(066) 87-010-10 Передзвоніть менi
  • У обране
  • Друк
  • Шрифт
  • Колір фону
  • Коментарі 0
  • В розробці
4/10
Податки та бухгалтерський облік
Податки та бухгалтерський облік
Грудень , 2016/№ 102

Організаційно-розпорядча документація підприємства

Крім загальних вимог до тексту службових документів, необхідно враховувати, що кожен вид документа має свою схему побудови та особливості оформлення. У цьому розділі спецвипуску ми розберемо основні правила складання окремих видів організаційної та розпорядчої документації підприємства, а саме: статуту, положення, інструкції, структури і штатної чисельності, штатного розпису та наказу.

4.1. Статут

Головним документом, на підставі якого діє юридична особа, є її статут. Цей документ є зведенням правил, що регулюють діяльність підприємств, установ, організацій, їх взаємовідносини з іншими підприємствами та громадянами, права та обов’язки в певній сфері державної і господарської діяльності.

У статуті визначають:

— власника;

— назву;

— місцезнаходження;

— предмет і мета діяльності;

— органи управління та порядок їх формування;

— компетенцію і повноваження трудового колективу підприємства та його виборних органів;

— орган, який має право представляти інтереси трудового колективу (рада трудового колективу, профспілковий комітет тощо);

— порядок створення майна підприємства;

— умови реорганізації та припинення діяльності підприємства.

При оформленні статуту використовують такі реквізити*:

* Детально про ці реквізити див. у розділі 2 на с. 6.

— назва організації вищого рівня (06);

— назва організації (07);

— назва виду документа (10);

— дата документа (11);

— місце складання або видання документа (14);

— гриф затвердження (17);

— текст документа (21).

Статути оформляють на аркушах паперу формату А4 друкарським способом. Усі аркуші прошивають і нумерують.

Статут повинен мати титульний аркуш, на якому проставляють:

— гриф затвердження (у правому верхньому куті);

— назву виду документа, до якої входить і назва підприємства (у центрі сторінки);

— місце та рік складання (над межею нижнього берега, посередині).

Текст оформляють на наступних після титульної сторінках.

Текст статуту, його структура і зміст розділів залежать від форми власності та організаційно-правової форми підприємства. Наприклад, статут товариства може мати такі розділи:

1. Загальні положення

2. Мета та предмет діяльності товариства

3. Відповідальність товариства та учасників

4. Статутний капітал

5. Майно товариства

6. Формування фондів товариства

7. Порядок розподілу прибутку та покриття збитків

8. Права та обов’язки товариства і його учасників

9. Органи управління товариством та їх посадові особи

10. Облік і звітність

11. Трудовий колектив товариства

12. Вступ та вихід учасника з товариства

13. Припинення діяльності товариства

14. Прикінцеві положення

Мета створення та діяльність підприємства, інші положення статуту не повинні суперечити чинному законодавству

Положення, що втратили законність, замінюють новими. Інакше кажучи, у разі необхідності статут повинен оновлюватися шляхом унесення змін, доповнень або шляхом видання нової редакції статуту. Усі поправки, що вносяться до статуту, мають бути затверджені повноважним органом.

Після затвердження статут обов’язково реєструють (перереєструють) у відповідних органах, про що в лівому верхньому куті титульного аркуша статуту робиться запис установленої форми.

Відповідно до статуту підприємства розробляють його структуру, визначають штатну чисельність, складають штатний розпис, видають положення, правила та інші документи.

4.2. Положення

Положення — це правовий акт, що визначає структуру, функції, обов’язки, права, відповідальність та організацію роботи підприємств і установ, їх структурних підрозділів, відділів, секторів (наприклад, Положення про філію) або порядок дій органів управління підприємств та організацій у певних випадках.

Можуть мати місце також положення про постійно діючі комісії (експертні, ревізійні, наглядові, контрольні, методичні тощо), про проведення конкурсів, оглядів тощо.

Положення бувають примірні, типові та індивідуальні. Причому примірні та типові положення розробляються «згори» уповноваженими на те відомствами. У свою чергу, на основі типових та примірних положень підприємства розробляють свої індивідуальні положення, що враховують специфіку їх діяльності.

