9.1. Выгоды от внедрения электронного документооборота
Чтобы понять, что, собственно, внедрять, разберемся с терминами.
Согласно ст. 9 Закона № 851 электронный документооборот (оборот электронных документов) — это совокупность процессов создания, обработки, отправки, передачи, получения, хранения, использования и уничтожения электронных документов (далее — ЭД). Указанные процессы выполняются с применением проверки целостности и (при необходимости) с подтверждением факта получения таких документов.
В свою очередь,
СЭД представляет собой программный продукт для автоматизации всего жизненного цикла документа — от его создания или получения до исполнения, отправки в архив либо уничтожения
Бумажные документы физически перемещаются сотрудниками по определенным маршрутам: где-то визируются, затем подписываются, утверждаются и т. д. Теперь представьте, что бумага просто исчезает, а вместо бумажных документов формируются электронные. Но для того, чтобы вместо бумажных документов сотруднику не пришлось бегать по тому же маршруту с флешками, появляется необходимость в СЭД. По сути, СЭД — это программа, которая полностью заменит функции человека, связанные с перемещением ЭД по всему пути его следования.
Какие же выгоды ждать от внедрения СЭД?
Не ошибемся, если скажем, что главная цель внедрения СЭД заключается в оптимизации бизнес-процессов и систематизации движения документов. Безусловно, внедрение электронного документооборота на предприятии сопряжено с достаточно высокими первоначальными затратами и необходимостью скрупулезной работы по обучению пользователей и прививанию им навыков работы с СЭД. Однако выгоды от ее внедрения очевидны. Перечислим только те из них, которые «лежат на поверхности».
1. Оптимизация расходов. Прежде всего предприятия, внедряющие СЭД, нацелены на снижение операционных (да и вообще любых) расходов бизнеса. Введение электронного документооборота в компании приводит к сокращению затрат на бумагу и прочие расходные материалы (распечатка, копирование, пересылка), а также к снижению расходов на хранение и транспортировку документов.
Кроме того, существенно сокращаются затраты рабочего времени сотрудников. Так, благодаря прозрачному и быстрому документообороту сотрудники могут быть взаимозаменяемы и более эффективно использовать рабочее время.
2. Повышение эффективности управления предприятием. Очевидно, что с расширением компании растет потребность в координации и согласованности действий между структурами предприятия, а также с внешними контрагентами. СЭД имеет огромное значение для предприятий, которым необходимо быстро принимать решения на основании большого количества разнообразной информации. Ведь
функционирование СЭД приводит к ускорению информационных потоков и уменьшению числа ошибок при принятии управленческих решений
Также внедрение СЭД обеспечивает организацию единого корпоративного информационного пространства, в котором удаленные офисы, филиалы и представительства могут оперативно связываться как с центральным офисом, так и между собой, и степень их взаимодействия существенно повышается. Все это в целом ведет к повышению управляемости предприятием.
3. Повышение исполнительской дисциплины. В СЭД исполнитель является частью алгоритма, который выполняет определенную задачу. За каждым процессом закрепляется ответственный сотрудник. При этом у руководителя появляется возможность контролировать ход выполнения задач.
Кроме того, вся необходимая информация сохраняется в системе управления документами, а не в памяти сотрудников. Даже если они увольняются или переходят на работу в другие подразделения предприятия, сведения, связанные с обработкой и исполнением документов, сохраняются в СЭД предприятия и могут быть использованы другими сотрудниками, приходящими на их место.
Автоматизация процесса документооборота позволяет контролировать качество реализации задач, выявлять причины их невыполнения.
4. Обеспечение эффективной защиты информации. Все документы, созданные в электронном виде, хранятся в едином электронном архиве. Это делает поиск документа быстрым и легким, обеспечивает сохранность всех необходимых данных. Кроме того, предприятие самостоятельно определяет каждому пользователю СЭД критерии и полномочия доступа к информации в соответствии с его должностными обязанностями. Это, в свою очередь, позволяет сохранять конфиденциальность информации. Так, например, работа в СЭД с незарегистрированного рабочего места будет просто невозможна. Соответственно
соблюдается безопасность данных как с точки зрения сохранности и целостности корпоративной информации, так и с точки зрения несанкционированного доступа к ней
И это далеко не весь перечень выгод от внедрения СЭД на предприятии. СЭД нужны всем, кто хочет систематизировать информацию в своей компании, упорядочить, упростить, ускорить выполнение хозяйственных операций и повысить эффективность управления предприятием. То есть СЭД позволяет компании стать более эффективной. Причем не важно, это компания с сотнями сотрудников и огромной организационной структурой или организация с двумя сотрудниками, которая вмещается в одну небольшую комнату. Ведь СЭД обеспечивает максимальную независимость от человеческого фактора — все в единой базе, в единой системе, и что бы ни происходило, каждый документ на любой стадии выполнения может быть найден в нужный момент.
