(066) 87-010-10
Переводимо бухгалтерів в ОНЛАЙН!
Перейти до номеру
  • № 67
  • № 66
  • № 65
  • № 64
  • № 63
  • № 62
  • № 61
? За допомогою цієї функції ви зможете швидко перейти до номеру, що вас цікавить
  • У обране
  • Друк
  • Шрифт
  • Колір фону
  • Коментарі 0
  • В розробці
3/11
Податки та бухгалтерський облік
Податки та бухгалтерський облік
Серпень , 2017/№ 68-69

Архів на підприємстві

Відповідно до ч. 1 ст. 32 Закону № 3814 підприємства, установи та організації, засновані на приватній формі власності, мають право створювати архівні підрозділи для постійного або тимчасового зберігання документів, що не належать державі і територіальним громадам, а також передавати документи НАФ на зберігання до державних та інших архівних установ.

Керівництво підприємства повинне забезпечити архів необхідним приміщенням, устаткуванням і кадрами (п. 10 розд. І Правил № 1000)

Зверніть увагу: в розд. VIII згаданих Правил установлено цілий ряд вимог до приміщення архіву, його пожежної безпеки, температурно-вологісного, світлового і санітарно-гігієнічного режимів, а також до устаткування архіву і розміщення документів в архівосховищі.

Архів може створюватися як самостійний структурний підрозділ підприємства або входити до складу служби діловодства. На підприємствах з невеликою чисельністю працюючих призначають особу, відповідальну за ведення архіву підприємства (п. 8 розд. І Правил № 1000).

Архів, що є самостійним підрозділом підприємства, працює на підставі Положення про архів підприємства (п. 9 розд. І Правил № 1000). Таке Положення розробляють з урахуванням рекомендацій Укрдержархіву (ч. 4 ст. 32 Закону № 3814). Крім того, при розробці Положення про архів підприємства слід узяти до уваги Типове положення № 232, а також Примірне положення про архів.

Рішення про ухвалення Положення про архів підприємства приймає ЕК підприємства* (п. 5 гл. 1 розд. V Правил № 1000). При цьому якщо в юрособи створюються документи НАФ, то ухвалений ЕК проект Положення має бути поданий для ухвалення в ЕПК державного архіву (ЕК архівного відділу районної, районної в м. Киів держадміністрацій або міськради) (п. 4 гл. 1 розд. V Правил № 1000). Після цього Положення затверджує керівник підприємства.

* Про неї див. у розділі 4 на с. 11.

У Положенні про архів підприємства можуть бути вказані, зокрема, такі завдання архіву:

— приймання від структурних підрозділів підприємства і зберігання архівних документів;

— контроль спільно зі службою діловодства за станом зберігання і правильністю оформлення документів у структурних підрозділах підприємства;

— участь у складанні й узгодженні зведеної номенклатури справ, перевірка відповідності формування документів у справи затвердженій номенклатурі;

— ведення державного обліку документів НАФ і подання відомостей про їх кількість за встановленою формою відповідній державній архівній установі, архівному відділу міськради;

— проведення попередньої експертизи цінності документів, що перебувають на зберіганні, складання і подання проектів описів, актів на вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, актів про вилучення документів з НАФ, актів про невиправні пошкодження документів на розгляд ЕК підприємства;

— створення й удосконалення довідкового апарату до архівних документів;

— організація користування архівними документами, видача архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним і фізичним особам згідно з Правилами № 1000;

— підготовка і передача документів НАФ до відповідної державної архівної установи, архівного відділу міськради;

— участь у заходах з підвищення професійної кваліфікації працівників підприємства, що відповідають за роботу з документами.

У штатний розпис підприємства вводиться посада завідувача архіву. Згідно з Довідником кваліфікаційних характеристик особа, що обіймає таку посаду, повинна мати базову або неповну вищу освіту відповідного напряму підготовки (бакалавр або молодший спеціаліст) і стаж роботи з ведення архівної справи — не менше одного року.

Коло обов’язків працівників архіву визначається посадовими інструкціями, які затверджує керівник підприємства. При їх складанні необхідно врахувати положення Довідника кваліфікаційних характеристик, який розкриває завдання й обов’язки завідувача архіву (розділ «Керівники», п. 15) та архіваріуса (розділ «Технічні службовці», п. 3). Крім того, в посадові інструкції деяких інших працівників (інспектор з кадрів, завідувач канцелярії, діловод, секретар керівника, секретар-друкарка, секретар-стенографіст тощо) доцільно включити положення, що зобов’язують останніх готувати і передавати документи до архіву підприємства, складати описи справ тощо.

В архіві складають річний план роботи на підставі визначення головних завдань роботи архіву на рік з урахуванням бюджету робочого часу (п. 1 гл. 1 розд. ХІІІ Правил № 1000). Форма такого річного плану наведена в додатку 47 до зазначених Правил. План підписує завідувач архіву (особа, відповідальна за архів) і затверджує керівник підприємства або структурного підрозділу, до складу якого входить архів.

Крім того, складається графік прийому справ від структурних підрозділів (п. 2 гл. 1 розд. ХІІІ Правил № 1000). Він включає найменування структурних підрозділів, у діяльності яких створюються архівні документи, строк їх приймання, а також назви посад, ініціали і прізвища осіб, відповідальних за передачу документів до архіву підприємства. Графік підписує завідувач архіву (особа, відповідальна за архів), після чого він узгоджується з керівниками структурних підрозділів і затверджується керівником підприємства.

За підсумками роботи архів звітує про виконання річного плану. Звіт складають за формою, аналогічною плану, з додаванням видів робіт, виконаних поза планом, і відомостей про виконання графіка. Останні включають у кінці звіту окремими розділами. Звіт підписує завідувач архіву (особа, відповідальна за архів). Один примірник такого звіту за необхідності може спрямовуватися до відповідної архівної установи.

висновки

  • Архів може створюватися як самостійний структурний підрозділ підприємства або входити до складу служби діловодства.
  • Архів, що є самостійним підрозділом, працює на підставі Положення про архів підприємства, затвердженого керівником підприємства.
  • У штатний розпис підприємства вводиться посада завідувача архіву.
  • В архіві складають річний план роботи на підставі визначення головних завдань роботи архіву на рік з урахуванням бюджету робочого часу. За підсумками роботи архів звітує про виконання річного плану.
зберігання документів, створення архіву, архівні підрозділи, архівні установи додати теги змінити теги
Додайте свої теги до статті
Розділіть мітки комами. Наприклад: бухгалтерія, форма, відсотки, ПДВ, квартальний звіт. Максимальна кількість 10.
або Закрити
Ваша оцінка врахована! Оцініть статтю :
  • Добре
  • Нормально
  • Погано
Поділитися:
Коментарі до статті