9.1. Вигоди від впровадження електронного документообігу
Аби зрозуміти, що власне впроваджувати, розберемося з термінами.
Згідно зі ст. 9 Закону № 851 електронний документообіг (обіг електронних документів) — це сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів (далі — ЕД). Зазначені процеси виконуються із застосуванням перевірки цілісності та (у разі необхідності) з підтвердженням факту одержання таких документів.
У свою чергу,
СЕД є програмним продуктом для автоматизації всього життєвого циклу документа — від його створення або одержання до виконання, відправлення до архіву чи знищення
Паперові документи фізично переміщаються співробітниками за визначеними маршрутами: десь візуються, потім підписуються, затверджуються тощо. Тепер уявіть, що папір просто зникає, а замість паперових документів формуються електронні. Але для того, щоб замість паперових документів співробітнику не довелося бігати тим самим маршрутом з флешками, з’являється необхідність у СЕД. По суті, СЕД — це програма, що повністю замінить функції людини, пов’язані з переміщенням ЕД на всьому шляху її прямування.
Які ж вигоди чекати від впровадження СЕД?
Не помилимося, якщо скажемо, що головна мета впровадження СЕД полягає в оптимізації бізнес-процесів і систематизації руху документів. Безумовно, впровадження електронного документообігу на підприємстві пов’язане з досить високими первинними витратами і необхідністю скрупульозної роботи з навчання користувачів і прищеплювання їм навиків роботи з СЕД. Проте вигоди від її впровадження очевидні. Перелічимо тільки ті з них, що «лежать на поверхні».
1. Оптимізація витрат. Перш за все підприємства, які впроваджують СЕД, націлені на зниження операційних (та й узагалі будь-яких) витрат бізнесу. Введення електронного документообігу в компанії призводить до скорочення витрат на папір та інші витратні матеріали (роздрукування, копіювання, пересилка), а також до зниження витрат на зберігання та транспортування документів.
Крім того, значно скорочуються витрати робочого часу співробітників. Так, завдяки прозорому та швидкому документообігу співробітники можуть бути взаємозамінні та ефективніше використовувати робочий час.
2. Підвищення ефективності управління підприємством. Очевидно, що з розширенням компанії зростає потреба в координації та узгодженості дій між структурами підприємства, а також із зовнішніми контрагентами. СЕД має величезне значення для підприємств, яким необхідно швидко приймати рішення на підставі великої кількості різноманітної інформації. Адже
функціонування СЕД призводить до прискорення інформаційних потоків і зменшення числа помилок при прийнятті управлінських рішень
Також впровадження СЕД забезпечує організацію єдиного корпоративного інформаційного простору, в якому віддалені офіси, філії та представництва можуть оперативно зв’язуватися як з центральним офісом, так і між собою, і міра їх взаємодії істотно підвищується. Усе це в цілому веде до підвищення керованості підприємством.
3. Підвищення дисципліни виконавців. У СЕД виконавець є частиною алгоритму, який виконує певне завдання. За кожним процесом закріплюється відповідальний співробітник. При цьому в керівника з’являється можливість контролювати хід виконання завдань.
Крім того, вся необхідна інформація зберігається в системі управління документами, а не в пам’яті співробітників. Навіть якщо вони звільняються або переходять на роботу до інших підрозділів підприємства, відомості, пов’язані з обробкою та виконанням документів, зберігаються в СЕД підприємства і можуть бути використані іншими співробітниками, які приходять на їх місце.
Автоматизація процесу документообігу дозволяє контролювати якість реалізації завдань, виявляти причини їх невиконання.
4. Забезпечення ефективного захисту інформації. Усі документи, створені в електронному вигляді, зберігаються в єдиному електронному архіві. Це робить пошук документа швидким і легким, забезпечує збереження всіх необхідних даних. Крім того, підприємство самостійно визначає кожному користувачу СЕД критерії та повноваження доступу до інформації відповідно до його посадових обов’язків. Це, у свою чергу, дозволяє зберігати конфіденційність інформації. Так, наприклад, робота в СЕД з незареєстрованого робочого місця буде просто неможлива. Відповідно
дотримується безпека даних як з точки зору збереження та цілісності корпоративної інформації, так і з точки зору несанкціонованого доступу до неї
І це далеко не весь перелік вигод від впровадження СЕД на підприємстві. СЕД потрібні всім, хто хоче систематизувати інформацію у своїй компанії, упорядкувати, спростити, прискорити виконання господарських операцій та підвищити ефективність управління підприємством. Тобто СЕД дозволяє компанії стати ефективнішою. Причому не важливо, це компанія з сотнями співробітників і величезною організаційною структурою чи організація з двома співробітниками, що вміщається в одну невелику кімнату. Адже СЕД забезпечує максимальну незалежність від людського фактора — усе в єдиній базі, в єдиній системі, і що б не відбувалося, кожен документ на будь-якій стадії виконання може бути знайдений у потрібний момент.