Как мы сказали ранее, функционирование электронного документооборота связано с созданием и обращением ЭД. Поэтому давайте сначала рассмотрим, что представляет собой электронный документ и какие требования к нему выдвигает действующее законодательство.
9.2. Электронный документ
Начнем с определения.
Электронным считается документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа ( ст. 5 Закона № 851). При этом под данными понимают информацию, представленную в форме, пригодной для ее обработки электронными средствами.
Одно из требований к ЭД — это возможность его создания, передачи, сохранения и преобразования электронными средствами в визуальную форму. В свою очередь, под визуальной формой представления ЭД следует понимать отражение содержащихся в нем данных электронными средствами или на бумаге в форме, пригодной для восприятия его содержания человеком.
ЭД с обязательными реквизитами, в том числе с электронной подписью автора или подписью, приравненной к собственноручной согласно Закону № 852, имеет статус оригинала. При этом под обязательными реквизитами понимают обязательные данные ЭД, без которых он не может быть основанием для учета и не будет иметь юридической силы ( ст. 1 Закона № 851). Состав и порядок размещения обязательных реквизитов ЭД определяются законодательством.
В частности, согласно п. 2 гл. 1 разд. ІІ Порядка № 1886/5 ЭД должен быть оформлен по общим правилам документирования и иметь реквизиты, установленные для аналогичного «бумажного» документа. Реквизиты организационно-распорядительных документов в электронной форме оформляют с учетом требований ДСТУ 4163. Однако будьте внимательны! Особенности создания отдельных «электронных» реквизитов установлены гл. 2 разд. ІІ Порядка № 1886/5.
Интересный момент. В случае отправки ЭД нескольким адресатам или его сохранения на нескольких электронных носителях информации
каждый из электронных экземпляров считается оригиналом ЭД
Оригинал ЭД должен предоставлять возможность доказать его целостность и подлинность в порядке, определенном законодательством. В установленных законодательством случаях он может быть предъявлен в визуальной форме отображения, в том числе в виде бумажной копии ( ст. 7 Закона № 851).
Как мы уже упомянули, одним из обязательных реквизитов ЭД является электронная подпись или подпись, приравненная к собственноручной согласно Закону № 852 ( ст. 7 Закона № 851).
Электронная подпись — это данные в электронной форме, которые прилагаются к другим электронным данным или логически с ними связаны и предназначены для идентификации подписанта этих данных.
Разновидностью электронной подписи является электронная цифровая подпись (далее — ЭЦП). Это вид электронной подписи, полученной в результате криптографического преобразования набора электронных данных, который прилагается к другим электронным данным или логически с ними объединяется и дает возможность подтвердить целостность ЭД и идентифицировать подписанта. ЭЦП налагают с помощью личного ключа и проверяют с помощью открытого ключа. Порядок ее применения прописан в Законе № 852.
Заметьте: Закон № 851 не содержит требования об обязательном использовании в ЭД именно ЭЦП. В то же время Порядок № 1886/5, регулирующий особенности электронного документооборота, упоминает исключительно об ЭЦП.
Важно! Если ЭД составлен с соблюдением установленных законодательством требований и содержит все обязательные реквизиты,
он имеет такую же юридическую силу, как и документ на бумажном носителе
Правовой статус ЭД определяет ст. 8 Закона № 851, где дословно сказано следующее: «юридическая сила электронного документа не может отрицаться исключительно из-за того, что он имеет электронную форму».
Тем не менее законом могут быть установлены случаи, когда ЭД не применяется как оригинал (например, если документ согласно законодательству может быть создан только в одном оригинальном экземпляре). На это указывает ст. 8 Закона № 851.
9.3. Электронная цифровая подпись
В предыдущем подразделе мы уже упоминали об ЭЦП. Сейчас поговорим о ней более подробно.