Якщо структура підприємства складається з різних підрозділів, то для кожного з них розробляють Положення про структурний підрозділ

В оформленні положень мають бути такі реквізити:

— назва організації вищого рівня (06);

— назва організації (07);

— назва виду документа (10);

— дата документа (11);

— реєстраційний індекс документа (12);

— місце складання або видання документа (14);

— гриф затвердження (17);

— заголовок до тексту (19);

— текст документа (21);

— підпис (23);

— гриф погодження (24);

— візи документа (25).

Зверніть увагу: при оформленні положень рекомендується використовувати бланки з кутовим розташуванням постійних реквізитів. Це пов’язано з необхідністю проставляння грифа затвердження.

Дату і реєстраційний індекс проставляють у день затвердження положення

Заголовок до тексту може об’єднуватися з назвою виду документа, наприклад: Положення про відділ матеріально-технічного постачання тощо.

Текст положення про підрозділ може включати такі розділи:

1. Загальні положення. У цьому розділі визначають правовий статус підрозділу, його підпорядкованість, наявність печатки та (або) штампа. Тут також перелічують правові акти та нормативні документи, якими повинні керуватися працівники структурного підрозділу у своїй діяльності.

2. Завдання. У цьому розділі зазначають основні напрями діяльності структурного підрозділу.

3. Структура. Тут схематично представляють поділ на структурні підрозділи нижчого рівня (дільниці, бюро, сектори тощо) за підпорядкованістю та у взаємозв’язку.

4. Керівництво. У цьому розділі визначають порядок призначення та звільнення з посади керівника структурного підрозділу, кваліфікаційні вимоги, що пред’являються до керівника, його права та обов’язки.

5. Функції. Тут перелічують конкретні види виробничо-господарської діяльності підрозділу.

6. Взаємовідносини (зв’язки). У цьому розділі визначають службові взаємовідносини з іншими підрозділами підприємства та сторонніми організаціями з питань виробничо-господарської діяльності.

7. Права. Тут зазначають права підрозділу, необхідні для здійснення покладених на нього функцій.

8. Відповідальність. У цьому розділі перелічують основні позиції, за якими структурний підрозділ несе відповідальність.

Положення вводиться в дію з дня його затвердження (або дати, зазначеної в розпорядчому документі, яким затверджено положення).

Положення є складним документом, тому для нього доцільно оформляти титульний аркуш з такими реквізитами:

— назва організації;

— гриф затвердження;

— назва виду документа і об’єднаний з ним заголовок до тексту;

— дата документа;

— місце складення або видання документа;

— реєстраційний індекс.

Положення про структурний підрозділ розробляє керівник цього підрозділу. Підписане таким керівником положення погоджують із заступником директора за підлеглістю, заступником директора з економічних питань, заступником директора з правової роботи. Після проходження погодження положення затверджує керівник підприємства. Воно може також візуватися начальником відділу праці та заробітної плати, юрисконсультом.

Порядок оформлення, побудови, викладення, погодження та реєстрації положень про структурні підрозділи і внесення до них змін установлюється методологічною інструкцією, яку розробляють на підприємстві.

Зміни до Положення про структурний підрозділ вносять на підставі наказу керівника підприємства.

Наведемо зразок форми положення.

4.3. Інструкція

Почнемо з визначення.

Інструкція — це організаційний документ, що видається в цілях установлення правил, які регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності підприємств, установ, організацій (їх підрозділів і служб), посадових осіб та громадян.

Інструкції видають також для роз’яснення і визначення порядку застосування законодавчих актів і розпорядчих документів. Вони містять правила загального характеру, що регламентують порядок та умови здійснення діяльності у якійсь певній галузі управління.

Окремі групи складають інструкції з експлуатації обладнання (механізмів, машин, пристроїв, приладів), інструкції з охорони праці, посадові інструкції.

