(066) 87-010-10 Перезвоните мне
Переводим бухгалтеров в ОНЛАЙН!
Перейти к номеру...
  • № 70
  • № 67
  • № 66
  • № 65
  • № 64
  • № 63
  • № 62
? С помощью этой функции вы можете перейти в номер, который вас интересует
  • В избранное
  • Печать
  • Шрифт
  • Цвет фона
  • Комментарии 0
  • В разработке
10/11
Налоги и бухгалтерский учет
Налоги и бухгалтерский учет
Август , 2017/№ 68-69

Перечень типовых документов, создаваемых в деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов

http://tinyurl.com/yyz3sloz
Утвержден приказом Министерства юстиции Украины от 12.04.2012 г. № 578/5
Зарегистрирован в Министерстве юстиции Украины 17.04.2012 г. под № 571/20884
(с изменениями, внесенными приказом Министерства юстиции Украины от 07.03.2013 г. № 400/5)
(извлечение)

I. Общие положения

1.1. Настоящий Перечень разработан в соответствии с Законом Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях», Порядком образования и деятельности комиссий по проведению экспертизы ценности документов, утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины от 08 августа 2007 года № 1004, с учетом положений других нормативных актов и методических пособий по экспертизе ценности документов.

1.2. Настоящий Перечень включает типовые документы, создаваемые во время документирования однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых государственными органами и органами местного самоуправления, другими учреждениями, предприятиями и организациями (далее — организация) независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, формы собственности, а также документацию, создаваемую в результате производственной и научно-технической деятельности организаций.

Для облегчения работы по определению сроков хранения документов в Перечень включены также отдельные виды документов нетипового характера.

1.3. Состав и сроки хранения документов, создаваемых в организациях определенной отрасли или сфере деятельности, определяются ведомственными (отраслевыми) перечнями документов со сроками их хранения, утверждаемыми соответствующими государственными органами, центральными органами и учреждениями по согласованию с Государственной архивной службой Украины (далее — Укргосархив).

1.4. Настоящий Перечень является нормативно-правовым актом, предназначенным для использования всеми организациями при определении сроков хранения документов, их отборе на постоянное и длительное (более 10 лет) хранение (далее — архивное хранение) или для уничтожения.

Настоящий Перечень может использоваться также физическими лицами — предпринимателями.

1.5. Состав документов и сроки их хранения определены в этом Перечне в результате непосредственного изучения документов с учетом рекомендаций специалистов соответствующих отраслей национальной экономики и социально-культурной сферы, примерных и типовых номенклатур дел, решений Центральной экспертно-проверочной комиссии (дальше — ЦЭПК) Укргосархива об установлении или изменении сроков хранения отдельных видов документов.

1.6. Настоящий Перечень имеет целью обеспечение сохранности, организацию и качественное пополнение Национального архивного фонда (далее — НАФ).

Настоящий Перечень используется при формировании дел, при подготовке разных видов номенклатур дел, разработке схем классификации документов и ведомственных (отраслевых) перечней документов со сроками их хранения, а также при работе комиссий по проведению экспертизы ценности документов.

1.7. Сроки хранения документов, определенные в настоящем Перечне, являются минимальными, их нельзя сокращать. Продление в организациях сроков хранения документов, предусмотренных настоящим Перечнем, допускается в случаях, если эта необходимость вызвана специфическими особенностями работы конкретной организации.

1.8. Сроки хранения типовых документов на электронных носителях соответствуют срокам хранения аналогичных документов на бумажных носителях.

II. Структура Перечня и порядок его применения

2.1. Настоящий Перечень построен по функциональному принципу, он включает два раздела, в которых документы делятся на создаваемые в управленческой, научно-технической и производственной деятельности. Разделы содержат главы, отражающие основные направления деятельности организаций, свойственные им, как правило, независимо от уровня в системе управления и отраслевой принадлежности. Главы делятся на пункты.

2.2. Документы в главах и пунктах Перечня размещены по степени значимости их видов и отражаемых в них вопросов в логической последовательности.

Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация (графа 1). В настоящем Перечне приведены обобщенные названия видов документов (графа 2). При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, которые имеют одинаковый срок хранения, употребляется термин «документы», а в скобках раскрываются названия основных видов документов, включенных в статью.

2.3. Сроки хранения документов в настоящем Перечне дифференцированы по двум группам организаций.

2.4. К первой группе относятся организации, в деятельности которых создаются документы НАФ. Данная группа включает организации — источники формирования НАФ полного и выборочного приема. Сроки хранения документов для этих организаций приведены в графе 3 настоящего Перечня.

Государственные и коммунальные организации — источники формирования НАФ передают документы НАФ на постоянное хранение в государственные архивы или архивные отделы городских советов в обязательном порядке, а другие организации — на основании соглашений между собственником документов и соответствующим архивным учреждением.

2.5. Вторая группа включает организации, в деятельности которых не создаются документы НАФ. Сроки хранения документов этих организаций представлены в графе 4 настоящего Перечня.

2.6. Срок хранения «Постоянно» означает, что такие документы относятся к НАФ и подлежат вечному хранению.

2.7. Срок хранения «До ликвидации организации» означает, что документы бессрочно хранятся в организации, а в случае ликвидации организации документы подлежат повторной экспертизе ценности, и в зависимости от ее результатов те из них, которые затрагивают права граждан, передаются по описям дел в местные архивные учреждения, созданные органами власти Автономной Республики Крым, местными органами исполнительной власти и органами местного самоуправления для хранения архивных документов, не относящихся к НАФ.

Если такие местные архивные учреждения на соответствующей территории не созданы, указанные документы передаются в государственные архивные учреждения, архивные отделы городских советов.

2.8. Отметка «ЭПК» рядом со сроком хранения документов, которая установлена в настоящем Перечне для некоторых видов документов, означает, что решение о внесении в НАФ или уничтожении данных документов для организаций — источников формирования НАФ принимают экспертно-проверочные комиссии государственного архива (далее — ЭПК).

2.9. Отметка «Пока не исчезнет необходимость» означает, что документы имеют только длительное практическое значение. Срок их хранения определяется самими организациями, но не может быть меньше одного года.

2.10. Исчисление сроков хранения документов проводится с 01 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, завершенных делопроизводством в 2011 году, начинается с 01 января 2012 года.

Сроки хранения научно-технической документации (НТД) исчисляются с 01 января года, следующего за годом завершения разработки темы, проекта.

2.11. Примечания, применяемые в настоящем Перечне (графа 5), комментируют и уточняют сроки хранения документов.

В примечаниях указаны признаки выделения определенных видов документов или конкретных документов, сроки хранения которых отличаются от указанных в графах 3, 4 настоящего Перечня. Так, примечание к статьям «При условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства, а для органов исполнительной власти, государственных фондов, бюджетных организаций, субъектов хозяйствования государственного сектора экономики, предприятий и организаций, получавших средства из бюджетов всех уровней и государственных фондов либо использовавших государственное или коммунальное имущество, — ревизии, проведенной органами государственного финансового контроля по совокупным показателям финансово-хозяйственной деятельности. В случае возникновения споров (разногласий), возбуждения уголовных дел, открытия судами производства по делам — хранятся до принятия окончательного решения» конкретизирует сроки хранения бухгалтерской документации.

Примечания «После окончания срока действия договора», «После утверждения», «После замены новыми», «После снятия изделий с производства», «После ввода объекта в эксплуатацию» и т. п. указывают, что исчисление срока, указанного в графах 3 и 4 Перечня, осуществляется с указанного момента.

2.12. Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель*, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и их содержание со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.

2.13. Экспертиза ценности документов в организациях осуществляется согласно действующему законодательству.

Запрещается уничтожать документы без предварительного проведения экспертизы их ценности.

2.14. При определении сроков хранения документов следует найти соответствующую статью в Перечне и провести постраничный пересмотр дел. Отбор дел на архивное хранение или для уничтожения только по заголовкам в номенклатуре дел, описях или на обложках дел не допускается.

2.15. Документы следует отбирать на архивное хранение в виде оригиналов. В случае отсутствия оригиналов принимаются удостоверенные в установленном порядке копии соответствующих документов.

2.16. Допускается определенная дублетность документов при их поступлении на хранение в государственные архивные учреждения. Так, подлежат внесению в НАФ размноженные экземпляры указов, распоряжений Президента Украины, постановлений и распоряжений Кабинета Министров Украины, приказов министерств, других центральных органов исполнительной власти, касающихся деятельности конкретных организаций.

Организационно-распорядительную документацию (уставы, положения, правила, инструкции, приказы и т. п.), а также плановую документацию следует отбирать в НАФ в фонде организации — автора документа.

Статистическая документация организаций, которая по установленным Государственной службой статистики Украины порядку и срокам подается независимо от ведомственной принадлежности в органы государственной статистики, в НАФ поступает от органов государственной статистики. Ведомственная одноразовая статистическая отчетность организаций в случае поступления в одно государственное архивное учреждение (архивный отдел городского совета) отбирается в состав НАФ в фондах органов, которым они подчинены.

В отношении других видов документов государственным архивным учреждениям и архивным отделам городских советов предоставляется право самостоятельно решать вопрос устранения дублетности в случае поступления документов, содержащихся в разных фондах, в одно государственное архивное учреждение (архивный отдел городского совета).

2.17. Контроль за правильностью применения настоящего Перечня осуществляют Укргосархив и уполномоченные им государственные архивные учреждения и архивные отделы городских советов.

2.18. В ведомственных (отраслевых) перечнях документов действуют те статьи, которые не противоречат настоящему Перечню.

Список сокращений

АЭС — атомная электростанция;

БФ — библиотечный фонд;

ОТК — отдел технического контроля;

СИФ — справочно-информационный фонд;

ДПТ — детальный план территории;

ОКР — опытно-конструкторская работа;

ОТР — опытно-технологическая работа;

ЭД — электронный документ;

ЭПК — экспертно-проверочная комиссия;

ЭЦП — электронная цифровая подпись;

НАФ — Национальный архивный фонд;

НИР — научно-исследовательская работа;

ПДП — проект детального планирования;

ПКР — проектно-конструкторская работа;

Пост. — постоянно;

г. — год;

СОУ — стандарт организации и учреждения;

ТЗ — техническое задание;

ТЭЗ — технико-экономическая записка;

ТЭО — технико-экономическое обоснование;

ТП — технический проект;

ТУ — технические условия;

ЧАЭС — Чернобыльская атомная электростанция.

Раздел I

ДОКУМЕНТЫ, СОЗДАВАЕМЫЕ В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

1

2

3

4

5

Номер статьи

Виды документов

Срок хранения документов

Примечание

в организациях, в деятельности которых создаются документы НАФ

в организациях, в деятельности которых не создаются документы НАФ

1

2

3

4

5

1. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ

1.1. Организация распорядительной деятельности

<...>

10.

