5.1. Основне про номенклатуру справ
Відповідно до ст. 1 Закону № 3814 номенклатура справ — це обов’язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, які формуються в її діловодстві, із зазначенням строків їх зберігання.
До номенклатури справ включаються всі документи, що утворюються в діяльності підприємства, окрім друкованих видань, довідників (у тому числі телефонних), бюлетенів, реферативних журналів, експрес-інформації (п. 11 гл. 1 розд. IV Правил № 1000).
При складанні номенклатури справ необхідно враховувати вимоги, що містяться в Правилах № 1000 і Переліку № 578.
Розрізняють такі види номенклатур справ (п. 2 гл. 1 розд. IV Правил № 1000):
— типова;
— примірна;
— номенклатура справ підприємства;
— номенклатура справ структурного підрозділу.
Розглянемо коротко, що вони собою являють.
Типова номенклатура справ установлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, однакових за структурою, з єдиною системою індексації кожної справи і є нормативним актом.
Примірна номенклатура справ установлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.
Типові і примірні номенклатури справ розробляють органи вищого рівня для підвідомчих установ з метою уніфікації складу справ і строків їх зберігання.
Незалежно від наявності типової або примірної номенклатури справ кожна юридична особа повинна мати власну номенклатуру справ. Зазвичай, зведена номенклатура справ підприємства складається з номенклатур справ окремих структурних підрозділів.
Номенклатуру справ підприємства складає служба діловодства за методичною допомогою архіву підприємства (посадової особи, відповідальної за архів).
У номенклатурі справ передбачаються заголовки справ для групування документів, що відображають усі документовані ділянки і питання підприємства, а також (п. 9 гл. 1 розд. IV Правил № 1000):
— не закінчені в діловодстві справи, що надійшли від установ-попередників для їх продовження, у тому числі реєстраційно-довідкові і контрольні картотеки, номенклатури справ;
— справи з питань, вирішення яких триває більше одного року або які ведуться впродовж декількох років (перехідні справи), що вносяться до номенклатури справ щорічно впродовж усього строку їх вирішення або ведення;
— справи постійно діючих колегіальних органів (колегій, рад, комісій, творчих груп тощо);
— справи тимчасово діючих органів, документи яких є правовою підставою для підтвердження повноважень підприємства або припинення його діяльності (наприклад, справи ліквідаційної комісії).
У номенклатуру справ включають, зазвичай, оригінали документів. Проте за рішеннями ЕК підприємства в номенклатуру справ можуть включати копії тиражованих документів, які зберігаються в структурних підрозділах (розпорядчі документи, положення про структурні підрозділи тощо).
Зведену номенклатуру справ підприємства складають за уніфікованою формою, наведеною в додатку 10 до Правил № 1000, на підставі номенклатур справ структурних підрозділів, розроблених за аналогічною формою (див. додаток 11 до цих Правил). При цьому враховуйте такі нюанси заповнення граф номенклатури справ (п. 13 гл. 1 розд. IV Правил № 1000):
1. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу підприємства (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) і порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: «03-14», де 03 — індекс самостійного відділу, 14 — порядковий номер справи; «06.1-09», де 06.1 — індекс відділу у складі управління, 09 — порядковий номер справи.
2. У графу 2 включають заголовки справ (томів, частин), які повинні чітко в короткій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи. При цьому не дозволяється вживати неконкретні формулювання («матеріали», «вхідна кореспонденція», «фінансова документація» тощо). Допускається застосування терміна «документи», після якого в дужках слід указати основні види документів справи і питання, якого вони стосуються. Наприклад: «Документи (заяви, рішення, довідки) про оплату відпусток у зв’язку з навчанням».
3. При формулюванні заголовків справ враховують такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна. Документи формують у справи на підставі окремої ознаки або поєднання ознак.
4. Елементи, з яких складається заголовок справи, розміщують у такій послідовності:
1) назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) або виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо);
2) автор документів (найменування підприємства, структурного підрозділу);
3) кореспондент або адресат (найменування підприємства, якому адресовані або від якого надійшли документи);
4) стислий зміст документів справи (питання, з якого формується справа);
5) назва регіону (території), з яким пов’язаний зміст документа;
6) дата (період), до якої належать документи справи;
7) вказівки на наявність копій документів у справі (за необхідності).