Як ми сказали раніше, функціонування електронного документообігу пов’язане зі створенням і обігом ЕД. Тому давайте спочатку розглянемо, що таке електронний документ і які вимоги до нього висуває чинне законодавство.
9.2. Електронний документ
Почнемо з визначення.
Електронним вважається документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа (ст. 5 Закону № 851). При цьому під даними розуміють інформацію, представлену у формі, придатній для її оброблення електронними засобами.
Одна з вимог до ЕД — це можливість його створення, передачі, збереження і перетворення електронними засобами у візуальну форму. У свою чергу, під візуальною формою подання ЕД слід розуміти відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для сприйняття його змісту людиною.
ЕД з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного згідно із Законом № 852, має статус оригіналу. При цьому під обов’язковими реквізитами розуміють обов’язкові дані ЕД, без яких він не може бути підставою для обліку і не матиме юридичної сили (ст. 1 Закону № 851). Склад та порядок розміщення обов’язкових реквізитів ЕД визначаються законодавством.
Зокрема, згідно з п. 2 гл. 1 розд. ІІ Порядку № 1886/5 ЕД має бути оформлений за загальними правилами документування і мати реквізити, встановлені для аналогічного «паперового» документа. Реквізити організаційно-розпорядчих документів в електронній формі оформляють з урахуванням вимог ДСТУ 4163. Проте будьте уважні! Особливості створення окремих «електронних» реквізитів установлено гл. 2 розд. ІІ Порядку № 1886/5.
Цікавий момент. У разі відправлення ЕД декільком адресатам або його збереження на декількох електронних носіях інформації
кожен з електронних екземплярів вважається оригіналом ЕД
Оригінал ЕД повинен надавати можливість довести його цілісність і справжність у порядку, визначеному законодавством. У встановлених законодавством випадках він може бути пред’явлений у візуальній формі відображення, у тому числі у паперовій копії (ст. 7 Закону № 851).
Як ми вже зазначили, одним з обов’язкових реквізитів ЕД є електронний підпис або підпис, прирівняний до власноручного згідно із Законом № 852 (ст. 7 Закону № 851).
Електронний підпис — це дані в електронній формі, що додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов’язані та призначені для ідентифікації підпиcувача цих даних.
Різновидом електронного підпису є електронний цифровий підпис (далі — ЕЦП). Це вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, що додається до інших електронних даних або логічно з ними поєднується і дає можливість підтвердити цілісність ЕД та ідентифікувати підписувача. ЕЦП накладають за допомогою особистого ключа і перевіряють за допомогою відкритого ключа. Порядок його застосування прописано в Законі № 852.
Зауважте: Закон № 851 не містить вимоги про обов’язкове використання в ЕД саме ЕЦП. Водночас Порядок № 1886/5, що регулює особливості електронного документообігу, згадує виключно про ЕЦП.
Важливо! Якщо ЕД складено з дотриманням установлених законодавством вимог і містить усі обов’язкові реквізити,
він має таку саму юридичну силу, як і документ на паперовому носієві
Правовий статус ЕД визначає ст. 8 Закону № 851, де дослівно зазначено таке: «юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму».
Проте законом можуть бути встановлені випадки, коли ЕД не застосовується як оригінал (наприклад, якщо документ згідно із законодавством може бути створений тільки в одному оригінальному примірнику). На це вказує ст. 8 Закону № 851.
9.3. Електронний цифровий підпис
У попередньому підрозділі ми вже згадували про ЕЦП. Зараз поговоримо про нього детальніше.
ЕЦП за правовим статусом прирівнюється до власноручного підпису (печатки) у документі на паперовому носієві інформації при дотриманні умов, прописаних у ст. 3 Закону № 852, а саме:
— ЕЦП підтверджено з використанням посиленого сертифіката ключа за допомогою надійних способів цифрового підпису;
— під час перевірки використовувався посилений сертифікат ключа, чинний на момент накладення ЕЦП;
— особистий ключ підписувача відповідає відкритому ключу, зазначеному в сертифікаті.