Постановления, решения, протоколы, стенограммы заседаний коллегиальных исполнительных органов (правлений, дирекций, советов директоров, советов арендаторов и т. п.) организации и документы (справки, доклады, докладные записки и т. п.) к ним

Пост.

До ликвидации организации

11.

Постановления, решения, рекомендации, протоколы, стенограммы заседаний контрольных органов (наблюдательного совета, опекунского совета, ревизионной комиссии) организации и документы (справки, доклады, докладные записки и т. п.) к ним

Пост.

До ликвидации организации

12.

Протоколы, стенограммы общих собраний, съездов, конференций высшего органа (трудового коллектива, участников, учредителей, акционеров, пайщиков) организации:

а) по месту проведения

Пост.

До ликвидации организации

б) в других организациях

Пока не исчезнет необходимость

Пока не исчезнет необходимость

<...>

16.

Приказы, распоряжения центральных и местных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, прочих государственных органов, организаций:

1 Отправленные к сведению — пока не исчезнет необходимость.

2 О краткосрочных командировках в пределах Украины и за границу; взыскания; предоставление ежегодных оплачиваемых отпусков и отпусков в связи с обучением — 5 лет

а) по основной деятельности

Пост. 1

До ликвидации организации1

б) по кадровым вопросам (личному составу) (о приеме на работу, перемещении по должности, переводе на другую работу, совместительстве, увольнении; аттестация, повышение квалификации, стажировка <...>; присвоение званий (повышение ранга, категории, разряда); изменение биографических данных; поощрение (награждение, премирование), оплата труда, начисление различных надбавок, доплат, материальной помощи; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпусков для ухода за ребенком, отпусков за свой счет; долгосрочные командировки в пределах Украины и за границу; командировка для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда)

75 лет2

75 лет2

в) по административно-хозяйственным вопросам

5 лет

5 лет

<...>

1.2. Организационные основы управления

<...>

28.

Уставы, положения (типовые) организации и изменения к ним:

1 После замены новыми

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

До ликвидации организации

б) в других организациях

3 г.1

3 г.1

<...>

30.

Учредительные документы (учредительный акт, договор (устав), положение) и изменения к ним; список учредителей (участников); выписка из Единого государственного реестра и т. п.

Пост.1

До ликвидации организации1

1 Отправленные к сведению — 1 г. после замены новыми

<...>

35.

Документы (решения, протоколы, акты, балансы, заключения, отчеты, уведомления, выписки из государственного реестра, заявления, справки, докладные записки и т. п.) о создании организации, ее реорганизации, ликвидации (банкротстве), переименовании, передаче с одной отрасли в другую, переводе в другую местность

Пост.

До ликвидации организации

36.

Документы (акты, протоколы, заключения, письма) о подтверждении правопреемственности на имущество организации

Пост.

До ликвидации организации

37.

Штатные расписания и перечни изменений к ним:

а) по месту составления и утверждения

Пост.

75 лет

б) в других организациях

3 г.

3 г.

<...>

39.

Положения о структурных подразделениях организации; об отделениях, филиалах и представительствах; о коллегиальных исполнительных (коллегии, дирекции, правлении, совете директоров, совете арендаторов) и совещательных (научных, технических, экспертных, методических, консультативных и прочих комитетах, советах, комиссиях) органах

Пост.

75 лет

<...>

41.

Контракты о правах и обязанностях:

1 После окончания срока действия договора

а) с руководителем организации

Пост.

До ликвидации организации

б) с членами коллегиальных и прочих органов организации

5 лет1 ЭПК

5 лет1

<...>

43.

Должностные и рабочие инструкции работников организации

5 лет1

5 лет1

1 После замены новыми. Должностные инструкции научных работников, а также должностные и рабочие инструкции работников, работающих на тяжелых работах, на работах с вредными и опасными условиями труда, — 75 лет

44.

Документы (аналитические обзоры, справки, доклады, докладные записки) по основной деятельности:

1 По административно-хозяйственным и оперативным вопросам — 5 лет

а) подаваемые в органы исполнительной власти и местного самоуправления

Пост. 1

До ликвидации организации1

б) подаваемые структурными подразделениями руководству организации

5 лет ЭПК

5 лет

45.

Приемо-сдаточные акты со всеми приложениями, составленные в случае смены:

1 После смены должностных ответственных и материально ответственных лиц

а) руководителя организации

Пост.

До ликвидации организации

б) должностных и материально ответственных лиц

3 г.1

3 г.1

<...>

47.

Документы по лицензированию определенных видов деятельности:

<...>

2 У лицензиатов

<...>

<...>

б) лицензии

Пост.2

До ликвидации организации

<...>

48.

Документы (сертификаты, свидетельства, аттестаты, представления, протоколы, решения, отчеты, обоснования, положения, книги регистрации и т. п.) по аккредитации, аттестации, сертификации, лицензированию организации

Пост.

До ликвидации организации

<...>

50.

Доверенности на осуществление отдельных видов деятельности, выданные филиалам, представительствам организации

5 лет1

5 лет1

1 После окончания действия доверенности

51.

Доверенности на передачу авторских прав

Пост.

75 лет

<...>

53.

Документы (сертификаты, свидетельства, акты) на приемку-передачу акций (пакетов акций)

Пост.

75 лет

<...>

56.

Договоры купли-продажи акций, ценных бумаг акционерами, договоры мены ценных бумаг, договоры на обслуживание

5 лет1

5 лет1

1 После окончания срока действия договора

<...>

58.

Доверенности на участие в общих собраниях акционеров

1 г.1

1 г.1

1 После окончания срока действия доверенности

<...>

61.

Сведения об участии организации как учредителя в других организациях

5 лет1

5 лет1

1 После отмены участия

62.

Документы (протоколы о намерениях, договоры, соглашения, планы, отчеты, акты, справки, рекомендации) об установлении производственных, научных, культурных связей между организациями

Пост.

10 лет

63.

Документы (программы, технические задания, доклады, справки, текстовые отчеты, списки) о командировке:

1 Об участии в ликвидации последствий техногенных катастроф и аварий — пост.

2 Об участии в ликвидации последствий техногенных катастроф и аварий — 75 лет

а) заграничные, научные в пределах Украины

Пост.

10 лет2

б) в пределах Украины

3 г.1

3 г.2

<...>

1.3. Организация контроля

76.

Документы (акты, докладные записки, справки) комплексных проверок организации по основным (профильным) вопросам деятельности организации (за исключением документов периодических бухгалтерских ревизий, проверок, предусмотренных статьей 341):

1 При поступлении в один государственный архив или архивный отдел городского совета на хранение принимаются документы от организации, которая осуществляет проверку

а) по месту проверки и в организации, которая осуществляет проверку

Пост.1

10 лет

б) в других организациях

5 лет

5 лет

1

2

3

4

5

77.

Документы (акты, докладные записки, справки) тематических и контрольных проверок отдельных направлений деятельности организации

5 лет ЭПК

5 лет

<...>

81.

Документы (справки, докладные записки, отчеты, письма) о выполнении решений (предписаний), предложений по результатам обследований, проверок и ревизий

5 лет ЭПК

5 лет

<...>

86.

Журналы учета проверок, ревизий и контроля над выполнением их рекомендаций

5 лет

5 лет

1.4. Правовое обеспечение управления

87.

Документы (свидетельства, акты, договоры) на право собственности на землю, сооружения, имущество; на право владения, пользования, распоряжения имуществом; на право регистрации и перерегистрации фирменных названий, товарных знаков, знаков обслуживания и т. п.

Пост.

До ликвидации организации

88.

Документы (постановления, решения, предписания, акты, заключения, запросы, справки, письма) по вопросам соблюдения норм законодательства, решения конфликтов, споров и других правовых вопросов

5 лет ЭПК

5 лет

89.

Копии документов (исковые заявления, акты, поручения, апелляционные жалобы, справки, докладные записки, характеристики и т. п.), которые подаются в судебные органы; копии решений, приговоров, отдельных определений, постановлений

3 г.1

3 г.1

1 После принятия решения

<...>

99.

Переписка претензионная о поставках, подрядах и услугах

3 г.1

3 г.1

1 По экспорту и импорту — 10 лет

100.

Переписка о выполнении приговоров, решений, определений судебных органов

3 г.1

3 г.

1 В части выполнения финансовыми органами возмещения убытков или выплаты компенсации за конфискованное имущество — пост.

<...>

107.

Журналы (книги) учета претензий и исков

3 г.

3 г.

<...>

1.5. Организация делопроизводства и архивного хранения документов

<...>

112.

Номенклатуры дел:

1 После замены новыми и при условии составления сводных описей дел.

2 После замены новыми и при условии передачи дел в архивное подразделение организации

а) сводных организаций

5 лет1

5 лет1

б) секретных дел организации

Пост.

До ликвидации организации

в) структурных подразделений

3 г.2

3 г.2

<...>

114.

Договоры, соглашения с архивными учреждениями, прочими организациями по вопросам архивного дела и делопроизводства

5 лет1

5 лет1

1 После окончания срока действия договора

<...>

119.

Акты об уничтожении испорченных фирменных бланков, бланков ценных бумаг; документов строгой отчетности, служебных удостоверений уволенных работников; печатей; штампов и почтовых марок

3 г.

3 г.

<...>

121.

Регистрационные журналы, карточки, электронные базы данных распорядительных документов центральных и местных органов исполнительной власти, других государственных органов, органов местного самоуправления, организаций:

1 Формы, в которых регистрируют краткосрочные командировки в пределах Украины и за границу; взыскания; предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков и отпусков в связи с обучением — 5 лет

а) по основной деятельности

Пост.

До ликвидации организации

б) по кадровым вопросам (личному составу)

75 лет1

75 лет1

в) по административно-хозяйственным вопросам

5 лет

5 лет

122.

Регистрационные журналы, карточки, электронные базы данных входящих, исходящих и внутренних (заявлений, докладных и пояснительных записок и т. п.) документов

3 г.

3 г.

123.

Картотеки, журналы, перечни, графики, справки, контрольные листы, отчеты контроля выполнения документов

3 г.

3 г.

<...>

127.

Журналы учета:

а) бланков строгой отчетности

3 г.

3 г.

б) чертежей, кинофотодокументов, оптических дисков

Пока не исчезнет необходимость

Пока не исчезнет необходимость

в) отпечатанных документов

1 г.

1 г.

г) врученной корреспонденции

1 г.

1 г.

<...>

131.

Паспорта архива организации

3 г.1

3 г.1

1 После замены новыми

<...>

133.

Документы (заявления, разрешения, письма) о допуске к работе с архивными документами

5 лет ЭПК

5 лет

134.

Акты о предоставлении документов во временное пользование и изъятии дел по требованию правоохранительных органов

3 г.1

3 г.1

1 После возврата документов

135.

Требования, заказы на выдачу документов из архива

1 г.1

1 г.1

1 После возврата документов

<...>

137.

