Оплачивать проживание через Интернет (в том числе через сайт booking.com) очень удобно. Настолько, что часто никаких бумажек в гостинице с постояльца не просят. Не слишком искушенный командированный также ничего не попросит (особенно если полная оплата уже прошла с карточки) и «домой» ничего не привезет. Как быть?
Возместить расходы на проживание на основании «букинг-документа» можно. Однако сумму этих расходов придется обложить НДФЛ и военным сбором как дополнительное благо работника.
Напомним: обязанность работодателя возместить командированному работнику расходы на проживание установлена ст. 121 КЗоТ. Бюджетные организации должны при этом учитывать требования Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59 (далее — Инструкция № 59). А хозрасчетное предприятие ориентируется на самостоятельно разработанное Положение. То есть хозрасчетники сами решают, какие документы им необходимы для подтверждения понесенных командированным работником расходов. Но чаще они все же отталкиваются от требований «бюджетной» Инструкции № 59. Что она говорит по этому поводу?
Согласно п. 7 разд. III Инструкции № 59 расходы на командировку возмещаются только при наличии документов в оригинале, подтверждающих стоимость этих расходов. Среди таких документов выделены:
— транспортные билеты или транспортные счета (багажные квитанции), в том числе электронные билеты при наличии посадочного талона и документа об оплате по всем видам транспорта, в том числе чартерным рейсам;
— счета, полученные из отелей или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию командированного работника, в том числе бронированию мест в местах проживания;
— страховые полисы и пр.
Как видим,
для возмещения расходов на проживание работнику бюджетного предприятия необходим счет из отеля/от другого лица, подтверждающий факт проживания
А вот «букинг-распечатка» об оплате за проживание сам факт проживания совсем не подтверждает (кстати, Инструкция № 59 требует подачи оригиналов документов).
Но, как уже говорилось, хозрасчетники требования Инструкции № 59 могут не выполнять. Поэтому, если в их собственном Положении о командировках предусмотрена возможность возмещения расходов на основании такого документа (а также расчетного документа об оплате), то соответствующие расходы предприятие может возместить. При этом оно может смело отражать эти расходы и в «налоговоприбыльном» учете.
Правда, осуществленная выплата в этом случае будет считаться дополнительным благом работника.
Ведь требования НКУ к документальному подтверждению расходов на проживание точь-в-точь совпадают с приведенными требованиями Инструкции № 59 (см. абзац третий п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ). Поэтому возмещенные на основании «букинг-распечатки» расходы на проживание подлежат обложению НДФЛ и военным сбором. Так что если предусматриваете в Положении о командировках такую «лояльность», то не забудьте в нем же указать, что за такую «лояльность» грозит работнику.