Щоб зрозуміти, в якому ж випадку ЕЦП виступає замінником власноручного підпису, потрібно розібратися, що таке ключ ЕЦП і сертифікат ключа.
Ключі ЕЦП
Наявність ЕЦП передбачає, що кожен користувач мережі має свій особистий (закритий, секретний) ключ, який використовується для формування підпису. Згідно зі ст. 1 Закону № 852 особистий ключ — це параметр криптографічного алгоритму формування ЕЦП, доступний тільки підписувачу.
Цьому секретному ключу відповідає відкритий ключ, призначений для перевірки підпису. Він доступний суб’єктам відносин у сфері використання ЕЦП.
Чинність і належність відкритого ключа підписувачу підтверджує спеціальний документ, виданий центром сертифікації ключів, — сертифікат відкритого ключа. Сертифікати ключів можуть розповсюджуватися в електронній формі або у формі документа на папері та використовуються для ідентифікації особи підписувача.
Сертифікат відкритого ключа може бути посиленим. Посилений сертифікат відповідає спеціальним вимогам Закону № 852 і видається акредитованим центром сертифікації ключів, засвідчувальним центром або центральним засвідчувальним органом (ст. 1 Закону № 852).
При цьому ст. 8 Закону № 852 визначено, що центром сертифікації ключів може бути юридична особа незалежно від форми власності або фізична особа — підприємець, яка надає послуги ЕЦП і засвідчила свій відкритий ключ у центральному засвідчувальному органі або засвідчувальному центрі з дотриманням вимог ст. 6 зазначеного Закону. Якщо центр сертифікації ключів пройшов акредитацію згідно з Порядком № 903, він може видавати посилені сертифікати.
Державні підприємства, установи та організації, нотаріуси та державні реєстратори для засвідчення чинності відкритого ключа використовують тільки посилений сертифікат ключа. Інші юридичні та фізичні особи можуть на договірних засадах засвідчувати чинність відкритого ключа сертифікатом, сформованим центром сертифікації ключів, а також використовувати ЕЦП без сертифіката ключа. Це не призведе до недійсності підпису.
Так, у ст. 3 Закону № 852 зазначено, що електронний підпис не може бути визнаний недійсним тільки через те, що він має електронну форму або не ґрунтується на посиленому сертифікаті ключа.
Механізм використання ЕЦП
Суть механізму використання ЕЦП у загальних рисах можна описати таким чином. Підготувавши ЕД, підписувач за допомогою свого особистого ключа (парного відкритому) підписує його. При накладенні ЕЦП використовують спеціальний засіб ЕЦП — програмний пристрій, призначений для генерації ключів, накладення та/або перевірки ЕЦП. У підписаному таким чином документі вже неможливо непомітно внести жодних змін.
Якщо відповідно до законодавства необхідне засвідчення дійсності підпису на документах і відповідності копій документів оригіналам печаткою, на ЕД накладають ще один ЕЦП юридичної особи, спеціально призначений для цих цілей (ст. 5 Закону № 852).
Отримавши ЕД, адресат, використовуючи відкритий ключ відправника, перевіряє ЕЦП (також застосовуючи спеціальний засіб ЕЦП). При цьому встановлюється, чи не порушувалася цілісність документа після його підписання і чи дійсно цей ЕЦП належить автору документа. Таким чином, перевірити підпис може тільки той користувач, який має відкритий (парний особистому) ключ.
Звичайно, зазначені процедури виконуються не вручну, а автоматично за допомогою спеціальних криптографічних програм.
Описаний механізм дозволяє ідентифікувати підписувача, а також підтвердити чинність ЕЦП і цілісність даних ЕД
Порядок надання працівникам права застосування ЕЦП, обліку, зберігання та знищення їх особистих ключів необхідно регламентувати наказом керівника підприємства.
Ми вже зазначали, що недержавні юридичні особи та підприємці можуть на договірній основі засвідчувати чинність відкритого ключа сертифікатом ключа, сформованим центром сертифікації ключів, а також використовувати ЕЦП без сертифіката ключа. Більше того, законом регулюються тільки відносини, пов’язані з використанням ЕЦП. А ось застосування інших видів електронних підписів здійснюється суб’єктами електронного документообігу (автором, підписувачем, адресатом, посередником) на договірній основі (ст. 6 Закону № 851). Тому можемо зробити висновок, що для внутрішнього документообігу підприємствам (крім підприємств державної форми власності) отримувати посилений сертифікат відкритого ключа ЕЦП необов’язково.