Описи дел:

1 После уничтожения дел

а) постоянного хранения

Пост.

б) длительного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу

3 г.1

3 г.1

138.

Топографические указатели

1 г.1

1 г.1

1 После замены новыми

139.

Журналы, карточки учета поступления и выбытия документов из архива

До ликвидации организации

До ликвидации организации

140.

Книги (журналы) регистрации выдачи документов из архива

1 г.1

1 г.1

1 После окончания журнала и возврата документов в архив

<...>

2. ПРОГНОЗИРОВАНИЕ, ПЛАНИРОВАНИЕ, ЦЕНООБРАЗОВАНИЕ

<...>

2.2. Текущее планирование

<...>

155.

Бизнес-план и документы (технико-экономические обоснования, заключения, справки, расчеты и т. п.) к нему

Пост.

10 лет

<...>

157.

Годовые планы организации:

1 При наличии соответствующих отчетов — 5 лет

а) по основной деятельности

Пост. 1

5 лет

б) по вспомогательным видам деятельности

5 лет

5 лет

<...>

2.3. Ценообразование

<...>

168.

Прейскуранты, ценники, тарифы на продукцию и услуги:

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

5 лет

б) в других организациях

До пересмотра цен

До пересмотра цен

<...>

3. ФИНАНСИРОВАНИЕ, КРЕДИТОВАНИЕ, НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ И ВЗИМАНИЕ ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ ПЛАТЕЖЕЙ

3.1. Финансирование

<...>

173.

Финансовые планы (балансы прибылей и расходов):

1 По месту разработки, в других организациях — пока не исчезнет необходимость.

2 При отсутствии годового — пост.

3 При отсутствии годового — 10 лет.

4 При отсутствии годового и квартальных — пост.

5 При отсутствии годового и квартальных — 10 лет

а) сводный годовой

Пост. 1

10 лет1

б) годовой

Пост. 1

10 лет1

в) квартальные

3 г.2

3 г.3

г) месячные

1 г.4

1 г.5

<...>

186.

Документы (заявки, акты, свидетельства, справки, ведомости, отчеты) о покупке (продаже) иностранной валюты

3 г.1, 2

3 г.1, 2

1 При условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства, а для органов исполнительной власти,

государственных фондов, бюджетных организаций, субъектов хозяйствования государственного сектора экономики, предприятий и организаций, которые получали средства из бюджетов всех уровней и государственных фондов либо использовали государственное или коммунальное имущество, — ревизии, проведенной органами государственного финансового контроля по совокупным показателям финансово-хозяйственной деятельности. В случае возникновения споров (разногласий), возбуждения уголовных дел, открытия судами производства по делам — хранятся до принятия окончательного решения.

2 Документы, которые содержат информацию о финансовых операциях,

подлежащих финансовому мониторингу, — 5 лет

<...>

208.

Договоры на открытие банковского счета

5 лет1

5 лет1

1 После окончания срока действия договора

<...>

219.

Документы (протоколы, отчеты, экспертные заключения, акты, доклады, экономические обоснования, расчеты) о проведении конкурсных торгов и участии в них

3 г.1

3 г.1

1 См. примечания к статье 186

<...>

229.

Переписки с финансовыми органами о текущих бюджетных операциях, состоянии и закрытии текущих и расчетных счетов

3 г.

3 г.

230.

Переписки с банками по неуплаченным счетам и по отказам банков в уплате счетов

3 г.

3 г.

<...>

237.

Переписка об изменениях подписей

3 г.

3 г.

<...>

3.2. Кредитование

<...>

241.

Договоры кредитные, поручительства, залога, гарантии, перевода долга

5 лет1, 2

5 лет1, 2

1 После окончания срока действия договора или погашения кредита.

2 См. примечания к статье 186

242.

Документы (акты, описи, оценочные заключения) оформления имущества организации под залог

5 лет1, 2

5 лет1, 2

1 После погашения кредита или выплаты долга.

2 См. примечания к статье 186

<...>

1

2

3

4

5

3.3. Налогообложение и взимание обязательных платежей

<...>

270.

Документы (расчеты, справки, таблицы, письма) о налогах и сборах (обязательных платежах), об отчислении в бюджеты с прибылей

5 лет

5 лет

271.

Документы (акты, сверки, справки, письма) об уплате налогов и сборов (обязательных платежей) в бюджет зачислениями ценными бумагами, поставками продукции, работ, услуг

5 лет1

5 лет1

1 См. примечание один к статье 186

272.

Документы (решения, уведомления, справки, отчеты, заявления, письма) о списании, реструктуризации, рассрочке задолженности по страховым взносам, единому взносу на общеобязательное государственное социальное страхование и прочим платежам

5 лет

5 лет

273.

Отчеты субъекта малого предпринимательства — физического лица — плательщика единого налога:

1 При условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства

а) годовые

5 лет1

5 лет1

б) квартальные

3 г.

3 г.

<...>

278.

Документы (отчеты, расчеты, перерасчеты, расчетные книжки) о применении регистраторов расчетных операций

5 лет

5 лет

279.

Документы (справки, отчеты, расчеты) о суммах выплаченных доходов и удержанных с них налогов и сборов (обязательных платежей) в пользу физических лиц юридическими лицами и физическими лицами — субъектами предпринимательской деятельности

5 лет

5 лет

280.

Документы (протоколы, постановления об административных правонарушениях, квитанции об уплате штрафов, письма) об административных правонарушениях налогового законодательства и законодательства о сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование (страховых взносов)

5 лет1

5 лет1

1 После наложения административного взыскания

281.

Документы (протоколы, акты, оценочные заключения, описи, постановления судов, исполнительные листы) об отчуждении имущества из-за неуплаты налогов и сборов (обязательных платежей)

10 лет ЭПК

10 лет

282.

Документы (запросы, справки, уведомления, отчеты, ведомости, письма) о задолженности в бюджет

5 лет

5 лет

283.

Декларации, отражающие отчетность всех налогоплательщиков, и документы (расчеты, отчеты, ведомости, заявления, заявки, справки, карточки, письма, перерасчеты, платежные документы, вызовы) к ним

5 лет1

5 лет1

1 Декларации госслужащих хранятся в личных делах — 75 лет

284.

Декларации о доходах, расчеты сумм страховых взносов на общеобязательное государственное социальное страхование

5 лет

5 лет

285.

Налоговое уведомление

5 лет

5 лет

286.

Документы (акты, справки, доклады, докладные записки) о проверке отчетов, балансов, деклараций организации:

а) годовых

5 лет

5 лет

б) квартальных

3 г.

3 г.

287.

Документы (расчеты, заявления, решения, списки, ведомости, письма) об освобождении от уплаты налогов и сборов (обязательных платежей), предоставлении льгот, кредитов, отсрочек от уплаты, рассрочки на уплату или отказе в их предоставлении

5 лет

5 лет

288.

Переписка по вопросам налогообложения всех видов деятельности

5 лет

5 лет

289.

Переписка с судебными, правоохранительными органами о делах, связанных с платежами в бюджеты и государственные целевые фонды

3 г.1

3 г.1

1 После принятия решения

290.

Переписка с органами государственной налоговой службы о нарушении при взыскании налогов и сборов (обязательных платежей) и обжалования действий администрации

3 г.1

3 г.1

1 После принятия решения

<...>

4. УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ

4.1. Оперативный и статистический учет и отчетность

<...>

302.

Статистические отчеты и таблицы по всем основным видам деятельности организации; документы (справки, докладные записки, ведомости и т. п.) к ним:

1 При отсутствии годовых — пост.

2 При отсутствии годовых — до ликвидации организации.

3 При отсутствии годовых, полугодовых — пост.

4 При отсутствии годовых, полугодовых — до ликвидации организации.

а) сводные годовые и с большей периодичностью

Пост.

До ликвидации организации

б) годовые и с большей периодичностью

Пост.

До ликвидации организации

в) полугодовые

5 лет1

5 лет2

г) квартальные

3 г.3

3 г.4

ґ) месячные

1 г.5

1 г.6

5 При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных — пост.

6 При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных — до ликвидации организации

303.

Статистические отчеты и таблицы по вспомогательным видам деятельности организации; документы (справки, докладные записки, ведомости и т. п.) к ним

5 лет

5 лет

<...>

4.2. Бухгалтерский учет и отчетность

311.

Финансовая отчетность с примечаниями к ней:

1 По месту составления, в других организациях — пока не исчезнет необходимость.

2 При отсутствии годовых — пост.

3 При отсутствии годовых — до ликвидации организации.

4 При отсутствии годовых, квартальных — пост.

5 При отсутствии годовых, квартальных — до ликвидации организации

а) сводные годовые

Пост.1

До ликвидации організации1

б) годовые

Пост.1

До ликвидации організации1

в) квартальные

3 г.2

3 г.3

г) месячные

1 г.4

1 г.5

312.

Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, пояснительные записки к ним

Пост.

До ликвидации организации

313.

Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении отчетов и балансов:

1 При отсутствии годовых — пост.

2 При отсутствии годовых — 10 лет

а) годовых

Пост.

10 лет

б) квартальных

3 г.1

3 г.2

314.

Аналитические документы (таблицы, доклады, докладные записки и т. п.) к годовым отчетам и балансам

Пост.

10 лет

315.

Отчеты об операциях с драгоценными металлами и драгоценными камнями

5 лет

5 лет

316.

Оперативные отчеты о расходовании валюты на заграничные командировки

3 г.

3 г.

317.

Расчетно-платежные ведомости (лицевые счета):

1 По завершении выплаты помощи и пенсий.

2 После передачи права собственности на акции при условии завершения проверки (ревизии)

а) работников, аспирантов, студентов

75 лет

75 лет

б) получателей пенсий и государственной помощи

5 лет1

5 лет1

в) акционеров

5 лет2

5 лет2

318.

Ведомости на выплату денег

3 г.1

3 г.1

1 При отсутствии расчетно-платежных ведомостей (лицевых счетов) — 75 лет

319.

Доверенности (в том числе аннулированные) на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей; на получение заработной платы и прочих выплат

3 г.1

3 г.1

1 См. примечание один к статье 186

320.

Документы (копии отчетов, выписки из протоколов, заключения, заявления, справки, списки работников) о выплате пособий, пенсий, оплате листков нетрудоспособности из фонда социального страхования

3 г.

3 г.

321.

Документы (заявления, решения, справки, письма) об оплате отпусков в связи с обучением, получении льгот по налогам и т. п.

5 лет

5 лет

322.

Отчеты (ведомости) о начислении и перечислении страховых взносов на государственное и негосударственное социальное страхование (пенсионное, на случай безработицы, в связи с временной нетрудоспособностью и т. п.):

1 При отсутствии годовых — пост.

2 При отсутствии годовых — до ликвидации организации.

3 При отсутствии годовых, полугодовых — пост.

4 При отсутствии годовых, полугодовых — до ликвидации организации.

5 При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных — пост.