Основні правила складання

Реквізити інструкції такі:

— назва організації (07);

— назва структурного підрозділу (08) (за необхідності);

— назва виду документа (10);

— дата документа (11);

— реєстраційний індекс документа (12);

— місце складення або видання документа (14);

— гриф затвердження (17);

— заголовок до тексту (19);

— текст документа (21);

— підпис (23);

— гриф погодження (24);

— візи документа (25);

— прізвище виконавця (28) (за необхідності).

Інструкцію оформляють на загальному бланку підприємства або на чистому аркуші формату А4. У зв’язку з наявністю на інструкціях грифа затвердження для їх оформлення рекомендується використовувати бланки з кутовим розташуванням постійних реквізитів.

Затверджується інструкція безпосередньо керівником або розпорядчим документом. Краще інструкцію вводити в дію шляхом видання наказу. Це дозволяє встановлювати строк її введення, передбачати необхідні організаційні заходи, зазначати відповідальних виконавців.

Якщо інструкція затверджується розпорядчим документом і є додатком до нього, вона повинна мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату та номер. Відмітку роблять у верхньому правому куті першого аркуша інструкції-додатка (див. с. 31).

Пам’ятайте: дату та реєстраційний індекс інструкції проставляють у день її затвердження.

Власні інструкції кожне підприємство розробляє самостійно. Водночас з того чи іншого питання можуть існувати примірні та типові інструкції. Тому,

приступаючи до складання інструкції, слід з’ясувати, чи є примірні або типові інструкції з цього питання, і потім на їх базі розробляти потрібну інструкцію

Інструкція є документом тривалої дії і, як правило, діє до заміни її новою. У ній відсутні вказівки на конкретних виконавців і не встановлюються терміни виконання. У той же час інструкції регламентують порядок виконання певних дій, процесів різними виконавцями і призначені для постійного використання. І ці обставини визначають особливості викладення тексту інструкції.

Заголовок інструкції повинен чітко окреслювати коло питань, об’єктів та осіб, на яких поширюються її вимоги. Наприклад: «Інструкція про порядок обліку, зберігання та використання документів, що містять конфіденційну інформацію», «Посадова інструкція інспектора з контролю якості продукції».

Оскільки інструкція містить методичні аспекти, її текст має бути виключно точним і зрозумілим. Викладати його потрібно в логічній послідовності закінченими розділами з їх розбиттям на пункти та підпункти.

Рубрикація для інструкції є обов’язковою

Чи будуть це тільки пункти або більш складний поділ тексту на структурні елементи (розділи, підрозділи, пункти, підпункти) — усі вони мають бути пронумеровані.

Інструкції належать до організаційних документів і мають директивний характер. Тому в тексті використовують формулювання зі словами: повинен, необхідно, слід, зобов’язаний, не допускається, забороняється, має право тощо. Відступи від дій, передбачених інструкцією, кваліфікуються як порушення дисципліни. Викладення тексту ведуть від третьої особи або в безособовій формі. Наприклад: «Касир відповідає за ведення касової книги» або «Записи у трудовій книжці повинні здійснюватися згідно з формулюваннями чинного законодавства та з посиланням на відповідну статтю, пункт Кодексу законів про працю» тощо.

Посадові та робочі інструкції

Правове положення працівників підприємства регламентується посадовими та робочими інструкціями, що встановлюють функції, права, обов’язки та відповідальність працівників.

Посадові інструкції розробляють за кожною посадою, передбаченою у штатному розписі підприємства. Їх складають для керівників*, професіоналів, фахівців і технічних службовців. Для робітників розробляють робочі інструкції.

* Виняток можуть становити окремі керівники, для яких правове положення, основні завдання, обов’язки, права та відповідальність визначені у статуті підприємства або положенні про структурний підрозділ.

Інструкції розробляють на підставі Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників (далі — Довідник), що складається з окремих випусків, сформованих за галузевим принципом або за основними видами економічної діяльності, виробництва та робіт. При цьому якщо виникає така необхідність, завдання та обов’язки, уключені Довідником до типової кваліфікаційної характеристики тієї чи іншої посади, можуть бути розподілені між окремими виконавцями. Водночас коло завдань та обов’язків окремих працівників може бути розширене з дорученням їм робіт, передбачених для різних груп посад, однакових за складністю, виконання яких не вимагає іншої спеціальності або кваліфікації.