ЭЦП по правовому статусу приравнивается к собственноручной подписи (печати) в документе на бумажном носителе информации при соблюдении условий, прописанных в ст. 3 Закона № 852, а именно:
— ЭЦП подтверждена с использованием усиленного сертификата ключа с помощью надежных способов цифровой подписи;
— при проверке использовался усиленный сертификат ключа, действительный на момент наложения ЭЦП;
— личный ключ подписанта соответствует открытому ключу, указанному в сертификате.
Чтобы понять, в каком же случае ЭЦП выступает заменителем собственноручной подписи, нужно разобраться, что такое ключ ЭЦП и сертификат ключа.
Ключи ЭЦП
Наличие ЭЦП предполагает, что каждый пользователь сети имеет свой личный (закрытый, секретный) ключ, который используется для формирования подписи. Согласно ст. 1 Закона № 852 личный ключ — это параметр криптографического алгоритма формирования ЭЦП, доступный только подписанту.
Этому секретному ключу соответствует открытый ключ, который предназначен для проверки подписи. Он доступен субъектам отношений в сфере использования ЭЦП.
Действительность и принадлежность открытого ключа подписанту подтверждает специальный документ, выданный центром сертификации ключей, — сертификат открытого ключа. Сертификаты ключей могут распространяться в электронной форме или в форме документа на бумаге и используются для идентификации личности подписанта.
Сертификат открытого ключа может быть усиленным. Усиленный сертификат соответствует специальным требованиям Закона № 852 и выдается аккредитованным центром сертификации ключей, удостоверяющим центром или центральным удостоверяющим органом ( ст. 1 Закона № 852).
При этом ст. 8 Закона № 852 определено, что центром сертификации ключей может быть юридическое лицо независимо от формы собственности или физическое лицо — предприниматель, которое предоставляет услуги ЭЦП и удостоверило свой открытый ключ в центральном удостоверяющем органе или удостоверяющем центре с соблюдением требований ст. 6 упомянутого Закона. Если центр сертификации ключей прошел аккредитацию согласно Порядку № 903, он может выдавать усиленные сертификаты.
Государственные предприятия, учреждения и организации, нотариусы и государственные регистраторы для удостоверения действительности открытого ключа используют только усиленный сертификат ключа. Другие юридические и физические лица могут на договорных началах удостоверять действительность открытого ключа сертификатом, сформированным центром сертификации ключей, а также использовать ЭЦП без сертификата ключа. Это не приведет к недействительности подписи.
Так, в ст. 3 Закона № 852 указано, что электронная подпись не может быть признана недействительной только из-за того, что она имеет электронную форму или не базируется на усиленном сертификате ключа.
Механизм использования ЭЦП
Сущность механизма использования ЭЦП в общих чертах можно описать следующим образом. Подготовив ЭД, подписант с помощью своего личного ключа (парного открытому) подписывает его. При наложении ЭЦП используют специальное средство ЭЦП — программное устройство, предназначенное для генерации ключей, наложения и/или проверки ЭЦП. В подписанном таким образом документе уже невозможно незаметно внести какие-либо изменения.
В случаях, когда в соответствии с законодательством необходимо удостоверение подлинности подписи на документах и соответствия копий документов оригиналам печатью, на ЭД налагают еще одну ЭЦП юридического лица, специально предназначенную для этих целей ( ст. 5 Закона № 852).
Получив ЭД, адресат, используя открытый ключ отправителя, проверяет ЭЦП (также применяя специальное средство ЭЦП). При этом устанавливается, не нарушалась ли целостность документа после его подписания и действительно ли эта ЭЦП принадлежит автору документа. Таким образом, проверить подпись может только тот пользователь, который имеет открытый (парный личному) ключ.
Естественно, указанные процедуры выполняются не вручную, а автоматически с помощью специальных криптографических программ.
Описанный механизм позволяет идентифицировать подписанта, а также подтвердить подлинность ЭЦП и целостность данных ЭД
Порядок предоставления работникам права применения ЭЦП, учета, хранения и уничтожения их личных ключей необходимо регламентировать приказом руководителя предприятия.
