5.1. Основное о номенклатуре дел
В соответствии со ст. 1 Закона № 3814 номенклатура дел — это обязательный для каждого юридического лица систематизированный перечень названий дел, которые формируются в его делопроизводстве, с указанием сроков их хранения.
В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме печатных изданий, справочников (в том числе телефонных), бюллетеней, реферативных журналов, экспресс-информации (п. 11 гл. 1 разд. IV Правил № 1000).
При составлении номенклатуры дел необходимо учитывать требования, содержащиеся в Правилах № 1000 и Перечне № 578.
Различают такие виды номенклатур дел (п. 2 гл. 1 разд. IV Правил № 1000):
— типовая;
— примерная;
— номенклатура дел предприятия;
— номенклатура дел структурного подразделения.
Рассмотрим вкратце, что они собой представляют.
Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел для учреждений, однородных по характеру деятельности, одинаковых по структуре, с единой системой индексации каждого дела и является нормативным актом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для учреждений, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и имеет рекомендательный характер.
Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатывают вышестоящие органы для подведомственных учреждений с целью унификации состава дел и сроков их хранения.
Независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел каждое юридическое лицо должно иметь собственную номенклатуру дел. Как правило, сводная номенклатура дел предприятия состоит из номенклатур дел отдельных структурных подразделений.
Номенклатуру дел предприятия составляет служба делопроизводства при методической помощи архива предприятия (должностного лица, ответственного за архив).
В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группирования документов, отражающие все документированные участки и вопросы предприятия, а также (п. 9 гл. 1 разд. IV Правил № 1000):
— незаконченные в делопроизводстве дела, поступившие от учреждений-предшественников для их продолжения, в том числе регистрационно-справочные и контрольные картотеки, номенклатуры дел;
— дела по вопросам, решение которых продолжается более одного года или которые ведутся на протяжении нескольких лет (переходные дела), которые вносятся в номенклатуру дел ежегодно в течение всего срока их решения или ведения;
— дела постоянно действующих коллегиальных органов (коллегий, советов, комиссий, творческих групп и т. п.);
— дела временно действующих органов, документы которых являются правовым основанием для подтверждения полномочий предприятия или прекращения его деятельности (например, дела ликвидационной комиссии).
В номенклатуру дел включают, как правило, оригиналы документов. Однако по решениям ЭК предприятия в номенклатуру дел могут включать копии тиражированных документов, которые хранятся в структурных подразделениях (распорядительные документы, положения о структурных подразделениях и т. п.).
Сводную номенклатуру дел предприятия составляют по унифицированной форме, приведенной в приложении 10 к Правилам № 1000, на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме (см. приложение 11 к этим Правилам). При этом учитывайте следующие нюансы заполнения граф номенклатуры дел (п. 13 гл. 1 разд. IV Правил № 1000):
1. Индекс дела структурного подразделения состоит из индекса структурного подразделения предприятия (по штатному расписанию или классификатору структурных подразделений) и порядкового номера дела в пределах подразделения. Например: «03-14», где 03 — индекс самостоятельного отдела, 14 — порядковый номер дела; «06.1-09», где 06.1 — индекс отдела в составе управления, 09 — порядковый номер дела.
2. В графу 2 включают заголовки дел (томов, частей), которые должны четко в краткой обобщенной форме отражать состав и содержание документов дела. При этом не разрешается употреблять неконкретные формулировки («материалы», «входящая корреспонденция», «финансовая документация» и т. п.). Допускается применение термина «документы», после которого в скобках следует указать основные виды документов дела и вопрос, которого они касаются. Например: «Документы (заявления, решения, справки) об оплате отпусков в связи с обучением».
3. При формулировке заголовков дел учитывают такие признаки формирования дел, как номинальный, авторский, корреспондентский, предметно-вопросительный, хронологический, географический. Документы формируют в дела на основании отдельного признака или сочетания признаков.
4. Элементы, из которых состоит заголовок дела, размещают в такой последовательности:
1) название вида дела (переписка, журнал, книга и т. д.) или вида документов в деле (приказы, протоколы, акты и т. п.);
2) автор документов (наименование предприятия, структурного подразделения);
3) корреспондент или адресат (наименование предприятия, которому адресованы или от которого поступили документы);
4) сжатое содержание документов дела (вопрос, по которому формируется дело);
5) название региона (территории), с которым связано содержание документа;
6) дата (период), к которой относятся документы дела;
7) указания на наличие копий документов в деле (при необходимости).