Текст посадової інструкції, як правило, складається з 7 розділів (п. 6 Загальних положень розд. 1 Випуску 1 Довідника). Що це за розділи та яку інформацію в них зазначають, ви можете дізнатися з табл. 4.1.

Таблиця 4.1. Розділи посадової інструкції

№ з/п

Назва розділу

Зміст

1

Загальні положення

У цьому розділі наводять такі відомості:

— зазначають основні дані про посаду та назву підрозділу, в якому працює співробітник;

— визначають сферу діяльності працівника;

— наводять порядок його призначення та звільнення із займаної посади, підпорядкованість;

— установлюють наявність підлеглих;

— визначають порядок заміщення інших працівників на період їх тимчасової відсутності, а також осіб, які заміщають самого працівника;

— перелічують основні законодавчі акти та нормативні документи, якими повинен керуватися фахівець у своїй роботі

2

Завдання та обов’язки

Зазначають предмет, зміст і перелік видів робіт, з яких складаються функції, що виконуються працівником, перелічують конкретні завдання, покладені на працівника, визначають форму його участі у процесі. При цьому використовують слова: забезпечує, готує, виконує, курирує, контролює, представляє тощо

3

Права

Наводять повноваження, що надаються працівнику для виконання покладених на нього завдань та обов’язків. Наприклад, вносити пропозиції з відповідних питань, приймати певні рішення, отримувати необхідну для виконання своїх завдань інформацію від відповідних підрозділів тощо

4

Відповідальність

Установлюють показники оцінки роботи працівника і межі його особистої відповідальності за результати діяльності та виконання робіт. Показниками оцінки роботи є якість і своєчасність виконання посадових завдань та обов’язків

5

Повинен знати

Наводять вимоги до спеціальних знань, а також до знання законодавчих актів і нормативних документів, необхідних для виконання посадових обов’язків

6

Кваліфікаційні вимоги

Зазначають норми, що стосуються освіти, освітньо-кваліфікаційних рівнів та досвіду, достатніх для повного та якісного виконання робіт за посадою

7

Взаємовідносини (зв’язки) за посадою

Установлюють коло основних взаємозв’язків працівника зі співробітниками свого та інших структурних підрозділів, а також із сторонніми підприємствами. Тут зазначають строки отримання та надання інформації, порядок погодження та затвердження відповідних документів тощо

Зауважимо, що в посадовій інструкції не обов’язково мають бути присутніми всі перелічені в табл. 4.1 розділи. Наприклад, може бути відсутнім розділ «Взаємовідносини (зв’язки) за посадою», якщо порядок взаємодії працівників підрозділів відображено в положеннях про ці структурні підрозділи. Проте якщо йдеться про посадові інструкції працівників підприємств, що не мають структурного поділу, або працівників, безпосередньо підлеглих керівнику підприємства, необхідно детально викласти їх взаємовідносини з підрозділами, окремими працівниками та сторонніми організаціями.

Усі посадові інструкції підприємства мають бути взаємопов’язані, щоб не допускати дублювання в роботі співробітників.

Робочі інструкції зазвичай складаються з 5 розділів (п. 6 Загальних положень розд. 2 Випуску 1 Довідника):

1. «Завдання та обов’язки». Тут розкривають зміст робіт, які повинен виконувати працівник, а також наводять характеристику робочого місця.

2. «Права». У цьому розділі визначають делеговані працівнику повноваження, за допомогою яких він повинен забезпечувати у процесі своєї роботи виконання покладених на нього завдань та обов’язків.

3. «Відповідальність». Цей розділ містить показники особистої відповідальності за результати діяльності та виконання робіт, а також за невжиття належних заходів у межах своїх обов’язків.

4. «Повинен знати». Тут відображають вимоги до спеціальних знань, умінь, майстерності робітника, зумовлені реальними умовами виробництва (сфери послуг), особливостями обладнання, матеріалів, інструментів, що використовуються для виконання робіт.

5. «Кваліфікаційні вимоги». Цей розділ містить норми, що стосуються професійної освіти та досвіду, достатніх для повного і якісного виконання робіт за професією.

