і 2.2 на с. 10 та 11).

— назва виду документа, крім листів (10);

— дата документа (11);

— реєстраційний індекс документа (12);

— заголовок до тексту документа (19);

— текст документа (21);

— підпис (23).

У документах, що займають дві сторінки і більше, реквізити 22 — 28 проставляють після тексту (21), а реквізити 29 — 31 розташовують на нижньому березі першої сторінки документа.

При виготовленні бланків документів використовують реквізити:

— зображення Державного герба України (01);

— зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) (02);

— зображення нагород (03);

— код організації (04);

— код форми документа (05);

— назва організації вищого рівня (06);

— назва організації (07);

— назва структурного підрозділу (08);

— довідкові дані про організацію (09);

— назва виду документа (10), крім бланків для листів.

Розглянемо основні правила розміщення реквізитів документів у табл. 2.1.

Таблиця 2.1. Правила розміщення реквізитів документів

Як ви могли помітити, у табл. 2.1 представлено не всі реквізити документів. А все тому, що окремі реквізити заслуговують на детальніший розгляд, оскільки мають більше «оформлювальних» нюансів. З правилами проставляння таких реквізитів пропонуємо ознайомитися в підрозділі 2.2 на с. 12.

2.2. Особливості оформлення окремих реквізитів

Датування документа

Дата документа (11) — це дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації. Цей реквізит обов’язково проставляють на службових документах. Крім того, датуванню підлягають резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання тощо.

Дату документа, а також дати, що містяться в тексті, оформляють цифровим способом. Елементи дати наводять арабськими цифрами в одному рядку в такій послідовності: число, місяць, рік. Якщо порядковий номер числа або місяця складається з однієї цифри, то перед нею ставлять 0.

Наприклад: 05.12.2016

Дозволяється при оформленні дати спочатку зазначати рік, потім місяць і число.

Наприклад: 2016.12.05

Зверніть увагу:

при цифровому способі оформлення дати літеру «р.» не ставлять

У нормативно-правових актах і фінансових документах використовують словесно-цифровий спосіб оформлення дат. Це обумовлено прагненням попередити їх підроблення.

Наприклад: 15 грудня 2016 р. або 15 грудня 2016 року.

Проставляють дату документа нижче назви виду документа поряд з реєстраційним індексом на спеціально відведеному місці на бланку. Якщо документ оформляють не на бланку, дату проставляють нижче підпису ліворуч.

Для розпоряджень, наказів, інструкцій, положень, довідок основною датою є дата підписання або затвердження. Її проставляє особа, яка підписує або затверджує документ. Для службових листів основною датою є дата реєстрації. У документах (протоколах, актах), в яких зафіксовано рішення, прийняте колегіальним органом на засіданні, зборах, під час проведення перевірки тощо, основною датою є дата, коли така подія відбулася.

Адресування документа

Адресатами (16) можуть бути підприємства, їх структурні підрозділи, посадові особи та громадяни. У разі адресування документа підприємству або його структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх назви зазначають у називному відмінку.

При адресуванні документа керівнику підприємства або його заступнику назва підприємства входить до складу посади адресата.

Наприклад:

Якщо документ надсилають посадовій особі, назву підприємства зазначають у називному відмінку, а посаду та прізвище адресата — у давальному.

Наприклад:

Якщо документ надсилають до декількох однорідних підприємств, їх зазначають узагальнено (наприклад: «Керівникам підприємств та організацій»).

Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів

Слово «Копія» перед другим (третім, четвертим) адресатом не зазначають.

А якщо потрібно надіслати документ більш ніж на чотири адреси? У такому разі складають список для розсилання і на кожному документі зазначають тільки одного адресата.

До складу реквізиту «Адресат» входить поштова адреса. Порядок і форма запису відомостей про поштову адресу підприємства повинні відповідати вимогам Правил № 270. Відповідно до п. 42 зазначеного документа поштову адресу зазначають у такій послідовності:

— назва вулиці (проспекту, бульвару, провулка), номер будинку, квартири;

— назва населеного пункту, району, області;

— поштовий індекс;

— країна призначення.