5. Если дело состоит из разных по видам документов, связанных одним конкретным вопросом и последовательностью ведения делопроизводства, в заголовке дела употребляют термин «дело». Например: «Личное дело Крюкова Владимира Геннадьевича».
6. При размещении заголовков дел в номенклатуре учитывают важность документов, включенных в дело, их взаимосвязь. В начале размещаются заголовки дел по документам, которые поступили от вышестоящих органов, далее — по организационно-распорядительной документации, планово-отчетной документации, переписке, учетно-справочным видам документов. В каждой из этих групп документы также размещают с учетом важности и сроков хранения.
Указание на наличие копий документов в деле располагают после заголовка, например: «Приказы по основной деятельности за 2016 год (копии)».
7. Графу 3 «Количество дел (томов, частей)» номенклатуры дел заполняют в конце календарного года, когда известно количество сформированных томов, частей дела.
8. В графе 4 номенклатуры дел допускается ссылка на ряд статей перечня документов с указанием сроков их хранения (в том числе разных перечней, если применяются типовой и отраслевой). При этом срок хранения указывают в соответствии со статьей, устанавливающей наибольший срок хранения.
9. В номенклатуре дел предприятий, согласующих сроки хранения документов с ЭПК соответствующего госархива или ЭК вышестоящего органа (при наличии), в графе 4 проставляют отметку «Срок хранения установлен» с указанием названия ЭПК или ЭК соответственно, а также номера и даты протокола.
10. Для дел, сформированных из тиражированных копий документов, устанавливают срок хранения «Пока не исчезнет необходимость» независимо от сроков хранения оригиналов документов (в том числе и для документов постоянного срока хранения) без ссылки на статью соответствующего перечня документов с указанием сроков их хранения.
11. Срок хранения дела «Для служебного пользования» не устанавливают, а в графе 4 номенклатуры дел проставляют отметку «ЭК».
12. В графе 5 «Примечание» делают отметки о переходящих делах, о делах, которые ведут в электронной форме, о должностных лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в архив предприятия или других предприятий для их продолжения и т. п.
5.2. Номенклатура дел структурного подразделения
Номенклатуру дел структурного подразделения не позднее 15 ноября текущего года разрабатывает должностное лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении, на основании изучения документов по всем вопросам его деятельности. При этом могут привлекаться специалисты, работающие в соответствующем подразделении. Такую номенклатуру дел подписывает руководитель структурного подразделения и визирует заведующий архивом предприятия (должностное лицо, ответственное за архив).
Приведем пример заполнения номенклатуры дел в отделе кадров.
Номенклатуру дел структурного подразделения предприятия составляют в двух экземплярах. Один из них передают службе делопроизводства (п. 18 гл. 1 разд. IV Правил № 1000).
В течение года структурные подразделения обеспечивают ведение номенклатур дел. В частности, при необходимости, по согласованию со службой делопроизводства и архивом (должностным лицом, ответственным за архив) в них вносят новые дела, не предусмотренные действующей номенклатурой дел. При этом применяют резервные номера в конце номенклатуры.
На основании номенклатур дел структурных подразделений разрабатывают номенклатуру дел предприятия в целом. Подробнее об этом читайте далее.
5.3. Номенклатура дел предприятия
При разработке номенклатуры дел предприятия изучают и анализируют не только номенклатуры дел структурных подразделений, но и деятельность предприятия в целом. Для этого используют (п. 7 гл. 1 разд. IV Правил № 1000):
— устав предприятия, положение о структурных подразделениях;
— штатное расписание;
— типовую и примерную номенклатуры дел;
— номенклатуры и описи дел за предыдущие годы;
— классификаторы документов и корреспондентов;
— регистрационно-учетные и контрольные картотеки;
— типовые и отраслевые перечни видов документов с указанием сроков их хранения.
Кроме того, для этих целей учитывают задачи предприятия на следующий год.
При составлении номенклатуры дел предприятия применяют один из следующих принципов ее построения:
1) структурный;
2) функциональный.