6 При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных — до ликвидации организации

а) сводные годовые и с большей периодичностью

Пост.

До ликвидации организации

б) годовые и с большей периодичностью

Пост.

До ликвидации организации

в) полугодовые

5 лет1

5 лет2

г) квартальные

3 г.3

3 г.4

ґ) месячные

1 г.5

1 г.6

323.

Расчетные ведомости уплаты взносов в разные фонды

3 г.1

3 г.1

1 См. примечания к статье 186

324.

Документы (акты, ведомости, письма) о взаиморасчетах между организациями

3 г.

3 г.

325.

Протоколы взаимозачетов

3 г.1

3 г.1

1 См. примечания к статье 186

326.

Акты-справки о погашении налогов (задолженности) векселями

3 г.1, 2

3 г.1, 2

1 После погашения налогов (задолженности).

2 См. примечания к статье 186

327.

Погашенные казначейские векселя

3 г.1

3 г.1

1 См. примечания к статье 186

328.

Документы (заявления, распоряжения, справки-графики, акты) об уплате, размене, приеме-передаче векселей

3 г.1

3 г.1

1 См. примечания к статье 186

329.

Исполнительные листы

Пока не исчезнет необходимость1

Пока не исчезнет необходимость1

1 Не менее 5 лет

330.

Договоры, соглашения (аудиторские, хозяйственные, операционные и т. п.)

3 г.1, 2

3 г.1, 2

1 После окончания срока действия договора, соглашения.

2 См. примечания к статье 186

331.

Договоры-обязательства за товары, полученные в кредит, письма по оформлению договоров-обязательств

3 г.

3 г.

332.

Договоры о полной материальной ответственности

3 г.1

3 г.1

1 После увольнения материально ответственного лица

333.

Имущественные доверенности, поручительства третьего лица

3 г.1

3 г.1

1 См. примечания к статье 186

334.

Документы (акты, процентовки, справки, счета) о приеме выполненных работ

3 г.1

3 г.1

1 См. примечания к статье 186

335.

Документы (карточки, ведомости, уведомления и т. п.) по организации финансового мониторинга субъектами первичного финансового мониторинга

5 лет1

5 лет1

1 С даты, которая определяется в соответствии со статьей 6 Закона Украины «О предотвращении и противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, или финансированию терроризма»

336.

Первичные документы и приложения к ним, которые фиксируют факт выполнения хозяйственных операций и стали основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета и налоговых документах (кассовые, банковские документы, ордера, уведомления банков и переводные требования, выписки банков, корешки квитанций, банковских чековых книжек, наряды на работу, акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов, квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей, счета-фактуры, авансовые отчеты и т. п.)

3 г.1

3 г.1

1 См. примечания к статье 186

337.

Регистры счетов к оплате

3 г.1

3 г.1

1 См. примечания к статье 186

338.

Налоговые накладные

3 г.1

3 г.1

1 См. примечания к статье 186

339.

Гарантийные письма

3 г.

3 г.

340.

Образцы подписей (материально ответственных лиц)

Пока не исчезнет необходимость

Пока не исчезнет необходимость

341.

Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки) документальных ревизий, проверок и аудита финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работы, в том числе проверок кассы, правильности взимания налогов и т. п.

5 лет

5 лет

342.

Документы (справки, акты, обязательства, письма) относительно растрат, недостач, хищений

5 лет ЭПК

5 лет

343.

Документы (протоколы, акты, отчеты, ведомости переоценки и определения изношенности основных средств) о переоценке основных фондов, нематериальных активов, незавершенного строительства

Пост.

До ликвидации организации

344.

Документы (акты, сведения) о переоценке товарно-материальных запасов, незавершенного производства

5 лет1

5 лет1

1 См. примечание один к статье 186

345.

Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, акты инвентаризации, инвентаризационные описи, сличительные ведомости) об инвентаризации основных средств, нематериальных активов, денежных средств, материальных ценностей и т. п.

3 г.1

3 г.1

1 См. примечания к статье 186

346.

Документы (программы, инструкции, справки, письма) об организации и внедрении автоматизированных систем учета и отчетности

5 лет ЭПК

5 лет

<...>

1

2

3

4

5

351.

Учетные регистры (главная книга, журналы, мемориальные ордера, оборотные ведомости, инвентарные карточки, разработочные таблицы и т. п.)

3 г.1

3 г.1

1 См. примечания к статье 186

<...>

353.

Журналы использования электронных контрольно-кассовых аппаратов, контрольные ленты электронных контрольно-кассовых аппаратов

3 г.1

3 г.1

1 См. примечание один к статье 186

5. ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ

5.1. Набор и использование трудовых ресурсов

354.

Расчеты потребности в рабочей силе и выявления источников ее покрытия

10 лет

5 лет

355.

Документы (осмотры, отчеты, справки) о состоянии трудовых ресурсов, текучести рабочей силы и потребности в ней, размещении производительных сил

Пост.

10 лет

356.

Документы (справки, отчеты, ведомости) об учете наличия, движения, комплектования, использования трудовых ресурсов

5 лет

5 лет

357.

Ведомости по учету наличия и движения рабочей силы

3 г.

3 г.

<...>

5.2. Рынок труда, трудоустройство и помощь безработным

362.

Документы (статистические отчеты, ведомости, справки) о состоянии рынка труда и занятости населения, трудоустройстве, создании рабочих мест

Пост.

10 лет

363.

Документы (отчеты, ведомости, списки, справки) о наличии вакантных должностей, увольнении работников, приеме работников

5 лет

5 лет

<...>

366.

Документы (заявления, обоснования, разрешения, справки) о трудоустройстве иностранных граждан

5 лет

5 лет

367.

Документы (акты, предупреждения, письма) по контролю над соблюдением законодательства о занятости населения

5 лет

5 лет

368.

Договоры о предоставлении финансовой помощи на создание и сохранение рабочих мест, на компенсационные выплаты работникам

5 лет1

5 лет1

1 После окончания срока действия договора

<...>

5.3. Организация труда, производительность труда, трудовая дисциплина

<...>

391.

Графики производственных процессов и рабочего времени (сменность, непрерывное производство и т. п.)

3 г.1

3 г.1

1 После замены новыми

<...>

395.

Коллективные договоры, соглашения (генеральное, отраслевые и региональные), изменения и приложения к ним:

а) по месту составления

Пост.

До ликвидации организации

б) в других организациях

До замены новыми

До замены новыми

396.

Документы (протоколы, акты, отчеты, докладные записки, справки) о проверке выполнения коллективных договоров, соглашений

Пост.

10 лет

397.

Правила внутреннего трудового распорядка

1 г.1

1 г.1

1 После замены новыми

398.

Документы (докладные записки, акты, письма) о нарушении правил внутреннего трудового распорядка

1 г.

1 г.

399.

Документы (обращения, ведомости, справки, перечни расхождений) о забастовках

Пост.

10 лет

400.

Документы (заявления, докладные записки, справки, протоколы, рекомендации) о разрешении трудовых конфликтов

5 лет ЭПК

5 лет

401.

Документы (отчеты, справки, заключения, докладные записки) о переводе работников на сокращенный рабочий день или неполную рабочую неделю

5 лет ЭПК1

5 лет1

1 В случае тяжелых, вредных, опасных условий труда — 75 лет

402.

Документы (отчеты, ведомости, докладные записки, баланс рабочего времени, письма) об учете рабочего времени

3 г.

3 г.

403.

Документы (характеристики, ведомости, уведомления, акты, докладные записки, справки, письма) о трудовой дисциплине

3 г.

3 г.

<...>

407.

Журналы, листки учета рабочих, которые совмещают профессии

3 г.

3 г.

408.

Табели учета использования рабочего времени

1 г.

1 г.

5.4. Техническое нормирование, тарификация, заработная плата

<...>

410.

Нормы выработки и расценки:

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

До замены новыми

До замены новыми

411.

Временные нормы выработки и расценки

3 г.1

3 г.1

1 После замены новыми

412.

Документы (расчеты, таблицы, справки, докладные записки, предложения) о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании разных форм оплаты труда

5 лет ЭПК

5 лет

413.

Тарифно-квалификационные справочники, сетки, ставки:

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

До замены новыми

До замены новыми

<...>

415.

Тарификационные ведомости (списки)

25 лет1

25 лет

1 Для творческих профессий — пост.

<...>

422.

Списки рабочих профессий по разрядам и системам оплаты труда

3 г.

3 г.

423.

Расчеты, ведомости о создании системы аккордной оплаты труда

5 лет

5 лет

424.

Положение о премировании:

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

До замены новыми

б) в других организациях

До замены новыми

До замены новыми

<...>

426.

Разрешения профсоюзных организаций на выполнение сверхурочных работ

1 г.

1 г.

<...>

5.5. Охрана труда

<...>

434.

Акты, справки проверки соблюдения организацией санитарного законодательства

5 лет ЭПК

5 лет

<...>

437.

Акты, предписания по технике безопасности; документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении

5 лет ЭПК

5 лет

438.

Документы (перечни должностей и профессий, программы, списки, отчеты, письма) о прохождении работниками стажировки по технике безопасности

3 г.

3 г.

439.

Протоколы обследования воздушной среды в цехах

3 г.

3 г.

440.

Полисы страхования гражданской ответственности опасных производственных объектов

Пост.

До ликвидации организации

<...>

444.

Списки работающих на производстве с вредными условиями труда

75 лет

75 лет

445.

Табели, наряды работников, задействованных на работах с вредными условиями труда

75 лет

75 лет

446.

Документы (протоколы, справки, заключения) о вредных условиях труда, травматизме, профессиональных заболеваниях

75 лет ЭПК

75 лет

447.

Документы (докладные записки, справки, доклады, ведомости) о состоянии профессиональной вредности производства и профессиональных заболеваний

10 лет ЭПК

10 лет

<...>

449.

Документы (докладные записки, справки, доклады, отчеты, акты) об условиях труда женщин и несовершеннолетних на производстве

5 лет ЭПК

5 лет

450.

Документы (протоколы, решения, перечни стандартов и норм, перечни и планы рабочих мест, заключения, акты, карты условий труда и т. п.) по вопросам аттестации рабочих мест на соответствие нормативно-правовым актам по охране труда

75 лет ЭПК

75 лет

451.

Акты обследования условий труда работников

5 лет

5 лет

<...>

453.

Документы (акты, заключения, протоколы, аварийные карточки) о расследовании причин аварий и несчастных случаев на производстве

45 лет ЭПК1

45 лет2

1 Связанные со значительными материальными убытками и человеческими жертвами — пост.

2 Связанные со значительными материальными убытками и человеческими жертвами — 75 лет

<...>

455.

Документы (отчеты, справки, списки) о травматизме на производстве

10 лет

10 лет

456.

Ведомости об авариях и несчастных случаях

5 лет1

5 лет2

1 С человеческими жертвами — пост.