За необхідності робоча інструкція може бути доповнена розділами «Загальні положення», «Приклади робіт», «Взаємовідносини (зв’язки) за професією».

Майте на увазі: посадові (робочі) інструкції не повинні включати умови, що обмежують права та соціальні гарантії працівників, надані їм трудовим законодавством.

Як правило, посадову (робочу) інструкцію розробляє керівник відповідного структурного підрозділу. Адже саме він може визначити, які завдання повинен вирішувати співробітник для досягнення цілей усього підрозділу. Розробником посадової (робочої) інструкції може бути також спеціаліст із праці.

Готову інструкцію підписує керівник структурного підрозділу або спеціаліст, який її підготував. Далі її погоджують з начальником відділу праці та заробітної плати, заступником директора за підлеглістю, юрисконсультом.

Потім посадову (робочу) інструкцію затверджує керівник підприємства, після чого її доводять до відома працівника під підпис. Підтвердженням факту ознайомлення працівника з посадовою (робочою) інструкцією є віза ознайомлення. Вона включає підпис працівника, його розшифровку і дату ознайомлення. Їй повинен передувати запис: «З посадовою інструкцією ознайомлений».

Наведемо приклад посадової інструкції.

Потрібно внести зміни до посадової (робочої) інструкції? Це може знадобитися в разі перерозподілу обов’язків між працівниками у зв’язку зі скороченням чисельності або раціональним розподілом праці. Зміни вносять на підставі наказу керівника підприємства та з відома працівника.

У певних випадках посадову (робочу) інструкцію має бути замінено. Така необхідність може виникнути, якщо, наприклад, змінилася назва підприємства, його структурного підрозділу або назва посади.

Порядок оформлення, побудови, викладення посадових (робочих) інструкцій та внесення до них змін установлюється методологічною інструкцією, що розробляється на підприємстві.

4.4. «Штатні» документи

На кожному підприємстві формують штат працівників. При цьому їх чисельність за кожною посадою та в кожному структурному підрозділі, а також їх посадові оклади мають бути закріплені у відповідних документах. Про ці документи піде мова далі.

Структура і штатна чисельність

Структура і штатна чисельність — це документ, у якому зазначають усі структурні підрозділи підприємства, посади, що вводяться, і кількість штатних одиниць за кожною з посад. Цей документ складають перед розробкою проекту штатного розпису.

Структуру і штатну чисельність оформляють на чистих аркушах формату А4.

Проект цього документа, як правило, підписує один із заступників керівника підприємства. Візує керівник кадрової служби. У разі потреби структуру і штатну чисельність погоджують з організацією вищого рівня. У такій ситуації оформляють гриф погодження (див. с. 14).

Затверджується структура і штатна чисельність безпосередньо керівником підприємства або відповідним наказом. При цьому датою документа є дата його затвердження.

Зміни до цього документа можна вносити наказом з основної діяльності підприємства. Кількість і періодичність унесення змін протягом року не обмежуються.

Форму структури і штатної чисельності запропоновано в Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схваленому протоколом засідання Методичної комісії Держкомархіву від 20.06.2006 р. № 3 (ср. 025069200). Наведемо приклад.

Штатний розпис

На підставі структури та штатної чисельності підприємство складає штатний розпис.

Штатний розпис — це документ, що встановлює перелік посад, чисельність штатних одиниць і розмір посадових окладів працівників. Крім того, у штатному розписі зазначають доплати і надбавки до окладів, що мають постійний характер.

Штатний розпис розробляють на основі внутрішніх організаційно-нормативних документів (чинної структури і штатної чисельності, положення про оплату праці) і з урахуванням вимог нормативно-правових актів. Так,

при зазначенні найменування посад у штатному розписі необхідно керуватися Класифікатором професій

Проект штатного розпису, як правило, готується відділом організації праці і заробітної плати, погоджується з керівниками відділів (служб), із заступниками керівника і затверджується керівником підприємства. Якщо на підприємстві відділ організації праці і заробітної плати не створено, розробка зазначеного документа може бути покладена на інший структурний підрозділ (наприклад, на кадрову службу) або, за рішенням керівника підприємства, на окремого фахівця в порядку, передбаченому внутрішніми нормативними актами.