Наприклад:

При адресуванні документа фізичній особі зазначають: у називному відмінку прізвище, ім’я, по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку та квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс, країну призначення.

Реквізит «Адресат» розташовують на відстані 92 мм від лівого берега документа. Складові частини цього реквізиту відділяють одну від іншої 1,5 — 2 міжрядковими інтервалами.

Резолюція на документі

Вказівки щодо виконання документа фіксують у формі резолюції (18).

Вона включає: прізвище виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання.

Резолюція має бути підписана керівником і датована.

Наприклад:

Якщо резолюція містить вказівку декільком особам, то особа, позначена у списку першою, є відповідальним виконавцем, якщо в документі не застережено інше

Вказівки бувають загальними або конкретними.

Загальні вказівки можуть бути виражені так: «До виконання», «До керівництва», «До відома» тощо.

Резолюції з конкретними вказівками мають наказову форму: «Терміново вжити заходів...», «Задовольнити прохання...», «Розібратися та доповісти у... строк...», «Негайно доповісти про результати...» тощо.

На документах зі строками виконань, що не потребують додаткових вказівок, у резолюції пишуть тільки прізвище та ініціали виконавця, ставлять підпис і дату.

Як правило, у документі повинно бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізувати порядок виконання документа.

Резолюцію накладають безпосередньо на документі, нижче реквізиту «Адресат», паралельно основному тексту або на вільному місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша, але не на березі, призначеному для підшивання документа, і не на тексті.

Якщо на документі немає вільного місця для резолюції, дозволено оформляти її на окремих аркушах або спеціальних бланках.

Погодження документа

Процедура погодження є попереднім розглядом питань, що містяться у проекті документа. Мета погодження — підвищити якість документа шляхом компетентної оцінки доцільності та обґрунтованості його видання, правильності оформлення та встановлення відповідності законодавству.

Погодження може бути внутрішнім (з підрозділами та посадовими особами всередині підприємства) і зовнішнім (з підвідомчими та непідвідомчими організаціями). Зовнішнім вважається також погодження документа з колегіальними органами громадських об’єднань (наприклад, з первинною профспілковою організацією).

Зовнішнє погодження проектів документів оформляють відповідним грифом

Гриф погодження (24) розміщують нижче реквізиту «Підпис» на лицьовому боці останнього аркуша документа. Він складається зі слова ПОГОДЖЕНО (без лапок і двокрапки), назви посади особи, яка погоджує документ (включаючи назву підприємства), особистого підпису, ініціала(ів) і прізвища, дати погодження. Складові частини реквізиту «Гриф погодження» відділяють одну від іншої 1,5 — 2 міжрядковими інтервалами (п. 7.3 ДСТУ 4163).

Наприклад:

Документ може бути погоджено актом, листом, протоколом тощо. У цьому випадку у грифі погодження після слова ПОГОДЖЕНО зазначають назву, дату складення та номер погоджувального документа.

Наприклад:

Якщо необхідно розмістити декілька грифів погодження, їх розташовують на одному рівні двома вертикальними колонками. Перший гриф — від межі лівого берега, другий — через 104 мм. Допускається складати «Лист погодження», про що роблять відмітку в самому документі на місці грифа погодження, наприклад: «Лист погодження додається».

Зовнішнє погодження у разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності:

— з установами однакового рівня та іншими установами;

— з громадськими організаціями;

— з органами, які здійснюють державний контроль у певній сфері;

— з установами вищого рівня.

Візою (25) оформляють внутрішнє погодження документа.

Внутрішнє погодження проекту документа залежно від його змісту проводиться в такій послідовності:

— працівником, який підготував документ;

— керівником структурного підрозділу, в якому створено документ;

— функціональними, територіальними підрозділами (за необхідності);

— посадовими особами, які зазначені в проекті документа як виконавці;

— фінансовим підрозділом або головним бухгалтером (бухгалтером), якщо проект документа стосується фінансових питань;

— керівником юридичної служби (юристом) — у разі погодження проектів організаційних та розпорядчих документів підприємства;

— заступником керівника підприємства, який відповідає за питання, що містяться в проекті документа.

