Организационно-распорядительная документация предприятия

4.1. Устав

Главным документом, на основании которого действует юридическое лицо, является его устав. Этот документ представляет собой свод правил, регулирующих деятельность предприятий, учреждений, организаций, их взаимоотношения с другими предприятиями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной и хозяйственной деятельности.

В уставе определяют:

— собственника;

— наименование;

— местонахождение;

— предмет и цели деятельности;

— органы управления и порядок их формирования;

— компетенцию и полномочия трудового коллектива предприятия и его выборных органов;

— орган, который имеет право представлять интересы трудового коллектива (совет трудового коллектива, профсоюзный комитет и т. п.);

— порядок создания имущества предприятия;

— условия реорганизации и прекращения деятельности предприятия.

При оформлении устава используют следующие реквизиты*:

* Детально об этих реквизитах см. в разделе 2 на с. 6.

— наименование вышестоящей организации (06);

— наименование организации (07);

— название вида документа (10);

— дата документа (11);

— место составления или издания документа (14);

— гриф утверждения (17);

— текст документа (21).

Уставы оформляют на листах бумаги формата А4 печатным способом. Все листы прошивают и нумеруют.

Устав должен иметь титульный лист, на котором проставляют:

— гриф утверждения (в правом верхнем углу);

— название вида документа, в которое входит и наименование предприятия (в центре страницы);

— место и год составления (над границей нижнего поля, посередине).

Текст оформляют на следующих после титульной страницах.

Текст устава, его структура и содержание разделов зависят от формы собственности и организационно-правовой формы предприятия. Например, устав общества может иметь такие разделы:

1. Общие положения

2. Цели и предмет деятельности общества

3. Ответственность общества и участников

4. Уставный капитал

5. Имущество общества

6. Формирование фондов общества

7. Порядок распределения прибыли и покрытия убытков

8. Права и обязанности общества и его участников

9. Органы управления обществом и их должностные лица

10. Учет и отчетность

11. Трудовой коллектив общества

12. Вступление и выход участника из общества

13. Прекращение деятельности общества

14. Заключительные положения

Цели создания и деятельность предприятия, другие положения устава не должны противоречить действующему законодательству

Утратившие законность положения заменяют новыми. Иначе говоря, при необходимости устав должен обновляться путем внесения изменений, дополнений или путем издания новой редакции устава. Все вносимые в устав поправки должны быть утверждены полномочным органом.

После утверждения устав обязательно регистрируют (перерегистрируют) в соответствующих органах, о чем в левом верхнем углу титульного листа устава производится запись установленной формы.

В соответствии с уставом предприятия разрабатывают его структуру, определяют штатную численность, составляют штатное расписание, издают положения, правила и другие документы.

4.2. Положение

Положение — это правовой акт, определяющий структуру, функции, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятий и учреждений, их структурных подразделений, отделов, секторов (например, Положение о филиале) либо порядок действий органов управления предприятий и организаций в определенных случаях.

Могут иметь место также положения о постоянно действующих комиссиях (экспертных, ревизионных, надзорных, контрольных, методических и др.), о проведении конкурсов, смотров и т. д.

Положения бывают примерные, типовые и индивидуальные. Причем примерные и типовые положения разрабатываются «сверху» уполномоченными на то ведомствами. В свою очередь, на основе типовых и примерных положений предприятия разрабатывают свои индивидуальные положения, учитывающие специфику их деятельности.

Если структура предприятия состоит из различных подразделений, то для каждого из них разрабатывают Положение о структурном подразделении

В оформлении положений должны присутствовать следующие реквизиты:

— наименование вышестоящей организации (06);

— наименование организации (07);

— название вида документа (10);

— дата документа (11);

— регистрационный индекс документа (12);

— место составления или издания документа (14);

— гриф утверждения (17);

— заголовок к тексту (19);

— текст документа (21);

— подпись (23);

— гриф согласования (24);

— визы документа (25).

Обратите внимание: при оформлении положений рекомендуется использовать бланки с угловым расположением постоянных реквизитов. Это связано с необходимостью проставления грифа утверждения.