При розробці штатного розпису рекомендується складати його так, щоб посади відповідали структурі підприємства в порядку підпорядкованості підрозділів і при цьому враховувалася б підпорядкованість усередині структурного підрозділу.

Підписують штатний розпис, як правило, один із заступників керівника підприємства і керівник фінансової служби (головний бухгалтер).

Звичайний штатний розпис затверджують шляхом видання відповідного наказу (розпорядження) з основної діяльності. Допускається також затвердження штатного розпису безпосередньо грифом затвердження. Датою документа вважається дата його затвердження.

За необхідності штатний розпис погоджують з організацією вищого рівня. У такій ситуації обов’язково оформляють гриф погодження (див. с. 14).

Протягом року до штатного розпису можуть вноситися зміни в разі введення (виведення) штатних одиниць, змін розміру посадових окладів, а також змін істотних умов праці (назв посад, розрядів, категорій тощо).

Зміни до штатного розпису вносять на підставі наказу по підприємству, в якому мають бути висвітлені причини внесення цих змін

Рішення про те, коли затверджувати і переглядати штатний розпис, госпрозрахункові підприємства приймають самостійно. Як правило, його вводять в дію з початку календарного року.

Якщо строк дії штатного розпису не застережено, то він діє безстроково аж до затвердження нового.

Наведемо зразок штатного розпису підприємства.

4.5. Наказ і витяг із наказу

Наказ

Найпоширенішим розпорядчим документом є наказ. Це документ, що видається керівниками підприємств, які діють на підставі єдиноначальності, для вирішення різних завдань, що стоять перед цим підприємством.

Наказ набуває чинності з моменту його видання, якщо інше спеціально не передбачено в самому наказі.

Реквізити наказу такі:

— назва організації вищого рівня (06);

— назва організації (07);

— назва виду документа (10);

— дата документа (11);

— реєстраційний індекс документа (12);

— місце складення або видання документа (14);

— заголовок до тексту документа (19);

— текст документа (21);

— підпис (23);

— гриф погодження (24);

— візи документа (25).

За змістом накази поділяють на дві групи:

— з основної діяльності;

— з особового складу (кадрові).

Діловодство за кожною з цих груп ведуть окремо.

Накази з основної діяльності видають:

— у зв’язку зі створенням, реорганізацією, ліквідацією структурних підрозділів;

— з питань виробничо-господарської діяльності, планування, фінансування, звітності, реалізації продукції, вдосконалення структури та організації роботи підприємства;

— для затвердження положень, інструкцій, правил та інших документів.

Накази видають не тільки як ініціативні, а й на виконання вказівок організацій вищого рівня. Видають накази і в разі, коли необхідно довести до відома керівників структурних підрозділів або посадових осіб документи, що надійшли від органів державного управління.

Наказами з особового складу оформляють прийняття на роботу, переміщення, звільнення працівників, а також заохочення або притягнення до дисциплінарної або матеріальної відповідальності та ін. Про їх складання див. на с. 79. Тут же детально поговоримо про накази з основної діяльності.

Зауважте: доцільно видавати наказ з будь-якого одного питання, оскільки включення до одного документа тематично не пов’язаних між собою питань може призвести до неврахування окремих з них при реєстрації, втрати при контролі чи упущення. Виникають також труднощі при формуванні справ та їх зберіганні, оскільки строки зберігання можуть бути різними.

Робота зі складання наказу включає такі стадії:

— вивчення суті питання;

— підготовка проекту документа;

— погодження проекту;

— підписання наказу.

На першій стадії визначають коло питань, які необхідно відобразити в документі, вивчають законодавчі та нормативні акти, а також видані раніше накази з цього або аналогічних питань. Можна отримати необхідні відомості, використовуючи такі інформаційно-довідкові документи, як звіти, доповіді, акти, довідки, доповідні записки тощо.

Проекти наказів з основної діяльності, як правило, готують і подають структурні підрозділи за дорученням керівника або з власної ініціативи.