Порядок візування певних видів документів зазначають в інструкції з діловодства підприємства.

Реквізит «Візи документа» (25) складається з назви посади, особистого підпису, ініціалів та прізвища особи, яка візує документ, і дати. Візу розміщують нижче реквізиту «Підпис» (23) на лицьовому боці останнього аркуша документа. А якщо місця для цього недостатньо, то на зворотному боці останнього аркуша документа.

Наприклад:

Візу проставляють на примірниках документів, які залишаються на підприємстві

Проекти розпорядчих документів візують на першому примірнику.

У деяких випадках допускається поаркушне візування документів. Види документів, що потребують такого візування, зазначають в інструкції з діловодства підприємства.

При погодженні документа у візувальника можуть виникнути заперечення. У цьому випадку віза доповнюється написами: «Не згоден» або «З п. 3 не згоден», «Заперечую» тощо. Зауваження та доповнення до документа викладають на окремому аркуші, про що у проекті роблять відмітку: «Зауваження та пропозиції додаються». Про наявні зауваження докладають особі, яка підписує документ. Якщо під час візування з’ясовується, що до підготовленого до підписання документа потрібно внести суттєві зміни, він вимагає повторного візування.

Реквізит «Віза» використовують також при ознайомленні з документом. Віза ознайомлення є письмовим підтвердженням факту доведення до відома працівника певного документа. Вона включає підпис працівника, його розшифровку та дату. Їй повинен передувати запис: «З наказом (посадовою інструкцією, положенням, протоколом, актом тощо) ознайомлений».

Засвідчення документа

Засвідчення документів здійснюють шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки (у разі її наявності).

Документи підписують посадові особи відповідно до їх компетенції, визначеної правовстановлюючими документами. При цьому повинен бути визначений порядок підписання документів іншими особами в разі відсутності керівника підприємства або уповноважених посадових осіб. Право підписання документів може надаватися на підставі довіреності.

Реквізит «Підпис» (23) складається з назви посади особи, яка підписала документ (повної, якщо документ оформлено не на бланку, або скороченої* — на документі, оформленому на бланку), особистого підпису, ініціала(ів) та прізвища.

* У реквізиті «Підпис» можна зазначити скорочену назву підприємства, якщо вона офіційно зафіксована у статуті підприємства (положенні про організацію).

Розшифровку підпису в дужки не беруть.

Наведемо приклад:

У разі оформлення документа на бланку посадової особи назву посади у реквізиті «Підпис» не зазначають.

При створенні документів підписують один примірник, який є оригіналом. Виняток становлять деякі види документів (наприклад акти, договори), у яких кожен примірник має силу оригіналу.

Якщо документ надсилають одночасно кільком підприємствам однакового або вищого рівня, підписують усі його примірники. А ось якщо документ надсилають кільком підпорядкованим підприємствам, підписують примірник, який залишається у справі підприємства-автора, а на місця розсилають засвідчені службою діловодства копії.

При підписанні документа декількома посадовими особами їх підписи розміщують один під одним у послідовності, що відповідає підпорядкованості посадових осіб.

Наприклад:

При підписанні документа декількома особами рівнозначних посад їх підписи розмі- щують на одному рівні.

Проілюструємо це на прикладі:

Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу та секретар.

Якщо документ складає комісія, то зазначають не посади осіб, які підписують документ, а їх статус у складі комісії.

Наприклад:

Документи, що підлягають затвердженню (інструкції, положення, правила тощо), підписує посадова особа, відповідальна за їх підготовку.

У разі відсутності посадової особи, підпис якої зазначено в документі, документ підписує особа, яка виконує її обов’язки, або її заступник

При цьому обов’язково зазначають фактичну посаду особи, яка підписала, затвердила або погодила документ, її ініціали та прізвище (виправлення вносять рукописним або машинописним способом), наприклад: «Виконуючий обов’язки» («В. о.»), «Заступник» («Заст.»).