Дату и регистрационный индекс проставляют в день утверждения положения

Заголовок к тексту может объединяться с названием вида документа, например: Положение об отделе материально-технического снабжения и т. п.

Текст положения о подразделении может включать следующие разделы:

1. Общие положения. В этом разделе определяют правовой статус подразделения, его подчиненность, наличие печати и (или) штампа. Здесь также перечисляют правовые акты и нормативные документы, которыми должны руководствоваться работники структурного подразделения в своей деятельности.

2. Задачи. В этом разделе указывают основные направления деятельности структурного подразделения.

3. Структура. Здесь схематично представляют деление на структурные подразделения более низкого уровня (участки, бюро, секторы и т. п.) по подчиненности и во взаимосвязи.

4. Руководство. В этом разделе определяют порядок назначения и освобождения от должности руководителя структурного подразделения, квалификационные требования, предъявляемые к руководителю, его права и обязанности.

5. Функции. Здесь перечисляют конкретные виды производственно-хозяйственной деятельности подразделения.

6. Взаимоотношения (связи). В этом разделе определяют служебные взаимоотношения с другими подразделениями предприятия и сторонними организациями по вопросам производственно-хозяйственной деятельности.

7. Права. Здесь указывают права подразделения, необходимые для осуществления возложенных на него функций.

8. Ответственность. В этом разделе перечисляют основные позиции, по которым структурное подразделение несет ответственность.

Положение является сложным документом, поэтому для него целесообразно оформлять титульный лист со следующими реквизитами:

— наименование организации;

— гриф утверждения;

— название вида документа и объединенный с ним заголовок к тексту;

— дата документа;

— место составления или издания документа;

— регистрационный индекс.

Образец формы положения приведен ниже.

Положение вводится в действие со дня его утверждения (или даты, указанной в распорядительном документе, которым утверждено положение).

Положение о структурном подразделении разрабатывает руководитель этого подразделения. Подписанное таким руководителем положение согласовывают с заместителем директора по подчиненности, заместителем директора по экономическим вопросам, заместителем директора по правовой работе. После прохождения согласования положение утверждает руководитель предприятия. Оно может также визироваться начальником отдела труда и заработной платы, юрисконсультом.

Порядок оформления, построения, изложения, согласования и регистрации положений о структурных подразделениях и внесения в них изменений устанавливается методологической инструкцией, которую разрабатывают на предприятии.

Изменения в Положение о структурном подразделении вносят на основании приказа руководителя предприятия.

4.3. Инструкция

Начнем с определения.

Инструкция — это организационный документ, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности предприятий, учреждений, организаций (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкции издают также для разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов. Они содержат правила общего характера, регламентирующие порядок и условия осуществления деятельности в какой-либо определенной отрасли управления.

Отдельные группы составляют инструкции по эксплуатации оборудования (механизмов, машин, устройств, приборов), инструкции по охране труда, должностные инструкции.

Основные правила составления

Реквизиты инструкции следующие:

— наименование организации (07);

— наименование структурного подразделения (08) (при необходимости);

— название вида документа (10);

— дата документа (11);

— регистрационный индекс документа (12);

— место составления или издания документа (14);

— гриф утверждения (17);

— заголовок к тексту (19);

— текст документа (21);

— подпись (23);

— гриф согласования (24);

— визы документа (25);

— фамилия исполнителя (28) (при необходимости).

Инструкцию оформляют на общем бланке предприятия или на чистом листе формата А4. В связи с наличием на инструкциях грифа утверждения для их оформления рекомендуется использовать бланки с угловым расположением постоянных реквизитов.

Утверждается инструкция непосредственно руководителем или распорядительным документом. Предпочтительнее инструкцию вводить в действие путем издания приказа. Это позволяет устанавливать срок ее ввода, предусматривать необходимые организационные мероприятия, указывать ответственных исполнителей.

В случае, когда инструкция утверждается распорядительным документом и является приложением к нему, она должна иметь отметку со ссылкой на этот документ, его дату и номер. Отметку делают в верхнем правом углу первого листа инструкции-приложения (см. с. 31).