Зауважте: використання ЕЦП не змінює порядок підписання договорів та інших документів, установлений законом для здійснення операцій у письмовій формі (ст. 4 Закону № 852). Відповідно сторони при підписанні договору можуть скористатися ЕЦП, якщо вони застерегли це при укладенні договору. Таке право за ними закріплено нормами ЦКУ ( ч. 3 ст. 207). Крім того, цей Кодекс прямо передбачає електронну форму правочину ( ч. 1 ст. 205 ЦКУ).
9.4. Впроваджуємо електронний документообіг
Відповідно до норм Закону № 851 Мін’юстом затверджено Порядок № 1886/5. У ньому прописано загальні вимоги щодо впровадження електронного документообігу, організації роботи з ЕД у діловодстві та забезпечення їх передачі на архівне зберігання. Ці правила застосовують підприємства, установи та організації незалежно від форми власності.
Узявши Порядок № 1886/5 за основу, слід розробити власні інструкції з електронного діловодства. Крім того, підприємства можуть розробляти та затверджувати окремі регламенти роботи ЕД з урахуванням зазначеного Порядку, специфіки організації своєї діяльності та характеристик технічних і програмних засобів, що використовуються в установі (п. 5 розд. I Порядку № 1886/5).
Організацію роботи з ЕД у діловодстві покладають на відповідний структурний підрозділ (департамент, управління, відділ, сектор діловодства (документального забезпечення), загальний відділ, канцелярію тощо) або секретаря. Безумовно, такому відділу (або секретарю) не обійтися без технічного супроводу. Його здійснюють IT-спеціалісти.
Необхідно, щоб програмне забезпечення, яке застосовується, дозволяло створювати документи в електронній і паперовій формах, обробляти та використовувати їх. Тобто слід забезпечити організацію всіх етапів документообігу, а також оперативне зберігання ЕД.
Майте на увазі: для спрощення обміну ЕД між різними підприємствами Порядком № 1886/5 установлено уніфіковані вимоги щодо формату та найменування файлів ЕД.
Номенклатурою справ підприємства має бути передбачено конкретний перелік документів, які можуть створюватися як оригінали в електронній формі (п. 1 гл. 1 розд. ІІ Порядку № 1886/5).
Створення на підприємстві ЕД здійснюється в декілька етапів:
1. Відповідальна особа створює проект ЕД. Документ повинен містити всі обов’язкові реквізити (крім ЕЦП), у тому числі дату та реєстраційний індекс.
При реєстрації ЕД використовують реєстраційно-контрольну картку (далі — РКК). Вона містить всю інформацію про створення (отримання), проходження та зберігання ЕД на підприємстві. Про те, які реквізити мають бути наведені в РКК та як їх заповнювати, ви можете дізнатися з додатка 1 до Порядку № 1886/5 (ср. ). Одному ЕД відповідає одна РКК.
2. Перед підписанням або затвердженням ЕД конвертують (якщо це необхідно) у відповідний формат згідно з Переліком форматів. Вимоги до цього процесу встановлено гл. 5 розд. ІІ Порядку № 1886/5.
3. Створення ЕД завершується накладенням на нього ЕЦП.
Безумовно, до перелічених етапів можуть додаватися погодження, візування, затвердження документа. А отже, як і «паперові» документи, ЕД можуть «переміщатися» по підприємству.
Важливо:
для налагодженого електронного документообігу слід розробити та затвердити схеми проходження всіх видів ЕД між підрозділами
Згідно з цими схемами працівникам надають доступ до ЕД. Також має бути визначено та затверджено список посадових осіб, які отримують засоби ЕЦП для підписання ЕД і проставлення електронної печатки (п. 2 гл. 10 розд. ІІІ Порядку № 1886/5).
Проілюструємо на прикладі, як організувати рух ЕД на підприємстві.
Як правило, після попереднього розгляду та реєстрації ЕД надсилається керівнику підприємства або іншій уповноваженій особі. При цьому слід організувати систему повідомлення про надходження документа. Це завдання для IT-спеціалістів.