Підписувати документ з прийменником «за» або ставити косу риску перед назвою посади не допускається.

Реквізит «Підпис» розташовують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків на відстані 2 — 3 міжрядкових інтервалів від тексту. При цьому відступ від лівого краю берега не роблять. Розшифровку підпису друкують на рівні останнього рядка назви посади і на відстані 125 мм від лівого берега документа.

Відбитком печатки (26) підприємства засвідчують у документі підпис відповідальної особи. При цьому на сьогодні обов’язку підприємств мати печатку законодавчо не встановлено (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2014, № 40, с. 16). Зокрема, у ч. 1 ст. 58¹ ГКУ зазначено, що суб’єкт господарювання може (а не зобов’язаний!) мати печатку. Проте з права не мати печатки не випливає право не використовувати її в разі, коли вона в підприємства є.

Таким чином, якщо підприємство документально не відмовилося від використання печатки* (тобто печатку де-юре має), то воно зобов’язане її використовувати в установлених законодавством випадках.

* Відповідні зміни не внесено до статуту підприємства і не складено акт про знищення печатки.

На підприємствах, окрім основної печатки, можуть також застосовувати печатки структурних підрозділів (наприклад, служби діловодства, бухгалтерії, кадрової служби), печатки для окремих категорій документів (для копій, перепусток тощо), а також металеві печатки для опечатування приміщень, шаф, сейфів.

Перелік документів, на яких проставляється відбиток печатки, підприємство визначає на підставі нормативно-правових актів. Його наводять в інструкції з діловодства підприємства. Відбиток печатки проставляють так, щоб він захоплював останні декілька літер назви посади особи, яка підписала документ.

Особливим способом посвідчення документа після підписання є його затвердження.

Гриф затвердження (17) повинен складатися зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок і двокрапки), назви посади, підпису, ініціала(ів) та прізвища особи, яка затвердила документ, і дати.

Наприклад:

При затвердженні документа керівником організації вищого рівня або сторонньої організації до назви посади включають назву організації.

Якщо документ затверджується постановою, рішенням, наказом, протоколом, гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок і двокрапки), назви документа в називному відмінку, його дати та номера.

Наприклад:

Гриф затвердження розташовують у правому верхньому куті першого аркуша документа (на відстані 104 мм від лівого берега). Документи, що підлягають затвердженню, доцільно оформляти на кутових бланках або чистих аркушах.

У разі затвердження документа декількома посадовими особами їх грифи розташовують на одному рівні. При цьому один із них розміщують без відступу від лівого берега, а другий — на відстані 104 мм від лівого берега документа.

Складові частини реквізиту «Гриф затвердження» відділяють одну від іншої 1,5 — 2 міжрядковими інтервалами (п. 7.3 ДСТУ 4163).

Наведемо примірний перелік документів, що підлягають затвердженню:

— акти (перевірок і ревізій; прийняття закінчених будівництвом об’єктів; списання; експертизи; передачі справ; ліквідації організацій тощо);

— завдання (на проектування об’єктів, технічних споруд; на капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо);

— звіти (про відрядження, науково-дослідні роботи тощо);

— кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо);

— нормативи (витрачання сировини, матеріалів, електроенергії; технологічного проектування; чисельності працівників тощо);

— переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових документів, що створюються на підприємстві, із зазначенням строків їх зберігання тощо);

— плани (виробничі; будівельно-монтажних, проектно-дослідницьких, науково-дослідних робіт; впровадження нової техніки; кооперованих постачань продукції; розподілу продукції за встановленою номенклатурою; роботи колегії, науково-технічної ради, наукової ради тощо);

— програми (проведення робіт і заходів, відряджень тощо);

— розцінки на виконання робіт;

— статути підприємств;

— інструкції;

— положення;

— правила;

— структура і штатна чисельність;

— форми уніфікованих документів;

— штатні розписи.

Конкретний перелік документів, які підлягають затвердженню, має бути наведено в інструкції з діловодства підприємства.

Текст документа і заголовок до нього

Текст документа (21) містить інформацію, заради фіксування якої і було створено документ.