Помните: дату и регистрационный индекс инструкции проставляют в день ее утверждения.

Собственные инструкции каждое предприятие разрабатывает самостоятельно. Вместе с тем по тому или иному вопросу могут существовать примерные и типовые инструкции. Поэтому,

приступая к составлению инструкции, следует выяснить, есть ли примерные или типовые инструкции по этому вопросу, и затем на их базе разрабатывать нужную инструкцию

Инструкция является документом длительного действия и, как правило, действует до замены ее новой. В ней отсутствуют указания на конкретных исполнителей и не устанавливаются сроки исполнения. В то же время инструкции регламентируют порядок выполнения определенных действий, процессов разными исполнителями и предназначены для постоянного использования. И эти обстоятельства определяют особенности изложения текста инструкции.

Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. Например: «Инструкция о порядке учета, хранения и использования документов, содержащих конфиденциальную информацию», «Должностная инструкция инспектора по контролю качества продукции».

Так как инструкция содержит методические аспекты, ее текст должен быть исключительно точным и понятным. Излагать его нужно в логической последовательности законченными разделами с их разбивкой на пункты и подпункты.

Рубрикация для инструкции является обязательной

Будут ли это только пункты или более сложное деление текста на структурные элементы (разделы, подразделы, пункты, подпункты) — все они должны быть пронумерованы.

Инструкции относятся к организационным документам и носят директивный характер. Поэтому в тексте используют формулировки со словами: должен, необходимо, следует, обязан, не допускается, запрещается, имеет право и т. п. Отступления от действий, предусмотренных инструкцией, квалифицируются как нарушение дисциплины. Изложение текста ведут от третьего лица или в безличной форме. Например: «Кассир отвечает за ведение кассовой книги» или «Записи в трудовой книжке должны осуществляться согласно формулировкам действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт Кодекса законов о труде» и т. д.

Должностные и рабочие инструкции

Правовое положение работников предприятия регламентируется должностными и рабочими инструкциями, которые устанавливают функции, права, обязанности и ответственность работников.

Должностные инструкции разрабатывают по каждой должности, предусмотренной в штатном расписании предприятия. Их составляют для руководителей*, профессионалов, специалистов и технических служащих. Для рабочих разрабатывают рабочие инструкции.

* Исключение могут составлять отдельные руководители, для которых правовое положение, основные задачи, обязанности, права и ответственность определены в уставе предприятия или положении о структурном подразделении.

Инструкции разрабатывают на основании Справочника квалификационных характеристик профессий работников (далее — Справочник), который состоит из отдельных выпусков, сформированных по отраслевому принципу или по основным видам экономической деятельности, производства и работ. При этом если возникает такая необходимость, задачи и обязанности, включенные Справочником в типовую квалификационную характеристику той или иной должности, могут быть распределены между отдельными исполнителями. В то же время круг задач и обязанностей отдельных работников может быть расширен с поручением им работ, предусмотренных для разных групп должностей, равных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности или квалификации.

Текст должностной инструкции, как правило, состоит из 7 разделов (п. 6 Общих положений разд. 1 Выпуска 1 Справочника). Что это за разделы и какую информацию в них указывают, вы можете узнать из табл. 4.1.

Таблица 4.1. Разделы должностной инструкции

Отметим, что в должностной инструкции не обязательно должны присутствовать все перечисленные в табл. 4.1 разделы. Например, может отсутствовать раздел «Взаимоотношения (связи) по должности», если порядок взаимодействия работников подразделений отражен в положениях об этих структурных подразделениях. Однако если речь идет о должностных инструкциях работников предприятий, не имеющих структурного деления, или работников, непосредственно подчиненных руководителю предприятия, необходимо подробно изложить их взаимоотношения с подразделениями, отдельными работниками и сторонними организациями.

Все должностные инструкции предприятия должны быть взаимоувязаны, чтобы не допускать дублирования в работе сотрудников.

Рабочие инструкции обычно состоят из 5 разделов (п. 6 Общих положений разд. 2 Выпуска 1 Справочника):

1. «Задачи и обязанности». Здесь раскрывают содержание работ, которые должен выполнять работник, а также приводят характеристику рабочего места.