Мы уже отмечали, что негосударственные юридические лица и предприниматели могут на договорной основе удостоверять действительность открытого ключа сертификатом ключа, сформированным центром сертификации ключей, а также использовать ЭЦП без сертификата ключа. Более того, законом регулируются лишь отношения, связанные с использованием ЭЦП. А вот применение других видов электронных подписей осуществляется субъектами электронного документооборота (автором, подписантом, адресатом, посредником) на договорной основе ( ст. 6 Закона № 851). Поэтому можем сделать вывод, что для внутреннего документооборота предприятиям (кроме предприятий государственной формы собственности) получать усиленный сертификат открытого ключа ЭЦП необязательно.
Заметьте: использование ЭЦП не изменяет порядок подписания договоров и других документов, установленный законом для совершения сделок в письменной форме ( ст. 4 Закона № 852). Соответственно стороны при подписании договора могут воспользоваться ЭЦП, если они оговорили это при заключении договора. Такое право за ними закреплено нормами ГКУ ( ч. 3 ст. 207). Кроме того, этот Кодекс прямо предусматривает электронную форму сделки ( ч. 1 ст. 205 ГКУ).
9.4. Внедряем электронный документооборот
В соответствии с нормами Закона № 851 Минюст утвердил Порядок № 1886/5. В нем прописаны общие требования по внедрению электронного документооборота, организации работы с ЭД в делопроизводстве и обеспечению их передачи на архивное хранение.
Эти правила применяют предприятия, учреждения и организации независимо от формы собственности.
Приняв Порядок № 1886/5 за основу, следует разработать собственные инструкции по электронному делопроизводству. Кроме того, предприятия могут разрабатывать и утверждать отдельные регламенты работы с ЭД с учетом указанного Порядка, специфики организации своей деятельности и характеристик используемых технических и программных средств ( п. 5 разд. I Порядка № 1886/5).
Организацию работы с ЭД в делопроизводстве возлагают на соответствующее структурное подразделение (департамент, управление, отдел, сектор делопроизводства (документального обеспечения), общий отдел, канцелярию и др.) или секретаря. Безусловно, такому отделу (или секретарю) не обойтись без технического сопровождения. Его осуществляют IT-специалисты.
Необходимо, чтобы используемое программное обеспечение позволяло создавать документы в электронной и бумажной формах, обрабатывать и использовать их. То есть следует обеспечить организацию всех этапов документооборота, а также оперативное хранение ЭД.
Учтите: для упрощения обмена ЭД между различными предприятиями Порядком № 1886/5 установлены унифицированные требования в отношении формата и наименования файлов ЭД.
Номенклатурой дел предприятия должен быть предусмотрен конкретный перечень документов, которые могут создаваться как оригиналы в электронной форме ( п. 1 гл. 1 разд. ІІ Порядка № 1886/5).
Создание на предприятии ЭД осуществляется в несколько этапов:
1. Ответственное лицо создает проект ЭД. Документ должен содержать все обязательные реквизиты (кроме ЭЦП), в том числе дату и регистрационный индекс.
При регистрации ЭД используют регистрационно-контрольную карточку (далее — РКК). Она содержит всю информацию о создании (получении), прохождении и хранении ЭД на предприятии. О том, какие реквизиты должны быть приведены в РКК и как их заполнять, вы можете узнать из приложения 1 к Порядку № 1886/5 (ср. ). Одному ЭД соответствует одна РКК.
2. Перед подписанием или утверждением ЭД конвертируют (если это необходимо) в соответствующий формат согласно Перечню форматов. Требования к этому процессу установлены гл. 5 разд. ІІ Порядка № 1886/5.
3. Создание ЭД завершается наложением на него ЭЦП.
Безусловно, к перечисленным этапам могут добавляться согласование, визирование, утверждение документа. А значит, как и «бумажные» документы, ЭД могут «перемещаться» по предприятию.
Важно:
для налаженного электронного документооборота следует разработать и утвердить схемы прохождения всех видов ЭД между подразделениями
Согласно этим схемам работникам предоставляют доступ к ЭД. Также должен быть определен и утвержден список должностных лиц, которые получают средства ЭЦП для подписания ЭД и проставления электронной печати ( п. 2 гл. 10 разд. ІІІ Порядка № 1886/5).
Проиллюстрируем на примере, как организовать движение ЭД на предприятии.
Как правило, после предварительного рассмотрения и регистрации ЭД направляется руководителю предприятия или другому уполномоченному лицу. При этом следует организовать систему уведомления о поступлении документа. Это задача для IT-специалистов.