Як випливає з ч. 2 ст. 18 Закону № 5029, підприємства можуть вільно здійснювати діловодство, вести документацію та листування українською мовою, мовою меншин, регіональними та іншими мовами. Документи, які надсилають закордонним адресатам, можна оформляти українською мовою, мовою країни адресата або однією з мов міжнародного спілкування.

Текст документа має бути викладено стисло, грамотно, зрозуміло, без повторів і вживання слів та зворотів, що не несуть смислового навантаження.

Текст оформляють у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

З метою прискорення виконання документів і правильного формування справ у діловодстві кожен документ має бути присвячено одному питанню. Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та узагальнюючих документів.

Тексти розпорядчих документів і листів, як правило, складаються з двох частин. У першій зазначають підставу або обґрунтування складання документа, у другій — висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити тільки одну резолютивну частину, наприклад наказ — розпорядчу частину без констатуючої, лист — прохання без пояснень.

Якщо частини тексту мають різні смислові аспекти або текст документа містить декілька рішень, висновків тощо, його розбивають на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами і друкують з абзацу.

Заголовок до тексту документа (19) повинен містити стисле викладення основного смислового аспекту тексту документа.

Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа та відповідати на запитання «про що?», «кого?», «чого?»

Наприклад: наказ (про що?) про створення організації; посадова інструкція (кого?) головного бухгалтера; протокол (чого?) засідання правління. Крапку в кінці заголовка не ставлять.

Допускається не зазначати заголовок до тексту на документах формату А5.

Відмітки на документах

Відмітку про контроль (20) за виконанням документа позначають літерою «К», словом або штампом «Контроль» на лівому березі першого аркуша документа на рівні заголовка до тексту.

Відмітку про наявність додатків (22) розміщують під текстом документа, відступивши 1,5 — 3 міжрядкові інтервали. Текст, що належить до додатка, друкують через 1 міжрядковий інтервал. Слово «Додаток» друкують без відступу від лівого берега.

Якщо документ має додаток, повну назву якого наведено в тексті, відмітку про його наявність оформляють у такій формі: «Додаток: на 3 арк. у 2 прим.».


Якщо документ має додатки, не зазначені в тексті, їх назви перелічують із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості примірників

Наприклад:

Зверніть увагу: якщо назва додатка займає декілька рядків, їх друкують через 1 міжрядковий інтервал.

Якщо до документа додається інший документ, що має додатки, відмітку про наявність додатків оформляють за такою формою:

Якщо додатки зброшуровані, кількість аркушів не зазначають.

На велику кількість додатків складають опис. При цьому в самому документі після тексту зазначають: «Додатки: згідно з описом на 38 арк.».

Якщо додаток надсилають не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітку про наявність додатка оформляють за формою: «Додаток: на 3 арк. в 1 прим. на першу адресу».

Відмітку про засвідчення копії документа (27) складають зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії. Зазначену відмітку проставляють нижче реквізиту «Підпис» (23) без відступу від межі лівого берега.

Наприклад:

Відомості про виконавця документа (28) уключають прізвище (або прізвище, ім’я та по батькові) виконавця та номер його службового телефону. Ці дані наводять на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша документа. Відступ від лівого берега не роблять.

Відмітку про виконання документа і направлення його до справи (29) проставляють у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. При цьому відступ від межі лівого берега не роблять.

Цей реквізит повинен уключати такі дані:

— посилання на дату і номер документа, що свідчить про виконання, або коротку довідку про виконання;

— слова «До справи»;

— номер справи, в якій зберігатиметься документ;

— дату направлення документа до справи;

— назву посади і підпис виконавця.

Наприклад:

Відмітка про наявність документа в електронній формі (30) уключає повне ім’я файлу, місце його зберігання, код оператора та інші пошукові дані. Її проставляють у центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.

Відмітка про надійдення документа до організації (31) (реєстрації) уключає:

— скорочену назву підприємства — отримувача документа;

— дату (за необхідності час — годину та хвилину) надходження документа;

— реєстраційний індекс документа.