2. «Права». В этом разделе определяют делегированные работнику полномочия, с помощью которых он должен обеспечивать в процессе своей работы выполнение возложенных на него задач и обязанностей.

3. «Ответственность». Этот раздел содержит показатели личной ответственности за результаты деятельности и выполнение работ, а также за непринятие надлежащих мер в рамках своих обязанностей.

4. «Должен знать». Здесь отражают требования к специальным знаниям, умениям, мастерству рабочего, вызванные реальными условиями производства (сферы услуг), особенностями оборудования, материалов, инструментов, используемых для выполнения работ.

5. «Квалификационные требования». Этот раздел содержит нормы, которые касаются профессионального образования и опыта, достаточных для полного и качественного выполнения работ по профессии.

При необходимости рабочая инструкция может быть дополнена разделами «Общие положения», «Примеры работ», «Взаимоотношения (связи) по профессии».

Имейте в виду: должностные (рабочие) инструкции не должны включать условия, ограничивающие права и социальные гарантии работников, предоставленные им трудовым законодательством.

Как правило, должностную (рабочую) инструкцию разрабатывает руководитель соответствующего структурного подразделения. Ведь именно он может определить, какие задачи должен решать сотрудник для достижения целей всего подразделения. Разработчиком должностной (рабочей) инструкции может быть также специалист по труду.

Готовую инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения или подготовивший ее специалист. Далее ее согласовывают с начальником отдела труда и заработной платы, заместителем директора по подчиненности, юрисконсультом.

Затем должностную (рабочую) инструкцию утверждает руководитель предприятия, после чего ее доводят до сведения работника под подпись. Подтверждением факта ознакомления работника с должностной (рабочей) инструкцией является виза ознакомления. Она включает подпись работника, ее расшифровку и дату ознакомления. Ей должна предшествовать запись: «С должностной инструкцией ознакомлен».

Приведем пример должностной инструкции.

Нужно внести изменения в должностную (рабочую) инструкцию? Это может потребоваться в случае перераспределения обязанностей между работниками в связи с сокращением численности либо рациональным распределением труда. Изменения вносят на основании приказа руководителя предприятия и с согласия работника.

В определенных случаях должностная (рабочая) инструкция должна быть заменена. Такая необходимость может возникнуть, если, например, изменилось наименование предприятия, его структурного подразделения или название должности.

Порядок оформления, построения, изложения должностных (рабочих) инструкций и внесения в них изменений устанавливается методологической инструкцией, разрабатываемой на предприятии.

4.4. «Штатные» документы

На каждом предприятии формируют штат работников. При этом их численность по каждой должности и в каждом структурном подразделении, а также их должностные оклады должны быть закреплены в соответствующих документах. Об этих документах пойдет речь далее.

Структура и штатная численность

Структура и штатная численность — это документ, в котором указывают все структурные подразделения предприятия, вводимые должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Данный документ составляют перед разработкой проекта штатного расписания.

Структуру и штатную численность оформляют на чистых листах формата А4.

Проект этого документа, как правило, подписывает один из заместителей руководителя предприятия. Визирует руководитель кадровой службы. В случае необходимости структуру и штатную численность согласовывают с вышестоящей организацией. В такой ситуации оформляют гриф согласования (см. с. 14).

Утверждается структура и штатная численность непосредственно руководителем предприятия или соответствующим приказом. При этом датой документа іявляется дата его утверждения.

Изменения в этот документ можно вносить приказом по основной деятельности предприятия. Количество и периодичность внесения изменений в течение года не ограничиваются.

Форма структуры и штатной численности предложена в Сборнике унифицированных форм организационно-распорядительных документов, одобренном протоколом заседания Методической комиссии Госкомархива от 20.06.2006 г. № 3 (ср. ). Приведем пример.

Штатное расписание

На основании структуры и штатной численности предприятие составляет штатное расписание.

Штатное расписание — это документ, устанавливающий перечень должностей, численность штатных единиц и размер должностных окладов работников. Кроме того, в штатном расписании указывают доплаты и надбавки к окладам, имеющие постоянный характер.