5. Якщо справа складається з різних за видами документів, пов’язаних одним конкретним питанням і послідовністю ведення діловодства, в заголовку справи використовують термін «справа». Наприклад: «Особова справа Крюкова Володимира Геннадійовича».
6. При розміщенні заголовків справ у номенклатурі враховують важливість документів, включених у справу, їх взаємозв’язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі — щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній із цих груп документи також розміщують з урахуванням важливості і строків зберігання.
Вказівку на наявність копій документів у справі розташовують після заголовка, наприклад: «Накази з основної діяльності за 2016 рік (копії)».
7. Графу 3 «Кількість справ (томів, частин)» номенклатури справ заповнюють наприкінці календарного року, коли відома кількість сформованих томів, частин справи.
8. У графі 4 номенклатури справ допускається посилання на ряд статей переліку документів із зазначенням строків їх зберігання (у тому числі різних переліків, якщо застосовується типовий і галузевий). При цьому строк зберігання вказують відповідно до статті, що встановлює найбільший строк зберігання.
9. У номенклатурі справ підприємств, які узгоджують строки зберігання документів з ЕПК відповідного держархіву або ЕК органу вищого рівня (за наявності), в графі 4 проставляють позначку «Строк зберігання встановлено» із зазначенням назви ЕПК або ЕК відповідно, а також номера і дати протоколу.
10. Для справ, сформованих з тиражованих копій документів, встановлюють строк зберігання «Доки не мине потреба» незалежно від строків зберігання оригіналів документів (у тому числі й для документів постійного строку зберігання) без посилання на статтю відповідного переліку документів із зазначенням строків їх зберігання.
11. Строк зберігання справи «Для службового користування» не встановлюють, а в графі 4 номенклатури справ проставляють позначку «ЕК».
12. У графі 5 «Примітка» роблять позначки про перехідні справи, про справи, які ведуть в електронній формі, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ до архіву підприємства або інших підприємств для їх продовження тощо.
5.2. Номенклатура справ структурного підрозділу
Номенклатуру справ структурного підрозділу не пізніше 15 листопада поточного року розробляє посадова особа, відповідальна за діловодство в структурному підрозділі, на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності. При цьому можуть залучатися фахівці, які працюють у відповідному підрозділі. Таку номенклатуру справ підписує керівник структурного підрозділу і візує завідувач архіву підприємства (посадова особа, відповідальна за архів).
Наведемо приклад заповнення номенклатури справ у відділі кадрів.
Номенклатуру справ структурного підрозділу підприємства складають у двох примірниках. Один з них передають службі діловодства (п. 18 гл. 1 розд. IV Правил № 1000).
Упродовж року структурні підрозділи забезпечують ведення номенклатур справ. Зокрема, за необхідності, за узгодженням зі службою діловодства й архівом (посадовою особою, відповідальною за архів) у них вносять нові справи, не передбачені діючою номенклатурою справ. При цьому застосовують резервні номери в кінці номенклатури.
На підставі номенклатур справ структурних підрозділів розробляють номенклатуру справ підприємства в цілому. Детальніше про це читайте далі.
5.3. Номенклатура справ підприємства
При розробці номенклатури справ підприємства вивчають і аналізують не лише номенклатури справ структурних підрозділів, але й діяльність підприємства в цілому. Для цього використовують (п. 7 гл. 1 розд. IV Правил № 1000):
— статут підприємства, положення про структурні підрозділи;
— штатний розпис;
— типову і примірну номенклатури справ;
— номенклатури й описи справ за попередні роки;
— класифікатори документів та кореспондентів;
— реєстраційно-облікові й контрольні картотеки;
— типові та галузеві переліки видів документів із зазначенням строків їх зберігання.
Крім того, для цих цілей враховують завдання підприємства наступного року.
При складанні номенклатури справ підприємства застосовують один з таких принципів її побудови:
1) структурний;
2) функціональний.