Текст наказу повинен мати заголовок. Його починають з прийменника «про» («щодо»): «Про підсумки...», «Про заходи...» або складають за допомогою віддієслівних іменників, наприклад: «Про введення...», «Про призначення...», «Про створення...», «Про затвердження...».

Сам текст наказу зазвичай складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої.

У констатуючій частині викладають причини, цілі та підстави видання наказу. Якщо наказ видається на виконання акта органу вищого рівня, у констатуючій частині дають його назву, автора, заголовок, дату і номер. Наприклад:

«У зв’язку з підвищенням з 01 грудня 2016 року мінімальної заробітної плати згідно із Законом України «Про Державний бюджет України на 2016 рік» від 25.12.2015 № 928-VIІІ...».

Крапку в кінці констатуючої частини не ставлять.

Констатуючу частину можна не наводити, якщо немає необхідності давати які-небудь пояснення

У розпорядчій частині наказу формулюють зміст дій, які мають бути виконані, зазначають виконавців і строки виконання. Текст розпорядчої частини повинен мати наказову форму викладення. Він починається зі слова НАКАЗУЮ, яке друкують без лапок великими літерами на окремому рядку без відступу від лівого берега документа і відділяють від констатуючої частини двома міжрядковими інтервалами. Після слова НАКАЗУЮ ставлять двокрапку.

Далі з нового рядка з абзацу, відступивши 2 міжрядкові інтервали, друкують текст розпорядчої частини. До формулювань цієї частини документа слід ставитися з великою відповідальністю, не допускаючи неточності та двозначності.

Якщо виконання наказу передбачає виконання різних за характером дій, то розпорядчу частину можна ділити на пункти, нумеруючи їх арабськими цифрами.

Якщо завдання або дія передбачає конкретного виконавця, відповідний пункт починають із зазначення посади та прізвища виконавця в давальному відмінку (ініціали в тексті ставлять після прізвища). Далі наводять конкретне доручення, виражене дієсловом у неозначеній формі («покласти», «забезпечити», «організувати», «підготувати», «розробити» тощо). Наприклад:

«Начальнику відділу збуту Петренку І. Я. підготувати перелік продукції, що підлягає реалізації на виставці-ярмарку».

Як виконавці можуть бути зазначені не тільки конкретні посадові особи, а й структурні підрозділи. Можна зазначати виконавців і узагальнено: «начальникам цехів», «керівникам відділів» тощо.

Строк виконання має бути реальним, відповідати обсягу намічених до виконання робіт і враховувати час доведення наказу до виконавців

Не рекомендується застосовувати неконкретні доручення, що містять слова: «прискорити», «поліпшити», «активізувати», «звернути увагу» тощо.

Також не варто включати пункт «Наказ довести до відома...». Структурні підрозділи та посадових осіб, до відома яких має бути доведено наказ, зазначають у списку розсилки. Такий список укладач готує разом із проектом наказу і передає до служби діловодства після підписання наказу.

В останньому пункті розпорядчої частини за необхідності зазначають осіб, на яких покладають контроль за виконанням наказу.

Наприклад:

«3. Контроль за виконанням наказу покласти на директора з економіки Гнатюка Б. А.»

або

«3. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою».

Накази можуть мати додатки (графіки, інструкції, положення, правила тощо), посилання на які слід давати у відповідних пунктах тексту.

Проект наказу до підписання підлягає узгодженню зі структурними підрозділами і посадовими особами, яких він стосується, із зацікавленими підприємствами (за необхідності). Так, проект наказу візують укладач проекту, посадові особи, які займаються цими питаннями, керівники структурних підрозділів, яких стосується наказ, посадова особа, відповідальна за виконання документа в цілому, юрисконсульт. Якщо виконання наказу вимагає фінансового забезпечення, то його необхідно погоджувати з головним бухгалтером або фінансовою службою.

Наприклад:

Особа, яка не згодна з проектом, пише особливу думку та мотивує її.

Візи проставляють на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша проекту документа. Якщо у процесі погодження до проекту наказу вносять істотні зміни, він підлягає повторному погодженню.