Штатное расписание разрабатывают на основе внутренних организационно-нормативных документов (действующих структуры и штатной численности, положения об оплате труда) и с учетом требований нормативно-правовых актов. Так,

при указании наименования должностей в штатном расписании необходимо руководствоваться Классификатором профессий

Проект штатного расписания, как правило, готовится отделом организации труда и заработной платы, согласовывается с руководителями отделов (служб), с заместителями руководителя и утверждается руководителем предприятия. Если на предприятии отдел организации труда и заработной платы не создан, разработка указанного документа может быть возложена на другое структурное подразделение (например, на кадровую службу) или, по решению руководителя предприятия, на отдельного специалиста в порядке, предусмотренном внутренними нормативными актами.

При разработке штатного расписания рекомендуется составлять его таким образом, чтобы должности соответствовали структуре предприятия в порядке подчиненности подразделений и при этом учитывалась бы подчиненность внутри структурного подразделения.

Подписывают штатное расписание, как правило, один из заместителей руководителя предприятия и руководитель финансовой службы (главный бухгалтер).

Обычно штатное расписание утверждают путем издания соответствующего приказа (распоряжения) по основной деятельности. Допускается также утверждение штатного расписания непосредственно грифом утверждения. Датой документа считается дата его утверждения.

В случае необходимости штатное расписание согласовывают с вышестоящей организацией. В такой ситуации обязательно оформляют гриф согласования (см. с. 14).

В течение года в штатное расписание могут вноситься изменения в случае введения (выведения) штатных единиц, изменений размера должностных окладов, а также изменений существенных условий труда (названий должностей, разрядов, категорий и т. п.).

Изменения в штатное расписание вносят на основании приказа по предприятию, в котором должны быть освещены причины внесения этих изменений

Решение о том, когда утверждать и пересматривать штатное расписание, хозрасчетные предприятия принимают самостоятельно. Как правило, его вводят в действие с начала календарного года.

Если срок действия штатного расписания не оговорен, то оно действует бессрочно вплоть до утверждения нового.

Приведем образец штатного расписания предприятия.

4.5. Приказ и выписка из приказа

Приказ

Наиболее распространенным распорядительным документом является приказ. Это документ, издаваемый руководителями предприятий, действующими на основе единоначалия, для разрешения различных задач, стоящих перед этим предприятием. Приказ вступает в силу с момента его издания, если иное специально не предусмотрено в самом приказе.

Реквизиты приказа следующие:

— наименование вышестоящей организации (06);

— наименование организации (07);

— название вида документа (10);

— дата документа (11);

— регистрационный индекс документа (12);

— место составления или издания документа (14);

— заголовок к тексту документа (19);

— текст документа (21);

— подпись (23);

— гриф согласования (24);

— визы документа (25).

По содержанию приказы делят на две группы:

— по основной деятельности;

— по личному составу (кадровые).

Делопроизводство по каждой из этих групп ведут отдельно.

Приказы по основной деятельности издают:

— в связи с созданием, реорганизацией, ликвидацией структурных подразделений;

— по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, финансирования, отчетности, реализации продукции, совершенствования структуры и организации работы предприятия;

— для утверждения положений, инструкций, правил и других документов.

Приказы издают не только в качестве инициативных, но и во исполнение указаний вышестоящих организаций. Издают приказы и в случае, когда необходимо довести до сведения руководителей структурных подразделений или должностных лиц документы, поступившие от органов государственного управления.

Приказами по личному составу оформляют прием на работу, перемещение, увольнение работников, а также поощрение или привлечение к дисциплинарной либо материальной ответственности и др. Об их составлении см. на с. 79. Здесь же подробно поговорим о приказах по основной деятельности.

Заметьте: целесообразно издавать приказ по какому-либо одному вопросу, поскольку включение в один документ тематически не связанных между собой вопросов может привести к неучету отдельных из них при регистрации, потере при контроле или упущению. Возникают также трудности при формировании дел и их хранении, так как сроки хранения могут быть разными.

Работа по составлению приказа включает следующие стадии:

— изучение сути вопроса;

— подготовка проекта документа;

— согласование проекта;

— подписание приказа.

