Какие документы указывать в Реестре
Согласно п. 201.111 НКУ налогоплательщики с 01.01.2015 г. должны вести Реестр документов, указанных в пп. «а» — «в» п. 201.11 НКУ. Заметим, что это те документы, по которым плательщик вправе отразить НК без НН, зарегистрированных в ЕРНН. Перечислим их:
«а» — транспортные билеты, гостиничные счета или счета, выставляемые налогоплательщику за услуги связи, другие услуги, стоимость которых определяется по показателям приборов учета, содержащие общую сумму платежа, сумму НДС и налоговый номер продавца, кроме тех, форма которых установлена международными стандартами;
«б» — кассовые чеки, содержащие сумму полученных товаров/услуг, общую сумму начисленного НДС (с определением фискального номера и налогового номера поставщика). При условии, что сумма полученных товаров/услуг за день не превышает 200 грн. (без НДС);
«в» — бухгалтерские справки, составленные в соответствии с п. 36 подразд. 2 разд. XX НКУ (восстановление права на НК по НН, выписанным до 01.07.2015 г.).
Официальной формы Реестра документов нет
Давайте разберемся, какую же форму принять за основу.
Форма Реестра документов
По какой форме вести Реестр документов? Ее никто не устанавливал, поскольку НКУ так и не обязал контролеров разработать форму такого документа.
Заметим, что налоговики посоветовали вести учет документов, обеспечивающих право на налоговый кредит, ориентируясь на «старый» Реестр полученных и выданных налоговых накладных (далее — Реестр НН)*, форма которого и на сегодняшний день пока что является действующей (см. письмо ГФСУ от 17.02.2015 г. № 5292/7/99-99-19-03-02-17, консультацию в подкатегории 101.18 БЗ). При этом
* Форма Реестра выданных и полученных налоговых накладных и Порядок его ведения, утверждены приказом Минфина от 22.09.2014 г. № 958.
подавать его электронную копию в налоговую ежемесячно вместе с декларацией по НДС не надо
А кому прежний Реестр НН не по душе, можно разработать собственную удобную форму Реестра документов и в ней учитывать документы — заменители НН. Главное, чтобы такая форма была удобна для обобщения информации и позволяла на ее основании без проблем заполнить декларацию по НДС.
Обратите внимание! С 01.07.2015 г. действуют новые правила отражения НК, согласно которым в НК включается абсолютно вся сумма НДС, подтвержденная НН, зарегистрированной в ЕРНН, либо документами, перечисленными в п. 201.11 НКУ, и далее, в зависимости от дальнейшей судьбы приобретения, плательщик начисляет либо не начисляет «компенсирующие» НО в соответствии с п. 198.5 НКУ либо п. 199.1 НКУ.
Учитывая это, загромождать Реестр документов графами, опираясь на «старый» Реестр НН, подстроенный еще под старые правила учета НК, нет смысла.
Поэтому предлагаем вам вариант Реестра документов, подстроенный уже под новые порядки учета НК. Думаем, он вполне устроит и вас как плательщиков, и самих контролеров (см. табл. на с. 23). Далее пару слов скажем о его заполнении.
Реестр документов, перечисленных в пп. «а» — «в» п. 201.11 НКУ
| № з/п | Касовий чек, транспортний квиток, готельний рахунок, рахунок за послуги зв’язку, рахунок за послуги, вартість яких визначається за показниками приладів обліку, бухгалтерські довідки, складені відповідно до пункту 36 підрозділу 2 розділу XX цього Кодексу | Загальна сума, включаючи податок на додану вартість | Придбання товарів, придбання послуг за: | ||||||||
| дата отримання | дата складання | номер документа | вид документа | постачальник | основною ставкою | ставкою 7 % | |||||
| найменування (П. І. Б.— для фізичної особи — підприємця) | індивідуальний податковий номер | вартість без податку на додану вартість | сума податку на додану вартість | вартість без податку на додану вартість | сума податку на додану вартість | ||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
| Усього за звітний період | |||||||||||
Порядок заполнения Реестра
Пользуясь правилами, прописанными для Реестра НН, выделим основные, которые нужно учесть и при составлении Реестра документов:
1) ведем его в электронной форме;
2) стоимостные показатели заполняем в гривнях с копейками;
3) итоги подбиваем ежемесячно, это касается и плательщиков-квартальщиков.
Заметьте: относительно кассовых чеков п. 201.11 НКУ устанавливает дополнительное ограничение: общая сумма полученных товаров/услуг по ним не может превышать 200 грн. в день (без НДС). Так что все чеки за день, превысившие это ограничение, — не основание для НК , их не заносят в Реестр.
С порядком отражения в Реестре все довольно ясно и просто. Заносим в Реестр только те документы, по которым суммы НДС включаются в НК:
— в графе 2 — указывайте дату получения документа (например, по кассовому чеку это будет дата утверждения авансового отчета);
— в графе 3 — дату составления документа;
— графе 5 — вид документа. Здесь можно воспользоваться и старыми условными обозначениями из Реестра НН:
ЧК — кассовый чек;
ТК — транспортный билет;
ГР — гостиничный счет;
ПЗ — расчет за услуги связи;
ПО — услуги, стоимость которых определяется по показателям приборов учета;
БО — бухгалтерская справка;
— в графах 6 и 7 — наименование и соответственно ИНН поставщика. В остальных графах указать следует стоимостные показатели из документа.
Единственное, есть некая специфика при отражении бухсправки, восстанавливающей НК по НН/РК, составленным до 01.07.2015 г. Заносится в Реестр такая справка-документ следующим образом: в графе 2 следует указать дату составления бухсправки, в графе 3 — дату составления НН (РК), по которой отражается НК, в графе 4 — порядковый номер НН/РК, в графе 5 — вид документа БОНН или БОРК, в графах 6 и 7 — наименование и соответственно ИНН поставщика из НН/РК.
Ответственность за отсутствие Реестра
Можно ли вообще не вести Реестр документов?
На ведении Реестра документов настаивает сам п. 201.11 НКУ. Так что игнорирование этого требования может вылиться должностным лицам плательщика санкциями. Если при проверке налоговики обнаружат отсутствие Реестра документов, то могут применить штраф по ст. 1631 КУоАП.
Так, при нарушении установленного порядка налогового учета на должностных лиц предприятия налагают штраф от 5 до 10 нмдг (85 — 170 грн.). Если же в течение года у налоговиков появятся сведения о повторном нарушении, то штраф уже составит от 10 до 15 нмдг (170 — 255 грн.).
Так что и для удобства, и чтобы обойти санкции, ведите Реестр документов.