Таку відмітку проставляють у правому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. При цьому доцільно використовувати штамп.

Для штампа відводиться місце на бланку формату А4 розміром 41,6 х 16 мм.

Наприклад:

Якщо застосовують автоматизовану систему реєстрації, відмітку про реєстрацію можна наносити за допомогою штрих-коду.

Запис про державну реєстрацію (32) фіксують тільки на нормативно-правових актах органів державної влади, уключених до державного реєстру відповідно до Указу № 493/92.

2.3. Виготовлення бланків документів

Службові документи підприємства можуть оформляти на бланках. Найчастіше на бланках друкують службові листи.

Як ми зазначали раніше, бланк (службового) документа — це уніфікована форма (службового) документа з надрукованою постійною інформацією реквізитів і наявним місцем для фіксування їх змінної інформації (п.п. 4.1.17 ДСТУ 2732).

Вимоги до бланків документів установлено національним стандартом ДСТУ 4163. Розглянемо їх.

Для виготовлення бланків організаційно-розпорядчих документів використовують основні два формати паперу — А4 (210 мм х 297 мм) і А5 (210 мм х 148 мм). Можна також використовувати бланки формату А3 (297 мм х 420 мм) і А6 (105 мм х 148 мм).

Рекомендовано при створенні документів установлювати такі береги (у міліметрах):

— лівий — 30;

— правий — 10;

— верхній і нижній — 20.

Береги в документі, як і робоча площа, мають певне функціональне призначення, тому ними не можна нехтувати

Для чого призначені береги?

Лівий берег слугує для:

— підшивання документів у папки;

— зшивання документів при передачі їх на зберігання до архіву;

— розміщення відмітки про контроль (20);

— зображення емблеми організації або товарного знака (02) і зображення нагород (03) на кутових бланках.

Верхній берег призначено для:

— нумерації сторінок та іншої інформації в колонтитулі;

— реквізитів «Зображення Державного герба України» (01) і «Гриф обмеження доступу до документа» (15);

— резолюції, якщо недостатньо площі у відведеному місці. При цьому необхідно стежити, щоб резолюція не потрапила на лівий берег.

Правий берег залишають для забезпечення збереження тексту документа, оскільки сторінки можуть обтріпуватися при частому користуванні документом, а також під час його зберігання. Особливо це стосується документів постійного і тривалого (більше 10 років) зберігання.

На нижньому березі розміщують такі реквізити: «Відмітка про виконання документа і направлення його до справи» (29), «Відмітка про наявність документа в електронній формі» (30), «Відмітка про надійдення документа до організації» (31).

Проектування бланків документів здійснюють відповідно до схем, наведених на рис. 2.1 (див. с. 10) і 2.2 (див. с. 11). Для уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації вимога до розміщення реквізитів відповідно до зазначених схем є обов’язковою. Установлений допуск — ± 2 мм. При цьому можна використовувати два варіанти розташування реквізитів — кутовий та поздовжній (див. рис. 2.1 і 2.2 відповідно).

Реквізит «Зображення Державного герба України» (01) державні організації розміщують над серединою реквізиту «Назва організації вищого рівня» (06), а в разі його відсутності — реквізиту «Назва організації» (07).

Реквізити «Назва організації вищого рівня» (06), «Назва організації» (07), «Назва структурного підрозділу» (08), «Довідкові дані про організацію» (09), «Назва виду документа» (10), а також обмежувальні позначки для реквізитів «Дата документа» (11), «Реєстраційний індекс документа» (12), «Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь» (13) у межах зон розташування реквізитів розміщують одним із таких способів:

— сцентрованим — початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташованості реквізитів;

— прапоровим — кожен рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташованості реквізитів.

Установлюють такі види бланків документів:

— загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення на бланку виду документа), крім листа;

— бланк для листів;

— бланк конкретного виду документа (із зазначенням на бланку виду документа), крім листа.

На основі загального бланка підприємства можна розробляти бланки структурного підрозділу або бланки посадової особи, якщо керівник підрозділу або посадова особа має право підпису конкретних документів. Це право має бути делеговано керівником підприємства і оформлене відповідно до чинного законодавства.