Далі керівник (або інша уповноважена особа) створює електронну резолюцію, що повинна автоматично додаватися до РКК документа. При цьому необхідно, щоб програмне забезпечення дозволяло вводити текст резолюції, обирати виконавців і накладати на резолюцію ЕЦП.
Крім того, повинні забезпечуватися автоматичне формування та відправлення повідомлень виконавцям, зазначеним у резолюції, а також службі діловодства. Таке повідомлення має включати зміст резолюції, ім’я файла ЕД, до якого було створено резолюцію, і посилання на цей файл. Зручно, якщо надсилання повідомлення виконавцю буде одночасно підставою для автоматичного надання йому доступу до ЕД.
Безпосередній контроль за електронним документообігом покладається на службу контролю, що створюється відповідно до інструкції з діловодства підприємства. У структурних підрозділах контроль здійснює особа, відповідальна за діловодство.
Щоб контроль був ефективним, виконавець повідомляє службу контролю про всі етапи виконання документів
При цьому повинна впроваджуватися система відповідних повідомлень. У свою чергу, служба контролю на підставі таких повідомлень уносить необхідні відмітки до РКК ЕД.
За організацію пошуку інформації про поточний стан ЕД і відтворення звітів про це на екрані комп’ютера для служби контролю та керівництва підприємства відповідає IT-відділ. Причому для аналізу результатів виконання ЕД програмне забезпечення повинне дозволяти групувати ЕД за строками їх виконання, виконавцями, кореспондентами або групами документів (розпорядчі документи і доручення керівництва підприємства, рішення колегіального органу, запити на отримання інформації тощо).
Дані про виконання ЕД і зняття його з контролю фіксують у РКК.
Програмне забезпечення повинне дозволяти формувати переліки виконаних і невиконаних ЕД в автоматизованому режимі та створювати екранні форми звітів про це. Доступ до такої інформації надають керівнику підприємства, службі діловодства та службі контролю.
Зверніть увагу: у розд. ІІІ Порядку № 1886/5 детально прописано механізм організації приймання вхідних і відправлення вихідних ЕД.
Так, працівник централізованої служби діловодства (припустимо, секретар), відповідальний за прийняття/відправлення ЕД, проводить технічну перевірку вхідних ЕД (на цілісність, безпечність тощо). За результатами такої перевірки складають звіт. При цьому технічне забезпечення перевірки ЕД покладається на IT-відділ.
На підставі звіту про технічну перевірку ЕД формується електронне повідомлення про прийняття або відхилення ЕД (якщо документ не пройшов перевірку), яке надсилають відправнику ЕД. Якщо все гаразд, ЕД попередньо розглядають, реєструють та надсилають безпосередньо адресату.
Відомості про відхилені вхідні ЕД реєструють в електронному журналі за формою згідно з додатком 8 до Порядку № 1886/5.
Що стосується вихідних документів, то вони вважаються відправленими, якщо від адресата отримано електронне повідомлення з підтвердженням одержання ЕД (п. 4 гл. 12 розд. ІІІ Порядку № 1886/5). Таке повідомлення реєструють на підприємстві згідно з вимогами до реєстрації вхідних ЕД.
Важливим питанням є зберігання ЕД. Йому присвячено розд. IV Порядку № 1886/5. Так, згідно з п. 1 гл. 1 цього розділу на підприємствах забезпечують централізоване зберігання файлів ЕД. Мають бути чітко визначені права доступу працівників до ЕД і права на створення реквізитів ЕД, що виникають при проходженні та зберіганні таких документів.
Для забезпечення незмінності вхідних ЕД фахівці IT-відділу організовують їх зберігання в режимі доступу «тільки для читання»
Як ми переконалися, перехід до електронного документообігу істотно оптимізує операційні процеси на підприємстві. Проте є одне «але»: щоб учасники процесу могли виконати реальні дії на підставі отриманої інформації, наприклад, провести платіж або відвантажити товар, електронний документ має бути юридично значимим.
висновки
- Електронним вважається документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, уключаючи обов’язкові реквізити документа.
- Юридична сила електронного документа не може заперечуватися виключно через те, що він має електронну форму.
- СЕД покликані створювати єдиний інформаційний простір підприємства і забезпечувати централізований доступ до корпоративної інформації.
- Електронний підпис не може бути визнано недійсним тільки через те, що він має електронну форму або не базується на посиленому сертифікаті ключа.
- Загальні вимоги до впровадження електронного документообігу викладено в Порядку № 1886/5.
