Які документи зазначати в Реєстрі
Згідно з п. 201.111 ПКУ платники податків з 01.01.2015 р. повинні вести Реєстр документів, зазначених у пп. «а» — «в» п. 201.11 ПКУ. Зауважимо, що це ті документи, за якими платник має право відобразити ПК без ПН, зареєстрованих в ЄРПН. Перелічимо їх:
«а» — транспортні квитки, готельні рахунки або рахунки, що виставляються платнику податків за послуги зв’язку, інші послуги, вартість яких визначається за показниками приладів обліку, що містять загальну суму платежу, суму ПДВ і податковий номер продавця, крім тих, форму яких установлено міжнародними стандартами;
«б» — касові чеки, що містять суму отриманих товарів/послуг, загальну суму нарахованого ПДВ (з визначенням фіскального номера та податкового номера постачальника). За умови, що сума отриманих товарів/послуг за день не перевищує 200 грн. (без ПДВ);
«в» — бухгалтерські довідки, складені відповідно до п. 36 підрозд. 2 розд. XX ПКУ (відновлення права на ПК за ПН, виписаними до 01.07.2015 р.).
Офіційної форми Реєстру документів немає
Давайте розберемося, яку ж форму взяти за основу.
Форма Реєстру документів
За якою формою вести Реєстр документів? Її ніхто не встановлював, оскільки ПКУ так і не зобов’язав контролерів розробити форму такого документа.
Зауважимо, що податківці порадили вести облік документів, які забезпечують право на податковий кредит, орієнтуючись на «старий» Реєстр отриманих і виданих податкових накладних (далі — Реєстр ПН)*, форма якого і на сьогодні поки що є чинною (див. лист ДФСУ від 17.02.2015 р. № 5292/7/99-99-19-03-02-17, консультацію в підкатегорії 101.18 БЗ). При цьому
* Форма Реєстру виданих та отриманих податкових накладних і Порядок його ведення, затверджені наказом Мінфіну від 22.09.2014 р. № 958.
подавати його електронну копію до податкової щомісячно разом з декларацією з ПДВ не потрібно
А кому колишній Реєстр ПН не до душі, можна розробити власну зручну форму Реєстру документів і в ній обліковувати документи — замінники ПН. Головне, щоб така форма була зручна для узагальнення інформації і дозволяла на її підставі без проблем заповнити декларацію з ПДВ.
Зверніть увагу! З 01.07.2015 р. діють «нові» правила відображення ПК, згідно з якими до ПК включається абсолютно вся сума ПДВ, підтверджена ПН, зареєстрованою в ЄРПН або документах, перелічених у п. 201.11 ПКУ. І далі, залежно від подальшої долі придбання, платник нараховує або не нараховує «компенсуючі» ПЗ відповідно до п. 198.5 або п. 199.1 ПКУ.
Ураховуючи це, нагромаджувати в Реєстрі документів графи, спираючись на «старий» Реєстр ПН, підлаштований ще під старі правила обліку ПК, немає сенсу.
Тому пропонуємо вам варіант Реєстру документів, підлаштований уже під нові порядки обліку ПК. Думаємо, він цілком влаштує і вас як платників, і самих контролерів (див. табл. на с. 23). Далі декілька слів скажемо про його заповнення.
Реєстр документів, перелічених у пп. «а» — «в» п. 201.11 ПКУ
| № з/п | Касовий чек, транспортний квиток, готельний рахунок, рахунок за послуги зв’язку, рахунок за послуги, вартість яких визначається за показниками приладів обліку, бухгалтерські довідки, складені відповідно до пункту 36 підрозділу 2 розділу XX цього Кодексу | Загальна сума, включаючи податок на додану вартість | Придбання товарів, придбання послуг за: | ||||||||
| дата отримання | дата складання | номер документа | вид документа | постачальник | основною ставкою | ставкою 7 % | |||||
| найменування (П. І. Б. — для фізичної особи — підприємця) | індивідуальний податковий номер | вартість без податку на додану вартість | сума податку на додану вартість | вартість без податку на додану вартість | сума податку на додану вартість | ||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
| Усього за звітний період | |||||||||||
Порядок заповнення Реєстру
Користуючись правилами, прописаними для Реєстру ПН, виділимо основні, які потрібно врахувати і при складанні Реєстру документів:
1) ведемо його в електронній формі;
2) вартісні показники заповнюємо у гривнях з копійками;
3) підсумки підбиваємо щомісячно, це стосується і платників, у яких звітним періодом є квартал.
Зауважте: щодо касових чеків п. 201.11 ПКУ встановлює додаткове обмеження: загальна сума отриманих товарів/послуг за ними не може перевищувати 200 грн. на день (без ПДВ). Отже, усі чеки за день, що перевищили це обмеження, не є підставою для ПК. Тож їх не заносимо до Реєстру документів.
З порядком відображення в Реєстрі все досить зрозуміло і просто. Заносимо до Реєстру тільки ті документи, за якими сума ПДВ включається до ПК:
— у графі 2 зазначайте дату отримання документа (наприклад, за касовим чеком це буде дата затвердження авансового звіту);
— у графі 3 — дату складання документа;
— графі 5 — вид документа. Тут можна скористатися «старими» умовними позначеннями:
ЧК — касовий чек;
ТК — транспортний квиток;
ГР — готельний рахунок;
ПЗ — розрахунок за послуги зв’язку;
ПО — послуги, вартість яких визначається за показниками приладів обліку;
БО — бухгалтерська довідка;
— у графі 6 і 7 — найменування і ІПН постачальника. В інших графах — показники з документа.
Єдине, є деяка специфіка при відображенні бухдовідки, що відновлює ПК за ПН/РК, складеними до 01.07.2015 р. Заноситься до Реєстру така довідка-документ таким чином: у графі 2 слід зазначити дату складання бухдовідки, у графі 3 — дату складання ПН (РК), за якою відображається ПК, у графі 4 — порядковий номер ПН/РК, у графі 5 — вид документа БОПН або БОРК, у графах 6 і 7 — найменування та ІПН постачальника з ПН/РК.
Відповідальність за відсутність Реєстру
Чи можна взагалі не вести Реєстр документів?
На веденні Реєстру документів наполягає сам п. 201.11 ПКУ. Отже, ігнорування цієї вимоги може вилитися посадовим особам платника санкціями. Якщо при перевірці податківці виявлять відсутність Реєстру документів, то можуть застосувати штраф згідно зі ст. 1631 КУпАП.
Так, при порушенні встановленого порядку податкового обліку на посадових осіб підприємства накладають штраф від 5 до 10 нмдг (85 — 170 грн.). Якщо ж протягом року в податківців з’являться відомості про повторне порушення, то штраф уже становитиме від 10 до 15 нмдг (170 — 255 грн.).
Отже, і для зручності, і щоб обійти санкції, ведіть Реєстр документів.