2 С человеческими жертвами — до ликвидации организации

457.

Уведомление медпунктов о пострадавших в результате несчастных случаев

3 г.

3 г.

458.

Акты расследования профессиональных заболеваний и отравлений

45 лет ЭПК

45 лет

<...>

462.

Документы (предписания, акты, заключения, докладные записки, письма) об обеспечении работников специальной одеждой и обувью и прочими средствами индивидуальной защиты, лечебно-профилактическим питанием

3 г.

3 г.

463.

Заказ на специальную одежду, обувь, лечебно-профилактическое питание

1 г.

1 г.

464.

Списки (ведомости), карточки учета на выдачу специальной одежды, обуви, лечебно-профилактического питания

1 г.

1 г.

<...>

476.

Журналы регистрации аварий

Пост.

10 лет

477.

Журналы регистрации лиц, пострадавших от несчастных случаев

45 лет1

45 лет1

1 После окончания журнала

478.

Журналы учета профессиональных заболеваний (отравлений)

45 лет1

45 лет1

1 После окончания журнала

479.

Книги регистрации предупреждений об опасности работ на отдельных участках организации

10 лет

10 лет

480.

Журналы учета профилактических работ по технике безопасности

10 лет

10 лет

481.

Журналы регистрации вступительного инструктажа по вопросам охраны труда

10 лет1

10 лет1

1 После окончания журнала

482.

Журналы регистрации инструктажей (первичного, повторного, внепланового, целевого) по вопросам охраны труда

10 лет1

10 лет1

1 После окончания журнала

483.

Журналы проведения аттестации по технике безопасности

5 лет

5 лет

<...>

6. РАБОТА С КАДРАМИ

6.1. Прием, распределение, перемещение и учет кадров

<...>

490.

Документы (заявки, ведомости, письма) о потребности организации в рабочих кадрах, инженерно-технических работниках, служащих, молодых специалистах

3 г.

3 г.

491.

Документы (листки по учету кадров, заявления, представления, докладные и пояснительные записки, справки, обходные листы) к приказам по кадровым вопросам (личному составу), которые не вошли в состав личных дел

3 г.

3 г.

492.

Трудовые договоры (контракты, соглашения), заменяющие приказы по кадровым вопросам (личному составу)

75 лет ЭПК

75 лет

1

2

3

4

5

493.

Личные дела (заявления, анкеты, автобиографии, копии и извлечения из приказов о приеме, перемещении, увольнении, объявлении благодарностей, копии личных документов, декларации госслужащих, характеристики, листки по учету кадров)1:

1 Справки с места проживания, медицинские справки и прочие документы второстепенного значения — 3 г. после увольнения.

2 После увольнения

<...>

б) лиц, которые имеют ученые степени и ученые звания

75 лет2 ЭПК

75 лет2

в) служащих, профессионалов, специалистов, научных работников, которые не имеют ученых степеней и ученых званий, штатных и выборных работников общественных организаций

75 лет2

75 лет2

<...>

495.

Личные дела (карточки учета, приема, перемещения и увольнения) лиц, работающих по совместительству

75 лет1, 2

75 лет1, 2

1 После увольнения.

2 Документы (анкеты, копии дипломов, заявления, разрешения), которые являются основанием для приказов по кадровым вопросам (личному составу), — 3 г.

<...>

499.

Личные карточки работников (в том числе временных и работающих по совместительству)

75 лет1

75 лет1

1 После увольнения

<...>

501.

Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавок за выслугу лет и документы (представления, справки, анкеты) к ним; стажевые книги

10 лет1

10 лет1

1 При отсутствии приказов об установлении надбавок — 75 лет

502.

Документы (протоколы, представления, анкеты, акты) об установлении персональных окладов, надбавок, доплат

10 лет1

10 лет1

1 При отсутствии приказов об установлении и изменении окладов — 75 лет

503.

Списки (штатно-учетный состав) работников организации

75 лет

75 лет

<...>

508.

Оригиналы личных документов официального происхождения (дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства, трудовые книжки)

До востребования, не востребованные — не менее 50 лет

До востребования, не востребованные — не менее 50 лет

<...>

511.

Документы (отчеты, акты, ведомости) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним

3 г.

3 г.

512.

Документы (планы, отчеты, копии приказов, письма) о стажировке

5 лет

5 лет

<...>

515.

Документы (графики, заявления, ведомости) о предоставлении и использовании ежегодных, творческих, социальных отпусков и отпусков без сохранения заработной платы

1 г.

1 г.

516.

Заявления о предоставлении дополнительных отпусков в связи с обучением

1 г.1

1 г.1

1 После окончания учебного заведения

517.

Копии справок, выданных работникам о стаже и месте работы, заработной плате и т. п.

3 г.

3 г.

<...>

525.

Списки, картотеки, карточки учета:

а) руководящих работников

Пост.

75 лет

б) инженерно-технических работников организации с высшим и средним специальным образованием

75 лет

75 лет

в) научных работников

75 лет

75 лет

<...>

3 При отсутствии лицевых счетов — 75 лет.

4 После увольнения

г) ветеранов и участников Великой Отечественной войны, партизанского и подпольного движения; участников боевых действий на территории других государств

Пост.

75 лет

<...>

д) временных работников

75 лет

75 лет

<...>

й) прошедших аттестацию

5 лет

5 лет

к) получающих персональные оклады

10 лет3

10 лет3

л) военнообязанных

3 г.4

3 г.4

526.

Картотеки, указатели к приказам по кадровым вопросам (личному составу)

75 лет

75 лет

527.

Журналы учета трудовых договоров (контрактов, соглашений), которые заменяют приказы по кадровым вопросам (личному составу)

75 лет

75 лет

528.

Журналы учета, алфавиты личных дел

75 лет

75 лет

529.

Журналы, картотеки учета приема, перемещения, увольнения работников (в том числе временных)

75 лет

75 лет

530.

Журналы учета выдачи:

а) трудовых книжек и вкладышей к ним

50 лет

50 лет

<...>

532.

Журналы (книги), списки, картотеки учета лиц, направленных в командировки:

а) долговременные в пределах Украины и за границу

75 лет

75 лет

б) краткосрочные в пределах Украины и за границу

5 лет

5 лет

<...>

535.

Книги учета выдачи справок о стаже, месте работы, заработной плате

3 г.

3 г.

<...>

6.3. Проведение аттестации и установление квалификации

<...>

636.

Протоколы заседаний, решения аттестационных и квалификационных комиссий

5 лет1

5 лет1

1 В организациях с вредными условиями труда — 75 лет

637.

Документы (характеристики, аттестационные анкеты, заключения и т. п.) о проведении аттестаций и установлении квалификации

75 лет1, 2

75 лет1, 2

1 Хранятся в личных делах.

2 Те, которые не вошли в личные дела, — 5 лет

638.

Отчеты и ведомости о проведении аттестации и установлении квалификации

5 лет

5 лет

639.

Списки членов аттестационных и квалификационных комиссий

5 лет

5 лет

640.

Графики проведения аттестации и установления квалификации

1 г.

1 г.

641.

Заявления о несогласии с решениями аттестационных и квалификационных комиссий и документах (справки, заключения) об их рассмотрении

5 лет

5 лет

<...>

6.6. Мобилизационная работа

<...>

662.

Мобилизационные планы мероприятий организации

5 лет

5 лет

663.

Договоры (контракты) на выполнение мобилизационных заданий (заказов)

5 лет

5 лет

<...>

668.

Переписка об учете и отсрочке от призыва военнообязанных

1 г.1

1 г.1

1 В военкоматах — 3 г.

669.

Списки военнообязанных и призывников

1 г.1

1 г.1

1 В военкоматах — 3 г.

<...>

1

2

3

4

5

7. СОЦИАЛЬНО-БЫТОВЫЕ ВОПРОСЫ

7.1. Социальное страхование и социальная защита населения

<...>

678.

Сведения о застрахованном лице, подлежащем общеобязательному государственному социальному страхованию (персонифицированный учет)1

75 лет

75 лет

1 С 2011 года — отчет о суммах начисленной заработной платы застрахованных лиц и суммах начисленных страховых взносов на общеобязательное государственное пенсионное страхование, единого взноса на общеобязательное социальное страхование (персонифицированный учет)

<...>

682.

Списки работников, которым назначена пенсия на льготных условиях

50 лет

50 лет

683.

Сведения о заключении трудовых договоров (контрактов) с пенсионерами

3 г.

3 г.

684.

Документы (перечни, сводки, справки) о льготах, установленных для отдельных категорий граждан

Пост.

10 лет

685.

Документы (справки, заявления, списки, копии приказов о командировке, удостоверения о командировке, протоколы вручения, журналы регистрации удостоверений, табели рабочего времени и т. п.) граждан, пострадавших в результате Чернобыльской катастрофы

75 лет

75 лет

<...>

7.2. Медицинское и санаторно-курортное обслуживание

<...>

704.

Документы (справки, ведомости, списки, письма) о наличии и состоянии медицинских пунктов в организации и о медицинской помощи работникам

3 г.

3 г.

<...>

707.

Документы (планы, справки, карточки, списки, графики, письма) о периодических медицинских осмотрах

3 г.

3 г.

<...>

711.

Протоколы заседаний комиссий (уполномоченного) по социальному страхованию

5 лет

5 лет

712.

Документы (заявления, планы, справки, списки, письма) о предоставлении, приобретении, учете, распределении и реализации путевок в санаторно-курортные заведения

3 г.

3 г.

713.

Договоры медицинского страхования

5 лет1, 2

5 лет1, 2

1 После окончания срока действия договора.

2 В случае наступления страхового случая — 75 лет

714.

Договоры о медицинском и санаторно-курортном обслуживании, предоставлении путевок

5 лет1

5 лет1

1 После окончания срока действия договора

715.

Документы (заявки, требования, накладные, ведомости, ордера) о получении путевок

1 г.

1 г.

716.

Листки нетрудоспособности, корешки листков нетрудоспособности

3 г.

3 г.

<...>

7.3. Жилищно-бытовые вопросы

752.

Договоры купли-продажи, дарения жилой площади работникам организации

Пост.

До ликвидации организации

753.

Документы (ведомости, справки, письма) об аренде, дарении, завещании, купле-продаже жилой площади работникам организации

5 лет ЭПК

5 лет

<...>

757.

Договоры, соглашения о праве пользования жилой площадью в домах, принадлежащих организации

3 г.1

3 г.1

1 После окончания срока действия договора

<...>

770.

Документы (акты, справки, докладные записки, отчеты, предложения, письма и т. п.) об организации питания работников

3 г.

3 г.

<...>

783.

Переписка о бронировании мест в гостиницах

1 г.

1 г.

<...>

7.4. Оздоровительно-воспитательная работа с детьми

<...>

791.

Списки детей работников организации

До замены новыми

До замены новыми

792.

Списки детей, направленных в детские заведения оздоровления и отдыха

1 г.

