Электронный ж/д билет — ко всему гож!

Работник, вернувшись из командировки, составил авансовый отчет, к которому, помимо прочих оправдательных документов, приложил распечатку железнодорожного электронного билета (ЭБ) на обычном листе бумаги. Без привычного «строгого» бланка, без каких-либо штампов и печатей, без чека РРО...

Знакомая ситуация, не правда ли? Многих бухгалтеров тут же начинают терзать смутные сомнения: ☺ можно ли возместить такому работнику расходы на проезд? Срабатывает устоявшийся стереотип: «командировочный» п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ требует наличия как самого ЭБ, так и посадочного талона, а также документа об уплате, причем по всем видам транспорта. В противном случае понесенные работником расходы становятся его налогооблагаемым доходом (в случае их компенсации предприятием).

К счастью, в описанной ситуации ваши опасения беспочвенны. Окончательно и бесповоротно развеять их сможет, надеемся, комментируемое письмо.

Важно! В письме идет речь только о железнодорожном ЭБ, в связи с чем сказанное в нем нельзя механически распространять на остальные транспортные ЭБ (авиа-, авто-, речной, морской и т. д.). О них вскоре пойдет отдельный разговор — ждите тематический номер, посвященный так называемым заменителям налоговой накладной (НН).

Но железнодорожный ЭБ — особый! Почему так?

Дело в том, что обычная распечатка электронного ж/д билета сама по себе уже является расчетным документом (фискальным чеком), а также договором на перевозку пассажира и/или багажа (см. п. 5.6 Порядка № 331/137*). Правда, сказано об этом в нормативном документе, не имеющем прямого отношения к «командировочной» сфере. Но если к нему проложить соответствующий мостик от п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ — все становится на свои места.

* Порядок оформления расчетных и отчетных документов при осуществлении продажи проездных и перевозочных документов на железнодорожном транспорте, утвержденный приказом Мининфраструктуры и Миндоходов от 30.05.2013 г. № 331/137.

Налоговики таким мостиком вполне разумно считают профильную Инструкцию № 59**. И не надо бояться, что она обязательна лишь для бюджетников — вы вправе использовать ее как вспомогательный (справочный) документ.

** Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59.

Так вот, в п. 12 разд. II этой Инструкции прямо сказано: при использовании ЭБ на поезд основанием для возмещения расходов на его приобретение является распечатанный на бумажном носителе:

— посадочный документ — в случае перевозки пассажиров (это и есть та распечатка, которую приложил ваш работник к авансовому отчету, — и не надо больше никакого посадочного талона, о котором упоминает п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ!);

— перевозочный документ — для багажа;

— документ на услуги — в случае отдельного заказа услуги (по пользованию комплектом постельных вещей, резервированию мест и т. п.);

— документ на возврат — в случае возврата ЭБ на поезд.

Более того, при использовании ж/д ЭБ отдельный документ об уплате, о котором идет речь в п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ, тоже не нужен! Объяснение мы привели выше — распечатанный на бумаге ЭБ на поезд уже является расчетным документом.

И наконец, если подтверждена «хозяйственность» расходов на проезд по железной дороге вашего командированного работника, то ЭБ дает вам полное право на налоговый кредит по НДС! Ведь он — транспортный билет (см. выше), а значит, полноправный заменитель НН (см. п.п. «а» п. 201.11 НКУ). Кстати, с этим соглашаются и налоговики (БЗ 101.14).

Вот такой он молодец — железнодорожный ЭБ! Так что смело возмещайте по нему командировочные расходы и отражайте НК.