Запаздывает первичка от поставщиков: как отражать расходы?

бухучет

Письмо без преувеличения заинтересует всех своими выводами. В нем Минфин по косточкам разбирает ситуацию с запаздывающей первичкой. То есть когда у предприятия на момент составления финотчетности по расходам еще нет подтверждающих первичных документов от поставщиков (они поступят позже, в следующих периодах). Примером могут быть коммунальные расходы, расходы на услуги связи (счета по которым приходят в следующем месяце) и другие ситуации.

В таком случае «рецепты» от Минфина таковы. Сперва Минфин с оглядкой на «расходное» П(С)БУ 16 напоминает правила признания расходов: расходы в бухучете признают в периоде получения дохода (или в периоде фактического понесения, если их невозможно прямо увязать с доходом). После чего делает вывод:

Он продиктован основными бухучетными принципами ( ст. 4 Закона о бухучете*):

* Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-ХIV.

— осмотрительности, требующим применения в бухучете методов оценки, предотвращающих занижение оценки обязательств и расходов и завышение оценки активов и доходов предприятия, и

— соответствия доходов и расходов, по которому для определения финрезультата отчетного периода доходы отчетного периода нужно сравнить с расходами, осуществленными для получения таких доходов.

Поэтому смещать (отодвигать) момент признания расходов к «чужому» периоду получения от поставщиков подтверждающих первичных документов было бы неверно. Расходы нужно признавать в «своем» периоде, т. е. в том периоде, к которому они относятся (заодно с доходом или в периоде фактического понесения, если напрямую их связать с доходом сложно).

Но как же тогда быть: в какой сумме показать расходы, пока документы не пришли?

Итак, для отражения расходов их сумму нужно достоверно оценить ( п. 6 П(С)БУ 16). Желательно с максимальной точностью. И пока нет подтверждающей первички, Минфин предлагает отталкиваться от расчетной величины расходов. Для этого расходы можно даже классифицировать по группам (например: коммунальные расходы, расходы на связь и т. п.), чтобы для каждой группы определить свою методику оценки (расчета) величины затрат. На то — воля предприятия. А при необходимости (в случае изменения условий начисления расходов) методику можно пересматривать.

В общем, «расходные» методики предприятие может определять самостоятельно, поскольку в бухучетной нормативке на этот случай жестких правил нет. Но в любом случае для этого учитывают условия договоров, данные о расходах предприятия за прошлые периоды, тарифы и прочие источники. Причем используемые методики оценки Минфин рекомендует предприятиям закрепить в приказе об учетной политике вместе с перечнем ответственных лиц и сроков подачи ими соответствующей информации. Хотя, по правде говоря, «ответственные лица и сроки подачи информации» к учетной политике не относятся. Поэтому «расходные» нюансы вполне можно прописать в приказе об организации бухучета (подробнее о нем см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 85). В любом случае «узаконить» их внутренним документом спокойнее.

А дальше — самое интересное (!): «расчетные» расходы нужно задокументировать. Для этого — составить первичный документ с указанием расчетной величины расходов (например, бухгалтерскую справку или другой документ, отвечающий критериям первич-ного, т. е. с обязательными реквизитами из ст. 9 Закона о бухучете, п. 2.4 Положения № 88*). Ведь хозоперации разрешено оформлять на самостоятельно изготовленных бланках документов, содержащих обязательные реквизиты или реквизиты типовых либо специализированных форм ( п. 2.7 Положения № 88). В связи с этим особенно приятно, что Минфин подчеркивает: до получения первички от поставщиков такой самостоятельно созданный предприятием первичный документ является достаточным основанием (!) для отражения расходов в бухучете.

* Положение о документальном обеспечении записей в бухучете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88.

На всякий случай повторим, что речь идет о ситуации, когда первичка ожидается от поставщиков, но пока запаздывает. В противном случае если ее вообще не намечается, то «рисовать» себе таким образом расходы по «самодокументам» не советуем. Иначе у проверяющих наверняка появятся сомнения насчет самой хозоперации ( п. 2.1 Положения № 88, ст. 44 НКУ).

А что делать, когда первичка, наконец, пришла (например, поступила после составления и утверждения финотчетности)? Минфин тут предлагает вот что:

Итак, следующий шаг: сравниваем фактические расходы и расчетные. Если возникли расхождения, то отраженные ранее в прошлом периоде расчетные расходы Минфин советует не корректировать, а выплывшую разницу (внимание!) учитывать как текущие расходы, т. е. в расходах того периода, когда возникли основания для уточнений суммы, например, были фактически получены первичные документы от поставщика.

Впрочем, минфиновский совет хотя и привлекателен (поскольку упрощает жизнь), но не безупречен. Ведь раз в расчетах «промахнулись» и величина расходов по факту выплыла другой, на самом деле речь должна идти об исправлении ошибки. Поэтому если первичка пришла после сдачи годовой отчетности, то уточнение расходов нужно провести как исправление ошибки за прошлый год (подробнее см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 42, с. 26). Иначе уже упоминаемые принципы осмотрительности и соответствия доходов и расходов нарушаются. Так что хотя Минфин и предлагает более легкий путь, но достоверность финотчетности от этого страдает.

Кстати, дальше в отношении «расходных» расхождений Минфин предостерегает: их нельзя считать изменением учетной оценки, поскольку обстоятельства, на которых базировалась сама оценка (т. е. правила расчета расходов предприятием), не меняются (тогда как изменением учетной оценки может быть, например, изменение правил расчета амортизации).

Ну и еще один учетный штрих:

В общем, имейте в виду: в учете при запаздывающей первичке можно завести отдельные субсчета для отражения расходов. Ну а насколько это покажется удобным и есть ли в том особая необходимость — решать вам.

И напоследок: надеемся, к Минфину прислушаются налоговики и больше не будут выкашивать «расчетные» расходы, по которым первичка поступает с опозданием. Тем более, что нынче во главу угла поставлен бухучет и контролеры сами не раз «кивали» в сторону Минфина, советуя за разъяснением бухучетных дел обращаться именно к нему. Вот дождались минфиновский ответ. Поживем — посмотрим, как оно будет...