1 г.

<...>

794.

Переписка об оздоровлении и отдыхе детей в детских заведениях оздоровления и отдыха

3 г.

3 г.

7.5. Организация досуга

<...>

796.

Документы (справки, докладные записки, отчеты, ведомости, письма) об организации досуга работников

5 лет ЭПК

5 лет

<...>

8. НАУЧНО-ИНФОРМАЦИОННАЯ И ИЗДАТЕЛЬСКАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ,

МАРКЕТИНГ И РЕКЛАМА ПРОДУКТОВ И УСЛУГ

8.1. Научно-информационная деятельность

<...>

834.

Контракты, договоры, прочие соглашения между производителями и пользователями научно-технической информации

Пока не исчезнет необходимость

Пока не исчезнет необходимость

<...>

8.3. Маркетинг и реклама продуктов и услуг

<...>

896.

Аналитические обзоры по основным вопросам деятельности организации

Пост.

10 лет

897.

Документы (сводные таблицы, диаграммы, графики (мониторинги) движения цен на рынке, справки, доклады, ведомости) о маркетинговых исследованиях

5 лет ЭПК

5 лет

898.

Документы (анкеты, тесты, интервью, опросы и т. п.) об оперативном анализе потребности в продукции, услугах

3 г.

3 г.

899.

Документы (коммерческие предложения, прайс-листы, анкеты, образцы (модули) текста рекламы, письма) об оперативной рекламной деятельности

3 г.

3 г.

900.

Договоры (контракты) о размещении и выпуске рекламы

3 г.1

3 г.1

1 После окончания срока действия договора

<...>

9. ЭКОНОМИЧЕСКОЕ, НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЕ, ВОЕННО-ТЕХНИЧЕСКОЕ, КУЛЬТУРНОЕ И ПРАВОВОЕ СОТРУДНИЧЕСТВО С ЗАРУБЕЖНЫМИ СТРАНАМИ

<...>

917.

Документы (соглашения, договоры, контракты) о научно-техническом, военно-техническом, экономическом, культурном и правовом сотрудничестве с организациями зарубежных стран

Пост.

10 лет

<...>

924.

Документы (акты, описи, перечни, заключения, справки) о приеме-передаче оборудования, материалов по экспорту и импорту

Пост.

925.

Документы (заключения, акты, справки, письма, технико-экономические обоснования) о целесообразности закупки импортной продукции и материалов

10 лет ЭПК

5 лет

926.

Разрешения на ввоз (вывоз) за границу (из-за границы) оборудования, материалов

10 лет

10 лет

927.

Документы разрешительного характера (заявки, карточки-регистрации учета договоров, фондовые извещения, наряд-заказ, экспертные заключения, разрешения, решения, лицензии, квоты (контингенты) и т. п.) на внешнеэкономические операции:

1 После окончания срока действия лицензии или исчерпания квоты.

2 См. примечание один к статье 186

а) в организациях, осуществляющих лицензирование (квотирование)

5 лет1, 2 ЭПК

б) в других организациях

3 г.1, 2

3 г.1, 2

928.

Документы (декларации, лицензии, разрешения, спецификации и другие товаросопроводительные документы) таможенного оформления грузов, продукции, имущества, валюты

3 г.1

3 г.1

1 См. примечания к статье 186

929.

Документы (сертификаты, экспертные заключения, акты, протоколы, решения, письма) таможенного контроля за качеством продукции

5 лет

5 лет

<...>

10. МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОЕ СНАБЖЕНИЕ

10.1. Организация материально-технического снабжения

<...>

944.

Договоры, соглашения, контракты о поставке/сбыте, купле-продаже продукции и протоколы разногласий по ним

5 лет1

5 лет1

1 После окончания срока действия договора, соглашения, контракта

<...>

962.

Комплектовочные ведомости на изделия

1 г.

1 г.

<...>

964.

Учетные карточки, книги, ведомости учета сбыта продукции (в том числе экспортной)

3 г.

3 г.

965.

Документы (акты, фактуры, накладные) о сданной продукции

3 г.

3 г.

966.

Документы (заявки, заказы, наряды) о поставке материалов (сырья), оборудования, инвентаря

3 г.

3 г.

<...>

970.

Графики отгрузки продукции потребителям:

а) квартальные

3 г.

3 г.

б) месячные

1 г.

1 г.

971.

Спецификации, сертификаты на отгрузку и отправку продукции, материалов (сырья), оборудования

5 лет1

5 лет1

1 Импортного оборудования — до окончания эксплуатации

<...>

973.

Заказы, наряды на отгрузку материалов (сырья) и оборудования

3 г.

3 г.

974.

Документы (диспетчерские журналы, записи поручений, отчеты) о ежедневной отгрузке продукции (в том числе на экспорт)

1 г.

1 г.

<...>

977.

Акты, заключения о качестве поступающих продукции и материалов (сырья)

5 лет

5 лет

978.

Акты о приеме-сдаче продукции представителям заказчиков

3 г.

3 г.

<...>

980.

Акты о снятии наличия и остатков материалов (сырья)

3 г.

3 г.

981.

Коммерческие акты

3 г.

3 г.

<...>

984.

Разрешения на отпуск материалов (сырья) для хозяйственных нужд

1 г.

1 г.

985.

Списки потребителей и поставщиков с указанием их реквизитов (адресов)

Пока не исчезнет необходимость

Пока не исчезнет необходимость

986.

Договоры о брокерском обслуживании

5 лет1

5 лет1

1 После окончания срока действия договора

<...>

10.2. Организация хранения имущественно-материальных ценностей

1001.

Докладные записки об организации, оборудовании, ведении складского хозяйства, наличии складской площади и предоставлении ее в аренду

3 г.1

3 г.1

1 После окончания аренды

1002.

Нормативы складских запасов

3 г.1

3 г.1

1 После замены новыми

<...>

1006.

Акты приема продукции и материалов (сырья), поступивших на склады

3 г.1

3 г.1

1 См. примечание один к статье 186

1007.

Документы (карточки, складские и амбарные книги, описи, приходные и расходные накладные, ордера, лимитно-заборные карты, счета, требования, распоряжения) по учету прибыли, расходов, наличию, остаткам материалов (сырья), продукции и оборудования на складах, базах

3 г.1

3 г.1

1 См. примечание один к статье 186

1008.

Требования и копии требований на получение инструмента со складов

1 г.

1 г.

<...>

1010.

Договоры хранения (складского хранения)

3 г.1

3 г.1

1 После окончания срока действия договора

1011.

Документы (акты, сличительные ведомости, описи, книги регистрации) о проведении инвентаризации имущества

3 г.1

3 г.1

1 См. примечание один к статье 186

1012.

Документы (акты, ведомости, справки, письма) о недостаче, растрате продукции, материалов (сырья)

5 лет

5 лет

1013.

Акты проверок прихода-расхода продукции, материалов (сырья)

3 г.

3 г.

1014.

Пропуски на вывоз продукции, материалов (сырья) и оборудования со складов

3 г.

3 г.

1015.

Документы (акты, ведомости, сертификаты, журналы, письма) о наличии, движении, возврате, списании и использовании тары

1 г.

1 г.

<...>

1021.

Книги учета распоряжений на отпуск продукции со складов

5 лет

5 лет

11. АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ

11.1. Административно-хозяйственные вопросы

1022.

Документы (заявки, списки, письма) о выдаче удостоверений и пропусков в организации

1 г.

1 г.

<...>

1027.

Разовые пропуски, корешки пропусков в служебные помещения и на вынос (вывоз) материальных ценностей

1 г.

1 г.

1028.

Документы (заявки, письма) о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни

1 г.

1 г.

1029.

Документы (квитанции, корешки квитанций, заявки, письма) о проведении подписки на периодические и непериодические издания

1 г.

1 г.

<...>

1031.

Переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, оплате услуг средств связи и других административно-хозяйственных расходов

1 г.

1 г.

1032.

Переписка о предоставлении мест в гостиницах

1 г.

1 г.

<...>

1035.

Журналы регистрации удостоверений и пропусков

3 г.

3 г.

<...>

11.2. Эксплуатация служебной недвижимости

1038.

Паспорта зданий, сооружений1, оборудования

5 лет2

5 лет2

1 Паспорта зданий, сооружений — архитектурных достопримечательностей, находящихся под охраной государства, — пост.

2 После ликвидации основных средств

<...>

1042.

Договоры о купле-продаже земельных участков, зданий и документы (проектно-разведывательные заключения, справки, перечни, разрешения на строительство и т. п.) к ним

Пост.

До ликвидации организации

<...>

1044.

Документы (акты, справки, технические паспорта, кадастровые планы) об отнесении помещений к жилым и нежилым

Пост.

До ликвидации организации

1045.

Документы (свидетельства о включении в реестр, карточки учета и т. п.) об учете имущества, владении, пользовании, распоряжении имуществом

Пост.

До ликвидации организации

1046.

Акты приема-передачи зданий, помещений, земельных участков в пользование организации:

1 После окончания эксплуатации

а) в постоянное пользование

Пост.

До ликвидации организации

б) в кратко- и долгосрочное пользование

1 г.1

1 г.1

1047.

Документы (договоры, соглашения, акты) о приеме и сдаче зданий, помещений в аренду

3 г.1

3 г.1

1 После окончания срока действия договора

<...>

1050.

Договоры энергоснабжения

3 г.1

3 г.1

1 После окончания срока действия договора

1051.

Договоры коммунального обслуживания организации

3 г.1

3 г.1

1 После окончания срока действия договора

1

2

3

4

5

1052.

Договоры о страховании зданий

5 лет1, 2

5 лет1, 2

1 После окончания срока действия договора.

2 В случае наступления страхового случая — 10 лет

<...>

11.3. Транспортное обслуживание

<...>

1067.

Договоры об автостраховании

5 лет1, 2, 3

5 лет1, 2, 3

1 После окончания срока действия договора.

2 При наступлении страхового случая относительно причиненного вреда жизни и здоровью — 75 лет.

3 При наступлении страхового случая относительно причиненного вреда имуществу — 10 лет

1068.

Договоры об обязательном страховании гражданско-правовой ответственности владельцев транспортных средств

5 лет1, 2, 3

5 лет1, 2, 3

1 После окончания срока действия договора.

2 При наступлении страхового случая относительно причиненного вреда жизни и здоровью — 75 лет.

3 При наступлении страхового случая относительно причиненного вреда имуществу — 10 лет

1069.

Договоры о перевозке грузов, аренде транспортных средств

5 лет1

5 лет1

1 После окончания срока действия договора

1070.

Документы (заявки, письма) о перевозке грузов

1 г.

1 г.

<...>

1072.

Документы (акты, ведомости, письма) о простоях разных видов транспорта

3 г.

3 г.

<...>

1077.

Документы (акты, заключения, уведомления, протоколы) аварийных комиссий:

а) об авариях, связанных с большими материальными убытками и человеческими жертвами

Пост.