Загальний бланк залежно від установчих документів підприємства включає такі реквізити:

— зображення Державного герба України (01) (для державних підприємств і установ);

— зображення емблеми організації або товарного знака (02);

— зображення нагород (03);

— код організації (04);

— назву організації вищого рівня (06);

— назву організації (07);

— назву структурного підрозділу (08);

— довідкові дані про організацію (09);

— місце складення або видання документа (14).

Дозволяється наносити обмежувальні позначки у вигляді кутиків або інших позначень для реквізитів «Дата документа» (11), «Реєстраційний індекс документа» (12), «Заголовок до тексту документа» (19), «Відмітка про контроль» (20).

Бланк для листів залежно від установчих документів підприємства включає:

— зображення Державного герба України (01);

— зображення емблеми організації або товарного знака (02);

— зображення нагород (03);

— код організації (04);

— назву організації вищого рівня (06);

— назву організації (07);

— назву структурного підрозділу (08);

— довідкові дані про організацію (09).

На бланку для листів рекомендується наносити обмежувальні позначки для розміщення реквізитів: «Дата документа» (11), «Реєстраційний індекс документа» (12), «Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь» (13). Також можна проставляти обмежувальні позначки для реквізитів «Адресат» (16), «Резолюція» (18), «Заголовок до тексту документа» (19), «Відмітка про контроль» (20), «Текст документа» (21).

Зразки бланків для листів наведено на рис. 2.3 і 2.4 (див. с. 23 і 24).

Бланк конкретного виду документа, крім листа, залежно від установчих документів підприємства включає такі реквізити:

— зображення Державного герба України (01);

— зображення емблеми організації або товарного знака (02);

— зображення нагород (03);

— код організації (04);

— код форми документа (05);

— назву організації вищого рівня (06);

— назву організації (07);

— назву структурного підрозділу (08);

— назву виду документа (10);

— місце складення або видання документа (14).

Крім того, на бланку можна наносити обмежувальні позначки для реквізитів: «Дата документа» (11), «Реєстраційний індекс документа» (12), «Заголовок до тексту документа» (19), «Відмітка про контроль» (20).

Зразок бланка наказу наведемо на рис. 2.5 (див. с. 25).

Зверніть увагу: на бланках посадових осіб та бланках структурних підрозділів, що не є юридичними особами, не відтворюються зображення герба, а також емблем або товарного знака (знака обслуговування).

Підприємства, що ведуть листування з постійними закордонними кореспондентами, можуть виготовляти бланки двома мовами. Ліворуч друкують реквізити «Назва організації вищого рівня» (06), «Назва організації» (07), «Назва структурного підрозділу» (08), «Довідкові дані про організацію» (09) українською мовою, праворуч — іноземною мовою.

Такі бланки не рекомендується застосовувати в межах України

Оскільки в економічній і соціальній діяльності суб’єктів господарювання Закон № 5029 дозволяє вільно використовувати державну мову, мову меншин, регіональні та інші мови, то підприємство має право виготовляти бланки документів будь-якою з цих мов.

У разі необхідності обліку бланків підприємства їх нумерують за допомогою нумератора, друкарським або іншим способом на нижньому березі зворотного боку або на лівому березі лицьового боку бланка.

Види бланків, які застосовує підприємство, і порядок їх обліку та зберігання визначають в інструкції з діловодства.

Обов’язковому обліку підлягають пронумеровані бланки. Кожен вид пронумерованого бланка обліковують у журналі реєстрації бланків документів (див. додаток 1 до Правил № 1000/5) або в іншій реєстраційній формі. Бланки слід зберігати в шафах, сейфах, що надійно зачиняються та опечатуються.

Знищення зіпсованих бланків здійснюють в установленому порядку за актом з відміткою в обліково-реєстраційній формі.