Структурний принцип використовують, якщо на підприємстві встановлена чітка структура. У такому разі розділами в номенклатурі справ будуть найменування структурних підрозділів (канцелярія, плановий відділ, відділ маркетингу тощо). При цьому
першим розділом указують службу діловодства
Наступними розділами вказують структурні підрозділи* в послідовності згідно зі штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів. У кінці наводять справи постійно і тимчасово діючих колегіальних органів підприємства (колегій, рад, комісій, творчих груп тощо).
* У тому числі відокремлені структурні підрозділи підприємства, що не мають статусу юридичної особи.
У разі розподілу основних функцій (напрямів діяльності) між працівниками на безструктурному підприємстві використовують функціональний принцип побудови номенклатури справ. У такій номенклатурі розділи і підрозділи відображають функції підприємства і напрями його діяльності. Їх розміщують у номенклатурі за ступенями важливості (організація роботи, планування, фінансування, прогнозування і т. д.).
У разі виробничої необхідності можливе поєднання структурного і функціонального принципів побудови номенклатури справ.
Номенклатуру справ підприємства підписує керівник служби діловодства підприємства, візує завідувач архіву підприємства (посадова особа, відповідальна за архів) і ухвалює ЕК підприємства (п. 14 гл. 1 розд. IV Правил № 1000).
Новостворені підприємства незалежно від форми власності повинні не пізніше одного року з початку діяльності подати ухвалену ЕК підприємства номенклатуру справ на розгляд ЕПК (ЕК) відповідної державної архівної установи, архівного відділу міськради, у зоні комплектування яких вони перебувають, для проведення експертизи цінності документів з метою їх можливого внесення до НАФ (п. 14 гл. 1 розд. IV Правил № 1000).
Підприємства, в діяльності яких створюються документи НАФ, у подальшому подають свою номенклатуру справ на розгляд ЕПК (ЕК) відповідної державної архівної установи (архівного відділу). А якщо в діяльності підприємства документи НАФ не створюються, номенклатуру справ подають на розгляд ЕК органу вищого рівня (за наявності). У разі відсутності такого органу номенклатуру справ схвалює власна ЕК.
Погоджувати з відповідним державним архівом або органом вищого рівня номенклатуру справ слід один раз на 5 років. Крім того, таке погодження здійснюється невідкладно в разі істотних змін у власності майна, структурі, функціях і характері роботи підприємства, втрати чинності типовим (галузевим) переліком документів із зазначенням строків їх зберігання (п. 15 гл. 1 розд. IV Правил № 1000).
Наприкінці року номенклатура справ підприємства в обов’язковому порядку закривається підсумковим записом. У ньому указують кількість і категорії фактично заведених упродовж року справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом керівник служби діловодства підприємства (п. 20 гл. 1 розд. IV Правил № 1000).
Наведемо приклад заповнення зведеної номенклатури справ підприємства, побудованої за структурним принципом.
Зведену номенклатуру справ підприємства складають у 4 примірниках (п. 17 гл. 1 розд. IV Правил № 1000):
— перший (недоторканний) примірник зберігається в службі діловодства підприємства;
— другий — використовується службою діловодства як робочий;
— третій — передається до архіву підприємства для контролю за формуванням справ у структурних підрозділах;
— четвертий — направляється до відповідної державної архівної установи, архівного відділу міськради або органу вищого рівня.
Підприємства, в діяльності яких не створюються документи НАФ, можуть складати номенклатуру справ підприємства в 3 примірниках, якщо вони не мають органу вищого рівня.
Для використання в роботі структурні підрозділи підприємства отримують завірені в установленому порядку витяги з відповідних розділів затвердженої номенклатури справ підприємства.
Погоджена з ЕПК відповідного держархіву (ЕК органу вищого рівня) номенклатура справ підприємства наприкінці кожного року уточнюється, передруковується, затверджується керівником підприємства і вводиться в дію з 1 січня нового року (п. 21 гл. 1 розд. IV Правил № 1000).
висновки
- Зведену номенклатуру справ підприємства складають на підставі номенклатур справ структурних підрозділів.
- Номенклатуру справ структурного підрозділу розробляють на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності.
- Затверджена керівником підприємства номенклатура справ вводиться в дію з 1 січня нового року.
