Відшкодувати витрати на проживання на підставі «букінг-документа» можна. Проте суму цих витрат доведеться обкласти ПДФО та військовим збором як додаткове благо працівника.
Нагадаємо: обов’язок роботодавця відшкодувати відрядженому працівнику витрати на проживання встановлено ст. 121 КЗпП. Бюджетні організації повинні при цьому враховувати вимоги Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59 (далі — Інструкція № 59). А госпрозрахункове підприємство орієнтується на самостійно розроблене Положення. Тобто госпрозрахункові підприємства самі вирішують, які документи їм необхідні для підтвердження понесених відрядженим працівником витрат. Але частіше вони все ж відштовхуються від вимог «бюджетної» Інструкції № 59. Що вона говорить із цього приводу?
Згідно з п. 7 розд. III Інструкції № 59 витрати на відрядження відшкодовуються тільки за наявності документів в оригіналі, що підтверджують вартість цих витрат. Серед таких документів виділено:
— транспортні квитки або транспортні рахунки (багажні квитанції), у тому числі електронні квитки за наявності посадкового талона і документа про оплату за всіма видами транспорту, у тому числі чартерними рейсами;
— рахунки, отримані з готелів або від інших осіб, які надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника, у тому числі з бронювання місць у місцях проживання;
— страхові поліси тощо.
Як бачимо,
для відшкодування витрат на проживання працівнику бюджетного підприємства необхідний рахунок з готелю/від іншої особи, що підтверджує факт проживання
А ось «букінг-роздруківка» про оплату за проживання власне факт проживання зовсім не підтверджує (до речі, Інструкція № 59 вимагає подання оригіналів документів).
Але, як уже зазначалося, госпрозрахункові підприємства вимоги Інструкції № 59 можуть не виконувати. Тому, якщо в їх власному Положенні про відрядження передбачено можливість відшкодування витрат на підставі такого документа (а також розрахункового документа про оплату), то відповідні витрати підприємство може відшкодувати. При цьому воно може сміливо відображати ці витрати і в «податковоприбутковому» обліку.
Щоправда, здійснена виплата в цьому випадку вважатиметься додатковим благом працівника.
Адже вимоги ПКУ до документального підтвердження витрат на проживання точнісінько збігаються з наведеними вимогами Інструкції № 59 (див. абзац третій п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ). Тому відшкодовані на підставі «букінг-роздруківки» витрати на проживання підлягають обкладенню ПДФО та військовим збором. Отже, якщо передбачаєте в Положенні про відрядження таку «лояльність», то не забудьте в ньому ж зазначити, що за таку «лояльність» загрожує працівнику.