2.4. Вимоги до оформлення документів

Окремі внутрішні документи (доповідні та пояснювальні записки, заяви тощо) можна оформляти рукописним способом. Проте більшість документів виготовляють друкарським способом. При цьому наразі для таких цілей застосовують комп’ютерну техніку. Зупинимося на особливостях оформлення друкованих документів.

Щоб зробити можливим прочитання тексту документа на різній техніці, рекомендується використовувати найбільш розповсюджені текстові редактори і шрифти. На сьогодні найпоширенішим редактором є Word, а шрифтом — Times New Roman.

Друкувати текст службових документів слід шрифтом розміру 12 — 14 пунктів. Шрифт дрібнішого розміру (8 — 12 пунктів) можна застосовувати для реквізиту «Прізвище виконавця і номер його телефону» (28), виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа, підрядкового тексту у формах документів тощо.

Текст документів на папері формату А4 друкують через 1 — 1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 — через 1 міжрядковий інтервал.

Реквізити документа (крім тексту), що складаються з декількох рядків, друкують через 1 міжрядковий інтервал. При цьому складові частини реквізитів «Адресат» (16), «Гриф затвердження» (17), «Гриф погодження» (24) відділяють один від одного 1,5 — 2 міжрядковими інтервалами.

Між реквізитами роблять відступ 1,5 — 3 міжрядкових інтервали.

Назву виду документа друкують прописними літерами напівгрубим шрифтом

Також напівгрубим шрифтом (прямим або курсивом) можна виділяти заголовки елементів документа (розділів, підрозділів).

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту «Текст») — 73 мм. Якщо заголовок до тексту перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його можна продовжити до межі правого берега.

При оформленні документів рекомендується дотримуватися таких відступів від межі лівого берега документа:

— 12,5 мм — для початку абзаців у тексті;

— 92 мм — для реквізиту «Адресат» (16);

— 104 мм — для реквізитів «Гриф затвердження» (17) і «Гриф обмеження доступу до документа» (15);

— 125 мм — для розшифровки підпису в реквізиті «Підпис» (23).

Не роблять відступ від межі лівого берега для реквізитів:

— дата документа (11);

— заголовок до тексту документа (19);

— текст документа (без абзаців) (21);

— прізвище виконавця і номер його телефону (28);

— відмітка про виконання документа і направлення його до справи (29);

— назва посади в реквізиті «Підпис» (23);

— гриф погодження (24);

— відмітка про засвідчення копії (27).

Також друкують від межі лівого берега слова «Додаток» і «Підстава» (у разі їх наявності в документі). Крім того, не роблять відступу від лівого берега для слів: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ тощо.

Тексти документів постійного зберігання друкують на одному боці аркуша. Документи зі строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому та зворотному боках аркуша.

При друці на зворотному боці лівий і правий береги розташовують дзеркально. Тобто лівий берег установлюють у розмірі 10 мм, а правий — 30 мм. При цьому мають бути встановлені такі параметри сторінки:

— дзеркальне розташування берегів;

— книжкова орієнтація аркуша;

— розрізняти колонтитули: парної та непарної сторінок, першої сторінки.

Оформляючи документи на двох і більше сторінках, другу і наступні сторінки нумерують. Номери сторінок проставляють посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами без слова «сторінка» (або скорочення с.) і розділових знаків.

Якщо документ закінчується вгорі сторінки, рекомендується, щоб мінімум два рядки тексту передували підпису.

Форматуючи текст документа, краще користуватися тільки інструментальними засобами текстового редактора. Використовувати для форматування тексту символи «Пропуск» і «Табуляція» не рекомендується. Формули необхідно набирати формульним редактором.

висновки

• В організаційно-розпорядчих документах мають бути присутніми обов’язкові реквізити, установлені п. 4.4 ДСТУ 4163.
• При розміщенні реквізитів у документі необхідно дотримуватися вимог ДСТУ 4163.
• Службові документи на підприємствах можна оформляти на бланках: загальному, бланку для листів або бланку конкретного виду документа.
• Друкувати текст службових документів слід шрифтом розміру 12 — 14 пунктів.
• Реквізити один від одного відділяють 1,5 — 3 міжрядковими інтервалами.