До ликвидации организации

б) о других авариях

5 лет

5 лет

1078.

Документы (ведомости, акты, письма) о техническом состоянии и осмотре транспортных средств

3 г.

3 г.

1079.

Паспорта транспортных средств

До списания транспортных средств

До списания транспортных средств

1080.

Акты списания транспортных средств

3 г.1

3 г.1

1 После списания

1081.

Технические характеристики транспортных средств

1 лет1

1 лет1

1 После списания

1082.

Ведомости о наличии и работе механизмов на погрузочно-разгрузочных работах

3 г.

3 г.

1083.

Наряды на погрузочно-разгрузочные работы

3 г.1, 2

3 г.1, 2

1 Если являются исходными данными для начисления оплаты.

2 См. примечание один к статье 186

1084.

Книги регистрации, ведомости об отправленных и прибывших грузах

1 г.

1 г.

1085.

Документы (графики, отчеты, ведомости) о выходе автомобилей на линию

1 г.

1 г.

1086.

Дорожные листы и наряды на машины

3 г.1

3 г.1

1 См. примечание один к статье 186

1087.

Документы (справки, ведомости, письма) о наличии и состоянии автомобильных парков, гаражей, мастерских

3 г.

3 г.

1088.

Документы (заявки, акты, ведомости, письма) о ремонте транспортных средств

3 г.

3 г.

1089.

Графики технического обслуживания и ремонта автомобильного транспорта

1 г.

1 г.

1090.

Документы (заправочные листы, лимиты, заявки, ведомости, оперативные отчеты, письма) о расходовании бензина, горюче-смазочных материалов, запасных частей

3 г.1

3 г.1

1 См. примечание один к статье 186

1091.

Журналы, ведомости учета показателей спидометров и измерений бензина

3 г.

3 г.

1092.

Акты о замене спидометров

3 г.

3 г.

1093.

Протоколы диспетчерских совещаний

3 г.

3 г.

1094.

Документы (диспетчерские суточные справки, отчеты, ведомости, раскладки, графики, письма) о движении транспорта

1 г.

1 г.

<...>

1096.

Переписка о транспортном обслуживании, выделении и закреплении автотранспорта за организацией и должностными лицами

3 г.

3 г.

<...>

1098.

Переписка о расчетах по претензиям об утере, недостаче и задержке грузов

3 г.

3 г.

<...>

1108.

Журналы регистрации заявок, заказов и договоров на перевозку пассажиров и грузов

3 г.

3 г.

1109.

Журналы (книги) учета путевых листов

3 г.1

3 г.1

1 См. примечание один к статье 186

1110.

Книги регистрации, ведомости поступления и отправки грузов

3 г.

3 г.

1111.

Ведомости, карточки учета эксплуатации автомашин, автопокрышек

3 г.1

3 г.1

1 После списания

1112.

Книги учета пробега автомашин

5 лет

5 лет

11.4. Организация внутриведомственной связи

<...>

1118.

Акты ввода в эксплуатацию линий связи

1 г.1

1 г.1

1 После снятия линии

1119.

Акты приема средств связи и сигнализации после текущего, среднего и капитального ремонта

3 г.1

3 г.1

1 После проведения ремонта

<...>

1121.

Договоры на капитальный ремонт средств связи

3 г.1

3 г.1

1 После окончания срока действия договора

1122.

Договоры об аренде технических средств связи

3 г.1

3 г.1

1 После окончания срока действия договора

<...>

1132.

Копии квитанций за междугородные телефонные разговоры, за почтовые и телефонные услуги

3 г.

3 г.

<...>

1145.

Книги регистрации международных телефонных разговоров

1 г.

1 г.

<...>

11.5. Общая охрана организации

1147.

Документы (планы, отчеты, докладные записки, справки) об организации общей охраны организации

5 лет

5 лет

<...>

1150.

Схемы дислокации постов охраны

1 г.1

1 г.1

1 После замены новыми

<...>

1152.

Договоры об охранной деятельности

3 г.1

3 г.1

1 После окончания срока действия договора

1153.

Документы (акты, докладные записки, справки, письма) о пропускном режиме организации

3 г.

3 г.

<...>

1155.

Инструкции для работников охраны (часовых, вахтеров, сторожей и т. п.) организации

1 г.1

1 г.1

1 После замены новыми

<...>

1159.

Образцы подписей служебных удостоверений

До замены новыми

До замены новыми

<...>

1169.

Карточки учета обмундирования

3 г.

3 г.

1170.

Списки, графики дежурных в организации

1 г.

1 г.

1171.

Журналы приема-передачи дежурств

1 г.

1 г.

1172.

Журналы учета опечатывания помещений и передачи ключей

1 г.

1 г.

<...>

11.6. Пожарная безопасность организации

1176.

Разрешения на начало работы вновь созданных предприятий, ввод в эксплуатацию новых и реконструированных производственных, жилых объектов и объектов другого назначения, внедрение новых технологий, передачу для производства образцов новых пожароопасных машин, механизмов, оборудования и продукции, аренду любых помещений

Пост.

До ликвидации организации

1177.

Документы (планы, отчеты, докладные записки, справки) об обеспечении пожарной безопасности в организации

5 лет

5 лет

<...>

1180.

Предписания, постановления об устранении нарушений и недостатков по вопросам пожарной безопасности

5 лет

5 лет

<...>

1182.

Акты о пожарах

5 лет ЭПК

5 лет

1183.

Акты служебного расследования случаев пожаров

3 г.

3 г.

<...>

12. ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ОБЩЕСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ

<...>

1232.

Документы (акты, докладные записки, справки) об осуществлении профсоюзного контроля над выполнением условий соглашений, коллективных договоров, соблюдении работодателем и должностными лицами законодательства о труде, использовании средств фондов, которые формируются за счет страховых взносов

5 лет ЭПК

5 лет

<...>

1235.

Документы (протоколы, постановления, акты, справки, заявления) комиссий по трудовым спорам

5 лет

5 лет

<...>

1241.

Договоры между профсоюзом и работодателем о перечислении членских профсоюзных взносов

3 г.1

3 г.1

1 После окончания срока действия договора

<...>

1245.

Документы (заявления, справки, письма) о предоставлении материальной помощи работникам

3 г.

3 г.

<...>

Раздел II

ДОКУМЕНТЫ, СОЗДАВАЕМЫЕ В НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ И ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

1

2

3

4

5

Номер статьи

Виды документов

Срок хранения документов

Примечание

в организациях, в деятельности которых создаются документы НАФ

в организациях, в деятельности которых не создаются документы НАФ

1

2

3

4

5

<...>

2. ДОКУМЕНТЫ ПО РАЗРАБОТКЕ, УЧЕТУ И ОХРАНЕ ОБЪЕКТОВ

ПРАВА ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНОЙ СОБСТВЕННОСТИ

1356.

Документы (заявки на объекты права интеллектуальной собственности, экспертные заключения, протоколы, решения), которые касаются приобретения права интеллектуальной собственности, в том числе в иностранных государствах

Пост.

До ликвидации организации

1357.

Охранные документы (свидетельства, патенты) на объекты права интеллектуальной собственности

Пост.

До ликвидации организации

<...>

1366.

Договоры о предоставлении услуг в сфере интеллектуальной собственности

5 лет1

5 лет1

1 После окончания срока действия договора

1367.

Документы (ходатайства, уведомления, заявления, письма) об истечении срока действия, восстановлении, приостановлении свидетельств, патентов

Пост.

До ликвидации организации

<...>

1372.

Договоры о передаче прав на объекты права интеллектуальной собственности

Пост.

До ликвидации организации

1373.

Лицензионные договоры и лицензии на использование объектов права интеллектуальной собственности и документы (заявления, акты, письма и т. п.), связанные с ними

Пост.

До ликвидации организации

<...>

3. ИЗЫСКАНИЯ, ПРОЕКТИРОВАНИЕ, СТРОИТЕЛЬСТВО, ЭКСПЛУАТАЦИЯ

3.1. Организация и управление строительной деятельностью

<...>

1396.

Протоколы согласования с местными органами исполнительной власти и самоуправления технических условий и разрешения на подключение проектируемых объектов к энергетическим и транспортным сетям, водопроводу и канализации

Пост.

5 лет

<...>

1399.

Акты приема-передачи проектно-сметной документации на вновь построенные и сданные в эксплуатацию объекты

10 лет1

10 лет1

1 После ввода объекта в эксплуатацию

<...>

3.6. Капитальное строительство

<...>

1540.

Документы (протоколы, акты, справки) о согласовании с другими организациями вопросов строительства объектов

5 лет ЭПК

5 лет

<...>

1547.

Документы (акты, решения, докладные записки, справки) о приеме в эксплуатацию законченных строительством объектов:

а) по объектам, сооружаемым за счет государственного бюджета

Пост.

б) по объектам, сооружаемым за счет местного бюджета

10 лет ЭПК

10 лет

в) по объектам, сооружаемым за счет прочих средств

10 лет

10 лет

<...>

1557.

Технические паспорта зданий индивидуальных застройщиков и госфонда

10 лет1 ЭПК

10 лет1

1 После сноса здания

<...>

1559.

Оценочные акты стоимости завершенных строительством объектов

5 лет ЭПК

5 лет

<...>

1580.

Наряды на выполнение ремонтных работ

5 лет1

5 лет1

1 См. примечание один к статье 186

<...>

3.7. Реставрация и капитальный ремонт

<...>

1604.

Акты осмотра и приема объектов после реставрации и капитального ремонта

5 лет1

5 лет1

1 По завершении работ

<...>

1612.

Договоры, подряды (контракты) на выполнение ремонтных работ и документы (справки, заключения, отчеты) к ним

3 г.1

3 г.1

1 После окончания срока действия договора

<...>

4. ПРОМЫШЛЕННОЕ ПРОИЗВОДСТВО

4.1. Организация производства

<...>

1624.

Производственно-технические паспорта:

а) предприятий и основных подразделений

Пост.

10 лет

б) вспомогательных подразделений

До замены новыми

До замены новыми

1625.

Схемы организации производства и пояснительные записки к ним

Пост.

10 лет

<...>

1630.

Свидетельства на право серийного производства изделий

Пост.

10 лет

1631.

Акты ввода в действие производственных мощностей

Пост.

До ликвидации организации

<...>

1633.

Номенклатуры, перечни, классификаторы продукции, изготовляемой:

а) предприятиями

Пост.

10 лет

б) подразделениями

10 лет

10 лет

<...>

1636.

Внутризаводские технические требования

10 лет

Пока не исчезнет необходимость

1637.

Протоколы утверждения технической документации на продукцию

10 лет

10 лет

<...>

1640.

Документы (акты, отчеты, протоколы сборки и журналы) о комплектации изделий и сборочных единиц:

а) опытного производства

10 лет

5 лет

б) серийного производства

10 лет

5 лет

<...>

1642.