На первой стадии определяют круг вопросов, которые необходимо отразить в документе, изучают законодательные и нормативные акты, а также изданные ранее приказы по этому или аналогичным вопросам. Можно получить необходимые сведения, используя такие информационно-справочные документы, как отчеты, доклады, акты, справки, докладные записки и др.

Проекты приказов по основной деятельности, как правило, подготавливают и подают структурные подразделения по поручению руководителя или по собственной инициативе.

Текст приказа должен иметь заголовок. Его начинают с предлога «о» («об»): «Об итогах...», «О мерах...» или составляют при помощи отглагольных существительных, например: «О введении...», «О назначении...», «О создании...», «Об утверждении...».

Сам текст приказа обычно состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагают причины, цели и основания издания приказа. Если приказ издается во исполнение акта вышестоящего органа, в констатирующей части дают его название, автора, заголовок, дату и номер. Например:

«В связи с повышением с 01 декабря 2016 года минимальной заработной платы согласно Закону Украины «О Государственном бюджете Украины на 2016 год» от 25.12.2015 № 928-VIІІ...».

Точку в конце констатирующей части не ставят.

Констатирующую часть можно не приводить, если нет необходимости давать какие-либо пояснения

В распорядительной части приказа формулируют содержание действий, которые должны быть выполнены, указывают исполнителей и сроки исполнения. Текст распорядительной части должен иметь повелительную форму изложения. Он начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатают без кавычек прописными буквами на отдельной строке без отступа от левого поля документа и отделяют от констатирующей части двумя межстрочными интервалами. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставят двоеточие.

Далее с новой строки с абзаца, отступив 2 межстрочных интервала, печатают текст распорядительной части. К формулировкам этой части документа следует относиться с большой ответственностью, не допуская неточности и двузначности.

Если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий, то распорядительную часть можно делить на пункты, нумеруя их арабскими цифрами.

В случае, когда задание или действие предусматривает конкретного исполнителя, соответствующий пункт начинают с указания должности и фамилии исполнителя в дательном падеже (инициалы в тексте ставят после фамилии). Далее приводят конкретное поручение, выраженное глаголом в неопределенной форме («возложить», «обеспечить», «организовать», «подготовить», «разработать» и т. д.). Например:

«Начальнику отдела сбыта Петренко И. Я. подготовить перечень продукции, подлежащей реализации на выставке-ярмарке».

В качестве исполнителей могут быть указаны не только конкретные должностные лица, но и структурные подразделения. Можно указывать исполнителей и обобщенно: «начальникам цехов», «руководителям отделов» и т. п.

Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему намеченных к выполнению работ и учитывать время доведения приказа до исполнителей

Не рекомендуется применять неконкретные поручения, которые содержат слова: «ускорить», «улучшить», «активизировать», «обратить внимание» и т. п.

Также не стоит включать пункт «Приказ довести до сведения...». Структурные подразделения и должностных лиц, до сведения которых должен быть доведен приказ, указывают в списке рассылки. Такой список составитель готовит вместе с проектом приказа и передает в службу делопроизводства после подписания приказа.

В последнем пункте распорядительной части при необходимости указывают лиц, на которых возлагают контроль за исполнением приказа. Например:

«3. Контроль за исполнением приказа возложить на директора по экономике Гнатюка Б. А.»

или

«3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».

Приказы могут иметь приложения (графики, инструкции, положения, правила и др.), ссылки на которые следует давать в соответствующих пунктах текста.

Проект приказа до подписания подлежит согласованию со структурными подразделениями и должностными лицами, которых он касается, с заинтересованными предприятиями (при необходимости). Так, проект приказа визируют составитель проекта, должностные лица, курирующие эти вопросы, руководители структурных подразделений, которых касается приказ, должностное лицо, ответственное за исполнение документа в целом, юрисконсульт. Если исполнение приказа требует финансового обеспечения, то его необходимо согласовать с главным бухгалтером или финансовой службой.

Например:

Лицо, не согласное с проектом, пишет особое мнение и мотивирует его.

