Запізнюється первинка від постачальників: як відображати витрати?

бухоблік

Лист без перебільшення зацікавить усіх своїми висновками. У ньому Мінфін по кісточках розбирає ситуацію із запізнілою первинкою. Тобто коли в підприємства на момент складання фінзвітності за витратами ще немає підтвердних первинних документів від постачальників (вони надійдуть пізніше, у наступних періодах). Прикладом можуть бути комунальні витрати, витрати на послуги зв’язку (рахунки за якими приходять у наступному місяці) та інші ситуації.

У такому разі «рецепти» від Мінфіну такі. Спершу Мінфін з урахуванням «витратного» П(С)БО 16 нагадує правила визнання витрат: витрати в бухобліку визнають у періоді отримання доходу (або в періоді фактичного понесення, якщо їх неможливо прямо зв’язати з доходом). Після чого робить висновок:

Він продиктований основними бухобліковими принципами ( ст. 4 Закону про бухоблік*):

* Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-ХIV.

— обачності, що вимагає застосування в бухобліку методів оцінки, що запобігають заниженню оцінки зобов’язань і витрат і завищенню оцінки активів та доходів підприємства, і

— відповідності доходів і витрат, за яким для визначення фінрезультату звітного періоду доходи звітного періоду потрібно порівняти з витратами, здійсненими для одержання таких доходів.

Тому зміщувати (відсувати) момент визнання витрат до «чужого» періоду отримання від постачальників підтвердних первинних документів було б невірно. Витрати потрібно визнавати у «своєму» періоді, тобто в тому періоді, до якого вони належать (заодно з доходом або в періоді фактичного понесення, якщо безпосередньо їх пов’язати з доходом важко).

Але як же тоді бути: у якій сумі показати витрати, доки документи не прийшли?

Отже, для відображення витрат їх суму потрібно достовірно оцінити ( п. 6 П(С)БО 16). Бажано з максимальною точністю. І доки немає підтвердної первинки, Мінфін пропонує відштовхуватися від розрахункової величини витрат. Для цього витрати можна навіть класифікувати за групами (наприклад: комунальні витрати, витрати на зв’язок тощо), щоб для кожної групи визначити свою методику оцінки (розрахунку) величини витрат. На те — воля підприємства. А за необхідності (у разі зміни умов нарахування витрат) методику можна переглядати.

Загалом, «витратні» методики підприємство може визначати самостійно, оскільки в бухобліковій нормативці на цей випадок суворих правил немає. Але в будь-якому разі для цього враховують умови договорів, дані про витрати підприємства за минулі періоди, тарифи та інші джерела. Причому використовувані методики оцінки Мінфін рекомендує підприємствам закріпити в наказі про облікову політику разом з переліком відповідальних осіб і строків подання ними відповідної інформації. Хоча, чесно кажучи, «відповідальні особи і строки подання інформації» до облікової політики не належать. Тому «витратні» нюанси цілком можна прописати в наказі про організацію бухобліку (детальніше про нього див. «Податки та бухгалтерський облік», 2015, № 85). У будь-якому разі «узаконити» їх внутрішнім документом спокійніше.

А далі — найцікавіше (!): «розрахункові» витрати треба задокументувати. Для цього — скласти первинний документ із зазначенням розрахункової величини витрат (наприклад, бухгалтерську довідку або інший документ, що відповідає критеріям первинного, тобто з обов’язковими реквізитами зі ст. 9 Закону про бухоблік, п. 2.4 Положення № 88*). Адже госпоперації дозволено оформляти на самостійно виготовлених бланках документів, що містять обов’язкові реквізити або реквізити типових чи спеціалізованих форм ( п. 2.7 Положення № 88). У зв’язку з цим особливо приємно, що Мінфін підкреслює: до отримання первинки від постачальників такий самостійно створений підприємством первинний документ є достатньою підставою (!) для відображення витрат у бухобліку.

* Положення про документальне забезпечення записів у бухобліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88.

Про всяк випадок повторимо, що йдеться про ситуацію, коли первинка очікується від постачальників, але поки що запізнюється. Інакше якщо її взагалі не намічається, то «малювати» собі таким чином витрати за «самодокументами» не радимо. Інакше в перевіряючих напевно закрадуться сумніви щодо самої госпоперації ( п. 2.1 Положення № 88, ст. 44 ПКУ).

А що робити, коли первинка, нарешті, прийшла (наприклад, надійшла після складання та затвердження фінзвітності)? Мінфін тут пропонує наступне:

Отже, наступний крок: порівнюємо фактичні витрати та розрахункові. Якщо виникли розбіжності, то відображені раніше в минулому періоді розрахункові витрати Мінфін радить не коригувати, а різницю (увага!), що виникла, обліковувати як поточні витрати, тобто у витратах того періоду, коли з’явилися підстави для уточнень суми, наприклад, були фактично отримані первинні документи від постачальника.

Утім, мінфінівська порада хоча і приваблива (оскільки спрощує життя), але не бездоганна. Адже оскільки в розрахунках «промахнулися» і величина витрат за фактом випливла інша, насправді йтися повинно про виправлення помилки. Тому якщо первинка прийшла, скажімо, після подання річної звітності, то уточнення витрат потрібно провести як виправлення помилки за минулий рік (детальніше див. «Податки та бухгалтерський облік», 2015, № 42, с. 26). Інакше вже згадувані принципи обачності та відповідності доходів і витрат порушуються. Отже, хоча Мінфін і пропонує легший шлях, але достовірність фінзвітності від цього страждає.

До речі, далі щодо «витратних» розбіжностей Мінфін застерігає: їх не можна вважати зміною облікової оцінки, оскільки обставини, на яких базувалася сама оцінка (тобто правила розрахунку витрат підприємством), не змінюються (тоді як зміною облікової оцінки може бути, наприклад, зміна правил розрахунку амортизації).

Ну і ще один обліковий штрих:

Загалом, майте на увазі: в обліку при первинці, що запізнюється, можна завести окремі субрахунки для відображення витрат. Ну а наскільки це видасться зручним і чи є в тому особлива необхідність — вирішувати вам.

І насамкінець: сподіваємося, до думки Мінфіну прислухаються податківці і більше не викошуватимуть «розрахункові» витрати, за якими первинка надходить із запізненням. Тим паче, що нині найбільше значення надано бухобліку і контролери самі неодноразово «кивали» в бік Мінфіну, радячи за роз’ясненням бухоблікових справ звертатися саме до нього. Ось дочекалися мінфінівську відповідь. Поживемо — поглянемо, як воно буде...