Руководство предприятия должно обеспечить архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами (п. 10 разд. І Правил № 1000)
Обратите внимание: в разд. VIII упомянутых Правил установлен целый ряд требований к помещению архива, его пожарной безопасности, температурно-влажностному, световому и санитарно-гигиеническому режимам, а также к оборудованию архива и размещению документов в архивохранилище.
Архив может создаваться как самостоятельное структурное подразделение предприятия либо входить в состав службы делопроизводства. На предприятиях с небольшой численностью работающих назначают лицо, ответственное за ведение архива предприятия (п. 8 разд. І Правил № 1000).
Архив, являющийся самостоятельным подразделением предприятия, работает на основании Положения об архиве предприятия (п. 9 разд. І Правил № 1000). Такое Положение разрабатывают с учетом рекомендаций Укргосархива (ч. 4 ст. 32 Закона № 3814). Кроме того, при разработке Положения об архиве предприятия следует принять во внимание Типовое положение № 232, а также Примерное положение об архиве.
Решение об одобрении Положения об архиве предприятия принимает ЭК предприятия* (п. 5 гл. 1 разд. V Правил № 1000). При этом, если у юрлица создаются документы НАФ, то одобренный ЭК проект Положения должен быть подан для одобрения в ЭПК государственного архива (ЭК архивного отдела районной, районной в г. Киеве госадминистраций или горсовета) (п. 4 гл. 1 разд. V Правил № 1000). После этого Положение утверждает руководитель предприятия.
* О ней см. в разделе 4 на с. 11.
В Положении об архиве предприятия могут быть указаны, в частности, такие задачи архива:
— прием от структурных подразделений предприятия и хранение архивных документов;
— контроль совместно со службой делопроизводства за состоянием хранения и правильностью оформления документов в структурных подразделениях предприятия;
— участие в составлении и согласовании сводной номенклатуры дел, проверка соответствия формирования документов в дела утвержденной номенклатуре;
— ведение государственного учета документов НАФ и подача сведений об их количестве по установленной форме соответствующему государственному архивному учреждению, архивному отделу горсовета;
— проведение предварительной экспертизы ценности документов, находящихся на хранении, составление и подача проектов описей, актов на изъятие для уничтожения документов, не внесенных в НАФ, актов об изъятии документов из НАФ, актов о непоправимых повреждениях документов на рассмотрение ЭК предприятия;
— создание и усовершенствование справочного аппарата к архивным документам;
— организация пользования архивными документами, выдача архивных справок, копий, извлечений из документов юридическим и физическим лицам согласно Правилам № 1000;
— подготовка и передача документов НАФ в соответствующее государственное архивное учреждение, архивный отдел горсовета;
— участие в мероприятиях по повышению профессиональной квалификации работников предприятия, отвечающих за работу с документами.
В штатное расписание предприятия вводится должность заведующего архивом. Согласно Справочнику квалификационных характеристик лицо, занимающее такую должность, должно иметь базовое либо неполное высшее образование соответствующего направления подготовки (бакалавр или младший специалист) и стаж работы по ведению архивного дела — не менее одного года.
Круг обязанностей работников архива определяется должностными инструкциями, которые утверждает руководитель предприятия. При их составлении необходимо учесть положения Справочника квалификационных характеристик, который раскрывает задачи и обязанности заведующего архивом (раздел «Руководители», п. 15) и архивариуса (раздел «Технические служащие», п. 3). Кроме того, в должностные инструкции некоторых других работников (инспектор по кадрам, заведующий канцелярией, делопроизводитель, секретарь руководителя, секретарь-машинистка, секретарь-стенографист и т. д.) целесообразно включить положения, обязывающие последних подготавливать и передавать документы в архив предприятия, составлять описи дел и т. п.
В архиве составляют годовой план работы на основании определения главных задач работы архива на год с учетом бюджета рабочего времени (п. 1 гл. 1 разд. ХІІІ Правил № 1000). Форма такого годового плана приведена в приложении 47 к указанным Правилам. План подписывает заведующий архивом (лицо, ответственное за архив) и утверждает руководитель предприятия или структурного подразделения, в состав которого входит архив.
Кроме того, составляется график приема дел от структурных подразделений (п. 2 гл. 1 разд. ХІІІ Правил № 1000). Он включает наименование структурных подразделений, в деятельности которых создаются архивные документы, срок их приема, а также названия должностей, инициалы и фамилии лиц, ответственных за передачу документов в архив предприятия. График подписывает заведующий архивом (лицо, ответственное за архив), после чего он согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем предприятия.
По итогам работы архив отчитывается о выполнении годового плана. Отчет составляют по форме, аналогичной плану, с добавлением видов работ, выполненных вне плана, и сведений о выполнении графика. Последние включают в конце отчета отдельными разделами. Отчет подписывает заведующий архивом (лицо, ответственное за архив). Один экземпляр такого отчета при необходимости может направляться в соответствующее архивное учреждение.
выводы
- Архив может создаваться как самостоятельное структурное подразделение предприятия либо входить в состав службы делопроизводства.
- Архив, являющийся самостоятельным подразделением, работает на основании Положения об архиве предприятия, утвержденного руководителем предприятия.
- В штатное расписание предприятия вводится должность заведующего архивом.
- В архиве составляют годовой план работы на основании определения главных задач работы архива на год с учетом бюджета рабочего времени. По итогам работы архив отчитывается о выполнении годового плана.