Зазначимо: керівник, який здійснює керівництво на принципах єдиноначальності, як правило, має достатньо повноважень для підписання наказу і без будь-яких погоджень. Тільки в окремих випадках чинним законодавством можуть бути передбачені винятки. Наприклад, інколи необхідно погоджувати наказ із первинною профспілковою організацією підприємства.

Проте на практиці для дотримання правової сторони накази зазвичай погоджують з юрисконсультом. Візи фахівців потрібні для дотримання технічних, економічних, фінансових та інших аспектів. Візи виконавців потрібні для уточнення можливості виконання наказу за строками та повноваженнями виконавців, а також для обліку пропозицій самих виконавців.

Підписує наказ керівник підприємства (або особа, яка виконує обов’язки керівника). Наказ за структурним підрозділом підписує його керівник, якщо це передбачено положенням про підрозділ.

Під час підписання проставляють дату документа. При цьому дозволяється оформляти дату як цифровим, так і словесно-цифровим способом.

Реєстраційним індексом наказу є його порядковий номер у межах року згідно з журналом реєстрації наказів з основної діяльності.

Друкують наказ на спеціальному бланку з назвою виду документа. Якщо на підприємстві такого бланка немає, наказ може бути надруковано на загальному бланку підприємства або на чистому аркуші формату А4.

Після підписання наказу зміни до нього вносять тільки шляхом видання нового наказу. При цьому такий «змінюючий» наказ повинен мати заголовок: «Про внесення змін до наказу від ... № ...». Розпорядчу частину цього наказу починають з такого пункту: «1. Внести зміни до наказу...».

Далі окремими пунктами формулюють самі зміни. Наприклад: «1) пункт 2 викласти в такій редакції...», «2) пункт 3 виключити», «3) абзац другий пункту 4 доповнити словами...».

Якщо наказом раніше виданий документ скасовується повністю, в розпорядчій частині зазначають пункт, що повинен починатися зі слів: «Визнати таким, що втратив чинність...».

Наведемо приклад складання наказу.

Витяг із наказу

У деяких випадках може знадобитися зробити витяг із наказу. Наприклад, його можуть видавати на запит працівника підприємства, контролюючих органів або сторонніх організацій.

Витяг — це засвідчена копія частини тексту службового документа. Тобто у витягу із наказу наводять частину інформації, що міститься в тексті чинного наказу.

Витяг оформляють на відповідному бланку або на чистому аркуші формату А4 або А5 (залежно від обсягу тексту).

У витягу мають бути наявними всі реквізити наказу до розпорядчої частини. Таким чином, у витяг без жодних змін, скорочень і доповнень переносять такі реквізити:

— назву організації (07);

— дату документа (11);

— реєстраційний індекс документа (12);

— місце складення або видання документа (14);

— заголовок до тексту документа (19).

Замість слова «НАКАЗ» пишуть «ВИТЯГ ІЗ НАКАЗУ».

Констатуючу частину тексту наказу переносять до витягу без змін. А ось із розпорядчої частини дослівно виписують тільки потрібний пункт або декілька пов’язаних між собою пунктів. Причому нумерацію цих пунктів залишають без змін.

Особливим чином оформляють реквізит «Підпис» (23). З оригіналу наказу переносять назву посади керівника, його ініціали та прізвище. Сам керівник особисто витяг із наказу не підписує.

Обов’язковим реквізитом є відмітка про засвідчення копії (27). Детально про її оформлення див. на с. 19.

У певних випадках, передбачених нормативними документами, витяг засвідчують печаткою (у разі її наявності).

Наведемо приклад складання витягу із наказу.

висновки

  • Основним документом, на підставі якого діє підприємство, є статут.
  • Якщо структура підприємства складається з різних підрозділів, для кожного з них розробляють Положення про структурний підрозділ.
  • Посадові (робочі) інструкції розробляють на підставі Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників.
  • Штатний розпис затверджують шляхом видання відповідного наказу (розпорядження) з основної діяльності. Допускається також затвердження штатного розпису безпосередньо грифом затвердження.
  • Текст наказу зазвичай складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої.
Ваша оцінка врахована! Оцініть статтю :
  • Добре
  • Нормально
  • Погано
Поділитися:
Коментарі до статті