Далее руководитель (или другое уполномоченное лицо) создает электронную резолюцию, которая должна автоматически добавляться в РКК документа. При этом необходимо, чтобы программное обеспечение позволяло вводить текст резолюции, выбирать исполнителей и налагать на резолюцию ЭЦП.
Кроме того, должны обеспечиваться автоматическое формирование и отправка уведомлений исполнителям, указанным в резолюции, а также службе делопроизводства. Такое уведомление должно включать содержание резолюции, имя файла ЭД, к которому была создана резолюция, и ссылку на этот файл. Удобно, если направление уведомления исполнителю будет одновременно основанием для автоматического предоставления ему доступа к ЭД.
Непосредственный контроль за электронным документооборотом возлагается на службу контроля, которая создается в соответствии с инструкцией по делопроизводству предприятия. В структурных подразделениях контроль осуществляет лицо, ответственное за делопроизводство.
Чтобы контроль был эффективным, исполнитель уведомляет службу контроля обо всех этапах исполнения документов
При этом должна внедряться система соответствующих уведомлений. В свою очередь, служба контроля на основании таких уведомлений вносит необходимые отметки в РКК ЭД.
За организацию поиска информации о текущем состоянии ЭД и воспроизведение отчетов об этом на экране компьютера для службы контроля и руководства предприятия отвечает IT-отдел. Причем для анализа результатов исполнения ЭД программное обеспечение должно позволять группировать ЭД по срокам их выполнения, исполнителям, корреспондентам или группам документов (распорядительные документы и поручения руководства предприятия, решения коллегиального органа, запросы на получение информации и т. п.).
Данные об исполнении ЭД и снятии его с контроля фиксируют в РКК.
Программное обеспечение должно позволять формировать перечни выполненных и невыполненных ЭД в автоматизированном режиме и создавать экранные формы отчетов об этом. Доступ к такой информации предоставляют руководителю предприятия, службе делопроизводства и службе контроля.
Обратите внимание: в разд. ІІІ Порядка № 1886/5 подробно прописан механизм организации приема входящих и отправки исходящих ЭД.
Так, работник централизованной службы делопроизводства (допустим, секретарь), ответственный за прием/отправку ЭД, проводит техническую проверку входящих ЭД (на целостность, безопасность и пр.). По результатам такой проверки составляют отчет. При этом техническое обеспечение проверки ЭД возлагается на IT-отдел.
На основании отчета о технической проверке ЭД формируется электронное уведомление о приеме или отклонении ЭД (если документ не прошел проверку), которое высылают отправителю ЭД. Если все в порядке, ЭД предварительно рассматривают, регистрируют и направляют непосредственно адресату.
Сведения об отклоненных входящих ЭД регистрируют в электронном журнале по форме согласно приложению 8 к Порядку № 1886/5.
Что касается исходящих документов, то они считаются отправленными, если от адресата получено электронное уведомление с подтверждением получения ЭД ( п. 4 гл. 12 разд. ІІІ Порядка № 1886/5). Такое уведомление регистрируют на предприятии согласно требованиям к регистрации входящих ЭД.
Важным вопросом является хранение ЭД. Ему посвящен разд. IV Порядка № 1886/5. Так, согласно п. 1 гл. 1 этого раздела на предприятиях обеспечивают централизованное хранение файлов ЭД. Должны быть четко определены права доступа работников к ЭД и права на создание реквизитов ЭД, возникающих при прохождении и хранении таких документов.
Для обеспечения неизменности входящих ЭД специалисты IT-отдела организуют их хранение в режиме доступа «только для чтения»
Как мы убедились, переход к электронному документообороту существенно оптимизирует операционные процессы на предприятии. Однако есть одно «но»: чтобы участники процесса могли выполнить реальные действия на основании полученной информации, например, провести платеж или отгрузить товар, электронный документ должен быть юридически значимым.
выводы
- Электронным считается документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа.
- Юридическая сила электронного документа не может отрицаться исключительно из-за того, что он имеет электронную форму.
- СЭД призваны создавать единое информационное пространство предприятия и обеспечивать централизованный доступ к корпоративной информации.
- Электронная подпись не может быть признана недействительной только из-за того, что она имеет электронную форму или не базируется на усиленном сертификате ключа.
- Общие требования к внедрению электронного документооборота изложены в Порядке № 1886/5.