Документы (акты, протоколы, отчеты, заключения) о прекращении работ по изготовлению изделий (продукции)

5 лет ЭПК

5 лет

1643.

Документы (требования, накладные, накопительные ведомости) о продукции, поступившей для обработки

3 г.

3 г.

1644.

Документы (акты, справки, расчеты) об использовании отходов, вторичного сырья

3 г.

3 г.

<...>

1650.

Отчеты о расходах сырья и материалов на выпуск изделий (продукции)

5 лет

5 лет

<...>

1657.

Лимитные карты на продукцию и сырье

Пока не исчезнет необходимость

Пока не исчезнет необходимость

1658.

Расчеты, справки по разработке среднепрогрессивных норм расходов сырья, материалов и энергии в производстве и строительстве:

а) по месту составления

Пост.

б) в других организациях

Пока не исчезнет необходимость

Пока не исчезнет необходимость

<...>

1665.

Документы (акты, справки, журналы) об учете незавершенного производства

3 г.

3 г.

1666.

Документы (паспорта, спецификации) :

а) на изделия опытного производства

3 г.

3 г.

б) на изделия серийного производства

Пост.

10 лет

<...>

1

2

3

4

5

1683.

Журналы контроля производства и предъявления изделий (продукции)

5 лет

5 лет

1684.

Журналы учета отходов производства

5 лет1

5 лет1

1 См. примечание один к статье 186

<...>

1687.

Журналы движения изделий в цехах в процессе изготовления и на промежуточных складах

Пока не исчезнет необходимость

Пока не исчезнет необходимость

1688.

Журналы отгрузки готовых изделий

3 г.

3 г.

<...>

1694.

Журналы диспетчерских оперативных записей, рапорты начальников смен, инженеров и мастеров

1 г.

1 г.

<...>

4.4. Технология производства

1726.

Технологические карты и описания технологических процессов

Пост.

10 лет

1727.

Технологические регламенты, режимы производства и рецептуры:

а) по месту составления

Пост.

10 лет

б) в других организациях

Пока не исчезнет необходимость

Пока не исчезнет необходимость

<...>

1731.

Технико-экономические показатели фактических расходов материалов и сырья на производство изделий (продукции)

5 лет

5 лет

<...>

1736.

Производственные рецептуры, регламенты и режимы производства изделий

1 г.1

1 г.1

1 После замены новыми

<...>

1749.

Акты, рекламационные листы на забракованную продукцию (изделия)

5 лет

5 лет

<...>

1755.

Маршрутные карты на изготовление и обработку изделий (продукции)

Пост.

10 лет

<...>

1760.

Комплектовочные карты

3 г.1

3 г.1

1 После снятия изделия с производства

<...>

1773.

Ведомости технологических процессов производства

3 г.1

3 г.1

1 После снятия изделия с производства

1774.

Ведомости деталей (сборочных единиц) к типовым технологическим процессам

Пост.

10 лет

1775.

Ведомости материалов и комплектующих производства видов продукции

3 г.1

3 г.1

1 После снятия изделия с производства

<...>

1788.

Производственно-технические паспорта на машины, оборудование, механизмы, приборы и инструменты

3 г.1

3 г.1

1 После снятия с эксплуатации

<...>

4.6. Энергетическое и топливное обеспечение производства

1858.

Схемы энергетических установок

Пост.

До ликвидации организации

<...>

1861.

Паспорта энергоустановок

3 г.1

3 г.1

1 После снятия с эксплуатации

1862.

Приемо-сдаточные акты энергетических установок

3 г.

3 г.

1863.

Акты установления границ обслуживания и ответственности за состояние энергетического хозяйства

5 лет

5 лет

<...>

1870.

Схемы электроснабжения и распределения электроэнергии

Пока не исчезнет необходимость

Пока не исчезнет необходимость

<...>

1875.

Акты обследований предприятий по расходованию электроэнергии

3 г.

3 г.

1876.

Графики нагрузки электрохозяйства

1 г.

1 г.

<...>

1884.

Предписания государственной инспекции по энергетическому надзору за режимами потребления электрической и тепловой энергии

3 г.

3 г.

1885.

Наряды-допуски для работы на высоковольтном оборудовании

3 г.

3 г.

1886.

Документы (протоколы, акты, докладные записки, справки) о водоснабжении предприятий

5 лет

5 лет

<...>

4.7. Эксплуатация и ремонт оборудования

1913.

Ведомости и акты о простоях и поломках оборудования

3 г.

3 г.

<...>

1917.

Заказ на изготовление оснастки и инструмента

3 г.

3 г.

1918.

Требования, наряды на инструмент

1 г.

1 г.

<...>

1923.

Документы (заявки, ведомости, расчеты) на запасные части и ремонт оборудования

3 г.

3 г.

<...>

1939.

Журналы учета сдачи и приема оборудования после ремонта

1 г.1

1 г.1

1 После окончания журнала

1940.

Журналы учета пуска оборудования после ремонта

1 г.1

1 г.1

1 После окончания журнала

<...>

6. КАЧЕСТВО ПРОДУКЦИИ, СТАНДАРТИЗАЦИЯ, ТЕХНИЧЕСКИЙ КОНТРОЛЬ ПРОДУКЦИИ

6.1. Качество продукции и сертификация

<...>

1962.

Протоколы совещаний по разработке и утверждению технических условий (ТУ)

10 лет

10 лет

<...>

1973.

Предписания, распоряжение ОТК о неудовлетворительном качестве продукции

3 г.

3 г.

<...>

1987.

Акты качества продукции, принимаемой от поставщиков

3 г.

3 г.

<...>

1989.

Документы (заключения, отчеты, дефектные ведомости, письма) о качестве и выбраковывании продукции

5 лет

5 лет

1990.

Рекламации на продукцию, акты на качество материалов, сырья

5 лет

5 лет

1991.

Документы (сертификаты, свидетельства о признании, аттестаты производства, декларации и т. п.) относительно соответствия продукции, работ, услуг, систем управления нормативной документацией, фармакологическим, санитарным, ветеринарным, экологическим и другим нормам и требованиям

5 лет1

5 лет1

1 После окончания срока действия сертификата соответствия, свидетельства о признании, аттестата производства, декларации соответствия

<...>

1993.

Договоры о сертификации с аккредитованными испытательными лабораториями (центрами) относительно проведения исследований и измерений, испытаний продукции

5 лет ЭПК

5 лет

<...>

1997.

Документы (техническая документация, результаты исследований, испытаний, протоколы, решения и т. п.) для получения (замены, подтверждения) сертификата (декларации) соответствия продукции

Пост.

До ликвидации организации

<...>

2003.

Акты и квитанции на гарантийный ремонт продукции

5 лет

5 лет

2004.

Сертификаты качества экспортной продукции

10 лет

10 лет

<...>

7. ОХРАНА ОКРУЖАЮЩЕЙ ПРИРОДНОЙ СРЕДЫ

<...>

7.2. Деятельность по предупреждению и ликвидации загрязнения окружающей природной среды

<...>

2075.

Договоры на очистку коммунальных и прочих сточных вод

3 г.1

3 г.1

1 После окончания срока действия договора

2076.

Схемы, планы, паспорта очистных сооружений и исследования сточных вод

Пост.

1 г.1

1 После окончания эксплуатации

<...>

2080.

Документы (постановления, акты, предписания, докладные записки) о соблюдении природоохранного законодательства

5 лет

5 лет

<...>

2086.

Документы (справки, докладные записки, ведомости, таблицы, лабораторные записи) о работе очистных сооружений и контроле за их состоянием

Пост.

10 лет

2087.

Документы (акты, протоколы, справки) об остановке, закрытии производства и объектов, наложении штрафных санкций, передаче дел в прокуратуру

Пост.

10 лет

2088.

Разрешения на специальное водопользование

10 лет1

10 лет1

1 После окончания срока действия разрешения

2089.

Разрешения на проведение гидромелиоративных работ, использование территорий и объектов природно-заповедного фонда, природных растительных ресурсов, лесных участков и ресурсов

10 лет1

10 лет1

1 После окончания срока действия разрешения

2090.

Разрешения на выбросы загрязняющих веществ в атмосферный воздух стационарными источниками

10 лет1

10 лет1

1 После окончания срока действия разрешения

2091.

Документы (акты, справки, письма) об осуществлении контроля за охраной недр, восстановлении (рекультивации) нарушенных земель

Пост.

10 лет

<...>

2100.

Сертификаты, лицензии на работы с опасными отходами

Пост.

До ликвидации организации

<...>

9. ОРГАНИЗАЦИЯ ВНЕДРЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

2137.

Договоры о закупке программного продукта

3 г.1

3 г.1

1 После окончания срока действия договора

2138.

Сертификаты электронной цифровой подписи (ЭЦП)

Пост.

До ликвидации организации

2139.

Сертификаты ключа ЭЦП на бумажном носителе

Пост.

До ликвидации организации

2140.

Усиленные сертификаты открытого ключа ЭЦП

Пост.

До ликвидации организации

2141.

Сертификаты ключа ЭЦП на электронном носителе

Пост.

До ликвидации организации

2142.

Договоры об обмене электронными документами между организациями

3 г.1

3 г.1

1 После окончания срока действия договора

2143.

Договоры о предоставлении услуг ЭЦП

3 г.1

3 г.1

1 После окончания срока действия договора

2144.

Двусторонние акты о готовности к обмену электронными документами

Пост.

До ликвидации организации

2145.

Порядки защиты информации во время обмена ЭД:

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

До замены новыми

б) в других организациях

До замены новыми

До замены новыми

2146.

Поручения на создание ключей ЭЦП, изготовление сертификатов, проведение работ по установке средств ЭЦП

10 лет

10 лет

2147.

Списки отозванных сертификатов ЭЦП

5 лет ЭПК

5 лет

2148.

Реестры полномочных лиц, которым выдаются сертификаты ключей ЭЦП

Пост.

До ликвидации организации

2149.

Заявки на регистрацию ЭЦП

3 г.

3 г.

2150.

Акты об уничтожении закрытых ключей ЭЦП

10 лет

10 лет

2151.

Акты о сдаче в эксплуатацию рабочего места со средствами ЭЦП

5 лет

5 лет

<...>

2156.

Уведомление о приеме и регистрации электронного документа

3 г.

3 г.

2157.

Уведомление об отклонении электронного документа

3 г.

3 г.

Директор Департамента взаимодействия с органами власти Е. В. Зеркаль

Заинтересовал журнал?
Получайте по подписке больше статей и специальных предложений
типовые документы, сроки хранения документов добавить теги изменить теги
Добавьте свои теги к статье
Разделяйте метки запятой. Например: бухгалтерия, форма, проценты, НДС, квартальный отчёт. Максимальное количество 10.
или Закрыть
Ваша оценка учтена! Оцените статью :
  • Хорошо
  • Нормально
  • Плохо
Поделиться:
Комментарии к статье