Структурный принцип используют, если на предприятии установлена четкая структура. В таком случае разделами в номенклатуре дел будут наименования структурных подразделений (канцелярия, плановый отдел, отдел маркетинга и т. п.). При этом
первым разделом указывают службу делопроизводства
Следующими разделами указывают структурные подразделения* в последовательности согласно штатному расписанию или классификатору структурных подразделений. В конце приводят дела постоянно и временно действующих коллегиальных органов предприятия (коллегий, советов, комиссий, творческих групп и т. п.).
* В том числе обособленные структурные подразделения предприятия, не имеющие статуса юридического лица.
В случае распределения основных функций (направлений деятельности) между работниками на бесструктурном предприятии используют функциональный принцип построения номенклатуры дел. В такой номенклатуре разделы и подразделы отражают функции предприятия и направления его деятельности. Их размещают в номенклатуре по степени важности (организация работы, планирование, финансирование, прогнозирование и т. д.).
В случае производственной необходимости возможно сочетание структурного и функционального принципов построения номенклатуры дел.
Номенклатуру дел предприятия подписывает руководитель службы делопроизводства предприятия, визирует заведующий архивом предприятия (должностное лицо, ответственное за архив) и одобряет ЭК предприятия (п. 14 гл. 1 разд. IV Правил № 1000).
Вновь созданные предприятия независимо от формы собственности должны не позднее одного года с начала деятельности подать одобренную ЭК предприятия номенклатуру дел на рассмотрение ЭПК (ЭК) соответствующего государственного архивного учреждения, архивного отдела горсовета, в зоне комплектования которых они находятся, для проведения экспертизы ценности документов с целью их возможного отнесения к НАФ (п. 14 гл. 1 разд. IV Правил № 1000).
Предприятия, в деятельности которых создаются документы НАФ, в дальнейшем подают свою номенклатуру дел на рассмотрение ЭПК (ЭК) соответствующего государственного архивного учреждения (архивного отдела). А если в деятельности предприятия документы НАФ не создаются, номенклатуру дел подают на рассмотрение ЭК вышестоящего органа (при наличии). В случае отсутствия такого органа номенклатуру дел одобряет собственная ЭК.
Согласовывать с соответствующим государственным архивом или вышестоящим органом номенклатуру дел следует один раз в 5 лет. Кроме того, такое согласование осуществляется безотлагательно в случае существенных изменений в собственности имущества, структуре, функциях и характере работы предприятия, утраты силы типовым (отраслевым) перечнем документов с указанием сроков их хранения (п. 15 гл. 1 разд. IV Правил № 1000).
В конце года номенклатура дел предприятия в обязательном порядке закрывается итоговой записью. В ней указывают количество и категории фактически заведенных в течение года дел. Итоговую запись скрепляет своей подписью руководитель службы делопроизводства предприятия (п. 20 гл. 1 разд. IV Правил № 1000).
Приведем пример заполнения сводной номенклатуры дел предприятия, построенной по структурному принципу.
Сводную номенклатуру дел предприятия составляют в 4 экземплярах (п. 17 гл. 1 разд. IV Правил № 1000):
— первый (неприкосновенный) экземпляр хранится в службе делопроизводства предприятия;
— второй — используется службой делопроизводства как рабочий;
— третий — передается в архив предприятия для контроля за формированием дел в структурных подразделениях;
— четвертый — направляется в соответствующее государственное архивное учреждение, архивный отдел горсовета или вышестоящий орган.
Предприятия, в деятельности которых не создаются документы НАФ, могут составлять номенклатуру дел предприятия в 3 экземплярах, если у них нет вышестоящей организации.
Для использования в работе структурные подразделения предприятия получают заверенные в установленном порядке извлечения из соответствующих разделов утвержденной номенклатуры дел предприятия.
Согласованная с ЭПК соответствующего госархива (ЭК вышестоящего органа) номенклатура дел предприятия в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем предприятия и вводится в действие с 1 января нового года (п. 21 гл. 1 разд. IV Правил № 1000).
выводы
- Сводную номенклатуру дел предприятия составляют на основании номенклатур дел структурных подразделений.
- Номенклатуру дел структурного подразделения разрабатывают на основании изучения документов по всем вопросам его деятельности.
- Утвержденная руководителем предприятия номенклатура дел вводится в действие с 1 января нового года.