Визы проставляют на лицевой или оборотной стороне последнего листа проекта документа. Если в процессе согласования в проект приказа вносят существенные изменения, он подлежит повторному согласованию.

Отметим: руководитель, осуществляющий руководство на принципах единоначалия, как правило, имеет достаточно полномочий для подписания приказа и без каких-либо согласований. Только в отдельных случаях действующим законодательством могут быть предусмотрены исключения. Например, иногда необходимо согласовывать приказ с первичной профсоюзной организацией предприятия.

Тем не менее на практике для соблюдения правовой стороны приказы обычно согласовывают с юрисконсультом. Визы специалистов требуются для соблюдения технических, экономических, финансовых и других аспектов. Визы исполнителей нужны для уточнения возможности выполнения приказа по срокам и полномочиям исполнителей, а также для учета предложений самих исполнителей.

Подписывает приказ руководитель предприятия (или лицо, исполняющее обязанности руководителя). Приказ по структурному подразделению подписывает его руководитель, если это предусмотрено положением о подразделении.

Во время подписания проставляют дату документа. При этом разрешается оформлять дату как цифровым, так и словесно-цифровым способом.

Регистрационным индексом приказа является его порядковый номер в пределах года согласно журналу регистрации приказов по основной деятельности.

Печатают приказ на специальном бланке с названием вида документа. Если на предприятии такого бланка нет, приказ может быть напечатан на общем бланке предприятия или на чистом листе формата А4.

После подписания приказа изменения в него вносят только путем издания нового приказа. При этом такой «изменяющий» приказ должен иметь заголовок: «О внесении изменений в приказ от ... № ...». Распорядительную часть этого приказа начинают с такого пункта: «1. Внести изменения в приказ...».

Далее отдельными пунктами формулируют сами изменения. Например: «1) пункт 2 изложить в следующей редакции...», «2) пункт 3 исключить», «3) абзац второй пункта 4 дополнить словами...».

Если приказом ранее изданный документ отменяется полностью, в распорядительной части указывают пункт, который должен начинаться со слов: «Признать утратившим силу...».

Приведем пример составления приказа.

Выписка из приказа

В некоторых случаях может понадобиться сделать выписку из приказа. Например, ее могут выдавать по запросу работника предприятия, контролирующих органов или сторонних организаций.

Выписка — это заверенная копия части текста служебного документа. То есть в выписке из приказа приводят часть информации, содержащейся в тексте действующего приказа.

Выписку оформляют на соответствующем бланке либо на чистом листе формата А4 или А5 (в зависимости от объема текста).

В выписке должны присутствовать все реквизиты приказа до распорядительной части. Таким образом, в выписку без каких-либо изменений, сокращений и дополнений переносят следующие реквизиты:

— наименование организации (07);

— дату документа (11);

— регистрационный индекс документа (12);

— место составления или издания документа (14);

— заголовок к тексту документа (19).

Вместо слова «ПРИКАЗ» пишут «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА».

Констатирующую часть текста приказа переносят в выписку без изменений. А вот из распорядительной части дословно выписывают только нужный пункт или несколько связанных между собой пунктов. Причем нумерацию этих пунктов оставляют без изменений.

Особым образом оформляют реквизит «Подпись» (23). Из оригинала приказа переносят название должности руководителя, его инициалы и фамилию. Сам руководитель лично выписку из приказа не подписывает.

Обязательным реквизитом является отметка о заверении копии (27). Подробно о ее оформлении см. на с. 19.

В определенных случаях, предусмотренных нормативными документами, выписку заверяют печатью (при ее наличии).

Приведем пример составления выписки из приказа на с. 57.

выводы

• Основным документом, на основании которого действует предприятие, является устав.
• Если структура предприятия состоит из различных подразделений, для каждого из них разрабатывают Положение о структурном подразделении.
• Должностные (рабочие) инструкции разрабатывают на основании Справочника квалификационных характеристик профессий работников.
• Штатное расписание утверждают путем издания соответствующего приказа (распоряжения) по основной деятельности. Допускается также утверждение штатного расписания непосредственно грифом утверждения.
• Текст приказа обычно состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.