Керівництво підприємства повинне забезпечити архів необхідним приміщенням, устаткуванням і кадрами (п. 10 розд. І Правил № 1000)
Зверніть увагу: в розд. VIII згаданих Правил установлено цілий ряд вимог до приміщення архіву, його пожежної безпеки, температурно-вологісного, світлового і санітарно-гігієнічного режимів, а також до устаткування архіву і розміщення документів в архівосховищі.
Архів може створюватися як самостійний структурний підрозділ підприємства або входити до складу служби діловодства. На підприємствах з невеликою чисельністю працюючих призначають особу, відповідальну за ведення архіву підприємства (п. 8 розд. І Правил № 1000).
Архів, що є самостійним підрозділом підприємства, працює на підставі Положення про архів підприємства (п. 9 розд. І Правил № 1000). Таке Положення розробляють з урахуванням рекомендацій Укрдержархіву (ч. 4 ст. 32 Закону № 3814). Крім того, при розробці Положення про архів підприємства слід узяти до уваги Типове положення № 232, а також Примірне положення про архів.
Рішення про ухвалення Положення про архів підприємства приймає ЕК підприємства* (п. 5 гл. 1 розд. V Правил № 1000). При цьому якщо в юрособи створюються документи НАФ, то ухвалений ЕК проект Положення має бути поданий для ухвалення в ЕПК державного архіву (ЕК архівного відділу районної, районної в м. Киів держадміністрацій або міськради) (п. 4 гл. 1 розд. V Правил № 1000). Після цього Положення затверджує керівник підприємства.
* Про неї див. у розділі 4 на с. 11.
У Положенні про архів підприємства можуть бути вказані, зокрема, такі завдання архіву:
— приймання від структурних підрозділів підприємства і зберігання архівних документів;
— контроль спільно зі службою діловодства за станом зберігання і правильністю оформлення документів у структурних підрозділах підприємства;
— участь у складанні й узгодженні зведеної номенклатури справ, перевірка відповідності формування документів у справи затвердженій номенклатурі;
— ведення державного обліку документів НАФ і подання відомостей про їх кількість за встановленою формою відповідній державній архівній установі, архівному відділу міськради;
— проведення попередньої експертизи цінності документів, що перебувають на зберіганні, складання і подання проектів описів, актів на вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, актів про вилучення документів з НАФ, актів про невиправні пошкодження документів на розгляд ЕК підприємства;
— створення й удосконалення довідкового апарату до архівних документів;
— організація користування архівними документами, видача архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним і фізичним особам згідно з Правилами № 1000;
— підготовка і передача документів НАФ до відповідної державної архівної установи, архівного відділу міськради;
— участь у заходах з підвищення професійної кваліфікації працівників підприємства, що відповідають за роботу з документами.
У штатний розпис підприємства вводиться посада завідувача архіву. Згідно з Довідником кваліфікаційних характеристик особа, що обіймає таку посаду, повинна мати базову або неповну вищу освіту відповідного напряму підготовки (бакалавр або молодший спеціаліст) і стаж роботи з ведення архівної справи — не менше одного року.
Коло обов’язків працівників архіву визначається посадовими інструкціями, які затверджує керівник підприємства. При їх складанні необхідно врахувати положення Довідника кваліфікаційних характеристик, який розкриває завдання й обов’язки завідувача архіву (розділ «Керівники», п. 15) та архіваріуса (розділ «Технічні службовці», п. 3). Крім того, в посадові інструкції деяких інших працівників (інспектор з кадрів, завідувач канцелярії, діловод, секретар керівника, секретар-друкарка, секретар-стенографіст тощо) доцільно включити положення, що зобов’язують останніх готувати і передавати документи до архіву підприємства, складати описи справ тощо.
В архіві складають річний план роботи на підставі визначення головних завдань роботи архіву на рік з урахуванням бюджету робочого часу (п. 1 гл. 1 розд. ХІІІ Правил № 1000). Форма такого річного плану наведена в додатку 47 до зазначених Правил. План підписує завідувач архіву (особа, відповідальна за архів) і затверджує керівник підприємства або структурного підрозділу, до складу якого входить архів.
Крім того, складається графік прийому справ від структурних підрозділів (п. 2 гл. 1 розд. ХІІІ Правил № 1000). Він включає найменування структурних підрозділів, у діяльності яких створюються архівні документи, строк їх приймання, а також назви посад, ініціали і прізвища осіб, відповідальних за передачу документів до архіву підприємства. Графік підписує завідувач архіву (особа, відповідальна за архів), після чого він узгоджується з керівниками структурних підрозділів і затверджується керівником підприємства.
За підсумками роботи архів звітує про виконання річного плану. Звіт складають за формою, аналогічною плану, з додаванням видів робіт, виконаних поза планом, і відомостей про виконання графіка. Останні включають у кінці звіту окремими розділами. Звіт підписує завідувач архіву (особа, відповідальна за архів). Один примірник такого звіту за необхідності може спрямовуватися до відповідної архівної установи.
висновки
- Архів може створюватися як самостійний структурний підрозділ підприємства або входити до складу служби діловодства.
- Архів, що є самостійним підрозділом, працює на підставі Положення про архів підприємства, затвердженого керівником підприємства.
- У штатний розпис підприємства вводиться посада завідувача архіву.
- В архіві складають річний план роботи на підставі визначення головних завдань роботи архіву на рік з урахуванням бюджету робочого часу. За підсумками роботи архів звітує про виконання річного плану.
